ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1-ZO/7.2.1/2012

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1-ZO/7.2.1/2012 Kolbark, I. Nazwa oraz adres Zamawiającego Stowarzyszenie na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Klucz Kolbark, ul. Źródlana, Klucze NIP: II. Tryb postępowania Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności w związku z realizacją przez Zamawiającego projektu Zakład Aktywizacji Zawodowej OGNIWO finansowanego z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Numer umowy: UDA-POKL /10-00 III. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest audyt zewnętrzny projektu Zakładu Aktywizacji Zawodowej OGNI- WO. Zakres audytu obejmuje kompleksową analizę dokumentacji projektu, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie, weryfikację wszystkich poniesionych wydatków związanych z dofinansowaniem w ramach w/w projektu. 2. Celem audytu jest uzyskanie w szczególności racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem Zamawiającego i umową zawartą z Instytucją Pośredniczącą oraz wydanie opinii w tym zakresie. W opinii audytor poświadczy, że wszelkie zadania wykonywane w ramach projektu zostały wykonane zgodnie z zapisami niniejszego zapytania, Wytycznych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz z zawartą umową o dofinansowanie. IV. Szczegółowy zakres audytu. 1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: a. ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmująca w szczególności: - weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu - weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług, - sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasa-

2 dami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , - sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach PO KL, - sprawdzenie statusu podatkowego beneficjenta. b. sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10 % uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń). c. sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. z 2002 r., nr: 101, poz. 926 z późn. zm.). d. zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. e. ocena poprawności udzielania zamówień publicznych z zastrzeżeniem, że Zamawiający jest zobligowany do stosowania zasady konkurencyjności. Ocena poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2007 r., nr 223, poz z późn. zm.). f. sposób realizacji działań promocyjnych, h. sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. 2. Zamawiający udostępni Wykonawcy wszystkie potrzebne informacje i dokumenty, w tym: a. wniosek o dofinansowanie realizacji projektu, b. umowę finansowania działań, c. wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą, d. i inne niezbędne do przeprowadzenia audytu. V. Sposób sporządzenia raportu. 1. Raport powinien zawierać: a. informacje ogólne - data sporządzenia raportu - numer audytowanego przedsięwzięcia - imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie - termin przeprowadzenia audytu - okres objęty audytem. b. cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu - cel audytu - zakres przedmiotowy audytu - zastosowane techniki audytu - standardy według których został sporządzony raport c. audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu. Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do

3 raportu z audytu d. ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu e. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy f. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień g. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje h. opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu 2. Do raportu audytor ma obowiązek dołączyć zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, sporządzone na kosztorysie projektu. 3. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej. VI. Termin realizacji zamówienia VII. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków 1. Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczącej nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, c. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, d. wykażą, że obroty w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym jest realizowany audyt są w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu e. spełnią warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego realizującego projekt 3. Skład zespołu przeprowadzającego audyt powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym co najmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia: a. odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC International Federation of Accountants b. kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. Zmianami c. zdany egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych) d. zaleceniem Instytucji Pośredniczącej jest aby w skład zespołu wszedł biegły rewident 4. Dokumenty wymagane przez Zamawiającego potwierdzające spełnianie kryteriów dostępu przez Wykonawcę:

4 a. oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczącej nakładają obowiązek ich posiadania, b. wykaz osób sporządzających audyt, c. oświadczenie Wykonawcy, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, d. oświadczenie o bezstronności i niezależności osób przeprowadzających audyt e. aktualny odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 5. Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów żądanych przez Zamawiającego potwierdzających spełnianie tych warunków. VIII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1, w języku polskim, w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione, wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. 3. Cena musi być podana w polskich złotych (cyfrowo i słownie), być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 4. Termin ważności oferty wynosi 14 dni. 5. Dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kserokopii. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone podpisem przez Wykonawcę (osobę/osoby upoważnione). 6. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na kopercie należy umieścić: nazwę, adres, telefon Wykonawcy, nazwę i adres Zamawiającego oraz zapis: Oferta audyt zewnętrzny projektu Zakład Aktywizacji Zawodowej OGNIWO - nie otwierać przed , godz Na ofertę składa się: a. formularz ofertowy (zał. 1) b. oświadczenie Wykonawcy, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia (zał. 2) c. oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczącej nakładają obowiązek ich posiadania (zał. 2) d. wykaz osób przeprowadzających audyt (zał.3) e. oświadczenie o bezstronności i niezależności osób przeprowadzających audyt (zał. 4) f. aktualny odpis z właściwego rejestru (zał. 5) IX. Miejsce i termin składania ofert

5 Oferta ma zostać dostarczona w zamkniętej kopercie osobiście lub listownie do dnia roku do godziny na adres: Stowarzyszenie na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Klucz ul. Źródlana 3, Kolbark, Klucze Oferty dostarczone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. X. Kryteria i sposób oceny ofert 1. Oceniając złożone oferty Zamawiający będzie kierował się najkorzystniejszą (najtańszą) ceną oferowaną przez Dostawców. 2. W przypadku nie wybrania dostawcy (np. brak oferty, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. Najwyższą liczbę punktów w tym kryterium otrzyma oferta najtańsza, pozostałe oferty otrzymają punktów odpowiednio mniej z dokładnością 2 miejsc po przecinku zgodnie z poniższym wzorem: P - liczba punktów: Najniższa oferowana Cena P = x 100 %. Cena oferty badanej Maksymalnie można uzyskać 100 % 3. Z wybranym Dostawcą zostanie zawarta umowa na wykonanie audytu zewnętrznego projektu Zakład Aktywizacji Zawodowej OGNIWO. XI. Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na stronie XII. Postanowienia dodatkowe 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszym zapytaniu ofertowym sposób wykonania zamówienia (oferta wariantowa). XIII. Pozostałe postanowienia i informacje. 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.

6 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Dostawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe oraz zamieszcza na stronie internetowej. 4. Zamawiający może w każdej chwili unieważnić postępowanie o udzielenia Zamówienia bez podania przyczyny. 5. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami oraz udzielania wyjaśnień jest Pani Patrycja Warwas w godz. od 9.00 do 15.00, tel , pwarwas@stowarzyszenie-klucz.pl Sporządziła: Patrycja Warwas