Wdrożenie internetowego systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami biznesowymi w zakresie produkcji, magazynowania, zamówień, sprzedaży, realizacji dostaw i serwisu. Numer ogłoszenia: 1.0/05/2014; data: 29.05.2014 OGŁOSZENIE Z A P Y TA N I E O F E RTO W E Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe. Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego. Sekcja I: Zamawiający I. 1) Nazwa i adres: Atrium Centrum Ploterowe Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu ul. Gosławicka 2d 45-446 Opole Adres strony internetowej zamawiającego: www.atrium.com.pl I. 2) Rodzaj zamawiającego: Spółka z ograniczona odpowiedzialnością Sekcja II: Przedmiot zamówienia II. 1) Określenie przedmiotu zamówienia II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wdrożenie internetowego systemu klasy B2B integrującego zarządzanie procesami biznesowymi w zakresie produkcji, magazynowania, zamówień, sprzedaży, realizacji dostaw i serwisu. II.1.2) Rodzaj zamówienia: Zakup wartości niematerialnych i prawnych. II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Moduł FINANSE i KSIĘGOWOŚĆ zapewni obsługę ksiąg rachunkowych w zgodzie z wymaganiami Ustawy o Rachunkowości. Wspomaga także rozliczanie rozrachunków z kontrahentami, w tym rozrachunków wielowalutowych oraz księgowość w firmach wielo oddziałowych. Rozwiązanie pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych również w obcej walucie, umożliwia prowadzenie ewidencji na potrzeby rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku od towarów i usług oraz sporządzanie zestawień rejestrów i deklaracji VAT. Moduł pozwala także na generowanie sprawozdań finansowych typu: bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych czy deklaracje podatkowe CIT i prowadzenie rozliczeń z kontrahentami zagranicznymi. Wbudowany mechanizm wymiarów kontrolingowych daje możliwość prowadzenia wielopoziomowej ewidencji operacji gospodarczych na potrzeby rachunkowości finansowej i zarządczej. 1
Moduł CRM - Customer Relationship Management, w tym OFERTOWANIE i MARKETING będzie wspomagał budowanie relacji z klientami poprzez dostarczenie niezbędnej informacji o ich aktualnych potrzebach i przyszłych oczekiwaniach. Umożliwi gromadzenie i przetwarzanie wszystkich niezbędnych danych o klientach oraz organizowanie pracy zespołów zajmujących się sprzedażą (w biurze i w terenie), marketingiem oraz pozostałych działów, których praca pośrednio wpływa na proces sprzedaży. W zakresie OFERTOWANIA i MARKETINGU moduł pozwali składać i śledzić zapytania ofertowe (wewnętrzne i zewnętrzne) oraz oferty. Umożliwi stronom generowanie formularzy zapytania ofertowego na podstawie własnej specyfikacji oraz dostępnej w systemie towarowej bazy danych. Tym samym umożliwi również składanie szczegółowych ofert jako odpowiedź na zapytania ofertowe, ponadto poprzez integrację z systemem dostawcy, moduł umożliwi dokładne określenie czasu dostawy oraz ceny i warunków płatności. Moduł HANDEL pozwalający składać zamówienia (zakup, sprzedaż, logistyka) i śledzić ich status zamówienia sprzedażowe od odbiorców do Wnioskodawcy oraz od Wnioskodawcy do dostawców, moduł pozwalający składać i śledzić status zamówień. Umożliwi stronom generowanie formularza zamówienia na podstawie formularza otrzymanej oferty oraz danych dostępnych w systemie towarowej bazy danych. System udostępni możliwość autentykacji przesyłanych dokumentów nadając im status oficjalnych i obowiązujących strony dokumentów handlowych. Moduł jest niezbędny do automatyzacji procesów biznesowych związanych z możliwością składania zamówień, a tym samym realizacji sprzedaży towarów i usług. Moduł MAGAZYN wraz z MWS (Warehouse Management System) wykaz towarów - dostęp do listy towarów i zaawansowanego wyszukiwania - wielokryterialne przeszukiwanie danych w bazie zależnie od przydzielonych praw. Moduł odpowiedzialny za usprawnienie procesów biznesowych związanych z dostępem do aktualnych stanów magazynowych Wnioskodawcy zarówno ze strony dostawców (w ramach oferowanego przez danego dostawcę asortymentu) jak i odbiorców, składaniem zamówień i ofert oraz fakturowaniem, zakupami i sprzedażą. Moduł ten pozwoli również na prowadzenie efektywnej gospodarki magazynowej, co w znaczący sposób wpłynie na szybkość i sprawność realizowania zamówień. Zarządzanie położeniem w magazynie umożliwi automatyczne rozmieszczenie towaru w odpowiedniej lokalizacji magazynu, która uwzględnia wielkość i nośność przyjmowanego towaru. Rozmieszczenie to jest proponowane przez System, jednak może zostać zmienione przez Użytkownika. Sprawowana jest przy tym kontrola, która nie pozwoli przyjąć do danej lokalizacji towaru o wielkości bądź nośności przekraczającej parametry dla niej zdefiniowane. Funkcjonalność zarządzania położeniem dotyczy nie tylko towaru przyjmowanego od dostawcy czy też wyrobu z produkcji, ale również wydawanego z magazynu i przygotowywanego do wysyłki. Moduł PLANOWANIA PRODUKCJI planowanie produkcji w oparciu o zamówienia odbiorców, historii sprzedaży, strategii marketingowych rozwoju firmy, trendów na rynku itp., moduł ściśle powiązany z modułem handel i magazyn. 2
Moduł ten umożliwi powiązanie procesu produkcyjnego z planowanym do wdrożenia systemem B2B. Dzięki temu modułowi możliwe będzie automatyczne wygenerowanie zlecenia na produkcję na podstawie automatycznie przyjętego przez system (a przesłanego za pomocą komunikatów elektronicznej wymiany danych) zamówienia ze strony odbiorcy. Ponadto możliwym będzie planowanie produkcji pod kątem składanych zamówień, eliminując tym samym nadmierną produkcję danego wyrobu, który będzie niepotrzebnie zalegał na magazynie. Tym samym będzie można racjonalnie zarządzać wykorzystaniem mocy produkcyjnych pod kątem nie tylko aktualnych zamówień, ale również historii zamówień z danymi kontrahentami, czy też zmianowości produkcji, dni wolnych od pracy oraz długości procesów produkcyjnych poszczególnych produktów. zmniejszeniem liczny czasochłonnych i kosztochłonnych przezbrojeń, zmniejszeniem liczby zapasów na produkcji w toku. Moduł ZARZĄDZANIA, ANALIZ, RAPORTOWANIA i HISTORII kontaktów i zamówień umożliwiający generowanie raportów i dokonywanie analiz dotyczących współpracy handlowej pomiędzy stronami na podstawie historii kontaktów i zamówień. Raporty otrzymane za pomocą tego modułu pozwolą na wielowariantową analizę jakościową oraz ilościową, co będzie podstawą do sprawnego i efektywnego zarządzania firmą poprzez posiadany system. Moduł będzie stanowił element analityczny systemu ERP. Funkcjonalność pozwala na tworzenie raportów prezentujących dane z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa (Zakup, Sprzedaż, Zamówienia, Rozliczenia, Magazyny, itd.) w wielu przekrojach i perspektywach (Dostawcy, Klienci, Towary, Handlowcy, Czas itp.). Dane mogą być generowane w postaci tabeli przestawnej, wykresu, mapy czy też karty wyników. Dodatkowo moduł będzie pozwalał na tworzenie budżetów oraz analizę ich wykonania. Moduł będzie pozwalał na tworzenie własnych szablonów raportowania i analizy, udostępniania szablonów poszczególnym grupom użytkowników, jak również na edytowanie poszczególnych szablonów pod własne potrzeby analityczne. Moduł OBIEGU DOKUMENTÓW umożliwi dostęp do kompletnej informacji w jednym środowisku (instrukcje, umowy, wzory ofert, formularzy), szybkie wyszukiwanie dokumentów (także wewnętrznych z prawami dostępu) i informacji niezależnie od lokalizacji, w złożonym środowisku IT, w tym możliwość dopinania oferty z bazy ofert do wiadomości e- mail do klienta. Pozwoli na zdefiniowanie obiegu e-maili, faksów, listów, poleceń służbowych, pism urzędowych, zatwierdzania dokumentów, zamówień, faktur kosztowych, potwierdzeń wizyt handlowych i innych zdarzeń w firmie. Pozwoli na rejestracje zdarzeń, do których będzie można dołączyć elektroniczny dokument lub zeskanowany oryginał dokumentu. W dalszej kolejności nastąpi wymuszenie obiegu zeskanowanego i opisanego dokumentu w firmie pomiędzy osobami lub grupami osób. W czasie obiegu poszczególne osoby opiszą lub zatwierdzają dokument w wymagalnych dodatkowych polach. Możliwość wielokrotnego kaskadowego zatwierdzania, archiwizacji oraz ustanawiania zakresu dostępu do dokumentów. Moduł pozwoli na wyeliminowanie papierowych wersji dokumentów z obiegu firmy. Moduł SYNCHRONIZACJI Z BAZĄ DANYCH B2B i Elektroniczną Wymianą Danych automatyczna synchronizacja systemów partnerów z zasobami systemu wnioskodawcy, 3
umożliwienie partnerom synchronizację poprzez automatyczny eksport/import dokumentów w akceptowalnym formacie. Moduł umożliwi wgląd partnerów do aktualnych stanów magazynowych, statusu towarów (np. dostępny od ręki, z dostawą do 2 tygodni, za zapytanie itp., do dokumentów handlowych i finansowych (w relacji pomiędzy partnerami zarówno dostawcami jak i odbiorcami), na monitorowanie przebiegu realizacji zamówienia zakupu lub sprzedaży. Aplikacja synchronizująca pracować będzie jako usługa systemowa, będzie to moduł wsparcia w zakresie synchronizacji elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy partnerami (dostawcy i odbiorcy), a Wnioskodawcą, w postaci standardowego komunikatu elektronicznego wysyłanego bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych. Moduł SERWIS pozwalający składać i śledzić status reklamacji i działań serwisowych oraz pogwarancyjnych, rozpatrywania reklamacji i śledzenia podjętych działań w tym zakresie. Moduł będzie posiadał możliwości automatyzacji podejmowania zleceń serwisowych, które system będzie składał w sposób automatyczny w z góry ustalonych terminach gwarancyjnych i pogwarancyjnych. System będzie prezentował również listę otwartych zleceń serwisowych i reklamacyjnych. Ze względu na specyfikę poszczególnych zleceń/zamówień, zdarza się, że podczas usługi serwisowej, naprawy nie mogą być zrealizowane od razu. Tego rodzaju przypadki wymagają ponownych wizyt serwisantów, jak również wymagają złożenia dodatkowych zamówień u dostawców. Przy tego rodzaju przypadkach niezwykle istotnym jest sprawne i jak najmniej kłopotliwe dla klienta załatwienie sprawy, a z punktu widzenia Wnioskodawcy istotnym jest, aby tego rodzaju działania były jak najmniej kosztowne. Moduł ADMINISTRACJI moduł o strukturze hierarchicznej, pozwoli na zarządzanie parametrami konfiguracyjnymi poszczególnych modułów systemu oraz użytkownikami i prawami dostępu (poziomy dostępu, logowanie, uprawnienia). Moduł niezbędny jest do prawidłowego funkcjonowania całego systemu i automatyzacji wszystkich procesów biznesowych opisywanych we wniosku. Każdy z użytkowników posiadał będzie przypisany do niego typ konta określający podstawowy zestaw uprawnień oraz listę uprawnień, które nie będą mogły zostać mu przypisane. II.1.4) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie. II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie. II.1.6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania konkursu ofert bez podania przyczyny, a także do zmiany terminu wyboru oferty poprzez przedłużenie jej. II.1.7) Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów związanych ze złożeniem i przygotowaniem oferty. II.2) Czas trwania zamówienia lub termin wykonania: Zakończenie: do 30.05.2015 r. Sekcja III: Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym III. 1) Warunki dotyczące zamówienia 4
Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium III. 2) Warunki udziału Opis warunków udziału w postepowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawia pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostepnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) nie podlegają wykluczeniu z postepowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 5) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w ust. 1 pkt 4) musza spełnić wszyscy Wykonawcy, a warunki określone w ust. 1 pkt 1) - 3) musza zostać spełnione łącznie przez wszystkich Wykonawców. Ocena spełniania warunków udziału w postepowaniu nastąpi w formule spełnia /nie spełnia. Sekcja IV: Procedura IV. 1) Tryb udzielenia zamówienia IV. 1.1) Tryb udzielenia zamówienia: ogłoszenie IV. 2) Kryteria oceny ofert IV. 2.1) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena 55 %: Możliwość dostosowania oprogramowania do wymagań Zamawiającego 30 % Okres gwarancji 15 % IV. 2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie. IV. 3) Informacje administracyjne IV. 3.1) Specyfikacje istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Atrium Centrum Ploterowe Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu ul. Gosławicka 2d 45-446 Opole po uprzednim kontakcie poprzez e-mail: przetargi@atrium.com.pl bądź telefonicznym (+48) 77 458 16 81 IV. 3.2) Termin składania ofert: Do 30.06.2014 r., godz. 15.30, miejsce: siedziba Zamawiającego ul. Gosławicka 2d, 45-446 Opole, e-mail: przetargi@atrium.com.pl IV. 3.3) Termin wyboru oferty: 11.07.2014 r. wymagana jest ważność oferty przynajmniej do dnia 31.07.2014 r. 5
IV. 3.4) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka działanie 8.2. 6