Pan Janusz Cedro Świętokrzyski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Kielcach

Transkrypt

1 Kielce, dnia kwietnia 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W KIELCACH Al. Tysiąclecia Państwa Polskiego KIELCE tel , tel./fax lki@nik.gov.pl P/08/140 LKI Pan Janusz Cedro Świętokrzyski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Kielcach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (DzU z 2007 r. nr 231, poz ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach przeprowadziła kontrolę w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Kielcach (WUOZ), w zakresie wykonania w 2008 r. budŝetu państwa w części 85/26 województwo świętokrzyskie. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 31 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Świętokrzyskiemu Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność WUOZ w zakresie objętym kontrolą. 1. Obowiązujące w WUOZ zasady rachunkowości nie spełniały wszystkich wymogów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Pomimo obowiązku wynikającego z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c oraz pkt 4 ustawy

2 2 o rachunkowości, zarządzenie wewnętrzne nr 10 Świętokrzyskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w sprawie wprowadzenia zasad działania programu księgowosprawozdawczego nie zawierało wskazania wersji oprogramowania, aktualnego opisu działania tego modułu księgowego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zaleŝności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a takŝe szczegółowych zasad archiwizacji ksiąg rachunkowych. Zasady rachunkowości i procedury kontroli wewnętrznej w WUOZ zostały uregulowane w szeregu zarządzeniach Świętokrzyskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków wydawanych w latach W okresie tym wprowadzono równieŝ szereg zmian dostosowujących ww. dokumenty do obowiązujących przepisów prawa i potrzeb jednostki. Wprowadzone zmiany powodują, Ŝe dokumenty tworzące zasady rachunkowości w WUOZ są mało przejrzyste i niejednolite. 2. W wyniku przeglądu analitycznego ksiąg rachunkowych, udostępnionych w postaci elektronicznej, nie stwierdzono przypadków odstępstw od zasady księgowania wszystkich zakupów na kontach rozrachunkowych. Stosowany program finansowo-księgowy nie zapewnia automatycznej kontroli poprawności i sekwencji dat w zakresie dotyczącym daty operacji i daty dekretacji oraz kontroli poprawności wprowadzanych danych. W przypadku 13 zapisów księgowych system umoŝliwiał wprowadzenie danych, pomimo zamknięcia miesiąca księgowania, a w czterech przypadkach nieterminowo wprowadzono dowody księgowe do ksiąg rachunkowych, co jednak nie miało wpływu na sprawozdawczość. Badanie w zakresie poprawności formalnej, prawidłowości kontroli wewnętrznej i dekretacji, prawidłowości ewidencji transakcji w urządzeniach księgowych wpływającej na sprawozdawczość bieŝącą i sprawozdania roczne, przeprowadzono na podstawie wybranej próby 92 dowodów o wartości 268,1 tys. zł, wylosowanych metodą monetarną spośród 583 zapisów księgowych o wartości 394 tys. zł oraz na podstawie 11 dowodów dotyczących wybranych pozycji wydatków o wartości 2,6 tys. zł. Losowania dokonano przy uŝyciu narzędzia informatycznego Pomocnik Kontrolera. Badanie wykazało w trzech przypadkach (zapisy księgowe o łącznej wartości 22,4 tys. zł) błędy formalne polegające na: nieokreśleniu rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego, braku akceptacji pod względem formalnorachunkowym oraz błędnym wskazaniu daty dokonania operacji gospodarczej.

3 3 W wyniku przeprowadzonego badania wiarygodności ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej i rocznej, NIK wydaje opinię pozytywną, natomiast w odniesieniu do badania zgodności ewidencji księgowej opinię pozytywną z zastrzeŝeniami (ocenę podwyŝszono z uwagi na niewielką liczbę błędów). Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości ponosi główna księgowa Olga Szkatuła. 2. Zrealizowane przez WUOZ dochody w wysokości 65,8 tys. pochodziły ze zwrotu, przez podmioty korzystające z dotacji budŝetowych na prace remontowo-konserwatorskie w 2007 r., podatku VAT i uzyskanych odsetek bankowych oraz zwrotu przez ZUS nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne. Dochody przekazano na rachunek dochodów budŝetu państwa w wysokości i w terminach określonych 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu państwa (DzU nr 116, poz. 784 ze zm.). 3. Plan wydatków wynoszący wg ustawy budŝetowej tys. zł został zwiększony do kwoty 1.443,8 tys. zł (12,5%). Zrealizowano wydatki w kwocie 1.435,2 tys. zł (99,4%). Ze środków rezerwy celowej (poz. 60 środki na zwiększenie wynagrodzeń i pochodnych w tym na modernizację systemu wynagrodzeń w administracji) zwiększono plan wydatków łącznie o kwotę 140,7 tys. zł. Środki z rezerwy celowej wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. NIK nie wnosi uwag do dokonanych przez Świętokrzyskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków ośmiu zmian w planie finansowym. Zgodnie z 7 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu państwa, w dniu 31 grudnia 2008 r. dokonano zwrotu niewykorzystanych środków w kwocie 8,6 tys. zł na rachunek Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach. Analiza wydatków na łączną kwotę 131 tys. zł (w 4300 Zakup usług pozostałych, 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia, 4260 Zakup energii, 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek, 4270 Zakup usług remontowych) wykazała, Ŝe wydatki zostały zrealizowane zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny. W toku realizacji analizowanych wydatków przestrzegano obowiązującej w WUOZ procedury wydatkowania środków.

4 4 W 2008 r. WUOZ realizował wydatki w kwocie 132,3 tys. zł na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 11 grudnia 2007 r. w sprawie wydatków budŝetu państwa, które w 2007 r. nie wygasają z upływem roku budŝetowego (DzU nr 241, poz. 1760). Środki te przeznaczone były na Prace remontowo-konserwatorskie w zabytkowym zespole zabudowy Archiopactwa Ojców Cystersów w Jędrzejowie. W wynikającym z ww. rozporządzenia Rady Ministrów terminie 31 marca 2008 r. wydatkowano tylko 95,6 tys. zł, gdyŝ niskie temperatury i duŝe zawilgocenie pomieszczeń po okresie zimowym nie pozwoliły na pełną realizację zamierzenia. W związku z brakiem moŝliwości wydatkowania pełnej kwoty przewidzianej na finansowanie ww. robót, WUOZ nie wnioskował do Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego o przekazanie pozostałej kwoty w wysokości 36,7 tys. zł. Niezgodnie z 7 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu państwa, stanowiącym, Ŝe dysponenci trzeciego stopnia przeznaczają otrzymane środki budŝetowe na pokrycie własnych wydatków bez prawa ich dalszego przekazywania, Świętokrzyski Wojewódzki Konserwator Zabytków (będąc dysponentem trzeciego stopnia) przekazał 27 marca 2008 r. na rachunek bankowy Archiopactwa Ojców Cystersów w Jędrzejowie środki dotacji celowej na finansowanie ww. zadania w wysokości 95,6 tys. zł. W badanym okresie Świętokrzyski Wojewódzki Konserwator Zabytków zawarł 65 umów z podmiotami spoza sektora finansów publicznych na realizację prac z zakresu ochrony zabytków na łączną kwotę 1.137,1 tys. zł. Analiza dziesięciu umów o największej wartości na kwotę 618,4 tys. zł wykazała, Ŝe zostały zachowane procedury przyznawania dotacji, wynikające z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (DzU nr 96, poz. 873 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2005 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków (DzU nr 112, poz. 940 ze zm.). Jedynie w przypadku umowy nr 38/2008 zawartej z Parafią Rzymsko-Katolicką p.w. Świętej Trójcy w Nowym Korczynie, stwierdzono dokonanie zmiany terminu zakończenia realizacji umowy w formie aneksu, który podpisano dopiero po upływie terminu wykonania zadania. Świętokrzyski Wojewódzki Konserwator Zabytków tłumaczył ten fakt przypadającymi w tym czasie dniami wolnymi od pracy. 4. Zrealizowane w 2008 r. przeciętne zatrudnienie ogółem wynoszące 25 osób było niŝsze o cztery osoby w porównaniu do limitu zatrudnienia wynoszącego 29 osób.

5 5 Wydatki na wynagrodzenia osobowe pracowników w rozdziale Wojewódzkie Urzędy Ochrony Zabytków planowane w wysokości 898 tys. zł, zostały zrealizowane w 100%. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie na jednego pełnozatrudnionego wyniosło w 2008 r zł i było wyŝsze od przeciętnego wynagrodzenia w 2007 r., wynoszącego zł, o 22%. WUOZ wywiązał się z obowiązku terminowego przekazywania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy. 5. Zobowiązania w rozdziale Wojewódzkie Urzędy Ochrony Zabytków wynosiły na koniec 2005 r. 71,4 tys. zł i dotyczyły w całości dodatkowego wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi. 6. Zgodnie z wymogami art. 26 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości przeprowadzono metodą spisu z natury inwentaryzację środków pienięŝnych w kasie, metodą potwierdzenia sald z kontrahentami stan naleŝności oraz w drodze weryfikacji inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych. 7. Dane wykazane w rocznych sprawozdaniach: Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budŝetowych, Rb-27 z wykonania planu dochodów budŝetowych, Rb-28 z wykonania planu wydatków budŝetu państwa oraz sprawozdaniach kwartalnych na koniec 2008 r.: Rb-N o stanie naleŝności jednostki budŝetowej i Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki budŝetowej, były zgodne z zapisami zawartymi na odpowiednich kontach ewidencji księgowej WUOZ. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dostosowanie obowiązujących w WUOZ zasad rachunkowości do wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit.c oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości oraz zapewnienie przejrzystości tych zasad. 2. Wyeliminowanie przypadków wprowadzania aneksów do umów po wynikającym z tych umów terminie wykonania zadania. 3. Zapewnienie naleŝytej kontroli dekretacji i ewidencji dowodów księgowych. 4. Podjęcie niezbędnych działań modernizacyjnych celem wyeliminowania z systemu finansowo-księgowego moŝliwości wprowadzania danych do zamkniętych miesięcy księgowania.

6 6 Stosownie do art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Kielcach oczekuje przedstawienia przez Pana, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonaniu wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, ma Pan prawo zgłosić do dyrektora Delegatury NIK w Kielcach umotywowane zastrzeŝenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK w sprawie zastrzeŝeń.