PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra tel. (+48) , faks: (+48) NIP: REGON: AD-II RISS Zielona Góra,. listopada 2011 r. Pan Witold Gołdyński Dyrektor Zespołu Edukacyjnego nr 1 im. Jeana de La Fontanie a ul. Truskawkowa Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadził w terminie od 12 września 2011 r. do 20 października 2011 r. (z przerwą w dniach r. oraz w dniach 17 i r.) kontrolę kompleksową za 2010 rok oraz kontrolę w zakresie prowadzenia wydzielonego rachunku dochodów w 2011 r. w Zespole Edukacyjnym nr 1 w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Zespołem. W związku z nieprawidłowościami przedstawionymi w protokole z kontroli znak AD-II podpisanym w dniu 21 października 2011 r., przekazuję Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono następującą nieprawidłowość: Nie podano daty wprowadzenia Regulaminu pracy. W zakresie prowadzenia wydzielonego rachunku dochodów w 2011 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości: W Zespole do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym stosuje się konto 131 Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych zamiast konto 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, które służy do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym tych samorządowych jednostek budżetowych, które prowadzą działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j.: Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.), jeżeli na podstawie uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego do tego wydzielenia zostały upoważnione na podstawie art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz ul. Henryka Sienkiewicza 8a Zielona Góra

2 planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Błędnie zaewidencjonowano: fakturę VAT nr z dnia r. na kwotę 124,40 zł oraz fakturę VAT nr z dnia r. na kwotę 126,32 zł za usługi telefonii komórkowej zaewidencjonowano w koszty na koncie Wn 402 i Ma 201 z paragrafem 437 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej zamiast z paragrafem 436 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej, fakturę VAT nr FA/214/ZG07/2011 z dnia r. na kwotę 886,83 zł za usługę zewnętrzną konserwacji kserokopiarki zaewidencjonowano w koszty na koncie Wn 402 i Ma 201 z paragrafem 430 zakup usług pozostałych. Natomiast zapłatę ww faktury zaewidencjonowano na koncie Wn 201 z paragrafem 430 w kwocie 886,83 zł i koncie Ma 131 z paragrafem 430 kwota 415,69 zł, z paragrafem 436 kwota 1,92 oraz z paragrafem 421 kwota 469,22 zł, fakturę VAT nr 31/1/3/ z dnia r. na kwotę 180,93 zł za wodę dla pracowników zaewidencjonowano w koszty na koncie Wn 401 i Ma 201 z paragrafem 430 zakup usług pozostałych zamiast z paragrafem 302 wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń. Natomiast zapłatę ww faktury zaewidencjonowano na koncie Wn 201/Ma 131 z paragrafem 421. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). Błędnie ewidencjonuje się: odsetki pochodzące z oprocentowania środków własnych na wyodrębnionym rachunku bankowym ewidencjonowane są na koncie 760 Pozostałe przychody operacyjne zamiast 750 przychody finansowe, dochody z najmu i dzierżawy pomieszczeń, które nie są przychodami z działalności statutowej Zespołu ewidencjonowane są na koncie 700 sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia zamiast 760 Pozostałe przychody operacyjne. Powyższe jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861).. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: Wydatki wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S na dzień r., r., r., 2

3 Rb-34 na dzień r., są niezgodne z ewidencją księgową, co naruszało 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) Obecnie w tym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Dane wykazane w bilansie za 2010 r. są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu. Wykazanie w bilansie stanów aktywów i pasywów innych niż wynikające z ewidencji księgowej na dzień kończący rok obrotowy narusza art. 45 ust. 1 oraz art. 46 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz tekst jedn. z późn. zm.). W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono następujące nieprawidłowości: Zapisy na kontach zespołu 2 nie są ewidencjonowane wg odpowiedniej klasyfikacji budżetowej tj. dział, rozdział, paragraf, co uniemożliwia sporządzenie sprawozdań (Rb-28S) obowiązujących w Szkole. Powyższe jest niezgodne z zapisami art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i uniemożliwia sprawdzenie poprawności danych zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S z ewidencją księgową. Konto 130 nie jest prowadzone w ewidencji szczegółowej dla konta wydatków budżetowych oraz dla konta dochodów budżetowych, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). W ewidencji księgowej Zespołu nie ewidencjonuje się przypisania należności z tytułu dochodów budżetowych na stronie Wn konta 221 (w korespondencji z kontem 720) oraz wpłat należności na stronie Ma konta 221 (w korespondencji z kontem 130) z tytułu dochodów budżetowych, co było niezgodne rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: Naliczenie w koszty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. dla pracowników Zespołu zaewidencjonowano z paragrafem 401, zamiast z paragrafem 404. Powyższe było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. 3

4 w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). Zapłatę za fakturę VAT FV/337/12/2010 z dnia r. dotyczącej usługi prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej zaewidencjonowano na zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek zamiast na 4300 zakup usług pozostałych. Powyższe było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) oraz obecnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). W zakresie obrotów na rachunkach bankowych i rozrachunków stwierdzono następujące nieprawidłowości: Zapisy księgowe wyciągów bankowych, zobowiązań z całego miesiąca są księgowane pod jedną datą tj. ostatniego dnia danego miesiąca, co jest niezgodnie z art. 23 ust. 2 a) ustawy o rachunkowości. Dnia r. (WB nr 2010/160 budżet) dokonano zapłaty noty obciążeniowej nr 52/544/70Z/2010 z dnia r. za opłatę za zwłokę nieterminowej zapłaty faktury nr 52/544/57R/2009. Powyższe narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. W 2010 roku nieterminowo uregulowano zobowiązania wobec dostawcy za gaz ( r., r., r.), czego skutkiem była zapłata odsetek na kwotę 17,28 zł (WB nr 9/2011 budżet z dnia 14/01/2011). Powyższe narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Nieterminowo uregulowano zobowiązanie (WB nr 2010/230 dochody własne) wobec dostawcy za wodę źródlana dla pracowników (faktura VAT nr 30/1/3/ z dnia r.) oraz za usługi telekomunikacyjne (faktura VAT nr z dnia r.), co narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dnia r. dokonano przelewu z rachunku ZFŚS w wysokości 2.295,00 zł na podstawie dowodu księgowego (faktura VAT FAS/2/12/2010 z dnia r.) niesprawdzonego pod względem merytorycznym oraz niezatwierdzonego do wypłaty przez dyrektora Zespołu, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów wprowadzonej zarządzeniem dyrektora z dnia r. Nie przekazano w odpowiednim terminie zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc październik 2010 r. Dnia r. dokonano przelewu w wysokości ,00 zł na koto Drugiego Urzędu Skarbowego tytułem podatki za miesiąc październik 2010 r.. Termin płatności ww podatku upłynął r. Dnia r. dokonano również zapłaty odsetek od podatku r. w kwocie 41,00 zł.(wb 2010/153 budżet). Powyższe jest 4

5 niezgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 51, poz tekst jednolity z późn. zm.) Nie przelano potrąceń dokonanych z grudniowych wynagrodzeń pracowników na właściwe konta bankowe celem spłaty pracowniczych zobowiązań. W 2010 r. i 2011 r. w kilku przypadkach stwierdzono naruszenia zasady memoriału wynikającej z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: Dokonano wypłaty z kasy na podstawie dowodów księgowych nie sprawdzonych pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz niezatwierdzonych do wypłaty (RK nr ZE 1-PLN /2010 budżet, RK nr ZE 1-PLN /2010 własne dochody ), co jest niezgodne z pkt. 26 i 31 Instrukcji kasowej. We wszystkich przypadkach odbiorcy gotówki nie kwitują jej odbioru na rozchodowych dowodach kasowych (fakturach), co jest niezgodne z pkt. 33 Instrukcji kasowej. Zapisy w raporcie kasowym (RK nr ZE 1-PLN /2010 budżet) nie są dokonywane chronologicznie według dni dokonania wpłaty lub wypłaty, co jest niezgodne z pkt. 42 Instrukcji kasowej. Przy wypłacie gotówki z kasy na podstawie list płac dla pracowników społeczno użytecznych brak daty odbioru gotówki, co jest niezgodne z pkt. 33 Instrukcji kasowej. Sumy wpłat wynikające z przeliczenia kwitariuszy przychodowych (odpłatność za obiady) w danym dniu, nie są zgodne z sumą wpłat wykazaną w raporcie kasowym RK, co narusza pkt. 37 i 50 Instrukcji kasowej. Wobec powyższego w raportach kasowych wykazywano nieprawdziwy stan kasy. Dnia r. dokonano wypłaty z kasy na kwotę 418,11 zł na podstawie faktury VAT nr 1/01/2010 z dnia r., podczas gdy dnia r. stan kasy wynosił 0,00 zł. Wpłata gotówki do kasy na podstawie czeku nr nastąpiła dopiero dnia r. W zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania stwierdzono następujące nieprawidłowości: Nie prowadzi się ewidencji dla arkuszy spisu natury, dowodów wpłaty KP oraz dowodów wypłaty KW, co jest niezgodne z częścią I pkt 5, oraz częścią II pkt 4 Instrukcji druków ścisłego zarachowania, W 2010/2011 roku nie prowadzi się ewidencji dla świadectw szkolnych i giloszy, co jest niezgodne z częścią I pkt 5, oraz częścią II pkt 4 Instrukcji druków ścisłego zarachowania, Druki ścisłego zarachowania wydawane są bez pisemnego zapotrzebowania zaakceptowanego przez dyrektora, co jest niezgodne z częścią II pkt 8 Instrukcji druków ścisłego zarachowania. W kilku przypadkach brak podpisu osoby odbierającej druki ścisłego zarachowania (dotyczy czeków gotówkowych, kwitariuszy przychodowych), co jest niezgodne z częścią II pkt 7 Instrukcji druków ścisłego zarachowania. 5

6 Legitymacje szkolne wydawane są bez podpisu osoby odbierającej, co jest niezgodne z częścią II pkt 7 Instrukcji druków ścisłego zarachowania. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia stwierdzono następujące nieprawidłowości: Na stanowisko głównej księgowej w wyniku konkursu zatrudniono dnia r. panią M.B. pomimo, iż nie spełniała wymogów art. 45 ust. 2 pkt 4, obowiązującej w 2008 r., ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.), w związku z czym nie mogła pełnić funkcji głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych. Nagrody jubileuszowe wypłacono z naruszeniem 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398): pracownikowi V.L. dnia r. wypłacono nagrodę jubileuszową za 30 lat pracy z 2-tygodniowym wyprzedzeniem, pracownikowi J.B. dnia r. (WB 2010/136) wypłacono nagrodę jubileuszową za 25 lat pracy z 1,5 miesięcznym opóźnieniem. W związku z powyższym zalecam: 1. W aktach prawnych regulujących funkcjonowanie Zespołu podawać daty ich wprowadzenia i obowiązywania. 2. Do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym stosować konto 132 Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 3. Stosować klasyfikację budżetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 4. Odsetki pochodzące z oprocentowanie własnych środków na wyodrębnionym rachunku bankowym oraz dochody z najmu i dzierżawy pomieszczeń, które nie są przychodami z działalności statutowej ewidencjonować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 5. W sprawozdaniach Rb-28S oraz Rb-34S wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 6

7 6. W bilansie wykazywać stany aktywów i pasywów wynikające z ewidencji księgowej Zespołu na dzień kończący rok obrotowy zgodnie z ustawą o rachunkowości. 7. Zapisy na kontach zespołu 2 ewidencjonować wg odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, co umożliwi sporządzenie sprawozdań zgodnie z ustawą o rachunkowości. 8. Ewidencję konta 130 oraz konta 221 prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 9. Zapisy księgowe wyciągów bankowych i zobowiązań dokonywać w sposób zgodny z art. 23 ust. 2 a) ustawy o rachunkowości. 10. Zobowiązania wobec kontrahentów regulować terminowo zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 11. Przelewów dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, zatwierdzonych do wypłaty oraz opisanych zgodnie z Instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów. 12. Zaliczki na podatek dochodowy przekazywać w terminach zgodnych z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. 13. Potrącenia dokonywane z wynagrodzeń pracowników przekazywać na właściwe konta celem spłaty pracowniczych zobowiązań. 14. W ewidencji księgowej ujmować wszystkie obciążające Zespół koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 15. Wypłat z kasy dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzonych do wypłaty zgodnie z Instrukcją kasową. 16. Na rozchodowych dowodach kasowych kwitować odbiór gotówki zgodnie z Instrukcją kasową. 17. Obrót gotówkowy ewidencjonować w raporcie kasowym RK w sposób chronologiczny t.j. według dni i kolejności dokonywania wpłat i wypłaty oraz wykazywać faktyczny stan kasy zgodnie z Instrukcją kasową. 18. W księdze druków ścisłego zarachowania prowadzić ewidencję dla wszystkich druków ścisłego zarachowania zgodnie z Instrukcją druków ścisłego zarachowania. 19. Druki ścisłego zarachowania wydawać na podstawie pisemnego zapotrzebowania zaakceptowanego przez dyrektora oraz wymagać od osób pobierających druki pokwitowania odbioru druków zgodnie z Instrukcją druków ścisłego zarachowania. 20. Na stanowisku głównego księgowego zatrudnić pracownika spełniającego wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 21. Nagrody jubileuszowe wypłacać w terminach zgodnych z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. 7

8 Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 8