Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia CZĘŚĆ II ZAMÓWIENIA Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowej konferencji szkoleniowej Zamówienie obejmuje: 1. zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym, 2. zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług, 3. zapewnienie miejsc hotelowych dla uczestników konferencji, 4. zapewnienie transportu na miejsce konferencji i do Warszawy. 5. zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji, Termin konferencji: Dwa kolejne dni robocze w terminie pomiędzy 26.09.2011 r. a 18.10.2011 r. Miejsce konferencji Hotel lub ośrodek zlokalizowany w odległości do 50 km od Warszawy (z wyłączeniem m. st. Warszawa) Uczestnicy konferencji: Łączna liczba uczestników konferencji nie przekroczy 90 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji o maksymalnie 10% (tj. 9 osób). W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji w terminie nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji, uzgodnione zmiany ilościowe W przypadku uczestnictwa w spotkaniu mniej niż 90 osób, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone o koszt wyżywienia i noclegu w przeliczeniu na 1 osobę. Wymogi Zamawiającego dotyczące hotelu lub ośrodka szkoleniowego Zamawiający wymaga, aby hotel lub ośrodek posiadał: zaplecze umożliwiające spędzenie wolnego czasu po spotkaniu na koszt uczestników, salę konferencyjną, wyżywienie i nocleg w jednym budynku.
Ad.1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym. Sala konferencyjna w pierwszym dniu konferencji w godz. 15.00 19.00, w drugim dniu konferencji w godz. 9.00 13.00 dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 90 osób: Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali konferencyjnej: stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi), miejsca siedzące dla 4 osób - w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, na stole - woda mineralna, stoły oraz miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników, w ustawieniu rzędowym (stoły wraz z krzesłami ustawione w rzędach jeden obok drugiego z możliwością przejścia między rzędami), TEATRALNYM klimatyzacja, mównica, rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie - 2 mikrofony bezprzewodowe, dostęp do internetu bezprzewodowego, Ad. 2 Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług. Dzień I Obiad dla uczestników konferencji, podany w pomieszczeniu (sali) zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, składający się z: przystawki, zupy, deseru, kompotu. Uroczysta, zasiadana kolacja dla uczestników konferencji, podana w pomieszczeniu (sali) zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, składająca się z: przystawki, półmisków z wędlinami (minimum 4 rodzaje), pieczywa minimum 2 rodzaje: jasne i ciemne, surówek (minimum 2 rodzaje), 2
deseru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych (min. 3 rodzaje), napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach minimum 2 rodzaje, śmietanka do kawy, cukier). Całodniowa przerwa kawowa składająca się z: kawy, herbaty, co najmniej 2 rodzaje, śmietanki do kawy, cukru, wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej, soków owocowych, co najmniej 2 rodzaje, ciasteczek, co najmniej 3 rodzaje. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany na bieżąco. Dzień II Śniadanie w miejscu noclegu uczestników, w formie bufetu, w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji z miejscami siedzącymi dla uczestników, składające się z: pieczywa min. 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzajów wędlin, 2 rodzajów sera (żółty, biały), dżemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 2 ciepłych dań, płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (2 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby). Obiad dla uczestników konferencji, podany w pomieszczeniu (sali) zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, składający się z: 3
przystawki, zupy, deseru, kompotu. Całodniowa przerwa kawowa składająca się z: kawy, herbaty, co najmniej 2 rodzaje, śmietanki do kawy, cukru, wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej, soków owocowych, co najmniej 2 rodzaje, ciasteczek, co najmniej 3 rodzaje. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany na bieżąco. Ramowy program konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu poszczególnych posiłków - różnorodne w każdym dniu konferencji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed pierwszym dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 2 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni również przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Ad. 3 Zapewnienie miejsc hotelowych dla uczestników konferencji Wykonawca zapewni nocleg dla 90 uczestników konferencji w 30 pokojach dwuosobowych i 30 pokojach jednoosobowych (łącznie maksymalnie 60 pokoi). Pokoje z łazienkami. Nocleg powinien być zapewniony w tym samym obiekcie, w którym odbędzie się konferencja. Ostateczną liczbę pokoi w podziale na jedno i dwuosobowe Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż na 5 dni przed pierwszym dniem konferencji. 4
Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników spotkania od godz. 14.30 w pierwszym dniu konferencji oraz możliwość wykwaterowania po godz. 13.30, w drugim dniu konferencji. Ad. 4. Zapewnienie transportu na miejsce konferencji i do Warszawy. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dla uczestników konferencji transportu autokarowego z Warszawy, ul. Miodowa 15 na miejsce konferencji pierwszego dnia oraz z konferencji do Warszawy (Dworzec Centralny) drugiego dnia dla ok. 50 osób. Szczegóły dotyczące rzeczywistej liczby osób zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. Ad. 5. Zapewnienie 25 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dla uczestników konferencji na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego lub w przypadku braku parkingu na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego na parkingu położonym nie dalej niż 100 m od hotelu/ośrodka szkoleniowego. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę do bieżących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego, a także do stałej konsultacji w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi w trakcie trwania pierwszego i drugiego dnia konferencji. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizji lokalnej hotelu/ośrodka szkoleniowego, dotyczącej spełnienia warunków określonych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, przed wyborem oferty. 5