Przykłady uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli projektów w ramach PO KL na miejscu w siedzibie Beneficjenta

Transkrypt

1 Przykłady uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli projektów w ramach PO KL na miejscu w siedzibie Beneficjenta Kwalifikowalność uczestników projektu: brak dokumentów świadczących o przeprowadzeniu weryfikacji uczestników projektu (w celu potwierdzenia kwalifikowalności Uczestników) przyznanie wsparcia osobom, które się do tego nie kwalifikują; brak jasno określonych zasad rekrutacji uczestników, niewystarczające udokumentowanie procesu rekrutacji. Brak dokumentów wskazanych we Wniosku o dofinansowanie w tym przede wszystkim: brak listy uczestników zakwalifikowanych oraz brak listy rezerwowej; brak dokumentów potwierdzających status uczestnika oraz spełnienia warunków grupy docelowej; brak systemu informowania o wynikach rekrutacji; brak dokumentów potwierdzających udział uczestnika w projekcie (np. lista obecności, dokumentacji przeprowadzonych szkoleń lub doradztwa zawodowego); brak podpisów osób oraz dat zatwierdzenia Regulaminów oraz innych wewnętrznych dokumentów; brak deklaracji uczestnictwa w projekcie; brak zgody rodzica/opiekuna prawnego na uczestnictwa dziecka w projekcie (zg. z polskim prawem cywilnym nieletni do 13 r.ż. nie posiadają zdolności do czynności prawnych, dlatego oświadczenia woli muszą być składane przez rodzica/opiekuna) Personel projektu: brak udokumentowania wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu w tym szczególności brak udokumentowanych kwalifikacji zawodowych i umiejętności personelu merytorycznego oraz zarządzającego; 1

2 osoby wchodzące w skład personelu projektu nie mają odpowiedniego doświadczenia i kwalifikacji w zakresie realizacji projektów, co prowadzi do licznych błędów i uchybień na etapie realizacji; przyznawanie dodatków specjalnych powyżej progów określonych w wewnętrznych regulaminach Beneficjenta oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; zawieranie umów o pracę i cywilno-prawnych niezgodnie z reprezentacją; finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych wynikających ze stosunku pracy tejże osoby; niestosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych przy zatrudnianiu personelu na umowy cywilno-prawne; brak umów potwierdzających zatrudnienie personelu projektu; nieprawidłowy sposób, bądź brak udokumentowania czasu pracy pracowników, w tym błędne rozliczenie czasu pracy w kartach; nieadekwatny rzeczywisty nakład czasu pracy do założeń ujętych we Wniosku o dofinansowanie; brak szczegółowego rozliczenia wynagrodzenia personelu projektu; niejednoznaczne określenie zakresu obowiązków personelu projektu; stawki umów z personelem niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie i stanem faktycznym] błędne okresy zawartych umów w odniesieniu do okresu za jaki zostało wypłacone wynagrodzenie (np. wypłacenie pełnego wynagrodzenia miesięcznego za pracę wykonywaną od 10 dnia miesiąca), brak oświadczeń dot. zaangażowania w inne projekty na podstawie których Beneficjent oraz kontrolujący są w stanie określić czy personel zatrudniony w projekcie jest lub nie jest zaangażowany w realizację innych projektów; brak ewidencji i kart czasu pracy; Ustawa Prawo Zamówień Publicznych/Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku: a) Ustawa PZP nieprzestrzeganie zapisów ustawy, Beneficjent powinien dokonać sumowania dostaw, usług tego samego rodzaju na dzień podpisania umowy o dofinansowanie (dotyczy 2

3 projektów konkursowych) czy złożenia wniosku o dofinansowanie (dotyczy projektów systemowych) z posiadanymi w tym dniu środkami finansowymi w odniesieniu do: wszystkich realizowanych projektów unijnych tj.: konkursowych obejmujących wydatki niewykorzystane na dzień sumowania do zakończenia realizacji projektu, systemowych obejmujących wydatki niewykorzystane na dzień sumowania do końca roku budżetowego, niewykorzystanych na dzień sumowania środków własnych jednostki do końca roku budżetowego przeznaczonych na zakup tożsamego przedmiotu zamówienia o którym mowa w projekcie; dokonywanie zakupów bez zastosowania procedury pzp, zaniżanie wartości zamówienia oraz celowe dzielenie zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy PZP; brak lub nieterminowe zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych; brak udokumentowania ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego oraz w jego siedzibie (wydruk z www, zdjęcie tablicy z opisem dnia zamieszczenia i usunięcia); nie stosowanie ustawy PZP przy zatrudnianiu personelu na umowy cywilno prawne, których wynagrodzenie przekracza 14 tys. Euro (w przypadku usług tego samego rodzaju np. koordynacja projektu), na cały okres realizacji projektu; przedmiot zamówienia opisany w sposób niejednoznaczny (nieprecyzyjny) bez nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV); brak jednoznacznego wskazania w jaki sposób zamawiający ustalił wartość szacunkową zamówienia; brak udokumentowania szacowania wartości zamówienia, szczególnie ważne gdy wartość decyduje o zastosowaniu trybu bądź ogłoszeniu w odpowiednim dzienniku (BZP lub UDUE) ważne wskazanie źródeł i daty szacowania wartości; niewłaściwy podział zamówienia na części w celu ominięcia obowiązku stosowania procedur PZP Zasada konkurencyjności: zakup towarów bez wystosowania zapytań ofertowych (brak wysłania zapytania ofertowego do 3 wykonawców); 3

4 dzielenie zamówienia na części celem unikania zastosowania zasady konkurencyjności w ramach projektu; wybór oferty, która nie odpowiada przedmiotowi zamówienia; brak informacji o zapytaniu ofertowym na stronie beneficjenta lub w siedzibie; kwotę 14 tys. euro netto należy odnosi się do usług, towarów i robót budowlanych (jeśli występują) sumowanych w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta. Przy ustaleniu wartości zamówienia należy kierować się kryteriami: tożsamości przedmiotowej i czasowej zamówienia oraz możliwości jego wykonania przez jednego wykonawcę. Uchybienia oraz nieprawidłowości w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych / zasady konkurencyjności mogą skutkować nakazem zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków na podstawie dokumentu: Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie Prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE lub Wytycznych dotyczących określania korekt finansowych za naruszenie zasady konkurencyjności dla wydatków współfinansowanych z EFS (tzw. taryfikator ). Rozeznanie rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności: w przypadku realizacji zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro netto, zaś powyżej wartości 20 tys. zł netto beneficjenci niewłaściwie, bądź wcale nie dokonują udokumentowania rozeznanie rynku w formie pisemnej (wydruków i z zapytaniami o cenę, wydruków stron z opisem towaru lub usługi i ceną itp.) Beneficjent powinien wykazać, że cena towaru lub usługi to cena rynkowa, w przeciwnym razie wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowane proporcjonalnie do stwierdzonego zawyżenia wydatków w stosunku do cen rynkowych; w przypadku zamówień poniżej euro netto zamawiający stosuje wewnętrzne regulacje dotyczące zamówień publicznych z zastosowaniem zasady konkurencyjności i przejrzystości (Zarządzenia, Regulaminy, Statuty) oraz dokumenty programowe PO KL (Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL). Ochrona danych osobowych: brak upoważnień do przetwarzania danych osobowych i ewidencji wydanych upoważnień; niewłaściwie sporządzona ewidencja wydanych upoważnień niezgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) - brak wszystkich wymaganych ustawą informacji 4

5 brak zgody IP na powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym wykonującym usługi w ramach projektu oraz brak umowy pomiędzy podmiotem zewnętrznym a Beneficjentem na przetwarzanie ww. danych osobowych; brak polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym w jednostce/do projektów realizowanych w ramach PO KL oraz niedostosowanie istniejącej polityki i instrukcji zgodnie z wymogami PEFS 2007; błędy w zakładce PEFS 2007 (np. adres zamieszkania, nr PESEL, wykształcenie, brak wskazania form wsparcia itp.) oraz brak danych uczestników projektu; fizyczny dostęp do danych osobowych posiadają pracownicy beneficjenta, którzy nie wchodzą w skład personelu projektu; Rozliczenia finansowe: dokumenty finansowe opisane niezgodnie z Zasadami finansowania w ramach PO KL i opisem faktury rekomendowanym przez IP (tj. opisywanie dokumentów księgowych na dodatkowych załącznikach w sytuacji gdy na dokumencie jest wystarczająco miejsca, opis niepełny, błędne kwoty, brak odniesienia do PZP; brak potwierdzonej weryfikacji dokumentu finansowego;); błędne ujmowanie we wnioskach o płatność kwoty brutto, netto list płac; błędne ujmowanie we wnioskach o płatność dokumenty rozliczane w kilku pozycjach budżetowych (nieprawidłowe ujmowanie kwoty kwalifikowalnej i VAT; wysokość poniesionego wydatku inna niż we WBoP, inny przedmiot zakupu, inny nr dok. ewidencyjny/księgowy); brak ujęcia środków trwałych w Księdze Inwentarzowej / Ewidencji środków trwałych; brak wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz brak niektórych dowodów księgowych; brak planu kont dla projektu; brak instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w projekcie; zakup sprzętu dla personelu zatrudnionego na umowy cywilno-prawne; zawyżanie cen dokonywanych zakupów towarów (np. sprzętu specjalistycznego, sprzętu używanego) i usług (np. wynajem pomieszczeń, organizacja szkoleń). brak dowodów potwierdzających wykonanie pracy/usługi; ujmowanie wydatków zarówno w kosztach pośrednich jak również bezpośrednich; zawyżanie kosztów zarządzania projektem, które stanowią ponad 30% jego budżetu. 5

6 brak monitorowania wydatków w ramach kosztów bezpośrednich, tak aby faktyczne wydatkowanie nie spowodowało przekroczenia ww. progu.; ponoszenie wydatków nie związanych z realizacją projektu (wydatki na pokrycie kosztów wynajęcia pomieszczenia, które nie służy realizacji projektu, zakup sprzętu komputerowego lub multimedialnego po zakończeniu części rzeczowej projektu lub w końcowej fazie projektu) zakupiony sprzęt nie jest wykorzystywany do realizacji projektu; błędy w wysokości kwot cross financingu [Ponoszenie wydatków w ramach crossfinancingu na poziomie wyższym niż określony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków wydatki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowane.]; metodologia kosztów pośrednich [brak dokumentów i danych historycznych, które posłużyły Beneficjentowi do opracowania zapisów metodologii i wyliczenia kosztów pośrednich do projektu]; ponoszenie wydatków niezgodnie z ustawą o finansach publicznych [wszelkie wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych, czyli w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów], dokonywanie z konta projektu płatności niezwiązanych z realizowanym projektem; Partnerstwo: zlecanie usług partnerowi, rozliczanie na zasadzie fakturowania ; nieprawidłowa treść umowy partnerskiej oprócz ogólnych zasad/ formuł powinna się odnosić do zasad realizacji projektu oraz warunków umowy o dofinansowanie projektu, niejasne zdefiniowanie roli Lidera i Partnera prowadzi do częstych nieporozumień na etapie realizacji projektu; wybór partnera niezgodnie z Zakresem realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; nieprzestrzeganie zapisów ww. wytycznych na etapie sporządzania wniosku o dofinansowanie i realizacji projektu; Działania informacyjno promocyjne: nieprzestrzeganie zasad informowania o współfinansowaniu projektu ze środków UE zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi projektów w ramach PO KL; 6

7 uchybienia dotyczące informacji i promocji - brak logo i oznaczeń Unii Europejskiej oraz programu operacyjnego na dokumentacji projektu, w biurze projektowym (np. na sprzęcie, meblach), na budynku, w którym mieści się biuro projektowe; brak rejestracji instytucji szkoleniowej w internetowej bazie ofert szkoleniowych na stronie: w przypadku organizowanych przez Beneficjenta w ramach projektu szkoleń otwartych; brak zapisów w zawieranych umowach o prace i cywilno-prawnych informacji o współfinansowaniu wynagrodzeń z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; brak, bądź niedostateczne oznakowanie stanowisk pracy; brak kopii reklam, artykułów prasowych, spotów tv; Sposób prowadzenia i archiwizacja dokumentacji projektu: możliwość wglądu w dokumentację projektową osobom postronnym i nieuprawnionym (niewłaściwa archiwizacja i przechowywanie); problemy wynikające z przechowywania dokumentacji w rożnych miejscach, w tym w innych miastach; brak instrukcji archiwizacji dokumentacji projektowej; niewłaściwe oznakowanie dokumentacji (głównie segregatorów), brak wykazanego związku z projektem; niezapewnienie odpowiedniej ścieżki audytu podczas prowadzenia dokumentacji projektu przez Beneficjenta (dokumentacja niepełna, brak podpisów osób odpowiedzialnych za sporządzanie poszczególnych dokumentów oraz dat sporządzenia dokumentów, liczne błędy i niedociągnięcia na etapie sporządzania dokumentacji projektowej itd.); Inne istotne nieprawidłowości/uchybienia: opóźnienia w realizacji projektu w stosunku do przyjętego harmonogramu; dokonywanie zakupów wyposażenia w końcowej fazie wdrażania projektu; brak metodologii wyliczenia wysokości kosztów pośrednich lub jej nieprecyzyjność; nieefektywne wydatkowanie środków na cele projektu; nieosiągnięcie rezultatów projektu założonych we wniosku o dofinansowanie; dane przekazywane we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego są często niezgodne z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta; 7

8 wprowadzenie do umów zawieranych z uczestnikami projektów zapisów o sankcjach (nie uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie) w przypadku rezygnacji z uczestnictwa w projekcie [MRR nie popiera wymagania kaucji zwrotnych i innych sankcji finansowych od uczestników szkoleń w ramach projektów realizowanych w ramach PO KL, gdyż może to wpływać na ograniczenie dostępu do wsparcia]. Rzeczowa realizacja Projektu niewystarczające dokumentowanie postępu rzeczowego realizacji projektu (brak udokumentowania przeprowadzonych szkoleń, kursów, dzienników zajęć, list obecności); Beneficjent nie informuje o zmianach w projekcie (zmiana siedziby, biura projektu, zmiana harmonogramu realizacji projektu); brak informacji na stronie o realizowanych szkoleniach w ramach projektu (brak danych, brak aktualizacji) brak podsumowania ankiet przeprowadzonych wśród uczestników; niewypełnianie założeń i działań przyjętych we WBoD (pomimo założeń realizacji określonych czynności, np. dokonywanie okresowych działań podsumowujących, działania monitoringowe i ewaluacyjne Beneficjent ich nie realizuje, realizacja szkoleń w wymiarze 45 min zaś we WBoD wskazano pełną godzinę) brak informacji o problemach w projekcie (np. w zakresie rekrutacji uczestników, czy też rezygnacją uczestników); brak potwierdzeń odbioru przez uczestników projektów wsparcia towarzyszącego (tj. materiały szkoleniowe, catering); Sprawozdawczość nierzetelne sporządzanie opisu rzeczowego nie adekwatnego do faktycznej realizacji projektu brak zdiagnozowania zagrożeń w trakcie realizacji Projektu i wskazania ich w ramach Wniosku Beneficjenta o Płatność co pozwoliłoby na uniknięcie problemów podczas realizacji Projektu a później kontroli np. niekwalifikowalność 8