W czasie przeprowadzonej kontroli doraźnej gospodarki finansowej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy Bydgoszcz, dnia r. RIO/KF/4104/7/2004 Pan Wacław Duniec Kierownik Inspektoratu Edukacji i Sportu Urzędu Miasta Kowala ul. Piwna Kowal Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) oraz 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 stycznia 2000 roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych (Dz. U. Nr 3, poz. 34), Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła kontrolę doraźną w Inspektoracie Edukacji i Sportu Urzędu Miasta Kowala. W związku z kontrolą, której wyniki zawarte zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu 25 czerwca 2004 roku, Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne. Jednocześnie informuję, że kontrolę dotyczącą gospodarki finansowej jednostek oświaty Miasta Kowala przeprowadzono w Inspektoracie Edukacji i Sportu Urzędu Miasta z uwagi na prowadzoną przez Inspektorat ewidencję księgową tych jednostek a także ze względu na fakt, iż w okresie objętym kontrolą (lata ) funkcję Kierownika Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Oświaty (ZEAO) i Dyrektora Szkoły Podstawowej pełniła równocześnie ta sama osoba. W czasie przeprowadzonej kontroli doraźnej gospodarki finansowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) W zakresie prowadzenia gospodarki finansowej: pokrywanie wydatków w jednostkach oświaty w Kowalu bezpośrednio z uzyskiwanych dochodów nie utworzenie przez Dyrektora Szkoły Podstawowej jako kierownika jednostki budżetowej rachunku bankowego środków specjalnych pomimo uzyskiwania przychodów z darowizn przekazywanych na rzecz Szkoły.

2 2 Na podstawie udostępnionych inspektorom podczas kontroli dokumentów stwierdzono, że Szkoła Podstawowa w Kowalu w latach uzyskała środki finansowe w wysokości ,95 zł, które nie zostały ujęte w ewidencji księgowej Szkoły. Ustalone podczas kontroli wielkości i źródła pochodzenia tych środków przedstawiają się następująco: - najem pomieszczeń 7.905,20 zł - darowizny 1.589,45 zł - prowizja i reklama PZU 8.335,00 zł - sprzedaż materiałów 1.192,00 zł - wpływy uzyskiwane ze zbiórki podczas organizowanych tzw. Zabaw charytatywnych ,30 zł - wpłaty rodziców na wypoczynek dzieci pn. Zielona Szkoła 5.940,00 zł Kontrolujący dokonali następujących ustaleń w stosunku do wpływów uzyskiwanych przez Szkołę w latach z poszczególnych źródeł: a) Środki uzyskane z najmu pomieszczeń, z prowizji i reklamy PZU oraz ze sprzedaży materiałów w łącznej kwocie ,20 zł stanowiły na podstawie przepisów art. 3 pkt. 5 i 8 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.) dochody budżetu gminy. b) Darowizny otrzymane na rzecz Szkoły w łącznej wysokości 1589,45 zł. Zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych darowizny przekazywane w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej stanowią środki specjalne, które jednostki gromadzą na wyodrębnionych rachunkach bankowych. W związku z tym Dyrektor Szkoły Podstawowej z chwilą wpływu darowizn na rzecz Szkoły powinien utworzyć wyodrębniony rachunek bankowy środków specjalnych w celu gromadzenia wpływów z darowizn. Ustalono, że w kontrolowanym okresie tj. w latach rachunek środków specjalnych nie został utworzony w Szkole Podstawowej jak również w działającym wówczas Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Oświaty w Kowalu. Wobec tego darowizny jako dochody jednostki budżetowej zgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych podlegały odprowadzeniu do budżetu Miasta. c) Wpływy ze zbiórek organizowanych podczas zabaw charytatywnych. W latach w Szkole Podstawowej w Kowalu organizowane były zabawy charytatywne, podczas których dokonywano zbiórki środków pieniężnych na rzecz Szkoły. Z tego tytułu Dyrektorowi Szkoły przekazano środki w kwocie ,30 zł W związku z tym przekazane Dyrektorowi środki noszą znamiona darowizny. Dyrektor jako kierownik jednostki nie sporządził odpowiedniego dokumentu, w którym powinien dokonać kwalifikacji tych wpływów. Brak takiego dokumentu uniemożliwił kontrolującym ustalenie jednoznacznie charakteru tych wpływów. Niezależnie od tego w przypadku nie utworzenia środka specjalnego w szkole którego przychodem są darowizny wpływy te powinny być zgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jako dochody Szkoły odprowadzone do budżetu gminy. Inspektorzy ustalili, że dochody uzyskane przez Szkołę w latach wymienione powyżej w punktach a, b, c nie zostały odprowadzone do budżetu Miasta Kowala lecz zostały przeznaczone na sfinansowanie wydatków.

3 3 d) Wpłaty rodziców dzieci na wypoczynek pn. Zielona Szkoła nie stanowiły dochodu Szkoły Podstawowej jako jednostki budżetowej i nie podlegały odprowadzeniu do budżetu Miasta. Uzyskane przez Dyrektora Szkoły przedstawione w punktach od a do d wpływy środków finansowych przeznaczone zostały w latach na sfinansowanie niżej wymienionych rodzajów wydatków w kwocie łącznej ,50 zł w tym na: - zakup wyposażenia dla Szkoły (m. in. kamera, organy, zegar świetlny) ,29 zł - remont pomieszczeń szkolnych 8.850,00 zł - zakup materiałów dla Szkoły 1.701,39 zł - zakup art. sportowych, nagród, pucharów 2.145,14 zł - zakup artykułów spożywczych 9.816,98 zł - koszty obsługi zabaw charytatywnych 1.440,00 zł - wypłata prowizji za czynności wykonywane przy ubezpieczeniach uczniów 2.936,00 zł - wynajem autokaru i koszty biletów wstępu 3.177,97 zł - różne wydatki ,73 zł Dokonane wspomniane wyżej wydatki związane były z organizacją między innymi: zabaw charytatywnych, wycieczek szkolnych, imprez sportowych, obchodów Dnia Dziecka. Brak rozliczenia poszczególnych imprez oraz nie opisywanie dowodów źródłowych pod względem merytorycznym tj. celów na jakie zostały wydatkowane jak również nie wskazanie z jakich środków zostały sfinansowane, uniemożliwiło kontrolującym szczegółowe odniesienie się do prawidłowości wydatkowania tych środków na określone cele. W przypadku pozostałych jednostek oświaty (poza Szkołą Podstawową) ustalono, że jednostki te uzyskane dochody z prowizji PZU w kwotach: - Przedszkole Miejskie 687 zł - Gimnazjum 3035,60 zł nie odprowadziły również do budżetu Miasta lecz przeznaczyły bezpośrednio na sfinansowanie wydatków. Prowadzenie gospodarki finansowej przez jednostki oświaty w opisanym wyżej zakresie polegające na finansowaniu wydatków bezpośrednio z dochodów naruszyło podstawową zasadę gospodarki finansowej określoną w art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych zgodnie, z którą jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek jednostki samorządu terytorialnego (w tym przypadku budżetu Miasta Kowal). Jednocześnie czyn ten na podstawie przepisów art. 138 ust. 1 pkt. 10 ustawy o finansach publicznych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność za powyższe naruszenie dyscypliny finansów publicznych stosownie do przepisów art. 137 ww. ustawy ponoszą kierownicy jednostek oświaty Miasta Kowal, którzy z racji pełnionych funkcji byli dysponentami środków publicznych. 2) W zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej: nie ujęcie w ewidencji księgowej jednostek oświaty wszystkich wpływów środków pieniężnych oraz wydatków nieprawidłowe udokumentowanie operacji przyjęcia i wydatkowania środków pieniężnych w Szkole Podstawowej

4 4 Zgodnie z tym co przedstawiono powyżej Szkoła Podstawowa w Kowalu uzyskała w latach środki finansowe w łącznej wysokości ,95 zł Zgromadzone środki nie były odprowadzane na rachunek bankowy lecz przechowywane w gotówce przez Dyrektora Szkoły, z których następnie finansowane były wydatki. Zarówno wpływy jak i wydatki nie były ujmowane w ewidencji księgowej Szkoły prowadzonej przez Zespół Ekonomiczno Administracyjny Oświaty w Kowalu. Nie objęcie ewidencją księgową wszystkich wpływów środków finansowych i dokonywanych wydatków narusza przepisy określone w art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Z treści art. 20 ust. 1 ustawy wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Natomiast przepisy art. 24 ust. 1 i 2 ustawy nakładają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny tj. odzwierciedlający stan rzeczywisty. Na potwierdzenie przyjmowanych wpłat oraz dokonywanych wydatków Dyrektor Szkoły przedłożył dowody źródłowe, których kopie dołączono do zestawień stanowiących załączniki nr do protokółu kontroli. Odnosząc się do sprawy prawidłowości dokumentowania operacji wpłat i wydatków środków finansowych dokonano oceny dowodów źródłowych pod względem spełniania wymagań dla dowodów księgowych określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości. Ustalono, że na ogólną kwotę poniesionych w latach wydatków Szkoły nie objętych ewidencją księgową w łącznej kwocie ,50 zł, wydatki w wysokości ,70 zł udokumentowane były dowodami źródłowymi spełniającymi wymogi przepisów ustawy o rachunkowości, natomiast poniesione wydatki w kwocie ,80 zł takich wymogów nie spełniały. Stwierdzono, że wydatki w kwocie ,80 zł udokumentowane zostały nieprawidłowo tj. paragonami, pokwitowaniami odbioru gotówki oraz sporządzonymi odręcznie notatkami. Wymienione dokumenty nie spełniają wymagań określonych w ustawie o rachunkowości dla dowodów księgowych, ponieważ nie zawierały takich danych jak: nazwa i adres odbiorcy, nazwa i adres wystawcy, opis i data operacji. W zakresie udokumentowania wpływów gotówki ustalono, że pokwitowania przyjęcia wpłat wydawane były na drukach KP Kasa przyjmie, które nie stanowiły druków ścisłego zarachowania stosowanych w jednostce. Zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami w tym zakresie określonymi w przepisach wewnętrznych Instrukcji obiegu dokumentów - druki KP winny być objęte ewidencją w księdze druków ścisłego zarachowania, która to ewidencja umożliwia rozliczenie pobranych i wykorzystanych druków. Na podstawie wykorzystanych druków ścisłego zarachowania KP następuje rozliczenie osób przyjmujących wpłaty z zainkasowanych kwot środków pieniężnych. Odpowiedzialność za wskazane powyżej nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi Pan Piotr Zbonikowski, który nie przekazał do księgowości ZEAO odpowiednich dokumentów w celu ujęcia ich w ewidencji księgowej. Stwierdzono ponadto, że dochody z prowizji PZU uzyskane przez Przedszkole Miejskie i Gimnazjum oraz sfinansowane z tych dochodów wydatki również nie były ujęte w ewidencji księgowej wymienionych jednostek. Odpowiedzialność za brak ewidencji w powyższym zakresie ponoszą dyrektorzy tych jednostek.

5 5 Ponadto w Inspektoracie Edukacji i Sportu jako jednostce budżetowej stwierdzono nieprawidłowości polegające na: - wypłacaniu wynagrodzenia dla kierownika Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Oświaty w formie dodatku funkcyjnego Dyrektora Szkoły Podstawowej i zaliczenie go niewłaściwie do wydatków szkoły zamiast do wydatków ZEAO (str. 23 protokółu). - wypłacaniu dodatków: funkcyjnego i motywacyjnego dyrektorom jednostek oświatowych bez decyzji pracodawcy tj. Burmistrza Miasta Kowala (str. 21, 22, 24, 25 protokółu). Przedstawiając stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości po uwzględnieniu wyjaśnień z dnia 28 czerwca 2004 r. złożonych do protokółu kontroli Nr RIO/KF/7/2004, mając na uwadze fakt, że większość nieprawidłowości dotyczy jednostek oświaty, proszę Pana Kierownika o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości stwierdzonych w Inspektoracie nie usuniętych do dnia zakończenia kontroli oraz uniknięcie powstania ich w przyszłości, poprzez wypłacanie dyrektorom jednostek oświaty dodatków funkcyjnych i motywacyjnych na podstawie i w wysokości zgodnej z decyzją pracodawcy Burmistrza Miasta Kowala. Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia. Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych od niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie 14 dni. Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Ponadto informuję, że do Burmistrza Miasta Kowala wysłana została kopia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy mgr Włodzimierz Bartkowiak Do wiadomości: Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, Zespół we Włocławku