Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie Szczecin, ul. Światowida 77 tel. (091) , fax (091) , szczecin@rio.gov.pl Szczecin, dnia 14 maja 2007 r. WK /5/K/2007 Szanowny Pan Adam Fedorowicz Burmistrz Chojny Uprzejmie informuję Szanownego Pana, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie od dnia 16 stycznia 2007 r. do dnia 29 marca 2007 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Chojna za 2006 r. Protokół kontroli został przekazany Panu w dniu 29 marca 2007 r. Wyniki ostatniej kontroli potwierdzają wyeliminowanie części uchybień i nieprawidłowości wykazanych w protokole poprzedniej kontroli i piśmie pokontrolnym znak RIO-WK /23/K/2003 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 10 września 2003 r., lecz w dalszym ciągu występują nieprawidłowości polegające na: - stosowaniu błędnej klasyfikacji wydatków budżetowych, - nieprawidłowym rozliczaniu poleceń wyjazdów służbowych. Z ustaleń zawartych protokole kontroli wynika, że w okresie objętym kontrolą miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:

2 I. W zakresie spraw organizacyjnych budżetowych, finansowych oraz sprawozdawczości. 1. W obowiązujących Statutach jednostek organizacyjnych Gminy, tj.: Administracji Szkół i Infrastruktury Społecznej oraz Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej zawarte były upoważnienia dla Zarządu Miasta w Chojnie do odwoływania i powoływania dyrektora jednostki a winno być zgodnie z obowiązującymi przepisami, że prawo to przysługuje Burmistrzowi, czym naruszono przepisy art.26 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Ogólno-Organizacyjnego, natomiast z tytułu nadzoru Burmistrz strona 4 i 5 protokołu kontroli. 2. Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza oraz Skarbnikowi Gminy wypłacono zawyżone łącznie o 717,83 zł odsetki należne od dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2004 i 2005 roku, naliczając je odpowiednio od 14 stycznia 2004 roku i 13 stycznia 2005 roku zamiast od 1 kwietnia 2005 i 1 kwietnia 2006 roku, czym naruszono art ustawy z 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) w związku z art. 5 ust 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej i art ustawy z 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 roku, Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Referent w Wydziale Finansowo-Budżetowym, natomiast z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy str protokołu kontroli. 3. W 2006 roku pokryto koszty prowizji bankowych naliczonych za operacje przeprowadzone na rachunku ZFŚS w wysokości 103,61 ze środków Funduszu zamiast z budżetu Gminy, czym naruszono art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 roku, nr 70, poz. 335 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy str. 138 protokołu kontroli.

3 4. Stwierdzono przypadki niewłaściwego rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników: - w jednym przypadku na trzydzieści dziewięć poddanych kontroli (polecenie wyjazdu oznaczone numerem 3/2006) Burmistrz odbył podróż jeden dzień po terminie wskazanym w poleceniu wyjazdu, - w siedmiu przypadkach na trzydzieści dziewięć poddanych kontroli (polecenia wyjazdów o numerach: 21/2006, 22/2006, 23/2006, 24/2006, 36/2006, 37/2006 i 43/2006) zaniżono wysokość wypłaconych delegowanym diet na łączną kwotę 83,00 zł, czym naruszono odpowiednio 3 oraz 4 ust. 1 i 4 ust. 2 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1990, z 2005 r. Nr 186, poz. 1554, z 2006 r. Nr 227, poz. 1661), za co odpowiedzialność ponosi odpowiednio Burmistrz oraz Podinspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym str protokołu kontroli. 5. Stwierdzono przypadki niewłaściwego dokonywania zwrotu kosztów użytkowania samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych: - w dwunastu przypadkach na pięćdziesiąt jeden poddanych kontroli kwotę wypłaconych ryczałtów zawyżono łącznie o 159,55 zł, - w jednym przypadku na pięćdziesiąt jeden poddanych kontroli kwotę wypłaconego ryczałtu zaniżono o kwotę 7,13 zł, czym naruszono 4 ust 1 i 2 rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 roku, Nr 27, poz. 271) oraz 2 ust. 4 umów zawartych z poszczególnymi pracownikami mówiącego o zasadach pomniejszania wypłacanego ryczałtu, za co odpowiedzialność ponoszą poszczególni pracownicy

4 składający oświadczenia będące podstawą do wypłaty ryczałtów oraz Podinspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym, natomiast z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy strona protokołu kontroli. 6. W jednym przypadku rozliczając polecenie wyjazdu służbowego nr 22/2006 z 22 czerwca 2006 roku radnego nie wypłacono przysługującej delegowanemu ½ diety mimo, że podróż trwała ponad osiem godzin, czym naruszono 3 pkt 1 w związku z 4 ust. 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. z 2000 roku, Nr 66, poz. 800, z 2003 r. Nr 33, poz. 280), za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym, natomiast z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy strona 147 i 148 protokołu kontroli. 7. W Gminie stosowano błędną klasyfikacją wydatków budżetowych: - wydatek w wysokości ,87 zł poniesiony na zapłatę odszkodowania należnego Zakładowi Gospodarki Mieszkaniowej z tytułu nie zabezpieczenia przez Gminę lokali mieszkalnych dla najemców posiadających prawomocne wyroki eksmisyjne (nota księgowa nr 12/2006 z 19 grudnia 2006 roku, dziennik nr W060252) sklasyfikowano w 4590 Kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób fizycznych zamiast w 4600 Kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych, - wydatek w wysokości 21,27 zł poniesiony na opłacenie postoju na parkingu w Berlinie (polecenie wyjazdu nr 101/2006 z 10 sierpnia 2006 roku, dziennik nr R060170) sklasyfikowano w 4300 Zakup usług pozostałych zamiast w 4420 Podróże służbowe zagraniczne, - wydatek w wysokości 43,84 zł poniesiony na zakup leków dla osób uzależnionych (faktura VAT nr F/73/06 z dnia 15 lutego, dziennik nr R060035), sklasyfikowano w 4300 Zakup usług pozostałych zamiast w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia,

5 - wydatki w wysokości 909,87 zł poniesione w 2006 roku na pokrycie zwrotu kosztów podróży służbowych sołtysów sklasyfikowano w rozdziale 7502 Rady gmin zamiast w rozdziale Pozostała działalność, - wydatki w wysokości ,22 zł przeznaczone na pokrycie w 2006 roku diet wypłacanych sołtysom sklasyfikowano w rozdziale Rady gmin zamiast w rozdziale Pozostała działalność, czym naruszono odpowiednio 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 roku, Nr 107, poz. 726, Nr 195, poz. 1443) oraz 1 pkt 2 rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 roku i z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (odpowiednio: Dz. U. z 2004 roku, Nr 209, poz. 2132, Nr 283, poz. 2828, z 2005 r. Nr 74, poz. 652, Nr 232, poz. 1970, Nr 7, poz. 652) i (Dz. U. z 2006 roku, Nr 107, poz. 726, Nr 137, poz. 976, Nr 195, poz. 1443), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy i Zastępca Głównego Księgowego (w trzecim z wymienionych przypadków) strony , 152, 158 i 195 protokołu kontroli. 8. Stwierdzono dwa przypadki błędnego zaewidencjonowania w księgach rachunkowych wydatków, pomimo prawidłowej dekretacji wskazanej na dowodach źródłowych: - dotację w wysokości ,00 zł jaką ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Chojnie przekazano Gminie (wyciąg bankowy z 28 z 1 września 2006 roku, dziennik nr L2835) zaewidencjonowano na koncie 853-S-W-02 ( ) zamiast na koncie 853-S-W-04 ( ), - zaliczkę na wydatki Komornika Sądowego w związku z egzekucją czynszu dzierżawnego za grunt w wysokości 62,77 zł (dziennik nr

6 W dnia 2 lutego 2006 roku) zaewidencjonowano na koncie 902- S zamiast na koncie 902-S , czym naruszono przepisy art. 24 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponoszą odpowiednio Podinspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym i Zastępca Głównego Księgowego, natomiast z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy strony i 194 protokołu kontroli. 9. Członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych zamiast wynagrodzenia przyznano ryczałtową dietę za każde posiedzenie Komisji. Pominięto jednocześnie obowiązek naliczania i pobierania należnych zaliczek na podatek dochodowy, czym naruszono przepisy art. 4 1 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 147, poz z późn. zm.) i art. 41 ust. 1 w związku z art. 13 pkt 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponoszą odpowiednio Burmistrz oraz Naczelnik Wydziału Promocja, Praca strony i protokołu kontroli. 10.Stwierdzono przypadki nie wypłacania członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych należnych diet: - na liście płac sporządzonej w dniu 27 czerwca 2006 r. nie naliczono diet w łącznej wysokości 300,00 zł należnych pięciu członkom GKR- PA za udział w posiedzeniu Zespołu ds. Terapii i Rehabilitacji Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w dniu 26 kwietnia 2006 r., - dwóm spośród członków GKRPA nie naliczono diet za udział w pracach Komisji w łącznej wysokości 900,00 zł, czym naruszono 6 Uchwały NrXXXVIII/383/2005 r. Rady Miejskiej z dnia 30 listopada 2005 roku oraz Uchwały Nr II/18/2006 z dnia 5 grudnia

7 2006 roku, za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Promocja, Praca strona protokołu kontroli. 11.W latach osiągnięto dodatnie różnice w łącznej wysokości ,59 zł pomiędzy dochodami uzyskanymi z tytułu wydawania i korzystania z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych a wydatkami poniesionymi na realizację zadań określonych w gminnych programach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, których nie przeznaczono na realizację określonych w nich celów, czym naruszono przepisy art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości przeciwdziałaniu alkoholizmowi, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy i Burmistrz strona 157 protokołu kontroli. 12.Nie sporządzono w wymaganym terminie sprawozdania z wykorzystania dotacji w wysokości ,00 zł otrzymanej na realizację porozumienia zawartego w dniu 31 października 2006 roku pomiędzy Powiatem Gryfińskim a Gminą Chojna w sprawie prowadzenia spraw obejmujących zadania i kompetencje w zakresie budowy, przebudowy, utrzymania i ochrony dróg powiatowych położonych w granicach administracyjnych miasta Chojna, czym naruszono 3 ust. 4 wymienionego porozumienia, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. inwestycji w Wydziale Planowania Przestrzennego, Inwestycji, Remontów i Ochrony Środowiska strona 228 protokołu kontroli. 13.Rozliczenie trzech zaliczek na kwotę 400,00 zł, 600,00 zł i 500,00 zł nastąpiło tylko w formie potwierdzenia dowodu wpłaty do kasy, nie wypełniono na tą okoliczność druku Rozliczenie zaliczki, czym naruszono ustalenia pkt 18 rozdział XV Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej, za co odpowiedzialność ponosi Kasjerka, natomiast z tytułu nadzoru Zastępca Głównego Księgowego strona 43 i 44 protokołu kontroli. 14.W sześciu przypadkach na siedemdziesiąt pięć sprawdzonych dowodów wpłat nie dokonano dekretacji wskazującej sposób ujęcia w księgach ra-

8 chunkowych, tj. nie podano numeru konta, rozdziału i paragrafu, czym naruszono przepisy art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Głównego Księgowego Urzędu Miasta i Gminy, natomiast z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy strona 25 protokołu kontroli 15.W siedmiu przypadkach na czterdzieści dwa sprawdzonych deklaracji podatkowych podatników podatku od środków transportowych nie potwierdzono pisemnie, że dokonano czynności sprawdzających formalną poprawność składanych dokumentów oraz ich terminowe złożenie, czym naruszono przepisy art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Referent ds. wymiaru podatków od środków transportu, natomiast z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy strona 88 protokołu kontroli. 16.U podatnika o numerze identyfikacyjnym R31067 nie zachowano dwumiesięcznego terminu rozpatrzenia sprawy, dotyczącej umorzenia zobowiązania podatkowego, czym naruszono przepisy art i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz strona 96 protokołu kontroli. W wyniku działań podjętych przez Burmistrza i pracowników Urzędu Miasta i Gminy, część negatywnych ustaleń została w trakcie kontroli całkowicie lub częściowo wyeliminowana, tj.: 1. Pracownicy, którym wypłacono diety z tytułu podróży służbowych w zawyżonej wysokości zwrócili różnice pomiędzy kwotami należnymi a wypłaconymi. Pracownicy Urzędu, którym diet nie wypłacono otrzymali należne im kwoty. 2. Pracownicy, którym w zawyżonej wysokości zwrócono koszty użytkowania samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych zwrócili różnicę pomiędzy kwotami należnymi a wypłaconymi.

9 3. W dniu 27 marca pismami FB311/13/2007, FB311/14/2007 i FB311/15/2007W zwrócono się do Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Skarbnika Gminy z prośbą o zwrot różnicy pomiędzy należnymi a naliczonymi odsetkami od wypłaconych z opóźnieniem dodatkowych wynagrodzeń rocznych. W dniu 29 marca Skarbnik Gminy wpłacił w Kasie Urzędu kwotę 192,62 zł. 4. Poleceniem księgowania nr 144/724 (dziennik nr P z dnia 31 grudnia 2006 roku) prawidłowo ujęto w ewidencji wydatek w wysokości 21,27 zł poniesiony na opłacenie postoju samochodu na parkingu w Berlinie. 5. Ze środków pochodzących z budżetu Gminy zrefundowano koszty prowizji bankowych, jakie w 2007 roku pokryto ze środków zgromadzonych na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń i zaprzestano ich dalszego pokrywania ze środków Funduszu. 6. W budżecie Gminy Chojna na 2007 rok wprowadzono zmiany mające na celu prawidłową klasyfikację dokonywanych wydatków: - Zarządzeniem Nr 79/V/2007 Burmistrza z dnia 28 lutego 2007 roku w sprawie zmiany budżetu oraz zmian w budżecie Gminy na 2007 rok wprowadzono zmiany, które spowodowały, że wydatki przeznaczone na wypłatę diet i zwrot kosztów podróży sołtysów prawidłowo sklasyfikowano w rozdziale zamiast w rozdziale Podjęto działania zmierzające do przeznaczenia kwoty ,14 zł stanowiącej nadwyżkę dochodów uzyskanych z tytułu wydawania i korzystania z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych nad poniesionymi w 2006 roku wydatkami na realizację zadań określonych w Gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii. Uchwałą Nr V/47/2007 Rady Miejskiej z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie zmiany budżetu oraz wprowadzenia zmian w budżecie Gminy na 2007 rok wymienioną kwotę wydzielono i wprowadzono po stronie wydatków w dziale 851 i rozdziale W dniu 21 marca 2007 roku sporządzono sprawozdanie (pismo znak: PIO /2007) z wykorzystania dotacji otrzymanej przez Gminę Chojna

10 na realizację porozumienia zawartego 0 w dniu 31 października 2006 roku z Powiatem Gryfińskim. 9. Uchwałą Nr V/63/07 Rady Miejskiej w Chojnie zmieniono Statuty jednostek: Administracja Szkół i Infrastruktury Społecznej oraz Zakład Gospodarki Mieszkaniowej wprowadzając zapisy upoważniające Burmistrza do powoływania i odwoływania dyrektorów wymienionych jednostek. W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli oraz usprawnienia pracy Urzędu Gminy niezbędne jest podjęcie następujących działań: I. W zakresie spraw budżetowych, finansowych oraz sprawozdawczości: 1. Wypłacać dodatkowe wynagrodzenie roczne należne pracownikom Urzędu do dnia 31 marca każdego roku, a w przypadku wystąpienia opóźnień w wypłatach wymienionych wynagrodzeń odsetki naliczać zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Prawidłowo naliczać diety należne pracownikom z tytułu podróży służbowych, stosując aktualnie obowiązujące stawki diet i zasady rozliczenia czasu podróży. 3. Stosować prawidłowe zasady klasyfikacji i ewidencji wydatków budżetowych. 4. Ustalić zgodnie z obowiązującymi przepisami wynagrodzenia przysługujące członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i odprowadzać od nich zaliczki na podatek dochodowy. 5. Wprowadzić zmiany w Gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii zmierzające do zagospodarowania wydzielonej i przeznaczonej na realizację określonych w nim zadań kwoty ,14 zł. 6. Sporządzać w terminie sprawozdania z wykorzystania dotacji otrzymanych przez Gminę na realizację zawartych porozumień.

11 7. Rozliczać zaliczki zgodnie z ustaleniami zawartymi w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki finansowej. 8. Dokonywać dekretacji dowodów księgowych wskazującej sposób ujęcia w księgach rachunkowych, tj. podawania numeru konta, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej. 9. Potwierdzać w składanych deklaracjach podatkowych, że organ podatkowy dokonuje czynności sprawdzających poprawność składanych dokumentów oraz terminowość ich złożenia. 10.Przestrzegać terminu przewidzianego przepisami Ordynacji podatkowej rozpatrywania wnoszonych przez podatników spraw. Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy wyników pracy Urzędu. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia. Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich nie wykonania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie: Józef Chodarcewicz

12 2 Do wiadomości: Szanowny Pan Janusz Kowalczyk Przewodniczący Rady Miejskiej w Chojnie