ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2013 z dnia 14.01.2013r. I. ZLECENIODAWCA DGA Human Capital Management Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Jana Pawła II 12, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem 0000059022, NIP: 899-000-71-39, REGON: 930034810-00029. Oddział Poznań, ul. Towarowa 35, 61-896 Poznań, NIP: 209-000-20-66. II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Stosownie do zapisów wniosku o dofinansowanie projektu o nazwie: Profesjonalny doradca finansowy w Wielkopolsce w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 8.1, Poddziałanie 8.1.1 (zwanego dalej Projektem), Zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na świadczenie usług na: CZĘŚĆ 1: a) najem sal na szkolenia, znajdujących się na obszarze Wielkopolski, odpowiadających wymaganiom szkolenia, dostosowanych do liczebności grup szkoleniowych (grupy szkoleniowe ok. 10-13 osobowe + 2 osoby prowadzące) i czasu trwania zajęć, b) najem sal na indywidualny coaching poszkoleniowy (1 uczestnik + 1 coach), znajdujących się na obszarze Wielkopolski. CZĘŚĆ 2: a) zapewnienie wyżywienia dla każdego uczestnika cyklu szkoleń, o których mowa w części 1, lit. a) powyżej, na każdy dzień szkolenia, w zakresie szerzej przedstawionym poniżej w punkcie IV. 2. Przedmiot zapytania jest współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 3. Zleceniodawca dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, tj. na część 1 i/lub 2, o których mowa w ust. 1 powyżej. 4. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 5. Zleceniodawca nie przewiduje składania zamówień dodatkowych. 6. Wspólny słownik zamówień CPV kod: 70220000-9 usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55520000-1 usługi dostarczania posiłków 55300000-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków III. TRYB POSTĘPOWANIA Zamówienie powyżej 14 tys. euro netto (wartość zamówienia ustalana zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w ustawie z dn. 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych), będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zapytanie dostarczone jest do potencjalnych
oferentów oraz zostaje umieszczone na stronie Zleceniodawcy: www.dga-hcm.pl w celu wybrania oferty najkorzystniejszej. IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wymienionych w punkcie II ust. 1, w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej o nazwie: Profesjonalny doradca finansowy w Wielkopolsce, realizowanego przez DGA Human Capital Management Sp. z o.o. Szczegółowy zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia podzielony został na dwie części i obejmuje : CZĘŚĆ 1: 1. Wynajęcie na rzecz Zleceniodawcy pomieszczeń stanowiących sale szkoleniowe, przygotowanych dla grup 10-13-osobowych (+ 2 osoby prowadzące), zgodnie z harmonogramem szkoleń przekazanym przez Zleceniodawcę. 2. Wynajęcie na rzecz Zleceniodawcy pomieszczeń, umożliwiających przeprowadzenie indywidualnego coachingu poszkoleniowego, przygotowanego dla 2 osób (1 uczestnik + 1 coach). 3. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sale, o których mowa w ust. 1-2 powyżej spełniające następujące wymogi: a) są wyposażone w niezbędne meble tj. w przypadku szkoleń- w co najmniej 15krzeseł/ foteli oraz w stoły/ biurka dla 14 osób; w przypadku coachingu- 2 krzeseł/foteli oraz 1 stołu/biurka, b) posiadają dostęp do pomieszczeń sanitarnych, c) posiadają okna i są zlokalizowane na poziomie 0 (pod warunkiem zapewnienia dostępu dla osób niepełnosprawnych) lub wyżej, d) są wyposażone w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia zajęć tj.: - w przypadku coachingu - w tablicę suchościeralną lub flipchart, - w przypadku szkoleń oprócz sprzętu, o którym mowa powyżej dodatkowo w rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia komputera przenośnego trenera, dostęp do sieci Internet. 4. Wykonawca oświadcza, że dysponuje salami, o których mowa w niniejszej części, ust. 1-2, zlokalizowanymi na obszarze Wielkopolski. 5. Harmonogram cyklu szkoleniowego oraz oczekiwania Zleceniodawcy dot. lokalizacji będą przedstawiane Wykonawcy przez Zleceniodawcę najpóźniej na 4 dni robocze przed dniem rozpoczęcia danego cyklu szkoleń. CZĘŚĆ 2: 1. Zapewnienie wyżywienia dla każdego uczestnika cyklu szkoleń na czas szkoleń, podczas najmu pomieszczeń, o których mowa w części 1, ust. 1. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi (o której mowa w ust. 1 powyżej), tj. zapewnienia wyżywienia dla każdego uczestnika cyklu szkoleń na czas szkoleń, w następującej formie i zakresie: a) dwa poczęstunki kawowe w trakcie każdego szkolenia: w skład każdego poczęstunku powinna wejść: woda mineralna, kawa/herbata do wyboru wraz z dodatkami (śmietanka, cukier, cytryna) oraz słodki poczęstunek dla każdego uczestnika szkolenia, b) obiad składający się z dania drugiego w skład którego wejdzie: np. danie mięsne (waga 1 porcji mięsa ok. 100-150 g), świeża surówka oraz dodatki (ziemniaki lub ryż lub makaron),
c) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia własnych naczyń, sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi cateringu, jak również uprzątnięcia każdorazowo pomieszczenia po zakończeniu posiłku. W ramach usługi Wykonawca jest zobowiązany do: świadczenia usług cateringowych i usług wyżywienia wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.). 3. Harmonogram cyklu szkoleniowego i wytyczne Zleceniodawcy będą przedstawiane Wykonawcy przez Zleceniodawcę najpóźniej na 4 dni robocze przed dniem rozpoczęcia danego cyklu szkoleń. V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia będzie realizowany w okresie od dnia podpisania Umowy z Wykonawcą (jednak nie później niż od dnia 31.01.2013r.) do dnia 16 grudnia 2013r. VI. WYMAGANIA DOTYCZĄCE OFERENTÓW O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, dysponują odpowiednim potencjałem oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia, nie są powiązani z DGA Human Capital Management Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu DGA Human Capital Management Sp. z o.o. lub osobami, które w imieniu DGA Human Capital Management Sp. z o.o. wykonały czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, trwałą i bardzo czytelną techniką. 2. Do porównania ofert będzie brana pod uwagę całkowita cena brutto w PLN za poszczególne części zamówienia, tj. osobno za część 1 i osobno za część 2. 3. Cena ofertowa musi uwzględniać wszystkie koszty i opłaty niezbędne do zrealizowanie przedmiotu umowy.
4. Nie jest dopuszczalne dokonywanie rozliczeń w innych walutach niż w PLN. 5. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy, zeskanowana oraz przesłana do Zleceniodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: bartosz.makles@dga.pl z oznaczeniem w temacie wiadomości: Oferta w ramach projektu: Profesjonalny doradca finansowy w Wielkopolsce dofinansowanego z funduszy Unii Europejskiej lub dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie (opisana j.w.) na adres DGA HCM, ul. Towarowa 35, 61-896 Poznań (V piętro). Oferenci, którzy prześlą ofertę za pośrednictwem poczty elektronicznej zobowiązani są jednocześnie dostarczyć oryginał ww. dokumentu do Zleceniodawcy niezwłocznie osobiście bądź za pośrednictwem poczty tradycyjnej. 6. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. 7. Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Wszystkie oferty oznaczone zgodnie z wymogami punktu VII. powyżej, muszą być dostarczone na adres wskazany w p. VII. w nieprzekraczalnym terminie do dnia 29.01.2013r. (do godziny 14.00). IX. OCENA OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Oferty zostaną ocenione pod względem stawianych im w niniejszym zapytaniu ofertowym wymogów określonych w punkcie VI. Ponadto wszystkie oferty winny zostać złożone na Formularzu ofertowym, którego wzór stanowi załącznik 1 do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku, gdy oferta nie będzie spełniać ww. wymogów zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty, Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zleceniodawcy. 2. Przy wyborze i ocenie ofert, Zleceniodawca kierować się będzie wyłącznie kryterium ceny oferty, które rozpatrywane będzie na podstawie ryczałtowej ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia w podziale na części zamówienia, na które składana jest oferta. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najniższą cenę za realizację przedmiotu zamówienia w podziale na poszczególne części. 4. W przypadku, gdy nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na fakt, iż zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zleceniodawca wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie 2 dni ofert dodatkowych. 5. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych, niż zaoferowane w złożonych ofertach. 6. W przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu i nie podlegające odrzuceniu oferty, zawierają cenę przewyższającą kwotę jaką Zleceniodawca może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zleceniodawca może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejsze warunki.
7. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zleceniodawca zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców (telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej), którzy przesłali oferty w ustalonym terminie, informując jednocześnie wybranego Wykonawcę o terminie podpisania umowy na wykonanie usług. Załączniki: 1. Wzór Formularza ofertowego.