Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE mające na celu wyłonienie Wykonawcy audytu Projektu pt. Gotowi do pracy, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 1. Nazwa i adres Zamawiającego MJP INVESTMENTS PAYNE MATTHEW, Rynek 29/I p.,, tel.: , kom.: , fax: , gotowidopracy@mcgregor.home.pl 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu projektu dofinansowanego, realizowanego przez MJP Investments Payne Matthew zgodnie z wytycznymi określonymi w niniejszym zamówieniu. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi audytu Informacje o projekcie: Tytuł: Gotowi do pracy Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie dla osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. Numer umowy o dofinansowanie: UDA-POKL /12-01 Okres realizacji: Obszar realizacji: Województwo małopolskie, Powiat wadowicki, Powiat myślenicki, Powiat nowosądecki Wartość projektu: ,54 zł Wartość dofinansowania: ,54 zł Wkład prywatny: 0,00 zł Projekt realizowany w partnerstwie Uczestnicy projektu: 140 osób bezrobotnych lub nieaktywnych zawodowe Rodzaj wsparcia: doradztwo zawodowe, techniki aktywnego poszukiwania pracy i warsztaty kompetencji społecznych, kursy kompetencji kluczowych (kurs języka angielskiego lub kurs komputerowy ECDL Start), kursy zawodowe (kurs kasjera handlowego z obsługą kasy fiskalnej, kurs księgowo-finansowy, kurs pracownika ochrony mienia z licencją I stopnia, prawo jazdy kat. B, C, C+E lub D), praktyki zawodowe i pośrednictwo pracy.

2 Zakres ogólny audytu: Wykonawca audytu sprawdza czy działania, na które przedstawiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymogami zawartymi w umowie/wniosku o dofinansowanie, czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Powyższe weryfikowane jest w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuacje finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Wykonawca audytu przeprowadzi audyt oraz opracuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi określonymi przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie zawartymi w Załączniku nr 1 Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII, IX Priorytetu PO KL oraz Załączniku nr 4 Minimalny zakres raportu z audytu do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Zakres szczegółowy audytu Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Projektodawcę i jego Partnerów. Ocenie audytora podlega w szczególności: 1) sprawdzenie, czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu.

3 Po przeprowadzeniu audytu, Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania raportu zawierającego opinie z audytu. Zamawiający poddany audytowi ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinie z audytu. Raport z audytu powinien zawierać w szczególności elementy zamieszczone we wzorze raportu stanowiące Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania. 4. Warunki udziału w postępowaniu ofertowym Wykonawca zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Ponadto, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki (kryteria dostępu): 1) Posiadają uprawnienia/kwalifikacje do przeprowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 2) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przeprowadzili co najmniej 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE. 3) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Warunkiem ubiegania się o przeprowadzenie audytu jest złożenie oświadczenia dot. osiągniętych obrotów Wykonawcy zamówienia w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt, w wysokości co najmniej trzykrotnie wyższej niż oferowana cena za wykonanie audytu projektu. 5) Spełniają warunek bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego (Wykonawca podpisuje Oświadczenie o bezstronności i niezależności stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego) Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać: uprawnienia biegłego rewidenta, uprawnienia wymienione w pkt. 1, minimum trzyletnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów, w tym doświadczenie w audytowaniu minimum 2 projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Zespół audytowi mogą tworzyć osoby, które: posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, są niekarane.

4 5. Termin wykonania zamówienia Audyt powinien zostać przeprowadzony w okresie Po uzgodnieniu z Wykonawcą termin może ulec zmianie. 6. Opis sposobu przygotowania ofert 1) Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej na Formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem załączonym do zapytania ofertowego. 2) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, powinna być czytelna i odpowiadać treści zapytania ofertowego. 3) Oferta powinna zawierać pełną nazwę oferenta, adres siedziby, dane kontaktowe (telefon, ), NIP. 4) Oferta powinna być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis lub podpisy muszą być czytelne lub opisane imiennymi pieczątkami. 5) Wykonawca jest obowiązany do wypełnienia Formularza ofertowego i określenia w nim ceny za wykonanie zamówienia, zawierającej wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia. Cena oferty musi być przedstawiona w złotych polskich jako cena brutto (z uwzględnieniem podatku VAT od towarów i usług), zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. 6) Cena określona przez Wykonawcę zostaje ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zwiększeniu. 7) Zaleca się aby strony Formularza ofertowego oraz załączników były ze sobą trwale spięte i ponumerowane, złożone w zamkniętej kopercie. 8) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 9) Wybrany Wykonawca zobowiązany jest do podpisania z Zamawiającym umowy w terminie do 3 dni od ogłoszenia komunikatu o wyborze oferty. 10) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty 11) Wprowadzenie przez Wykonawcę jakichkolwiek zmian w Formularzu ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. 7. Miejsce oraz termin składania ofert 1) Ofertę należy dostarczyć do Biura Projektu przy ul. Słowackiego 42/3B,, pocztą lub osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Formularz ofertowy Audyt Projekt: Gotowi do pracy. 2) Termin składania ofert upływa dnia r. o godzinie 16:00. 3) Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu r. w siedzibie Biura Projektu.

5 8. Kryteria wyboru oferty Jedynym kryterium oceny jest całkowita cena brutto oferty za wykonanie przedmiotu zamówienia. W przypadku, gdy najniższą cenę zawierać będą przynajmniej dwie oferty, Zamawiający zaproponuje Wykonawcom, którzy złożyli oferty, możliwość złożenia ofert dodatkowych w terminie dwóch dni. Oferty dodatkowe nie mogą zawierać cen wyższych nie oferta pierwotna. W przypadku, gdy wszystkie podlegające ocenie oferty będą wyższe niż kwota jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z wszystkimi Wykonawcami, których oferty zostaną ocenione. 9. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym zapytaniu ofertowym zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pocztą elektroniczną, faksem lub drogą pisemną. 10. Załączniki Formularz ofertowy wraz z oświadczeniami Załącznik nr 1 Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL Załącznik nr 2 Oświadczenie o bezstronności i niezależności Załącznik nr 3 Wykaz przeprowadzonych audytów zewnętrznych projektów współfinansowanych z funduszy UE w ostatnich 3 latach Załącznik nr 4 Minimalny zakres raportu z audytu Załącznik nr 5 Wykaz osób, które przeprowadzą audyt Wszystkie załączniki do niniejszego Zapytania ofertowego stanowią jej integralną część. Myślenice, dnia r. Zatwierdził: Matthew Payne Kierownik Projektu