Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 A. Przedmiot zamówienia Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok zwanego dalej RPD PT PO KL. RPD PT PO KL realizowany był przez następujące instytucje: Instytucja Pośrednicząca: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Basztowa 22, Kraków, Instytucja Pośrednicząca II stopnia: Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Plac na Stawach 1, Kraków, Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego: Fundacja im. Jana Hetmana Tarnowskiego, ul. Wielkie Schody 3, Tarnów, Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, Kraków, Fundacja Rozwoju Regionu Rabka w partnerstwie z Centrum Biznesu Małopolski Zachodniej, ul. Unii Europejskiej 10, Oświęcim. RPD PT PO KL jest planem dwuletnim, podzielonym na trzy części: część A dotyczącą roku 2007, część B dotycząca roku 2008 oraz część C stanowiącą podsumowanie wydatków roku 2007 i RPD PT PO KL dopełniają 4 załączniki tj.: 1. Informacje na temat Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Pośredniczącej II stopnia 2. Oświadczenie 3. Harmonogram Płatności 4. Źródła finansowania RPD PT PO KL w 2007 r./ Źródła finansowania RPD PT PO KL w 2008r. W RPD PT PO KL, stanowiącym przedmiot audytu, występuje podział planu na planowane wydatki Instytucji Pośredniczącej czyli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, zwanego dalej IP oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia czyli Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, zwanego dalej IP2. RPD PT PO KL podzielony jest takŝe na sześć planów szczegółowych tj.: Roczny Plan Kontroli, Roczny Plan Szkoleń, Roczny Plan Kosztów Instytucji, Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych, Roczny Plan Działań Informacyjno- Promocyjnych, oraz Roczny Plan Kosztów WdraŜania. Beneficjenci systemowi w latach nie korzystali ze środków Pomocy Technicznej POKL a tym samym nie występują w RPD PT POKL. RPD PT POKL podlega modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji. Zgodnie z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia r. część zmian w RPD PT PO KL traktuje są jako odstępstwa i nie wymagają występowania do Instytucji Zarządzającej POKL, zwanej dalej IZ, o ponowne zatwierdzenie RPD PT POKL, natomiast część wprowadzanych zmian wymaga ponownej pisemnej akceptacji IZ. W roku 2008 IP czterokrotnie dokonała zmiany RPD PT POKL wymagającej akceptacji IZ: Pierwsza zmiana została zatwierdzona przez IZ w dniu r. a dotyczyła wprowadzenia do RPD PT POKL środków zgłoszonych jako niewygasające z końcem 2007r. 1

2 druga zmiana, zatwierdzona w dniu r., związana była z koniecznością dostosowania planu Kosztów Osobowych w Rocznym Planie Kosztów Instytucji do potrzeb IP2. trzecia zmiana zatwierdzona w dniu r. związana była z przyjęciem przez IP dodatkowego zadania zleconego przez IZ czyli finansowania działalności Regionalnych Ośrodków EFS. czwarta zmiana dotyczyła zwiększenia ustalonego poziomu cross-financingu dla IP i została zatwierdzona w dniu r. Wartość RPD PT POKL ostatecznie wynosi: ,00 zł, w tym środki z dotacji rozwojowej stanowią kwotę ,00 zł a wkład własny samorządu województwa ,00 zł. Zgodnie z indykatywnymi źródłami finansowania RPD PT POKL w 85% finansowany jest z budŝetu państwa a w 15% z budŝetu samorządu. Podział środków pomiędzy IP a IP2 przedstawia się następująco : 1. RPD PT POKL przewidywał kwotę ,00 zł dla IP, z czego ,00 zł na funkcjonowanie Regionalnych Ośrodków EFS, natomiast ,00 zł dla IP2. Ostatecznie w latach IP wykorzystała w sumie ,61 zł w tym ,50 zł Regionalne Ośrodki EFS co stanowi 54,38% planu, natomiast IP2 kwotę ,41 zł co stanowi 79,93% planu. Łącznie RPD PT POKL zrealizowano na poziomie 70,94%. W roku 2007 IP wydatkowała kwotę ,55 zł, natomiast IP2 kwotę ,49 zł, które zostały rozliczone jednym wnioskiem o płatność. Do wniosku o płatność IP dołączono 146 dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, natomiast do wniosku IP2 dołączono 185 dokumentów. KaŜda instytucja poprawiała swój wniosek dwukrotnie. W roku 2008 Realizacja poszczególnych planów działań przedstawia się następująco: 1. Roczny Plan Kontroli a) W ramach Rocznego Planu Kontroli IP nie zarezerwowała środków na realizację działań, b) W ramach Rocznego Planu Kontroli IP2 wydatkowała ,85 zł na realizację 160 kontroli, 2. Roczny Plan Szkoleń a) IP zrealizowała 30 szkoleń za łączną kwotę ,49 zł, b) IP2 zrealizowała 19 szkoleń za łączna kwotę ,00 zł. 3. Roczny Plan Kosztów Instytucji a) IP na koszty osobowe (wynagrodzenie miesięczne wraz z pochodnymi, 13-te wynagrodzenie i nagrody regulaminowe - 313,30 etatomiesięcy) wydatkowała kwotę ,80 zł oraz na pozostałe koszty instytucji ,89 zł, b) IP2 na koszty osobowe (1655,26 etatomiesięcy) wydatkowała kwotę ,68 zł oraz na pozostałe koszty instytucji ,51 zł. 4. Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych - plan realizowała jedynie IP. W ramach zarezerwowanych środków zamówiono jedno badanie ewaluacyjne w trybie przetargu nieograniczonego. Koszt przeprowadzonego badania to ,00 zł. 5. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych. W ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych zaplanowano takŝe środki na finansowanie 4 Regionalnych Ośrodków EFS. 2

3 a) IP na zaplanowane działania wydatkowała kwotę ,26 zł, co potwierdza 211 dokumentów księgowych, natomiast 3 Regionalne Ośrodki EFS wydatkowały w sumie ,50 zł. b) IP2 wydatkowała ,56 zł, 121 dokumentów księgowych. 6. Roczny Plan Kosztów WdraŜania. a) W ramach Rocznego Planu Kosztów WdraŜania IP wydatkowała ,12 zł, b) IP2 wydatkowała kwotę ,31 zł. W celu rozliczenia wydatków poniesionych w ramach RPD PT POKL przygotowano 24 wnioski o płatność wraz z ich korektami, w tym 11 IP i 13 IP2, 3 Wnioski o rozliczenie wydatków ROEFS, 2 sprawozdania z realizacji pomocy technicznej POKL oraz 2 korekty sprawozdania z realizacji pomocy technicznej. Wydatki poniesione w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej POKL zostały udokumentowane w formie 994 dowodów księgowych (tj.: faktury VAT, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu słuŝbowego, listy płac), potwierdzenie realizacji wydatków udokumentowano na podstawie 364 wyciągów z rachunków bankowych. Wydatki ROEFS udokumentowane są w formie wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS. W roku 2008 umowy zostały podpisane z 3 ROEFS (ROEFS Kraków, ROEFS Oświęcim, ROEFS Tarnów), w związku z tym IP zweryfikowała 3 wnioski o rozliczenie wydatków. B. Cel i zakres zamówienia Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt i przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL NA LATA w Województwie Małopolskim według zasad zawartych w umowie/decyzji o dofinansowanie RPD PT PO KL oraz potwierdzenia czy wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL są kwalifikowane. 1. Na podstawie przeprowadzonego audytu zewnętrznego Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia oceny, odnoszącej się do następujących kwestii: 1) Czy działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane? 2) Czy wnioski o płatność złoŝone w ramach RPD PT PO KL są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL? Czy wnioski o płatność złoŝone w ramach RPD PT PO KL są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań? 3) Czy wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów? 2. Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań, finansowanych w ramach RPD PT PO KL oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie: 3

4 1) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a takŝe wewnętrznych procedur Zamawiającego; 2) sposobu archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieŝki wydatku; 3) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania; 4) wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług; 5) poprawności realizacji zasad dotyczących promocji i informacji; 6) poprawności udzielania zamówień publicznych; 7) efektywności wydatkowania środków publicznych; 8) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz 694, z późn. zm.), w części dotyczącej realizowanych działań; 9) sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL; 10) zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Pomocy technicznej PO KL ; 11) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowaniu Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w RPD PT PO KL; 12) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji finansowo-księgowej. C. ZałoŜenia metodologiczne i organizacyjne audytu zewnętrznego 1. Elementem obligatoryjnym Oferty Wykonawcy będą w szczególności: 1) Opis technik audytu, które będą zastosowane podczas realizacji audytu zewnętrznego, 2) Sposób doboru próby 3) Wskaźnik poziomu ufności wyraŝony w procentach. 2. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z co najmniej jednym z wymienionych poniŝej standardów: 1) Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; 2) Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów; 3) Międzynarodowymi Standardami Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); 4) Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji NajwyŜszych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. 3. Do zadań Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed rozpoczęciem wykonywania usługi audytu, naleŝy opracowanie i przedstawienie 4

5 Zamawiającemu do akceptacji programu audytu zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: 1) przedstawienie kryteriów oceny, 2) harmonogramu realizacji zadania, 3) projektów list sprawdzających, 4) wskazanie osób do wywiadów - w terminie 10 dni od podpisania umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiającego na piśmie. 5. Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumenty niezbędne do realizacji audytu, w ciągu 5 dni od dnia wskazania przez Wykonawcę listy tych dokumentów. Przedmiotowa dokumentacja zostanie udostępniona w formie wglądu w oryginały w siedzibie danej Instytucji objętej audytem, osobom wykazanym w złoŝonej ofercie, po uprzednim złoŝeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu, a w szczególności: 1) RPD PT PO KL; 2) opisy stanowisk pracy i zakresy czynności pracowników finansowanych w ramach PT PO KL 3) wnioski beneficjenta o płatność złoŝone w ramach RPD PT PO KL; 4) sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL, obejmujące swym zakresem RPD PT PO KL; 5) wewnętrzne procedury Zamawiającego oraz podmiotów, w których realizowanych jest RPD PT PO KL regulujące weryfikowane obszary działania tj. np. procedury dotyczące udzielania zamówień publicznych, podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Zamawiającego, procedury obiegu dokumentów księgowych i zasad organizacji rachunkowości w jednostce; 6) dokumentację dotyczącą zamówień publicznych zrealizowanych w ramach RPD PT PO KL; 7) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych szkoleń, działań informacyjno-promocyjnych oraz innych działań podjętych w ramach RPD PT PO KL za lata Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego, w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z umowy. 7. Przekazanie, ujawnianie oraz wykorzystywanie informacji, otrzymanych przez Wykonawcę od Zamawiającego, w szczególności informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową, tajemnicę słuŝbową, a takŝe inną będącą przedmiotem umowy moŝe nastąpić wyłącznie wobec podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów obowiązującego prawa i w zakresie określonym umową. 8. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego wbrew postanowieniom umowy. Zobowiązanie to wiąŝe Wykonawcę równieŝ po wykonaniu przedmiotu umowy lub jej rozwiązaniu, bez względu na przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych. 5

6 D. Raport Końcowy z realizacji audytu zewnętrznego 1. Wykonawca sporządzi Raport Końcowy z audytu na podstawie zbadania całości ogółem poniesionych wydatków lub próbki dokumentacji dotyczącej wykonanych działań, o których mowa w części A niniejszego Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Wzór Raportu Końcowego z audytu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Raport Końcowy musi zawierać w szczególności: 1) informację o podjętych działaniach i zastosowanych technikach, które zastosowano podczas audytu, 2) informację o wielkości próby oraz metodologii jej doboru, 3) listę zweryfikowanych dokumentów, 4) ustalenia stanu faktycznego, 5) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji RPD PT PO KL, 6) analizę przyczyn i skutków uchybień oraz nieprawidłowości, 7) rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. 2. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, określonych w ofercie Wykonawcy, Wykonawca przedstawi przedstawicielowi Zamawiającego dokumenty potwierdzające zastosowane techniki. 3. Strona tytułowa Raportu Końcowego zostanie oznaczona w następujący sposób: w nagłówku umieszczone zostanie: logo Narodowej Strategii Spójności, logo Województwa Małopolskiego oraz flaga Unii Europejskiej wraz z identyfikacją Europejskiego Funduszu Społecznego, w stopce umieszczona zostanie informacja treści: Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata , na stronie tytułowej mogą być równieŝ umieszczone logotyp oraz nazwa Wykonawcy. E. Finansowanie zamówienia Realizacja badania podlega finansowaniu ze środków EFS w ramach Pomocy Technicznej PO KL na lata