Zapytanie ofertowe. 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie usługi

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego zaprasza do składania ofert na organizację i przeprowadzenie usługi obejmującej działania animacyjne wspierające tworzenie Lokalnych Grup Działania w wybranych miastach. Zamówienie będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego udzielane jest z wyłączeniem obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Wykonawcy nie są uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi i niepieniężnymi wobec zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów przygotowania oferty lub ewentualnych szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez nich od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy przez Zamawiającego. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro. Informacji w przedmiotowej sprawie udziela: Ewa Jeżewska e.jezewska@kujawsko-pomorskie.pl tel Nazwa Zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, Toruń 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie usługi obejmującej działania animacyjne wspierające tworzenie Lokalnych Grup Działania w wybranych miastach. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Głównym celem zamawianej usługi jest dotarcie do mieszkańców wybranych miast oraz włączenie ich w proces tworzenia lokalnych grup działania, propagowanie informacji o środkach unijnych dostępnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata i skierowanych na realizację idei rozwoju kierowanego przez społeczność lokalną (RLKS). Działania animacyjne skierowane będą do przedstawicieli lokalnych społeczności i mieszkańców z poszczególnych powiatów województwa kujawsko-pomorskiego. Głównym celem warsztatów animacyjnych ma być wyposażenie uczestników w wiedzę potrzebną do tworzenia lokalnych grup działania. Dzięki udziałowi w warsztatach animacyjnych uczestnicy uzyskają niezbędną wiedzę na poziomie lokalnym. Warsztaty mają na celu podniesienie umiejętności liderów społeczności lokalnych w zakresie RLKS. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia następujących czynności: Przeprowadzenie cyklu warsztatów animacyjnych w siedmiu miastach: Bydgoszcz, Toruń, (po 4 spotkania) Włocławek, Grudziądz, Inowrocław, Brodnica, Chełmno (po 3 spotkania). Warsztaty

2 animacyjne powinny zostać przeprowadzone niezwłocznie po podpisaniu umowy z Wykonawcą: rozpoczęcie działań animacyjnych nie później niż 10 dni od momentu podpisania umowy, termin zakończenia do 20 października 2015 roku. Zamawiający oczekuje przedstawienia planu realizacji poszczególnych warsztatów przy założeniu, że grupą docelową powinni być liderzy organizacji pozarządowych działających na terenie województwa, mieszkańcy, przedsiębiorcy oraz przedstawiciele samorządów lokalnych. Uczestnicy otrzymają przygotowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego materiały informacyjne. Zamawiający zaakceptuje sposób rekrutacji na warsztaty, który przedłoży Wykonawca. Celem warsztatów jest zapoznanie uczestników z ideą rozwoju kierowanego przez społeczność lokalną. Rezultatem powinno być podniesienie wiedzy uczestników na temat RLKS i funkcjonowania lokalnych grup działania. W ramach organizacji warsztatów animacyjnych Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: miejsce do przeprowadzenia warsztatów animacyjnych w poszczególnych, wskazanych przez Zamawiającego miastach. Zamawiający oczekuje, by spotkania realizowane były w obiektach o dobrej dostępności komunikacyjnej, w klimatyzowanych salach, z miejscami siedzącymi, zaplecze techniczne i organizacyjne w postaci sprzętu technicznego, oświetleniowego, nagłośnieniowego i wszystkich pozostałych wymaganych do obsługi tego typu warsztatów animacyjnych, zapewnienie drobnych nagród przewidzianych dla osób biorących udział w konkursach/grach przeprowadzanych każdorazowo podczas warsztatów animacyjnych. Wcześniej Wykonawca zaproponuje oraz skonsultuje formę i rodzaj konkursów z Zamawiającym. Konkursy mają obejmować tematykę przedmiotowych działań animacyjnych. Drobne nagrody przewidziane w realizowanych konkursach zostaną ustalone z Zamawiającym. Łączny czas warsztatów animacyjnych 138 godz. W każdym z ww. miast odbywać się będą warsztaty składające się z jednego dnia warsztatów (6h). Zamawiający nie wyklucza możliwości przeprowadzenia warsztatów w jednym terminie dla wszystkich miast, o ile Wykonawca posiada odpowiednie zaplecze techniczne i merytoryczne. Salę i catering zapewnia wykonawca. Warsztaty animacyjne 23 spotkania łącznie po 6 godz. zegarowych. Na każdy dzień warsztatowy przypadają minimum 3 przerwy po 15 minut. Dodatkowo jedna 30 minutowa przerwa po trzech godzinach warsztatów na poczęstunek. Żadna z ww. przerw nie jest wliczana do czasu przeprowadzenia warsztatów. Rekrutację uczestników spotkań animacyjnych zaproponuje i przeprowadzi Wykonawca po zatwierdzeniu z Wykonawcą formy rekrutacji. Proponowany program warsztatów: Program warsztatów oraz harmonogram działań powinien zostać zaproponowany przez Wykonawcę w oparciu o jego wiedzę i doświadczenie, z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb Zamawiającego. Sala szkoleniowa wraz z potrzebnym zapleczem technicznym oraz materiałami pomocniczymi dla uczestników szkolenia.

3 Wymogi dotyczące sali konferencyjnej: Usytuowana w centrum miast z łatwym dostępem dojazdu zarówno komunikacją publiczną jak również prywatnym środkiem transportu, Dostosowana do liczby uczestników tj. max 40 osób jednorazowo, Wyposażona w: krzesła z miękkimi siedziskami, klimatyzację, dostęp do światła dziennego, zainstalowany sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie, co najmniej dwa mikrofony: 2 bezprzewodowe, laptop kompatybilny z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji, a także plików filmowych. Zapewnienie poczęstunku dla uczestników szkolenia na każde spotkanie warsztatowe, na który składają się następujące elementy: a. Serwis kawowy, oraz przekąski Wykonawca zapewni w czasie trwania warsztatów swobodny stały dostęp do: gorąca kawa oraz herbata (dostępna bez ograniczeń), dodatki do napojów ciepłych: mleko, cukier, woda mineralna butelkowana (do wyboru gazowana i niegazowana, przy czym ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż wody gazowanej, o pojemności 0,5 l), ciastka (3 rodzaje do wyboru po 100 g na osobę z każdego rodzaju), słone przekąski (3 rodzaje), b. Poczęstunek (w 30 minutowej przerwie szkoleniowej) Wykonawca zapewnia poczęstunek każdego dnia szkoleniowego, a więc łącznie 23 poczęstunki. Każdy poczęstunek obejmował będzie: kanapki (różne rodzaje: kanapki mięsne oraz jarskie po 4 kromki na osobę), napoje ciepłe (kawa, herbata bez ograniczeń). Poczęstunek podany będzie jako bufet szwedzki dla całej grupy, w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu. Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis cateringowy w ramach kompleksowej obsługi dla uczestników warsztatów (tj. przygotowanie, obsługę uzupełniającą ewentualne braki napoi zimnych i ciepłych, zapewnienie serwisu kawowego, sprzątanie). Przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych o środkach unijnych dostępnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata i skierowanych na realizację idei rozwoju kierowanego przez społeczność lokalną poprzez: artykuły sponsorowane w prasie lokalnej odpowiednio do miejsc przeprowadzenia warsztatów animacyjnych (minimum siedem artykułów), treść artykułu zgodnie z przedmiotem zamówienia zaproponuje Wykonawca, która zostanie zatwierdzona

4 przez Zamawiającego. Artykuł w prasie lokalnej na ok. pół strony, na stronie pierwszej, drugiej bądź ostatniej. spot informacyjny (30 sekund) w radio lokalnym emisja przez 10 dni roboczych, dwa razy w ciągu dnia w godzinach od oraz Treść spotu promocyjnego zaproponuje Wykonawca, która będzie podlegać zatwierdzeniu Zamawiającego. Wykonawca zaproponuje oraz zweryfikuje słuchalność danej stacji z przekrojem wieku, statusu, wykształcenia tak, aby treść spotu dotarła do odpowiedniej grupy docelowej, którą zaakceptuje Zamawiający. Internet, w tym portale społecznościowe (informacja promocyjna co najmniej na dwóch portalach społecznościowych ustalonych z Zamawiającym). Dodatkowe zadania wykonawcy: Opracowanie programu i materiałów pomocniczych na warsztaty animacyjne dla uczestników z zakresu szkolenia. Realizacja warsztatów animacyjnych z zastosowaniem metod powszechnie akceptowanych. Przygotowanie, wydruk materiałów promocyjnych. Materiały promocyjne w ilości od szt., w formie ulotki C. Treść oraz wizualizacje ulotki zaproponuje Wykonawca, która będzie podlegać konsultacji oraz zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Ulotki promocyjne będą dostępne przy każdym spotkaniu animacyjnym po szt. na miasta Włocławek, Grudziądz, Inowrocław, Brodnica, Chełmno oraz pozostała część na miasta Bydgoszcz, Toruń. Część ulotek promocyjnych zostanie przekazana lokalnym liderom w poszczególnych miastach, ilość oraz miejsce przekazania ulotek zostanie ustalona z Zamawiającym. Wykonawca zapewni oznakowanie sal oraz ulotek promocyjnych. Informacje będą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Europejski Fundusz Społeczny, znak Województwa Kujawsko- Pomorskiego, znak Programu Regionalnego, a także informację o finansowaniu spotkań animacyjnych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach RPO WK-P na lata według wskazań Zamawiającego. Logotypy dostarczy Zamawiający. 4. Termin realizacji zamówienia: rozpoczęcie działań animacyjnych nie później niż 10 dni od momentu podpisania umowy, zakończenie działań animacyjnych do 20 października 2015 roku. 5. Kryteria: Podczas oceny Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 30% cena, 30% doświadczenie Wykonawcy oraz jego zespołu, 40% scenariusz warsztatów. Sposób obliczania kryteriów: 1) Cena Cena brutto oferty najtańszej x 100 x 30 % (waga kryterium) Cena brutto oferty badanej

5 2) Doświadczenie wykonawcy oraz trenera max 30 pkt Doświadczenie trenera w przeprowadzeniu szkoleń (DT): 5-7 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat 5 pkt Od 8-10 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat 7 pkt Powyżej 10 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat 10 pkt Dodatkowo: Doświadczenie w przeprowadzeniu szkoleń z zakresu funduszy europejskich zwłaszcza Europejskiego Funduszu Społecznego 5 pkt Doświadczenie Wykonawcy w realizacji usług szkoleniowych (DW): Od 3-5 szkoleń 5 pkt Od 6-10 szkoleń 10 pkt Powyżej 10 szkoleń 15 pkt DT + DW= DŁ DT doświadczenie trenera DW doświadczenie Wykonawcy DŁ doświadczenie łącznie 3) Program warsztatów max 40 pkt W ramach ww. kryterium oceniane będą następujące elementy: a) Ocena wartości komunikacyjnej (max 20 pkt) czy program szkolenia zakłada aktywne uczestnictwo uczestników 0-5 pkt, czy wykonawca zaproponował kompleksowy program warsztatów 0-5 pkt, czy program warsztatów jest wyczerpujący 0-5 pkt, materiały zaproponowane przez wykonawcę dla uczestników warsztatów są wyczerpujące 0-5 pkt b) Oryginalność i unikatowość przekazu informacji (max 10 pkt) program szkolenia zakłada co najmniej 2 formy przekazu informacji 0-10 pkt, c) Ocena prawidłowości i zgodności z założeniami zadania (max 10 pkt) wykonawca przedstawił racjonalny harmonogram realizacji usługi 0-10 pkt, 6. Miejsce, termin złożenia ofert, forma : A. Oferta powinna być złożona w przeciągu 7 dni od ukazania się ogłoszenia o naborze ofert ale najpóźniej do dnia 17 sierpnia 2015 r. do godz. 15:30 z powołaniem się na tytuł przedmiotu zamówienia: 1) Osobiście: Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, Toruń. 2) Przesłana na adres: Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, Toruń. B. Za pośrednictwem poczty elektronicznej e.jezewska@kujawsko-pomorskie.pl. C. Oferta musi zawierać wskazanie jakiego zamówienia dotyczy. 7. Wymagane dokumenty: Przedstawiona przez Wykonawcę oferta powinna zawierać:

6 a. Nazwę i adres oferenta, b. Dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę; c. Specyfikację kosztów, ceny jednostkowe netto i brutto (ze wskazaniem stawki VAT) z podziałem na poszczególne zadania oraz koszt jednostkowy dla jednego uczestnika, d. Propozycję programu szkolenia oraz propozycję harmonogramu, e. Dokumenty potwierdzające doświadczenie oraz kwalifikacje Wykonawcy oraz trenera. 8. Osoba do kontaktu: Wszelkich informacji udziela Ewa Jeżewska e.jezewska@kujawskopomorskie.pl, Tel Informacje dodatkowe: Informacja o dokonanym wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana mailowo oraz zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy bez podawania przyczyny. 2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji terminów warsztatów animacyjnych oraz zmiany terminów realizacji. 3) Zamawiający zastrzega, iż ostateczny harmonogram przedmiotu zamówienia zostanie ustalony bezpośrednio z wybranym Wykonawcą. 4) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników, a tym samym ilości osób korzystających z poczęstunku. O ostatecznej liczbie osób korzystających z poszczególnych usług Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed każdym spotkaniem animacyjnym. 5) W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający zapłaci za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika. 6) Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej wymienionego zadania. 7) Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne jednorazowo za realizację całej usługi, na podstawie faktury w terminie 21 dni od daty dostarczenia faktury do Urzędu Marszałkowskiego oraz po dostarczeniu do Zamawiającego raportu z wykonania zadania, dokumentacji fotograficznej i list obecności z przeprowadzonych szkoleń.

7 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Formularz ofertowy Nazwa Wykonawcy.. Lp. Przedmiot wyceny Liczba/nakład Opracowanie programu i materiałów na warsztaty Realizacja szkolenia w formie warsztatów wraz z konkursami. Zapewnienie miejsca do przeprowadzenia warsztatów animacyjnych Catering Cena jednostkowa netto Wartość netto 5 6 Opracowanie, wydruk, wysyłka materiałów promocyjnych Ogłoszenia prasowe, spoty radiowe, serwisy internetowe Wartość netto RAZEM Stawka VAT Wartość brutto RAZEM data i podpis Wykonawcy