REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE 35-064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10 WK.610-6/4/2014 Rzeszów, dnia 7 kwietnia 2014 r. Pan Andrzej Chrabąszcz Starosta Powiatu Mieleckiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 17 stycznia 2014 r. do 5 marca 2014 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Powiatu Mieleckiego. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 10 marca 2014 roku. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości, szczególnie w zakresie realizacji wydatków budżetowych i dotacji. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak również przypadki zaniedbania obowiązków służbowych przez pracowników Starostwa. W oparciu o zapisy protokołu kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j. t.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), wskazuje najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne, oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych Przypadki nieewidencjonowania wpływu dowodów finansowo-księgowych do Starostwa Powiatowego, a także niezamieszczania na nich daty ich otrzymania. Odpowiedzialność ponoszą Sekretarz Powiatu, Dyrektor Wydziału Organizacyjnego, Dyrektor Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Dyrektor Wydziału Komunikacji. Wniosek nr 1. Wpływające do Starostwa Powiatowego dowody finansowo-księgowe rejestrować w punkcie kancelaryjnym i umieszczać na nich datę wpływu zgodnie z przepisami 40 i 42 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 7/2011 Starosty Powiatu Mieleckiego z dnia 10 lutego 2011 roku. W zakresie księgowości budżetowej Nieaktualizowanie zakładowego planu kont w związku z wprowadzaniem do ksiąg rachunkowych dodatkowych kont. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Główny Księgowy. Wniosek nr 2 Doprowadzić do zgodności wykaz kont ustalonych w zasadach (polityce) rachunkowości ze stosowanymi w księgach rachunkowych, stosownie do art. 10 ust. 1
2 pkt 3 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330). W zakresie sprawozdawczości Nieprzeprowadzenie kontroli formalnej sprawozdania Rb-Z za I kwartał 2012 r. Szpitala Powiatowego z Mielca sporządzonego w dniu 19.04.2012 r., z datą wpływu do Wydziału Finansowego Starostwa w dniu 16.04.2012 roku. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi dyrektor Szpitala Powiatowego w Mielcu oraz Główny Specjalista Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego. Wniosek nr 3 Zwiększyć kontrolę prawidłowości otrzymywanych sprawozdań pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznej ich prawidłowości stosownie do 10 pkt 4 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). Przeprowadzenie inwentaryzacji rzeczowych składników majątku drogą weryfikacji sald wg stanu na dzień 31.12.2012 r. bez wydania stosownego zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Skarbnik Powiatu i Starosta Powiatu Mieleckiego. Nieprawidłowości przy przeprowadzaniu inwentaryzacji metodą spisu z natury rzeczowych składników majątku, wg stanu na dzień 31.12.2013 r., polegające na: - braku na wszystkich arkuszach inwentaryzacyjnych zapisu Niniejszy arkusz zawiera pozycje od..do... bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz, - nie zawarciu w sporządzonym przez Komisję Inwentaryzacyjną sprawozdaniu końcowym z przeprowadzonej inwentaryzacji odniesienia do zabezpieczenia pomieszczeń i znajdujących się w nich składników, ich stanu jakościowego, a także sformułowania wniosków umożliwiających redukcję w przyszłości stwierdzonych niedociągnięć. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej. Wniosek nr 4 Czynności inwentaryzacyjne poprzedzać czynnościami przygotowawczymi, polegającymi na wydaniu zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji, ustaleniu harmonogramu inwentaryzacji oraz określeniu sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, a także przeprowadzać ją zgodnie z przepisami zawartymi w Instrukcji inwentaryzacyjnej. W zakresie wydatków budżetowych Przyjęcie faktury nr 7/12/2012 z dnia 31.12.2012 r. za oczyszczanie ulic, dróg kołowych, placów i innych terenów, wystawionej przed sporządzeniem protokołu odbioru. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Dyrektor Wydziału Organizacyjnego. Wniosek nr 5 Faktury za wykonanie oczyszczenia ulic, dróg kołowych, placów i innych terenów przyjmować po wykonaniu przedmiotu umowy i sporządzeniu protokołu odbioru robót, zgodnie z zawartą umową.
3 Nieokreślanie miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej na poleceniach wyjazdu służbowego pracowników Starostwa. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Starosta, Wicestarosta Powiatu Mieleckiego i Główny Specjalista ds. pracowniczych. Wniosek nr 6. W wystawianych poleceniach wyjazdu służbowego pracowników Starostwa należy określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży zgodnie z przepisami 6 ust 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Wypłacenie nieprawidłowej kwoty diety dla radnego - nieetatowego członka Zarządu Powiatu. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Główny Specjalista Biura Rady i Zarządu Powiatu. Wniosek nr 7. Należności z tytułu diet naliczać zgodnie z Uchwałą Nr IV/34/11 z dnia 31 stycznia 2011 r. Rady Powiatu Mieleckiego w sprawie zasad wypłat diet radnym Powiatu Mieleckiego za udział w pracach organów Powiatu. Dokonywanie zakupów paliwa do samochodów służbowych z pominięciem procedur zakupu towarów wprowadzonych Zarządzeniem Starosty Powiatu Mieleckiego. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Dyrektor Wydziału Organizacyjnego. Wniosek nr 8. Zakupy paliwa do samochodów służbowych realizować zgodnie z procedurami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 18/2006 Starosty Powiatu Mieleckiego z dnia 11 maja 2006 r. w sprawie stosowania w Starostwie Powiatowym w Mielcu procedur Systemu Zarządzania Jakością. Przypadek przyjęcia do realizacji faktury z błędnie naliczoną kwotą wynagrodzenia za dostarczone tablice rejestracyjne. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Dyrektor Wydziału Komunikacji. Wniosek nr 9. Wzmocnić nadzór nad kontrolą merytoryczną faktur za otrzymane dostawy zgodnie z zobowiązująca Instrukcją obiegu dokumentów, oraz stosownie do art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). W zakresie zamówień publicznych i inwestycji Brak podpisu kierownika Zamawiającego zatwierdzającego decyzję o wyborze oferty w protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Remont drogi powiatowej nr 1 152R relacji Borowa-Czermin-Przecław w m. Trzciana i Wola Mielecka, prowadzonego przez Powiatowy Zarządu Dróg w Mielcu. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Mielcu. Wniosek nr 10. Spowodować, by protokoły z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego przez Powiatowy Zarządu Dróg w Mielcu zawierały podpis kierownika zamawiającego, zgodnie z 2 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Minis-
4 trów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). W zakresie gospodarki majątkiem gminy Niepodawanie do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz na stronie internetowej urzędu, informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajmu lub dzierżawy. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Zastępca Dyrektora Wydziału Inwestycji i Gospodarki Nieruchomościami. Wniosek nr 11. Wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę podawać do publicznej wiadomości zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t.: Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). W zakresie dotacji Nieterminowe przekazanie na konto Urzędu Gminy Radomyśl Wielki kwoty dotacji w wysokości 80.000 zł na realizację zadania pn. Zimowe utrzymanie dróg powiatowych na terenie gminy Radomyśl Wielki. Wniosek nr 12. Kwoty dotacji na Zimowe utrzymanie dróg powiatowych na terenie gminy przekazywać na konto danej gminy w terminach określonych w umowach o przekazaniu dotacji. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa dotacji celowych przekazanych na: - zadania zlecone z zakresu kultury, zaklasyfikowanych do rozdz. 92195 Pozostała działalność, zamiast do rozdz. 92105 Pozostałe zadania w zakresie kultury, - finansowanie lub dofinansowanie prac remontowych i konserwatorskich obiektów zabytkowych jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, zaklasyfikowanych w rozdz. 92195 Pozostała działalność zamiast do rozdz. 92120 Ochrona zabytków i opieka nad zabytkami. Wniosek nr 13. Dotacje celowe z budżetu, klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Nieokreślenie terminu wykorzystania dotacji w umowie Nr 6/F/2012 ze Szpitalem Powiatowym w Mielcu z dnia 27 kwietnia 2012 r. w sprawie przekazania dotacji celowej w wysokości 295.418,54 zł, przeznaczonej na sfinansowanie wkładu własnego projektu o nazwie Chcemy i możemy Ci pomóż w każdej sytuacji - budowa lądowiska dla śmigłowców sanitarnych na terenie Szpitala Powiatowego w Mielcu. Wniosek nr 14. Termin wykorzystania dotacji celowej określać w umowie o jej udzielenie zgodnie z art. 250 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
5 Zawarcie umów o udzieleniu dotacji na roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków z 3 tygodniowym opóźnieniem. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. kultury i sportu. Wniosek nr 15. Umowy o udzieleniu dotacji na roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków zawierać w terminie 4 tygodni od podjęcia przez Radę Powiatu uchwały przyznającej dotację, zgodnie z 10 pkt 1 uchwały Rady Powiatu Nr X/51/07 z dnia 29 czerwca 2007 r. w sprawie określenia zasad udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków. Nieegzekwowanie od Ośrodka Rewalidacyjno - Wychowawczego w Pniu i Niepublicznego Gimnazjum Mistrzostwa Sportowego w Mielcu terminowego składania Informacji o liczbie wychowanków, wraz z oświadczeniem o aktualności uprawnień do otrzymywania dotacji z budżetu Powiatu Mieleckiego. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą dyrektorzy Niepublicznego Gimnazjum Mistrzostwa Sportowego w Mielcu i Ośrodka Rewalidacyjno - Wychowawczego w Pniu, a z tytułu nadzoru Główny Specjalista Wydziału Finansowego w Starostwie. Wniosek nr 16. Egzekwować od niepublicznych szkół i placówek oświatowo wychowawczych obowiązek złożenia informacji o liczbie wychowanków wraz z oświadczeniem o aktualności uprawnień do otrzymywania dotacji z budżetu Powiatu Mieleckiego w terminie do 10 dnia po upływie każdego miesiąca, stosownie do 5 pkt 1 ppkt 1 Uchwały Nr XXX/259/10 Rady Powiatu z dnia 29 kwietnia 2010 r. Niewyegzekwowanie od Ośrodka Rewalidacyjno Wychowawczego w Pniu korekty rozliczenia dotacji otrzymanych w okresie 1.01.2012 do 30.06.2012 r. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi b. dyrektor Ośrodka Rewalidacyjno Wychowawczy w Pniu, a z tytułu nadzoru Główny Specjalista Wydziału Finansowego. Wniosek nr 17. Zwiększyć nadzór nad rozliczeniami dotacji dla niepublicznych szkół i placówek oświatowo wychowawczych, stosownie do art. 68 ustawy o finansach publicznych. Przedstawiając powyższe wnioski Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9, ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Powiatu w Mielcu