Centra Usług Wspólnych wyzwaniem dla rozwoju systemu SAP Wisła, 25 luty 2009 1
Spis treści Zakres usług IPOPEMA w kontekście centrów usług wspólnych Podejście do budowy centrów usług wspólnych i uzyskiwane korzyści Wymagania wobec rozwiązań informatycznych Automatyzacja procesu obsługi faktur zakupu 2 2
IPOPEMA oferuje kompleksowe usługi doradcze IPOPEMA Business Consulting NajwyŜszej klasy specjaliści w zakresie doradztwa biznesowego oraz informatycznego Silna pozycja w obszarze wdroŝeń centrów usług wspólnych Silna pozycja w obszarze rozwiązań w zakresie łańcuchów logistycznych Silna pozycja w zakresie rozwiązań informatycznych Partnerstwo z kluczowymi firmami w zakresie rozwiązań IT IPOPEMA Securities Zespół IPOPEMA Doświadczony zespół najwyŝszej klasy ekspertów Bankowość inwestycyjna - ponad 30 zrealizowanych transakcji, o łącznej wartości ponad 2,3 mld zł, silna pozycja w obsłudze ofert publicznych Usługi brokerskie - lider w obrotach GPW wśród klientów instytucjonalnych Usługi analityczne - doświadczenie w ofertach pierwotnych i wtórnych zakończonych sukcesem IPOPEMA TFI Jeden z najbardziej aktywnych TFI w segmencie funduszy zamkniętych (21 FIZ zarejestrowanych) 850 mln zł przybliŝona łączna wartości aktywów (fundusze zarejestrowane) Wysoka elastyczność i innowacyjność produktów Strategiczny inwestor: Elliott Associates (amerykański fundusz z aktywami ponad 9 mld USD) W 2008r. IPOPEMA uzyskała 4 pozycję w obrocie akcjami na GPW z udziałem 9,28% Niekwestionowany lider pod względem obrotów klientów instytucjonalnych Wysokie standardy świadczonych usług i opracowywanych produktów Nastawienie na długoterminowe relacje i współpracę z Klientami Rzetelna analiza potrzeb Klienta Bardzo doświadczony i kompetentny zespół ok. 80 najwyŝszej klasy specjalistów 3 3
Unikalna oferta IPOPEMA Business Consulting Łączymy kompetencje doradztwa biznesowego oraz informatycznego STRATEGIA, ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE Kompleksowe usługi w zakresie doradztwa operacyjnego, doradztwa IT oraz wdroŝeń systemów informatycznych Elastyczność, szybkość i skuteczność działania APLIKACJE BIZNESOWE FUZJE I PRZEJĘCIA Innowacyjne podejście do klienta, charakteryzujące się bliskością, dogłębnym zrozumieniem potrzeb i umiejętnością precyzyjnego spełnienia oczekiwań klientów Świadczenie usług o najwyŝszej jakości ZARZĄDZANIE IT I TECHNOLOGIE OPTYMALIZACJA ŁAŃCUCHA DOSTAW CENTRA USŁUG I OUTSOURCING Zespół najwyŝszej klasy ekspertów i konsultantów z bogatą wiedzą i doświadczeniem praktycznym realizujący projekty z pasją Innowacja. Jakość. Pasja. 4 4
Centrum usług księgowych przebudowa procesów i organizacji Tradycyjny model organizacyjny Te same procesy realizowane w kaŝdej lokalizacji Funkcyjny model działania Model organizacyjny oparty o centrum usług Geograficzna centralizacja procesowoorganizacyjna, połączona z obsługą komórek przedsiębiorstwa na zasadach biznesowych Procesowy model działania ukierunkowany na realizację usług Spółka 1 Spółka 3 Finanse HR IT Zakupy Duplikacja zadań Finanse HR IT Zakupy Klient 1 Centrala Finanse HR Klient 2 Centrala Usługi Usługi IT Zakupy Finanse HR IT Zakupy Duplikacja zadań Finanse HR IT Spółka 2 Spółka 4 Zakupy Klient 3 Centrum usług Klient 4 5 5
Budowa centrum usług wymaga kompleksowego podejścia Procesy Opisują nowy sposób realizacji zadań przez funkcje wsparcia. Stanowią szkielet modelu operacyjnego i są podstawą opracowania pozostałych jego elementów Standaryzacja procesów ukierunkowanych na realizację usług oczekiwanych przez biznes leŝy u podstaw generowania oszczędności przez centrum Procesy Organizacja i ludzie Opis nowej struktury organizacyjnej i zarządzanie zmianą w celu jej wdroŝenia komunikacja, rekrutacja, relokacja szkolenia Ludzie z jasno określoną wizją swojej roli w nowej organizacji są kluczem do sukcesu działania centrum Lokalizacja Ma waŝne znaczenie dla kosztów funkcjonowania centrum Znacząco wpływa na morale pracowników, proces relokacji i rekrutacji Lokalizacja Poziom usług Centrum Usług Organizacja i ludzie Technologia Technologia Wspiera przebieg procesów obsługiwanych przez centrum Zintegrowana platforma informatyczna i rozwiązania elektronicznego obiegu dokumentów znacznie podwyŝszają efektywność i są waŝnym źródłem oszczędności Poziom usług Określa zasady współpracy między centrum usług a jednostkami biznesowymi oraz ich wzajemne obowiązki Odpowiednie sformalizowanie tych kwestii w formie umowy skutecznie buduje trwałą i zdrową relację z klientami Aspekty prawne Aspekty prawne Determinują formę działania centrum usług Kluczowe dla działania centrum jako odrębny podmiot gospodarczy i umocowania go do pełnienia przeznaczonych funkcji w Grupie 6 6
Potencjalne oszczędności kosztowe wynikające z wdroŝenia centrum usług Oszczędności kosztowe Eliminacja czynności zbędnych Usprawnienie przebiegu procesu Reorganizacja pracy Relokacja pracy Korzyści skali Optymalizacja kosztów pracy (lokalizacja) Automatyzacja czynności manualnych WdroŜenie zintegrowanych systemów 0-5% 0-5% 0-5% 5% 5% 5-15% 5% 10-20% Korzyści jakościowe Skrócenie czasu realizacji procesów Wzrost jakości usług słuŝb wsparcia Wzrost jakości i kompletności danych, zmniejszenie liczby źródeł danych Skrócenie czasu pozyskania informacji zarządczej Wzrost bezpieczeństwa przebiegu procesów Poprawa kontroli nad przepływem informacji i dokumentów Ciągłe podnoszenie efektywności działania Całkowite potencjalne oszczędności 30-65% Zmiana kultury korporacyjnej Centra usług Outsourcing 30-45% 30-65% 7 7
Znaczenie rozwiązań informatycznych dla optymalizacji procesów w centrach usług księgowych Niska ZłoŜoność wdroŝenia Wysoka Portal Automatyczne księgowania, czyszczenie i uzgadnianie kont Jedno rozwiązanie do obsługi banków Karty zaopatrzeniowe Elektroniczne rozliczenia delegacji Narzędzie koordynacji zamknięcia okresów rozliczeniowych Największy potencjał optymalizacyjny w obszarze zobowiązań ICR/OCR Generowanie wyników KPI Workflow w obsłudze zobowiązań Document management system System telefoniczny Formularze elektroniczne, obsługa zapytań Niska Istotność dla optymalizacji procesów w centrum usług Wysoka 8 8
Koszty i straty wynikające z obsługi faktur zakupu Wg róŝnych źródeł pracownicy biurowi tracą codziennie od kilkunastu do 33% czasu na poszukiwaniu dokumentów Około 5% dokumentów ginie, średni koszt odszukania dokumentu to 120 USD, koszt odtworzenia jest dwukrotnie większy 25% faktur wymaga dodatkowych wyjaśnień, które generują 80% kosztów obsługi faktur Koszt przetworzenia faktury papierowej to około 15 USD, w obiegu elektronicznym około 3 5 USD Dokument raz zabrany z klasycznego archiwum papierowego wraca do niego zawsze po zbyt długim czasie, często nie wraca wcale, jest niekompletny, zniszczony... 9 9
Jakie wymagania wobec systemów ERP stawia wdroŝenie centrum usług księgowych Dostosowanie systemu do przedefiniowanych procesów biznesowych Uzupełnienie systemu o elektroniczne archiwum dokumentów wejściowych i wyjściowych WdroŜenie rozwiązania wspomagające obieg faktur zakupowych WdroŜenie formularzy elektronicznych do tworzenia i przekazu dokumentów księgowych pomiędzy biznesem a centrum usług księgowych System monitorowania i raportowania wskaźników efektywności procesów niezbędny dla rozliczeń pomiędzy centrum usług a biznesem oraz dla ciągłej optymalizacji procesów W środowisku systemu SAP, dla zachowania pełnej integralności danych i procesów, rozwiązania powyŝsze powinny być: Tworzone z maksymalnym wykorzystaniem narzędzi SAP Wzbogacone o systemy skanowania dokumentów papierowych oraz automatycznego rozpoznania znaków (OCR) dla procesu obsługi faktur zakupu Jednym z kompleksowych narzędzi wspomagających proces zobowiązań w środowisku SAP jest system firmy ReadSoft certyfikowanego partnera SAP AG 10 10 10
Schemat przetwarzania faktur zakupu z wykorzystaniem narzędzi usprawniających 1 DBMS Skanowanie Indeksowanie 2 Umieszczenie obrazów w archiwum elektronicznym Archive-Link 3 Proces akceptacji Systemowa weryfikacja uprawnień danej osoby do akceptacji 4 Księgowanie Standardowe mechanizmy księgowania systemu 11 11
Przykładowe korzyści z wdroŝenia narzędzi usprawniających obieg dokumentów zobowiązaniowych Skrócenie czasu obsługi faktur o 30 50% Poprawa wydajności pracy w dziale księgowości o 20 30% Zmniejszenie ilości zadań administracyjnych o 30 50% ObniŜenie liczby błędów obsługi faktur Podniesienie bezpieczeństwa i pewności oraz stopnia realizacji procedur księgowych akceptacja faktur jedynie przez uprawnione osoby Brak papieru w procesie Pełna dokumentacja procedur (workflow) dla potrzeb audytu Zwrot inwestycji w 6 12 miesięcy 12 12
Dziękujemy Michał Włoch tel. +48 667 980 478 michal.wloch@ipopema.pl Leszek Czartoszewski tel. +48 667 980 488 leszek.czartoszewski@ipopema.pl IPOPEMA Business Consulting Sp. z o.o. ul. Waliców 11, 00-851 Warszawa tel. +48 22 314 90 96, fax. +48 22 583 92 97 www.ipopema.pl 13