OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Załącznik nr 4 do SIWZ znak sprawy: 12/DWF/PN/2014 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Słownik pojęć: 1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL) program zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej z dnia 28 września 2007 r. nr K (2007) 4547 zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K(2009) 6607. 2) Beneficjent zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekt w ramach PO KL na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu, z uwzględnieniem postanowień Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL; 3) Projekt przedsięwzięcie realizowane w ramach programu operacyjnego na podstawie umowy o dofinansowanie, zawieranej między beneficjentem a instytucją pośredniczącą albo instytucją pośredniczącą II stopnia (wdraŝającą). 4) Zespół Kontrolujący zespół liczący co najmniej 2 osoby (z których jedna osoba pełni funkcję Kierownika Zespołu), przeprowadzające czynności kontrolne i odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli zgodnie z niniejszym Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia. 5) Kontrola czynności kontrolne wykonywane przez Zespół kontrolujący w siedzibie beneficjenta oraz czynności kontrolne w miejscu realizacji projektu (tzw. wizyta monitoringowa), mające na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami: umowy/ decyzji/ wniosku o dofinansowanie projektu, Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (zwanych dalej Wytycznymi w zakresie kwalifikowania) oraz pozostałymi, aktualnymi dokumentami programowymi. 6) Dokumentacja pokontrolna zbiór dokumentów dotyczących przeprowadzenia kontroli zgodnie z 5 Umowy zawartej pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) i Wykonawcą. 7) Dokumenty programowe/ Wytyczne Instytucji Zarządzającej zbiór dokumentów dotyczących realizacji PO KL, m.in. Wytyczne w zakresie kwalifikowania, System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w tym Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 (zwane dalej Zasadami), dostępne na stronie www.efs.gov.pl. 8) EFS - Europejski Fundusz Społeczny. 1. Informacja wstępna Departament WdraŜania Europejskiego Funduszu Społecznego w MPiPS pełni w PO KL rolę Instytucji Pośredniczącej w Priorytetach I i II oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia (WdraŜającej) w Priorytecie V i w związku z pełnioną rolą zobowiązany jest do prowadzenia kontroli w ramach: 1.1. Poddziałania 1.3.2 Promocja równych szans kobiet i męŝczyzn oraz godzenia Ŝycia zawodowego i rodzinnego, w ramach którego realizuje się projekty polegające na wdraŝaniu i upowszechnianiu rozwiązań słuŝących godzeniu Ŝycia zawodowego i rodzinnego, w tym m.in. poprzez: pilotaŝową realizację kompleksowych programów powrotu do pracy po przerwie związanej z urodzeniem i wychowaniem dzieci, sprzyjających godzeniu Ŝycia zawodowego i rodzinnego, tworzenie ośrodków opieki nad dziećmi w miejscu pracy oraz rozwijanie alternatywnych form opieki nad dziećmi (w tym m.in. usług opiekuńczych świadczonych w warunkach domowych), upowszechnianie i promocję alternatywnych i elastycznych form zatrudnienia i metod organizacji pracy oraz uelastycznianie czasu pracy pracownika (m.in. telepraca, praca w niepełnym wymiarze czasu pracy, praca rotacyjna, podział pracy w ramach jednego stanowiska job sharing ). 1.2. Działania 1.5 Wspieranie rozwiązań na rzecz godzenia Ŝycia zawodowego i rodzinnego, w ramach którego realizowane są projekty słuŝące: a) wdraŝaniu i upowszechnianiu rozwiązań słuŝących godzeniu Ŝycia zawodowego i rodzinnego oraz wspierających powrót do pracy po przerwie związanej z urodzeniem i wychowaniem dzieci poprzez: wsparcie tworzenia i funkcjonowania Ŝłobków oraz klubów dziecięcych, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. Nr 45, poz. 235, z późn. zm.), wsparcie usług świadczonych przez dziennego opiekuna, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. Nr 45, poz. 235, z późn. zm.). Umowa współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

b) upowszechnianiu idei równych szans, w tym m.in. poprzez organizowanie ogólnopolskich kampanii informacyjnopromocyjnych z wykorzystaniem dostępnych środków masowego przekazu oraz nowoczesnych metod komunikacji, identyfikację i promocję najlepszych praktyk oraz prowadzenie działalności informacyjno-doradczej w obszarze równego dostępu do zatrudnienia kampanie informacyjno promocyjne. 1.3. Poddziałania 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego, w ramach którego realizowane są projekty słuŝące: a) wypracowaniu, upowszechnieniu i wdroŝeniu standardów działania trzeciego sektora, zapewniających wysoką jakość realizacji zadań publicznych oraz uzgadnianie polityk publicznych we współpracy z administracją publiczną, b) tworzeniu regionalnych i lokalnych centrów informacji i wspomagania organizacji pozarządowych oraz wsparciu działalności nowo utworzonych lub juŝ istniejących centrów w zakresie pomocy doradczo szkoleniowej dla organizacji pozarządowych, c) tworzeniu i wspieraniu porozumień (sieci) organizacji pozarządowych o charakterze terytorialnym oraz branŝowym, tworzeniu i wdraŝaniu programów z zakresu poradnictwa prawnego i obywatelskiego, d) tworzeniu programów poradnictwa prawnego i obywatelskiego, e) tworzeniu i wdraŝaniu programów z zakresu społecznego nadzoru nad funkcjonowaniem administracji publicznej. 1.4. Poddziałania 5.5.2 Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego, w ramach którego wspierane są projekty obejmujące: a) studia, analizy, ekspertyzy na temat dialogu społecznego, jego kondycji, perspektyw i barier w rozwoju oraz potrzeb uczestników dialogu, b) wsparcie udziału partnerów społecznych w pracach europejskich struktur dialogu społecznego, c) tworzenie i wdraŝanie programów ukierunkowanych na rozwój dialogu społecznego, d) tworzenie i wdraŝanie programów rozwoju organizacji ukierunkowanych na poprawę efektywności procesów zarządczych i komunikacyjnych, usprawnienie funkcjonowania systemów informacyjnych, e) tworzenie i wdraŝanie programów podnoszących kwalifikacje eksperckie, f) wspieranie współpracy pomiędzy organizacjami partnerów społecznych na poziomie terytorialnym i branŝowym. 2. Zakres realizacji przedmiotu zamówienia. Usługa polega na wykonaniu kontroli maksymalnie 30 projektów konkursowych (realizowanych na terenie całego kraju), w tym minimum 8 na terenie Warszawy. Termin wykonania zamówienia: do 31 grudnia 2014 r. Nomenklatura według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79210000-9 usługi księgowe i audytorskie. Kontrola jednego projektu powinna obejmować przeprowadzenie 1 kontroli w siedzibie beneficjenta i 1 kontroli w miejscu realizacji projektu (zwanej takŝe wizytą monitoringową) oraz sporządzenie dokumentacji pokontrolnej. Czas przeprowadzenia kaŝdej kontroli, ma wynosić minimum 4 dni robocze - w przypadku kontroli w siedzibie beneficjenta oraz minimum 5 dni roboczych - w przypadku przeprowadzenia zarówno kontroli w siedzibie beneficjenta jak i kontroli w miejscu realizacji projektu (tzw. wizyty monitoringowej). Kontrola powinna zostać przeprowadzona, co do zasady, w dni robocze (od poniedziałku do piątku). W szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. gdy działanie będące przedmiotem wizyty monitoringowej jest realizowane w sobotę lub niedzielę) Wykonawca, po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego, moŝe przeprowadzić wizytę monitoringową w sobotę lub niedzielę. W przypadku braku moŝliwości przeprowadzenia wizyty monitoringowej, w ramach kontroli projektu, Wykonawca jest zobowiązany kaŝdorazowo przedstawić pisemne uzasadnienie nieprzeprowadzenia wizyty monitoringowej i uzyskać zgodę Zamawiającego przed rozpoczęciem kontroli. Kontrola ma na celu: weryfikację prawidłowości realizacji projektów zgodnie z zapisami: umowy/ decyzji /wniosku o dofinansowanie, sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania i ze stanem rzeczywistym, harmonogramem płatności oraz budŝetem projektu, sprawdzenie, czy beneficjent przestrzega obowiązujących reguł wynikających z Dokumentów programowych/ Wytycznych Instytucji Zarządzającej, a takŝe obowiązujących aktów prawa wspólnotowego i krajowego. 2.1. Podczas kontroli w siedzibie beneficjenta Wykonawca zbada pod kątem zgodności z umową o dofinansowanie i Dokumentami programowymi/ Wytycznymi Instytucji Zarządzającej PO KL, wskazane przez Zamawiającego projekty realizowane w ramach Działania 1.5 oraz Poddziałań 1.3.2, 5.4.2 i 5.5.2 PO KL w zakresie: 2.1.1. Prawidłowości rozliczeń finansowych. W ramach przedmiotowego obszaru naleŝy zweryfikować kwalifikowalność i prawidłowość ponoszenia wydatków w ramach projektu pod kątem ich zgodności z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania, w tym m.in.: w przypadku wydatków rzeczywiście poniesionych oryginały dokumentów księgowych poświadczających poniesienie w ramach projektu wydatków ujętych/ rozliczonych w złoŝonych lub zatwierdzonych wnioskach o płatność, w szczególności wydatków w ramach cross-financingu, w tym opisy dokumentów księgowych (na podstawie reprezentatywnej próby), dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów i usług, dokumentację potwierdzającą, Ŝe współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Umowa współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to moŝliwe, ujęty w wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach PO KL, czy w ramach projektu prawidłowo klasyfikuje się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie, w tym czy koszty ujęte w katalogu kosztów pośrednich a przyporządkowane do kosztów bezpośrednich posiadają związek z zadaniem, w ramach którego zostały wykazane i nie prowadzą do podwójnej refundacji wydatków, czy nie wystąpiło podwójne finansowanie wydatków w przypadku realizacji przez beneficjenta więcej niŝ jednego projektu dotyczy w szczególności wydatków związanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz wydatków objętych cross-financingiem, czy w ramach projektu, zakupiony sprzęt jest faktycznie wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem? Dotyczy to równieŝ sprzętu zakupionego do zadań innych niŝ zarządzanie projektem, tj. na przykład na potrzeby edukacyjne dzieci/ uczniów, osób niepełnosprawnych, osób wykluczonych społecznie, czy nie wystąpiło podwójne finansowanie wydatków w ramach PO KL oraz w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013 lub Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich (PO RYBY) 2007-2013, tj. czy na weryfikowanych oryginałach dokumentów finansowo - księgowych nie występuje adnotacja instytucji wdraŝającej PROW 07-13/ PO RYBY 07-13 o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Obszarów Wiejskich 2007-2013/ Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich 2007-2013, status podatkowy beneficjenta poprzez weryfikację, np. potwierdzenia zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT, oświadczeń, rejestru VAT. 2.1.2. Kwalifikowalności wydatków dotyczących personelu projektu, w tym m.in.: uzasadnienie wyboru osób zaangaŝowanych w realizację projektu, kwalifikowalność stawek wynagrodzeń stosowanych przez beneficjenta w ramach projektu (w tym pozostałych składników wynagrodzenia personelu, nagród i premii), czy wysokość wynagrodzeń personelu odpowiada stawkom stosowanym u beneficjenta (dotyczy to wszystkich składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii), kwalifikowalność wydatków pod względem moŝliwości wystąpienia podwójnego finansowania lub konfliktu interesów w przypadku zatrudniania w projekcie pracowników instytucji uczestniczących w realizacji PO KL, kwalifikowalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu projektu na umowę o pracę, w tym sposób ustalenia proporcji zaangaŝowania personelu projektu w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwalifikowalność wydatków związanych z zaangaŝowaniem personelu projektu na podstawie umów cywilnoprawnych, kwalifikowalność wydatków związanych z wynagrodzeniem osób, które wykonują więcej niŝ jedno zadanie/ funkcję w ramach projektu lub są zatrudnione w więcej niŝ jednym projekcie pod względem: moŝliwości wystąpienia podwójnego finansowania (np. zawieranie umów o pracę/ cywilnoprawnych na zadania, które mieszczą się w dotychczasowych zakresach obowiązków osób pełniących określone funkcje w projekcie), moŝliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, biorąc pod uwagę obciąŝenie wynikające z realizacji kilku funkcji w projekcie/ projektach (na podstawie ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach projektów). Umowa współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

2.1.3. Sposobu rekrutacji oraz kwalifikowalność uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Wytycznych w zakresie kwalifikowania, dokumentacji konkursowej oraz załoŝeń projektu do dokumentacji przedłoŝonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń). 2.1.4. Sposobu przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach zbioru PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 229, poz.1487, z późn. zm.) o ochronie danych osobowych oraz czy beneficjent posiada Politykę Bezpieczeństwa i Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym oraz czy przestrzega ich zapisów. 2.1.5. Zgodności danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. 2.1.6. Poprawności stosowania zasady konkurencyjności, w przypadku beneficjentów realizujących zamówienia o wartości powyŝej wyraŝonej w złotych równowartości 14 tys. euro netto, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrola obejmuje w szczególności sprawdzenie, czy beneficjent był zobowiązany do stosowania zasady konkurencyjności, a jeśli tak, czy stosuje zasadę konkurencyjności zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania, w tym, czy sporządził protokół zawierający co najmniej: informację, do których trzech potencjalnych wykonawców beneficjent wysłał zapytanie ofertowe lub informację o tym, Ŝe na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem, informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpływu oferty od wykonawcy oraz z podaniem danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert, wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upowaŝnionej. Weryfikacji podlega równieŝ, czy beneficjent nie udzielił zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Kwotę 14 000 euro netto naleŝy odnosić do usług i towarów sumowanych w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta. Przy ustalaniu wartości zamówień naleŝy kierować się kryteriami toŝsamości: przedmiotowej i czasowej zamówienia oraz moŝliwości jego wykonania przez jednego wykonawcę. W przypadku naruszenia przez beneficjenta zasady konkurencyjności, zespół kontrolujący zaproponuje zastosowanie taryfikatora korekt załączonego do umowy o dofinansowanie projektu i przedstawi do akceptacji Zamawiającego. 2.1.7. Poprawności udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy Pzp i zasady konkurencyjności. W przypadku gdy beneficjenci realizują zamówienia o wartości powyŝej wartości 20 tys. zł netto, naleŝy sprawdzić, czy przy dokonaniu zakupu usługi lub towaru beneficjent właściwie udokumentował rozeznanie rynku. Beneficjent powinien wykazać, Ŝe cena towaru lub usługi to cena rynkowa. Przy czym nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi, który powinien być dokonany zgodnie z ustawą Pzp lub zasadą konkurencyjności opisaną w punkcie 2.1.6. 2.1.8. Prawidłowości realizacji działań informacyjno - promocyjnych, w tym m.in.: sposób informowania o realizacji projektu i dofinansowaniu projektu z EFS, prawidłowość oznaczenia dokumentacji związanej z realizacją projektu, sposób oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt plakaty, tabliczki z logo PO KL i UE, sposób oznakowania wyposaŝenia i innych rzeczy zakupionych w ramach projektu, adekwatność podjętych działań informacyjno promocyjnych, w tym, m.in. przygotowanych materiałów promocyjnych, w stosunku do celu projektu, sposób informowania uczestników projektu o udziale w projekcie współfinansowanym z EFS. 2.1.9. Zapewnienia właściwej ścieŝki audytu sprawdzenie, czy poszczególne obszary realizowanego projektu udokumentowane są w sposób pozwalający na prześledzenie przebiegu danego procesu i jego ocenę. W Liście Sprawdzającej naleŝy wskazać, czy na podstawie dokumentacji projektu moŝliwe jest prześledzenie przebiegu zdarzeń w ramach procesów zachodzących w czasie realizacji projektu w odniesieniu do poszczególnych jego obszarów. 2.1.10. Sposobu prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. 2.2. Podczas kontroli w miejscu realizacji projektu (tzw. wizyty monitoringowej) Wykonawca oceni jakość i prawidłowość realizowanej usługi (np. konferencji, szkolenia, doradztwa prawnego, opieki nad dziećmi) oraz sprawdzi: czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, jeśli została zlecona, czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, czy zakres udzielonego wsparcia jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, Umowa współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa są oznakowane plakatami lub tablicami z logo PO KL i UE, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS, czy uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL, czy Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi zgodnie z umową zawartą z wykonawcą, w tym np. w zakresie liczby osobogodzin, czy w ramach projektu zakupiony sprzęt jest faktycznie wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem. Podczas kontroli w miejscu realizacji projektu (tzw. wizyty monitoringowej), Wykonawca przeprowadzi w formie pisemnej ankietę z uczestnikami projektu, w celu poznania ich opinii na temat realizowanego przedsięwzięcia, w tym jego jakości oraz sprawdzi, czy ankietowany wie, iŝ przedsięwzięcie jest współfinansowane z ze środków UE w ramach EFS. Wypełnione ankiety stanowić będą załącznik do dokumentacji pokontrolnej. 2.3. Wykonawca zobowiązany jest do wykazania w Liście Sprawdzającej dokumentów i innych dowodów, na podstawie których sformułował ustalenia zawarte w Informacji Pokontrolnej. Lista sprawdzająca powinna zawierać rzetelny opis stanu faktycznego oraz wszelkie informacje dotyczące weryfikowanych dokumentów. Dokument ten powinien równieŝ umoŝliwiać odtworzenie ścieŝki audytu w ramach weryfikowanych procesów. 2.4. Wykonawca dokona weryfikacji rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu, a takŝe sprawdzi, czy beneficjent osiągnął zakładane rezultaty projektu. 2.5. Wykonawca jest zobowiązany do opisania w informacji pokontrolnej metodologii doboru do kontroli próby dokumentacji w poszczególnych obszarach będących przedmiotem kontroli (o którym mowa w pkt 2.1.) oraz do podania wielkości próby skontrolowanych dokumentów w przypadku kaŝdego kontrolowanego obszaru. Przy doborze próby dokumentów naleŝy stosować statystyczne metody doboru próby. MoŜliwy jest równieŝ dobór dokumentów do kontroli na podstawie osądu eksperckiego, z precyzyjnym określeniem podstaw i załoŝeń tegoŝ osądu. 2.6. Wykonawca zobowiązany jest do skontrolowania, w celu sprawdzenia kwalifikowalności wydatków, reprezentatywnej próby dokumentacji finansowej (dokumentów źródłowych i dowodów zapłaty) i merytorycznej projektu (kwalifikowalność uczestników projektu, poprawność stosowania zasady konkurencyjności etc.), uwzględniającej np.: wartość projektu, liczbę uczestników objętych projektem, realizowane formy wsparcia. W sytuacji, gdy w trakcie kontroli wykryto powaŝne nieprawidłowości (np. wydatki niekwalifikowalne, błędnie opisane dokumenty źródłowe) Wykonawca powinien skontrolować odpowiednio większą próbę dokumentacji finansowej i merytorycznej projektu. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany będzie do włączenia do akt kontroli kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających wykryte nieprawidłowości/ uchybienia. 2.7. Weryfikacji podlega co najmniej 10% wydatków w ramach złoŝonych wniosków o płatność, w tym dokumenty: dotyczące wszystkich rozliczanych zadań, dotyczące kosztów pośrednich (jeŝeli są rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków), dotyczące kosztów zarządzania projektem. 2.8. Losowania próby wydatków dokonuje Wykonawca. Lista dokumentów finansowych poddanych kontroli, która stanowi załącznik do Informacji Pokontrolnej, zawierać będzie co najmniej: numer wniosku o płatność, numer pozycji z wniosku o płatność, numer dokumentu, numer księgowy lub ewidencyjny, datę wystawienia, datę zapłaty, kwotę brutto dokumentu, kwotę netto dokumentu, kwotę wydatków kwalifikowanych, uwagi kontrolujących, dotyczące zweryfikowanego dokumentu (jeśli dotyczy). Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania sposobu doboru próby dokumentów do kontroli. W przypadku zastosowania statystycznych metod doboru próby dokumentów do kontroli, Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w pkt 10 Informacji pokontrolnej przyjętego poziomu istotności oraz przedziału ufności. 2.9. JeŜeli w próbie wydatków podlegających weryfikacji znajdą się wydatki dotyczące zakupu usług lub dostaw naleŝy sprawdzić dodatkowo zgodność dokonywanych zakupów z zasadą konkurencyjności lub zasadą efektywnego zarządzania finansami (o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) oraz procedurami wewnętrznymi beneficjenta. JeŜeli w wylosowanej próbie wydatków nie znalazły się Ŝadne wydatki dotyczące zakupu usług lub dostaw dotyczących zakupów dokonywanych zgodnie z zasadą konkurencyjności lub procedurą rozeznania rynku, naleŝy zidentyfikować i sprawdzić przeprowadzenie co najmniej 3 postępowań lub rozeznania rynku w odniesieniu do zakupu usług lub dostaw o największej wartości (o ile wystąpiły co najmniej trzy tego typu pozycje zakupu usług lub dostaw). Wykonawca jest zobowiązany do wykazania Umowa współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

w Listach Sprawdzających dokumentacji podlegającej weryfikacji, na podstawie której sformułował ustalenia zawarte w Informacji Pokontrolnej. 2.10. Weryfikacji podlega dokumentacja dotycząca co najmniej 10% uczestników objętych wsparciem EFS w ramach projektu. NaleŜy wskazać dane uczestników, których dokumentacja została poddana weryfikacji, w tym co najmniej: imię i nazwisko, datę przystąpienia do projektu, datę zakończenia udziału w projekcie oraz formę udzielonego wsparcia. Jeśli na etapie kontroli liczba osób, które rozpoczęły udział w projekcie jest mniejsza niŝ 10% wszystkich planowanych uczestników projektu, naleŝy sprawdzić kwalifikowalność wszystkich dotychczasowych uczestników. W uzasadnionych przypadkach gdy liczba uczestników projektu sięga kilku / kilkudziesięciu tysięcy uczestników, próba dla weryfikacji kwalifikowalności uczestników projektu moŝe zostać ustalona na odpowiednio niŝszym poziomie. 2.11. W przypadku stwierdzenia wydatków niekwalifikowanych Wykonawca zobowiązany jest wskazać ich wysokość, sposób wyliczenia oraz umieścić informację, czy stwierdzone wydatki niekwalifikowane stanowią nieprawidłowości, w rozumieniu Zasad raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do wskazania podstawy prawnej stwierdzonych wydatków niekwalifikowanych oraz do przekazania Zamawiającemu potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów źródłowych stanowiących podstawę stwierdzenia nieprawidłowości. Umowa współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6