Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego projektu kreacji (z wykorzystaniem materiałów opracowanych i dostarczonych przez Zamawiającego wykaz materiałów w pkt 11) oraz przeprowadzenie na jego podstawie informacyjnej kampanii społecznej o zasięgu ogólnopolskim, skierowanej do Honorowych Dawców Krwi i potencjalnych nowych kandydatów na Honorowych Dawców Krwi. Kampania ma obejmować swoim zasięgiem terytorium Polski poprzez realizację różnego rodzaju działań promujących, na zasadach wskazanych w niniejszej OPZ. Krwiodawstwo - jest to akcja społeczna mająca na celu pozyskiwanie krwi od osób zdrowych na rzecz osób wymagających transfuzji krwi (np. podczas operacji chirurgicznej). Krwiodawstwo można również definiować jako ratowanie życia anonimowych chorych i ofiar wypadków. Krew i jej składniki podawane są głównie osobom, które utraciły swoją własną krew w wyniku wypadku albo zabiegu operacyjnego, osobom z zaburzeniami krzepnięcia, po oparzeniach i urazach, a także pacjentom z chorobami rozrostowymi i nowotworami, w trakcie i po chemioterapii. 1. Powody przeprowadzenia kampanii: Niedobory krwi i jej składników występują okresowo w ciągu całego roku, ale najdłużej utrzymują się w okresie wakacyjnym i dotyczą całej Polski. Jedną z przyczyn niedoborów krwi jest rozkład procentowy w poszczególnych grupach krwi. Ponadto, w okresie wakacyjnym krwiodawcy często przebywają na urlopach, brak jest możliwości zorganizowania akcji krwi w szkołach i na uczelniach, zwiększa się liczba wypadków w związku z przemieszczaniem się ludzi, a to wszystko nie sprzyja utrzymaniu stabilnej sytuacji w krwiodawstwie. Centra krwiodawstwa zawsze zabezpieczają przypadki nagłe, ale są niejednokrotnie zmuszone do ograniczania wydawania krwi do planowanych zabiegów operacyjnych i niektórych przypadków nie wymagających natychmiastowego przetoczenia. Przy wykonywaniu skomplikowanych operacji zużywa się czasami nawet kilka litrów krwi, a jeden dawca może oddać tylko 450 ml krwi pełnej. W roku 2013 krew oddało honorowo 576 780 dawców, co pozwoliło na pobranie 1 175 270 donacji krwi pełnej. Postęp medycyny i możliwość przeprowadzenia bardzo skomplikowanych operacji, szczególnie przeszczepień, do których wykorzystuje się duże ilości krwi, a także aktualna sytuacja demograficzna (społeczeństwo starzeje się, a więc następuje wzrost ilości hospitalizacji), powoduje wzrost zapotrzebowania na krew niewspółmierny ze wzrostem liczby honorowych dawców i oddawanej przez nich krwi. Problem: 1. Brak świadomości społeczeństwa, jakie są skutki niedoboru krwi. 2. Brak świadomości tego, że transfuzji krwi niczym nie można zastąpić i od tego zależy ludzkie życie i zdrowie. 1
3. Wzrastające zapotrzebowanie na krew i jej składniki w związku z postępem medycyny, starzenie się społeczeństwa. 4. Niedostateczne poinformowanie społeczeństwa w zakresie bezpieczeństwa procesu pobierania krwi. 5. Niedostateczna świadomość społeczeństwa w zakresie istoty i bezpieczeństwa krwi pobieranej od regularnych dawców krwi. 6. Niedostateczna świadomość społeczeństwa w zakresie braku możliwości uzależnienia przetoczenia krwi pacjentowi, od oddania na jego rzecz krwi przez rodzinę i przyjaciół. 7. Niedostateczna świadomość społeczeństwa w zakresie przyczyn funkcjonowania honorowego krwiodawstwa i przyczyn braku gratyfikacji finansowej z tego tytułu (bezpieczeństwo zarówno dawcy jak i biorcy). 2. Zarys dotychczas przeprowadzonych działań z zakresu propagowania honorowego krwiodawstwa np.: Opracowanie hasła kampanii Twoja krew Moje życie. Opracowanie logotypów kampanii społecznej. Opracowanie i emisja spotów telewizyjnych. Opracowanie i emisja spotów radiowych. Opracowanie materiałów poligraficznych (plakat ogólny, plakat akcyjny, ulotka, broszura, roll-up). Opracowanie strony internetowej www.twojakrew.pl, forum dyskusyjnego, stworzenie profilu na facebooku,. Publikacje (prasa, internet). Wywiady z autorytetami w dziedzinie krwiodawstwa (telewizja, radio, internet). Ekspozycja plakatów w metrze. Kampania typu city light. Opracowanie scenariuszy lekcji edukacyjnych dla młodzieży szkół ponadgimnazjalnych wraz z filmem promującym honorowe krwiodawstwo. Konferencja prasowa. Badania opinii publicznej - Postawy wobec honorowego oddawania krwi. Charytatywny mecz piłki nożnej. Gadżety promujące honorowe krwiodawstwo. 3. Czas trwania kampanii: Zamawiający przewiduje początek kampanii w czerwcu 2014 r., jednak nie później niż w terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy. Zamawiający przewiduje podpisanie umowy w czerwcu 2014 r. Kampania obejmie okres od podpisania Umowy do 30 listopada 2014 r. Kampania mediowa w radiu i internecie oraz prasie zostanie przeprowadzona w okresie od czerwca 2014 roku do 30 września 2014 roku. Zamawiający przewiduje koniec kampanii w dniach 26 lub 27 listopada 2014 r. W jednym z tych dni musi zostać przeprowadzona konferencja prasowa podsumowująca kampanię. Finalne rozliczenie kampanii z Zamawiającym, musi nastąpić nie później niż 10 grudnia 2014 r. 2
Przed rozpoczęciem kampanii, Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zobowiązany będzie do przedłożenia szczegółowego planu kampanii, ww. dokumenty muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego (NCK). Ponadto poszczególne działania w ramach kampanii muszą być akceptowane przez Zamawiającego. W ciągu 2 tygodni od zakończenia kampanii Wykonawca przedstawi całościowy raport z przeprowadzonej kampanii w wersji papierowej i elektronicznej. 4. Zasięg kampanii: Kampania ma mieć zasięg ogólnopolski z uwzględnieniem możliwości zaimplementowania jej w 23 centrach krwiodawstwa. W kampanii społecznej należy zastosować zróżnicowane formy dotarcia do grup docelowych oraz ludności z obszarów miejskich i wiejskich. 5. Odbiorcy kampanii: Grupą docelową są: Osoby, które mogą oddawać krew [1] i powinny zostać wyedukowana w zakresie krwiodawstwa. PROFIL DAWCY Grupa 1 Grupa 2 Grupa 3 18-24 25-44 45-64 kobieta mężczyzna kobieta mężczyzna kobieta mężczyzna 89 369 167 061 67 020 217 156 12 508 55 319 256 430 284 176 67 827 42,15% 46,71% 11,15% 6. Cel kampanii: 1) Podniesienie wiedzy społeczeństwa polskiego w zakresie krwiodawstwa. 2) Edukacja młodzieży, przyszłych dawców krwi na temat honorowego oddawania krwi. 3) Wzrost liczby dawców krwi pełnej. [1] Kto może oddać krew - odpowiada wymaganiom zdrowotnym pozwalającym na ustalenie na podstawie badań lekarskich i badań laboratoryjnych, że każdorazowe pobranie krwi nie spowoduje ujemnych skutków dla jego stanu zdrowia lub stanu zdrowia przyszłego biorcy w szczególności na skutek występowania przeciwwskazań stałych lub czasowych do pobrania krwi; - przedstawi dokument tożsamości ze zdjęciem, adresem zamieszkania oraz numerem PESEL (np. dowód osobisty, prawo jazdy, paszport, legitymację szkolną lub studencką, książeczkę ubezpieczeniową), natomiast w przypadku obcokrajowców odpowiednik PESEL bądź identyfikator dokumentu; - posługuje się językiem polskim w mowie i piśmie w stopniu umożliwiający, bez udziału osób trzecich, zrozumienie treści kwestionariusza oraz samodzielne udzielenie odpowiedzi podczas wywiadu lekarskiego, ponadto jej dane, jeżeli są dostępne, powinny znajdować się w centralnym rejestrze mieszkańców Polski; - jest w wieku od 18 do 65 lat osoba powyżej 65 roku życia może oddać krew po corocznym uzyskaniu zgody lekarza w centrum krwiodawstwa, dawca pierwszorazowy po 60 roku życia może oddać krew po uzyskaniu zgody lekarza rodzinnego; - waży powyżej 50 kg; - przeszła pozytywnie badanie lekarskie poprzedzające pobranie krwi od kandydata na dawcę krwi lub od dawcy krwi, obejmujące: wywiad medyczny oraz skrócone badanie przedmiotowe. 3
4) Poprzez pozytywny przekaz kampanii - przełamanie negatywnych stereotypów na temat krwiodawstwa. Podczas planowania kampanii Wykonawca musi przyjąć następujące zasady komunikowania: wiarygodność informacji, praktyczność, przystępność, łatwość identyfikacji. Działania skierowane do grup docelowych muszą mieć formę ogólnych, przystępnych w treści komunikatów, nastawionych na realizację celów wskazanych powyżej. Zamawiający oczekuje przygotowania i realizacji kampanii społecznej, która w kompleksowy, wielokanałowy, spójny i atrakcyjny sposób zwiększy świadomość w grupach docelowych na temat honorowego krwiodawstwa. Kampania musi uwzględnić profil dawcy określony w pkt 5. Ponadto w ciekawy, niebanalny, efektowny, przyciągający uwagę sposób pokaże, że honorowe oddawanie krwi to wielki zaszczyt. Krwiodawcy bezinteresownie ofiarowują cząstkę siebie, aby uratować zdrowie i życie drugiemu człowiekowi. Dodatkowo należy poprzez pozytywny przekaz kampanii przełamać negatywne stereotypy na temat krwiodawstwa. 7. Oczekiwania wobec przekazu (cechy, elementy pożądane): 1) język przekazu - zrozumiały, prosty, jednoznaczny, 2) tonacja radosna, pozytywna, 3) wyraz - przedstawiający pozytywne wzorce. 8. Ograniczenia przekazu (elementy niepożądane/czego nie chcemy): 1) kampania nie powinna zawierać elementów lub treści prowokujących, dosadnych lub szokujących, kłócących się z powagą instytucji publicznych, obraźliwych, 2) przekaz nie powinien ograniczać się do jednej grupy docelowej, powinien być kompleksowy i wykorzystywać różnorodne narzędzia i formy przekazu. 9. Kanały i miejsca dotarcia do adresatów kampanii: Kampania prowadzona będzie za pomocą następujących kanałów dotarcia: telewizja, radio, internet, prasa, ulotki, eventy regionalne, ogólnopolski quiz edukacyjny (internet), działania niestandardowe, gadżety. 10.Wymagania wobec projektu: a) Główne myśli przekazu: 1) Honorowe oddawanie krwi to wielki zaszczyt. Krwiodawcy bezinteresownie ofiarowują cząstkę siebie, aby uratować zdrowie i życie drugiemu człowiekowi. 2) Oddawanie krwi jest bezpieczne. Przy pobieraniu krwi wykorzystywany jest tylko sprzęt jednorazowego użytku. 3) Przed oddaniem krwi przeprowadzane są badania lekarskie i laboratoryjne, na podstawie których lekarz ustala, że każdorazowe pobranie krwi nie spowoduje ujemnych skutków dla stanu zdrowia dawcy lub stanu zdrowia przyszłego biorcy w szczególności na skutek występowania przeciwwskazań stałych lub czasowych do oddania krwi. 4) Wszystkie grupy krwi są pożądane. 5) Krew może oddać również osoba, która nie zna swojej grupy krwi. 6) Bez znaczenia na miejsce urodzenia, jeśli jesteś zdrowy możesz zostać Dawcą. 4
7) Dawca wielokrotny to osoba, której stan zdrowia jest regularnie kontrolowany. 8) Młodzież dojrzała społecznie - oddaje krew. 11. Zamawiający w trakcie realizacji umowy udostępnia na stronie internetowej www.twojakrew.pl oraz w siedzibie Narodowego Centrum Krwi, przy ul. Miodowej 1, 00-080 w Warszawie, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu następujące materiały: 1) Spot radiowy z licencją do 30.11.2014 r. w wersji 15 sek. i 30 sek., 2) Film edukacyjny promujący honorowe krwiodawstwo (film w wersji HD 9 min. 07 sek., wersja krótka HD 58 sek., wersja internetowa obu filmów format 1280x720), 3) Logotyp i hasło kampanii, logo NCK, logotypy centrów krwiodawstwa i krwiolecznictwa. 12. Zakres zadań Wykonawcy: 1) Przygotowanie strategii mediowej: Strategia mediowa musi opierać się o wykorzystanie minimum następujących mediów: radio, prasa, ulotka (w formie komiksu), film edukacyjny promujący honorowe krwiodawstwo. Oczekiwane jest, aby kampania obejmowała również działania niestandardowe. W ramach opracowanej strategii mediowej Zamawiający oczekuje od Wykonawcy: a) Przedstawiania opisu koncepcji przeprowadzenia kampanii i jej założeń medialnych, w tym: analiz mediowych (baza analityczna do strategii mediowej); ustalenie podziału budżetu oraz doboru nośników w tym zaproponowania działań niestandardowych; b) harmonogramu działań mediowych w podziale na tygodnie z uzasadnieniem, oraz z uwzględnieniem formatów opisanych w OPZ i innych rekomendowanych przez Wykonawcę; c) podanie parametrów kampanii (zasięg całkowity, zasięg efektywny dla poszczególnych nośników, częstotliwość średnia i efektywna kampanii lub poszczególnych jej etapów oraz w podziale na tygodnie oraz miesiące dla: - radio zasięg całkowity, - prasa zasięg całkowity, - internet zasięg całkowity, - działania niestandardowe. Priorytetem w doborze nośników w kampanii musi być optymalizacja zasięgu efektywnego kampanii w grupie docelowej oraz kosztów jej osiągnięcia. Należy również wziąć pod uwagę dopasowanie kontekstowe nośników oraz dopasowanie mediów do grupy docelowej. Założenia, uzasadnienia i opisy rekomendowanych rozwiązań powinny wynikać z przytoczonych wniosków, będących efektem zastosowania narzędzi analitycznych, z których korzystał Wykonawca. 2) Kampania w prasie: Kampania w prasie musi charakteryzować się: a) Zasięgiem ogólnopolskim, a w uzasadnionych przypadkach zasięgiem regionalnym; b) Kampania w prasie w szczególności musi być skierowana do osób, które mogą oddawać krew oraz do młodzieży, która powinna zostać wyedukowana w zakresie honorowego krwiodawstwa. Tym samym kampania w prasie powinna zawierać, co najmniej 8 5
publikacji i min. 16 reklam w prasie ogólnopolskiej, przygotowanych przez Wykonawcę na temat honorowego krwiodawstwa, obejmujących tematykę w pkt 1 i 6 oraz co najmniej po 1 publikacji w prasie regionalnej w każdym mieście, w którym znajduje się siedziba RCKiK publikacje muszą być skierowane do grupy docelowej krwiodawców, potencjalnych krwiodawców, młodzieży na temat honorowego krwiodawstwa. c) Kampania w prasie musi zawierać publikacje prasowe w formie np. wywiadów z ekspertem w dziedzinie krwiodawstwa, tekstów redakcyjnych na temat honorowego krwiodawstwa, zalet i wartości z powodu bycia Krwiodawcą. Każda publikacja musi zawierać minimum 500 słów oraz logo kampanii wraz z adresem strony internetowej. d) Publikacje w prasie ogólnopolskiej muszą być zamieszczone w min. 8 z następujących tytułach prasowych: Rzeczypospolita, Gazeta Wyborcza, Fakt, Super Express, Claudia, Newsweek, Logo, Men s Health, Tele Tydzień, Wprost, Angora, Polityka, Focus, Twój Styl, Wysokie Obcasy Extra. e) Wszystkie publikacje powinny być dostępne również online w ogólnodostępnej części wydania gazety, dostępnej dla wszystkich. f) Reklamy powinny zostać opublikowane w minimum 8 z następujących tytułów: Rzeczypospolita, Gazeta Wyborcza, Fakt, Super Express, Claudia, Newsweek, Logo, Men s Health, Tele Tydzień, Wprost, Angora, Polityka, Focus, Twój Styl, Wysokie Obcasy Extra. W reklamie muszą być zamieszczone co najmniej: logo ogólnopolskiej kampanii społecznej Twoja krew Moje życie, adres strony internetowej www.twojakrew.pl. Format reklamy: gazety ogólnopolskie tygodniki telewizyjne, reklama na 1/4 strony gazety lokalne tygodniki, dzienniki, reklama 1/4 strony Zamawiający dopuszcza, aby reklamy ukazywały się w dodatku lub wkładce regionalnej do dziennika ogólnopolskiego, jednak w takim przypadku wydanie rozszerzone musi być dostępne na terenie całego województwa. 3) Kampania w internecie: Kampania w internecie musi charakteryzować się: a) Zasięgiem ogólnopolskim oraz zasięgiem regionalnym; b) Kampania w internecie w szczególności musi być skierowana do młodzieży oraz potencjalnych dawców krwi c) Kampania w internecie musi zawierać publikacje w formie np. porad na temat krwiodawstwa w celu przełamywania barier i mitów funkcjonujących w społeczeństwie, czatów z ekspertem w dziedzinie krwiodawstwa, wywiadów z autorytetem z dziedziny krwiodawstwa i krwiolecznictwa, wypowiedzi dawców, biorców krwi. d) Informacje w internecie muszą być zamieszczone w co najmniej 2 z następujących portali: www.interia.pl, www.o2.pl, www.wp.pl, www.onet.pl. e) Banner internetowy. W ofercie należy przedstawić wstępny projekt banneru (opcjonalnie w formie opisowej) oraz przedstawić propozycje portali, na których zostanie umieszczony banner, formaty bannerów muszą być odpowiednie do wymogów przeprowadzanej akcji bannerowej. Wykonawca ma także obowiązek dostosowania formatów na życzenie Zamawiającego i/lub wskazanego przez Zamawiającego podmiotu w dowolnym momencie w czasie trwania działań promocyjnych. Banner internetowy musi być 6
zamieszczony co najmniej na 2 z następujących portali internetowych: www.interia.pl, www.o2.pl, www.wp.pl, www.onet.pl. Liczba odsłon bannera internetowego min. 10 000 na portalach, o których mowa powyżej. f) Strona internetowa Wykonawca musi opracować co najmniej 16 materiałów informacyjnych z eventów wraz z materiałem zdjęciowym, co najmniej 5 zdjęć. Materiały wraz ze zdjęciami zostaną zamieszczone na stronie internetowej NCK, www.twojakrew.pl, 21 Regionalnych Centrów Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa, Instytutu Hematologii i Transfuzjologii w Warszawie, itp. Każda publikacja musi zawierać minimum 200 słów oraz logo kampanii wraz z adresem strony internetowej. g) Pozycjonowanie strony internetowej w największych wyszukiwarkach internetowych. W ofercie należy przedstawić wstępny opis pozycjonowania strony www.twojakrew.pl w największych wyszukiwarkach internetowych do min. 10 pierwszych wyników wyświetlanych przez roboty internetowe. Optymalizacja strony dla wyszukiwarek winna opierać się o: dostosowanie strony do standardów W3C (HTML 5). umieszczenie lub rozmieszczenie słów kluczowych w istniejących tekstach lub tworzenie nowych (SEO copywriting). dobór adekwatnych nagłówków i treści. ustawienie tekstu alternatywnego dla elementów graficznych oraz innych obiektów. nadzór nad procesem pozycjonowania przez 6 miesięcy od optymalizacji strony internetowej. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia cyklicznych raportów wdrożonych usprawnień. 4) Kampania w telewizji Wykonawca przeprowadzi min. 3 audycje w następujących programach telewizyjnych np. Pytanie na śniadanie, Kawa czy herbata, Dzień dobry TVN, Nowy Dzień w Polsat News. 5) Konferencja prasowa: 1. Wykonawca obowiązany jest do przeprowadzenia 2 konferencji prasowych ogólnopolskiej kampanii społecznej Twoja krew Moje życie. Jednej konferencji inaugurującej rozpoczęcie kampanii oraz jednej konferencji podsumowującej przeprowadzoną kampanię społeczną. Konferencje prasowe muszą zostać zorganizowane w jednym z następujących miejsc: Centrum Prasowym PAP, ul. Bracka 6/8 w Warszawie lub Centrum Prasowym, Domu Dziennikarza przy ul. Foksal 3/5 w Warszawie, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Wykonawca zapewni osobę prowadzącą konferencję, salę konferencyjną na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym, zapewni usługę cateringową i kelnerską oraz zapewni salę wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług, zaprojektuje, wykona, skompletuje i dostarczy dla uczestników konferencji materiały informacyjno promocyjnych (pakietu konferencyjnego). Wykonawca zobowiązany jest do opracowania projektu w wersji elektronicznej wraz z agendą, zapewnienia kopert i umieszczenia w nich zaproszeń, oraz wysyłki 7
zatwierdzonych przez Zamawiającego zaproszeń wraz z agendą oraz drogą elektroniczną. Za rejestrację zgłoszeń odpowiada Wykonawca. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykonał co najmniej dwa roll-upy z logotypem kampanii i adresem strony internetowej, które zostaną wykorzystane podczas konferencji prasowych. Opis: Sala konferencyjna w dniu konferencji w godz. 10.00 14.30 dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 50 osób: Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali konferencyjnej: na podwyższeniu: stół prezydialny, miejsca siedzące dla 5 osób - w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, na stole - woda mineralna, miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników, klimatyzacja, rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie 3 mikrofony bezprzewodowe ustawione na stole prezydialnym, 2 mikrofony bezprzewodowe, sprzęt do nagrania audio przebiegu konferencji na płytach CD. Wykonawca nagra i przekaże Zamawiającemu nagranie na płytach CD (23 kopie nagrania i przekaże je 21 RCKiK) po zakończeniu spotkania, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji, zapewnienie miejsca na rozłożenie banerów, stojaków i materiałów promocyjnych. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposażeniem w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników spotkania w dniu konferencji. Inne: zapewnienie obsługi technicznej podczas konferencji oraz co najmniej godzinę przed konferencją. Ponadto Wykonawca obwiązany jest do zapewnienia usługi cateringowej po zakończonej konferencji prasowej szczegółowy skład menu na konferencję będzie ustalany z Zamawiającym. Zamawiający dopuszcza modyfikację menu. Wymagania Zamawiającego: Bufet kawowy: Wykonawca zapewni dla 1 uczestnika co najmniej: 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę herbaty (do wyboru spośród minimum 2 rodzajów herbat w torebkach), wybór ciasteczek (co najmniej 3 rodzaje w ilości 3 sztuki/os.), kanapki mieszane po 3 szt./os. (w tym jedna jarska), wodę gazowaną (w ilości co najmniej 0,33 l/os.) i niegazowaną ( w ilości co najmniej 0.33 l/os.), 0,33 l/os. soku owocowego, do wyboru co najmniej 3 rodzaje, śmietankę do kawy, cukier, słodzik, cytrynę, serwetki, owoce (co najmniej 3 rodzaje owoców, w ilości co najmniej 50 g/os.). Ponadto Wykonawca zapewni: na stole prezydialnym wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l/os. wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę 8
i uzupełnianie w trakcie konferencji; wszystkie naczynia do posiłków szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku; wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe, stoły prostokątne; obsługę kelnerską wszystkich posiłków. Recepcja: ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, wydawanie materiałów promocyjnych; udzielanie informacji dotyczących spraw organizacyjnych konferencji; potwierdzanie delegacji służbowych uczestników spotkania. Wykonawca zapewni personel do obsługi recepcji - min. 2 osoby. Lista obecności: Wykonawca zobowiązany jest przygotować na konferencję listę obecności i zebrać podpisy uczestników konferencji. Lista powinna zawierać informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwę jednostki, e-mail, telefon, potwierdzenie odbioru materiałów promocyjnych, miejsce na własnoręczny podpis. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wstępny scenariusz przeprowadzenia konferencji prasowej. 6) Edukacyjne audycje radiowe z wykorzystaniem autorytetów w dziedzinie krwiodawstwa i krwiolecznictwa. Wykonawca przedstawi w ofercie wstępny projekt/projekty opisu audycji radiowych wraz ze wskazaniem pozyskania mediów. Audycje radiowe powinny dotyczyć tematów z zakresu krwiodawstwa i krwiolecznictwa. Wymagane jest, aby w audycjach radiowych brali udział m.in. Dyrektor Narodowego Centrum Krwi, Konsultant Krajowy w dziedzinie Transfuzjologii Klinicznej, Konsultant Krajowy ds. Chorób Zakaźnych, Krwiodawca, Biorca krwi bądź jej składników. Wykonawca obowiązany jest do przygotowania i wyemitowania minimum 20 audycji radiowych w następujących stacjach radiowych o zasięgu ogólnopolskim oraz ponadregionalnym, co najmniej w dwóch z następujących: Polskie Radio, RMF FM i Radio Zet, ESKA Rock, Radio PIN, TOK FM Pierwsze Radio Informacyjne. Ponadto po każdej audycji radiowej musi zostać przeprowadzony konkurs radiowy w celu wzmocnienia i utrwalenia przekazu audycji. Konkurs radiowy powinien polegać na udzieleniu prawidłowej odpowiedzi po zakończeniu audycji radiowej. Dla pierwszej osoby, która udzieli prawidłowej odpowiedzi zostanie przekazany drobny gadżet z logotypami ogólnopolskiej kampanii społecznej Twoja krew Moje życie. 7) Wykonawca zobowiązany jest zorganizować uczestnictwo w ramach ogólnopolskiej kampanii społecznej Twoja krew Moje życie conajmniej po 1 evencie w miastach, w których znajdują się siedziby RCKiK, związanym z honorowym krwiodawstwem w okresie wakacyjnym, tj. lipiec i sierpień 2014 r. Wykonawca przedstawi szczegółowy plan uczestnictwa w ww. 21 regionalnych wydarzeniach (przeprowadzonych przy współpracy z 21 Regionalnymi Centrami Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa). W przedstawionej ofercie muszą zostać zawarte następujące wytyczne: Cel strategiczny: budowa/wzmocnienie świadomości honorowego krwiodawstwa wśród społeczności, dotarcie do bezpośrednich grup docelowych. Ponadto w koncepcji eventu powinny zostać uwzględnione: 9
a) Akcja pobierania krwi z personelem obsługującym pobieranie krwi i sprzętem udostępnionym bezpłatnie przez Centra Krwiodawstwa b) Konkursy dla dzieci, młodzieży i dorosłych, pt.: ABC Honorowego Krwiodawstwa. c) Gadżety nagrody dla uczestników zabawy ABC Honorowego Krwiodawstwa. d) Wykorzystanie ulotek. e) Pokazy z udzielania pierwszej pomocy. 8) Quizy edukacyjne promujące honorowe krwiodawstwo (radio, internet). W ofercie należy przedstawić wstępny projekt/projekty quizu edukacyjnego. Zamawiający wymaga, aby zostały wykonane quizy edukacyjne na temat honorowego krwiodawstwa co najmniej w 3 z następujących mediów: - stacje radiowe: Polskie Radio, RMF FM, TOK FM, Złote Przeboje, Radio ZET, Radio ESKA. - internet - www.interia.pl,www.o2.pl, www.wp.pl, www.onet.pl. Każdy quiz musi zawierać min. 5 pytań oraz grafikę projektu w przypadku quizu internetowego. 9) Reklama - ekspozycja honorowego krwiodawstwa w miastach, w których główne siedziby ma 21 RCKiK. Ekspozycja powinna być przeprowadzona co najmniej w środkach komunikacji miejskiej, w metrze, w kinach (plakaty). W ofercie należy przedstawić wstępną propozycję ekspozycji wizualnej honorowego krwiodawstwa. Reklama zostanie przeprowadzona co najmniej w miesiącach lipiec i sierpień 2014r. Wykonawca jest zobowiązany do dostosowania wymiarów plakatów i innych materiałów wizualizacyjnych tj. ulotka, spotu reklamowy, do wymogów nośnika i parametrów określonych przez środki komunikacji miejskiej. 10) Ulotka. W ofercie należy przedstawić wstępny projekt ulotki w formie komiksu (dopuszcza się złożenie w ofercie formy opisowej wraz z proponowaną treścią). Format: 2/3 A4, składana, papier: kreda 150 g, błyszcząca, pakowane w pakiety po 100 szt. (papierowy pasek lub folia). 1) Nakład: min. 250 000 szt. 2) Ulotka trójdzielna (składana). 3) Format 2/3 A4. 4) Papier: kreda 150 g, błyszczący. 5) Pakowane w pakiety po 100 szt. (papierowy pasek lub folia). 6) W opakowaniach zbiorczych nie większych niż po 500 szt. 7) Format oryginalny zaproponowany przez Wykonawcę, spójny z kreacją kampanii. 8) Dystrybucja (wliczona w cenę ulotki) do bezpośrednich odbiorców tj. NCK, 21 RCKiK wskazanych zgodnie z rozdzielnikiem Zamawiającego oraz w czasie eventów. 9) Przy wszystkich elementach konieczne są akceptacje wydruków próbnych. 10) W ofercie należy przedstawić wstępny projekt ulotki (dopuszcza się złożenie w ofercie formy opisowej wraz z proponowaną treścią). Informacje, które muszą zostać zawarte w ulotce: 1) Hasło kampanii. 2) Logotypy (MZ, NCK, TK). 3) Adres strony internetowej kampanii. 10
4) Podstawowe informacje dla dawcy: np. krwiodawcą może być zdrowa osoba w wieku od 18 do 65 lat. 5) Niezbędny jest dokument ze zdjęciem stwierdzający tożsamość wraz z numerem PESEL oraz adresem zamieszkania. 6) Ciężar ciała dawcy powyżej 50 kg. 7) Przed oddaniem krwi należy zjeść lekkostrawny posiłek oraz zadbać o odpowiednie nawodnienie organizmu. 11) Plakat. W ofercie należy przedstawić co najmniej dwa projekty graficzne plakatów reklamowych. Zamawiający dopuszcza przedstawienie w ofercie formy opisowej. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania ewentualnych korekt na wniosek Zamawiającego i przedstawienie ostatecznego wzoru plakatu, który będzie podlegał akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do wyklejenia plakatów w pojazdach, miejscach publicznych (w miejscach i terminie zaproponowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego). Wykonawca jest zobowiązany, po okresie ekspozycji, do zdjęcia plakatów z zastosowaniem technologii i preparatów odpowiednich do oklejanego podłoża, bez użycia ostrych narzędzi mogących uszkodzić podłoże. Zamawiający zastrzega sobie prawo do samodzielnego rozwieszenia i zdejmowania plakatów reklamowych. W przypadku uszkodzenia lub zniszczenia plakatów w czasie transportu do siedziby Zamawiającego lub bezpośrednich odbiorców wskazanych przez Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do wymiany plakatów na nowe. Za ewentualne szkody związane z usuwaniem plakatów odpowiada Wykonawca. 1) Nakład plakatów: 25 000 sztuk. 2) Format B 2. 3) Papier: kreda 170 g, błyszczący. 4) Pakowane po 50 szt. (np. folia, papier). 5) W cenę należy wliczyć dostarczenie 5 000 plakatów do bezpośrednich odbiorców tj. NCK, 21 RCKiK wskazanych zgodnie z rozdzielnikiem Zamawiającego. 6) Wykonawca zobowiązany jest do rozwieszenia 45 000 plakatów, zgodnie z warunkami wskazanymi w pkt 10. 7) Przed wykonaniem zamówienia konieczna jest akceptacja Zamawiającego przygotowanego projektu. Informacje, które muszą zostać zawarte na plakacie: 1) Hasło kampanii. 2) Grafika rysunku. 3) Logotypy (MZ, NCK, TK) oraz logo 23 centrów krwiodawstwa i krwiolecznictwa, 4) Adres strony internetowej kampanii. 12) Gadżety promujące ideę kampanii związane z przekazem kampanii dla każdej z grup docelowych. W ofercie należy przedstawić wstępną propozycję min. 6 gadżetów dostosowanych do osób z grupy docelowej I i II. Zamawiający spośród zaproponowanych wybierze 2 propozycje zaproponowanych gadżetów. 11
Wykonanie oraz dystrybucja gadżetów do bezpośrednich odbiorców tj. NCK, 21 RCKiK (według rozdzielnika przekazanego przez Zamawiającego), oraz dystrybucja na eventy - są wliczone w cenę kampanii. Nakład gadżetów: 200 000 szt. Zamawiający wyklucza następujące gadżety: breloczek, długopis, smycz tzw. zawieszka na szyję, opaska na rękę, zakładka do książki. Ponadto zaproponowane gadżety muszą posiadać atesty na nietoksyczność, a wyrób/wyroby muszą być bezpieczne oraz posiadać certyfikat CE oraz atest EN 71 (norma bezpieczeństwa zabawek). Zamawiający dopuszcza formę opisową zaproponowanych gadżetów. 13) Wymagania Public Relations Wykonawca którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest do wykonania: 1) Szczegółowego opracowania planu, zasad i harmonogramu kampanii informacyjnej. Umieszczeniu w media - planie także propozycji działań niestandardowych. 2) Opracowania propozycji realizacji działań informacyjnych na temat krwiodawstwa. 3) Inicjowania tematów oraz doprowadzenie do ich publikacji i/lub emisji jako materiałów redakcyjnych związanych z kampanią. 4) Opisu sposobu nadzoru nad realizacją kampanii. 5) Opisu propozycji środków przekazu, w tym opis sposobu przygotowania imprez masowych (m.in. scenariusz działań). 6) Przygotowania raportu z monitoringu wszystkich rodzajów mediów działających w Polsce, pod kątem publikacji dotyczących kampanii, w terminie 10 dni roboczych po jej zakończeniu. Raport musi zawierać między innymi informacje na temat: a) liczby publikacji, b) treści publikacji, c) oceny rodzaju publikacji, d) oceny kontekstu publikacji, e) skali dotarcia (czytelnictwo, oglądalność, słuchalność, osiągnięty wskaźnik GRP itp.), Pełny raport powinien zawierać kserokopie wycinków prasowych, zrzuty stron internetowych, nagrania audio i video. Raport stanowić będzie element raportu końcowego z realizacji kampanii. 7) Podsumowania końcowego zawierającego wnioski z realizacji celu kampanii. 13. Informacje dodatkowe: 1) Warunki i ograniczenia przekazu: a) Kampania nie może straszyć śmiercią. b) Kampania nie może wzbudzać agresji i/lub nietolerancji. c) Kampania nie może być błaha, wulgarna lub obraźliwa. d) Powinna zwracać uwagę, ponadto powinna być bezpretensjonalna, o pozytywnym wydźwięku, przesłanie kampanii ma być logiczne, jednoznaczne, nie pozostawiające wątpliwości. e) Nowoczesna, dynamiczna, atrakcyjna wizualnie. 12
f) Zachęcająca do świadomego, regularnego oddawania krwi. g) Nawołująca do działania, przekonująca o korzyściach profilaktyczno zdrowotnych. h) Odwołująca się do inteligencji odbiorcy. i) Hasła i przekaz kampanii powinny być zapadające w pamięć dające do myślenia, pokazujące potrzebę oddawania krwi i jej składników. j) Uwzględniająca cechy demograficzne grupy docelowej. 2) Obowiązkowe napisy na plakatach oraz ulotkach: a) Hasło kampanii Twoja krew Moje życie b) Logotyp kampanii Twoja krew Moje życie. c) Adres strony internetowej www.twojakrew.pl. d) Program sfinansowany ze środków będących w dyspozycji Ministra Zdrowia w ramach programu zdrowotnego pn.: Zapewnienie samowystarczalności Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie krwi, jej składników i produktów krwiopochodnych. 13