Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich Załącznik nr 3 do SIWZ Załącznik nr 1 do umowy 1. Przedmiot zamówienia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kompleksowa organizacja szkoleń dla beneficjentów (potencjalnych beneficjentów) środków unijnych oraz organizacja posiedzenia członków Komitetu Monitorującego. 1.1. Zakres zadań podlegających wykonaniu przez Wykonawcę w ramach przedmiotu zamówienia: 1.1.1. zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.1), 1.1.2. zapewnienie wyżywienia dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.2), 1.1.3. zapewnienie sal szkoleniowych dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.3) 1.1.4. Zapewnienie wyposażenia technicznego sali szkoleniowej (zgodnie z pkt. 2.4), 1.1.5. Zapewnienie transportu dla uczestników (zgodnie z pkt. 2.5) 1.2. Założenia podstawowe: 1.2.1. termin szkoleń/ posiedzenia komitetu: 17 marca 2014 r.- 15 grudnia 2014 r. 1.2.2. miejsce szkoleń / posiedzenia komitetu: - 2 szkolenia w ośrodku szkoleniowym* położonym na terenie województwa kujawsko-pomorskiego, - 8 szkoleń w Brukseli, Av. de Tervuren 84 1040 Bruksela oraz instytucjach UE i przedstawicielstwie RP w Brukseli i innych biurach regionalnych. - 1 posiedzenie Komitetu Monitorującego w Parlamencie Europejskim 1.2.3. liczba uczestników szkoleń: - szkolenia na terenie województwa kujawsko-pomorskiego dla maksymalnie 40 osób, w tym:
2 szkolenia dla maksymalnie 20 uczestników - szkolenia w Brukseli dla maksymalnie 120 uczestników, w tym: 8 szkoleń dla maksymalnie 15 uczestników - posiedzenie Komitetu w Brukseli dla maksymalnie 60 uczestników *ośrodek szkoleniowy - podmiot prowadzący działalność gospodarczą dysponujący odpowiednim zapleczem noclegowo-szkoleniowym umożliwiającym prawidłową realizację zadania oddalony w odległości nie większej niż 100 km od Torunia Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników szkolenia o nie więcej niż 5 osób w każdym ze szkoleń i 10 osób podczas posiedzenia Komitetu Monitorującego o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż 5 dni przed terminem danego szkolenia/komitetu. Ostateczna liczba uczestników każdego ze szkoleń/komitetu zostanie ustalona w kontaktach roboczych. Zamawiający każdorazowo ustali z Wykonawcą termin szkolenia w kontaktach roboczych, nie później niż 14 dni przed odbyciem się szkolenia, przy założeniu, iż Posiedzenie Komitetu Monitorującego odbędzie się w terminie 17-20.03.2014 r. oraz jedno ze szkoleń w Brukseli w terminie 6-9.10.2014 r. w trakcie obchodów Europejskiego Tygodnia Regionów i Miast (Open Days). Zamawiający ustali z Wykonawcą ostateczną wersję harmonogramu w trakcie kontaktów roboczych nie później niż 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia Przewidywany harmonogram szkoleń / posiedzenia Komitetu Monitorującego: 1.2.4. Przykładowy harmonogram szkolenia na terenie województwa kujawsko-pomorskiego I dzień II dzień godzina Program godzina Program -9.30 przybycie uczestników szkolenia kawa powitalna 8.30-9.00 śniadanie 9.30-11.30 szkolenie 9.00-11.00 szkolenie 11.30-11.45 kawowa 11.00-11.15 kawowa 11.45-13.45 szkolenie 11.15-13.15 szkolenie 13.45-14.30 obiadowa 13.15-13.45 obiadowa 14.30-16.00 szkolenie 13.45-15.00 szkolenie 16.00-16.15 kawowa 15.00-15.15 kawowa 16.15-17.00 blok dyskusyjny 15.15-16.00 blok dyskusyjny 17.00- czas wolny 16.00 wyjazd uczestników szkolenia 19.00-19.30 kolacja 1.2.5. Przykładowy harmonogram szkolenie w Brukseli I dzień II dzień III dzień IV dzień godzina Program godzina Program godzina Program godzina Program wyjazd z - 8.00 7.30-8.00 śniadanie śniadanie 7.30-8.00 śniadanie Torunia 9.00 wymeldowanie z wymeldowanie z 13.00-9.00- przejazdowaobiad Venlo hotelu - wyjazd z szkolenie hotelu - wyjazd z 11.00 Venlo - 19.30 przyjazd Venlo zakwaterowa 11.00-11.30 przyjazd Bruksela 11.00-11.15 kawowa 13.00- przejazdowaobiad
20.00-20.30 nie w hotelu kolacja 11.30-11.45 kawowa 11.45-13.45 szkolenie 13.45-14.15 obiadowa 11.15-13.15 13.15-14.00 14.00-15.00 14.15-16.15 szkolenie 15.00-16.15-16.30 kawowa - 16.00 16.00-17.00 blok dyskusyjny zakwaterowanie 17.00- w hotelu - czas wolny 19.00-20.00 kolacja 19.00-19.30 20.00-20.30 szkolenie 20.30 obiadowa blok dyskusyjny wymeldowanie z hotelu wyjazd z Brukseli przyjazd Venlozakwaterowanie w hotelu kolacja przyjazd do Torunia 1.2.6. Przykładowy harmonogram posiedzenia Komitetu Monitorującego w Brukseli I dzień 17 marca II dzień- 18 marca III dzień- 19 marca IV dzień- 20 marca godzina Program godzina Program godzina Program godzina Program 7.30- - 8.00 wyjazd z Torunia śniadanie śniadanie śniadanie 9.00 9.00 8.00 13.00-19.30 22.30 Zakwaterowanie w hotelu 10:00-13:00 13:00 14:00 18:30 Posiedzenie Komitetu przejazdowaobiad Przerwa przejazdowa - kolacja Obiadrestauracja poselska Zwiedzanie Brukseli Udział w otwarciu wystawy dotyczącej innowacyjności Województwa (Parlament) 20:00 kolacja 10.00 11:00-13:00 13:30 Wyjazd do Levuen Spotkanie w Leuven 14:30 Zwiedzanie Miasta 16:00 Powrót do Brukseli 16:30 19:00 13.00- Obiad 19.30 Czas wolny Kolacja 22:00 wymeldowanie z hotelu przejazdowa - obiad Przerwa przejazdowa - kolacja Powrót do Torunia 2. Wymagania niezbędne do prawidłowej realizacji usługi 2.1. Miejsca noclegowe 2.1.1. szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego 1) nocleg w ośrodku szkoleniowym o którym mowa w pkt. 1.2.3,
2) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym ośrodku szkoleniowym 3) nocleg w pokojach jedno lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, 4) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci, 2.1.2. szkolenie zagraniczne (Bruksela) 1) 2 noclegi w Venlo i 1 nocleg w Brukseli (hotele o standardzie minimum 3 gwiazdek), 2) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym ośrodku szkoleniowym w danym mieście 3) nocleg w pokojach jedno lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, 4) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci 5) nocleg w Brukseli w hotelu położonym nie dalej niż w promieniu 2 km od Grand Place 2.1.3. posiedzenie komitetu (Bruksela) 1) 3 noclegi w Brukseli (hotel o standardzie minimum 3 gwiazdek) 2) dopuszcza się zakwaterowanie tylko w jednym ośrodku szkoleniowym w danym mieście 3) nocleg w pokojach jedno lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, 4) nie dopuszcza się zakwaterowania w jednym pokoju osób o odmiennej płci 5) nocleg w Brukseli w hotelu położonym nie dalej niż w promieniu 2 km od Grand Place 2.2. Wyżywienie uczestników 2.2.1. szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego 1) 1 x śniadanie: w formie bufetu szwedzkiego składającego się co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, bukietu warzyw, nabiału, wędlin,, kawy, herbaty, napojów zimnych, cukru, mleka 2) 2 x obiad: zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia minimum 2 propozycji zestawów obiadowych do wyboru przez Zamawiającego minimum na 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia. 3) 1 x kolacja: poczęstunek przy ognisku obejmujący pieczoną: karkówkę, rybę, ziemniaki oraz bukiet surówek, napoje ciepłe i zimne (w przypadku złej pogody kolacja na terenie ośrodka szkoleniowego) 4) 5 x kawowa: kawa, herbata, cukier, mleko, ciasto (różne rodzaje po 3 porcje na każdego uczestnika szkolenia) 5) wykonawca zobowiązany również jest zapewnić podczas całego dnia szkolenia napoje zimne, wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko dla uczestników szkolenia 2.2.2. szkolenie w Brukseli 1) 3 x śniadanie: w miejscu zakwaterowania w formie bufetu szwedzkiego składającego się co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, bukietu warzyw, nabiału, wędlin, kawy, herbaty, napojów zimnych, cukru, mleka 2) 2 x obiadowa: - w miejscu szkolenia tj. Av. de Tervuren 84 1040 Bruksela, lub w miejscu ustalonym z organizatorem na 14 dni przed terminem szkolenia - lunch: kanapki, danie na ciepło, kawa, herbata, woda, napoje, cukier, mleko - zapewnienie zastawy niejedno razowej, - posprzątanie po lunchu 3) 3 x kolacja: a) pierwszego i trzeciego dnia szkolenia w miejscu zakwaterowania
- zupa, posiłek regionalny, deser, napoje zimne i ciepłe, woda b) drugiego dnia szkolenia w restauracji w pobliżu Grand Place - dania i napoje do wyboru z menu restauracji w kwocie nie przekraczającej 35 euro na jednego uczestnika szkolenia, - wyboru restauracji dokonają uczestnicy szkolenia na miejscu 4) 2 x kawowa : kawa, herbata, cukier, mleko, ciasto (różne rodzaje po 3 porcje na każdego uczestnika szkolenia) 5) wykonawca zobowiązany również jest zapewnić podczas całego dnia szkolenia napoje zimne, wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko dla uczestników szkolenia 6) 2 x przejazdowa: zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia minimum 2 propozycji zestawów obiadowych do wyboru przez Zamawiającego minimum na 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia. 2.2.3. Posiedzenie komitetu w Brukseli 1) 3 x śniadanie: w miejscu zakwaterowania w formie bufetu szwedzkiego składającego się co najmniej z pieczywa, dania na ciepło, bukietu warzyw, nabiału, wędlin, kawy, herbaty, napojów zimnych, cukru, mleka 2) 2 x lunch w formie serwowanej drugiego i trzeciego dnia: - w miejscu posiedzenia tj. w Parlamencie Europejskim, lub w miejscu ustalonym z organizatorem na 5 dni przed terminem posiedzenia komitetu - lunch: powinien zawierać danie tradycyjne dla lokalnej kuchni, danie na ciepło, deser, kawa, herbata, woda, napoje, cukier, mleko - zapewnienie zastawy niejedno razowej, - posprzątanie po lunchu 3) 4 x kolacja: a) pierwszego i czwartego dnia kolacja na trasie przejazdu: - danie ciepłe-starter, danie główne, napoje zimne i ciepłe, woda b) drugiego dnia w restauracji w pobliżu Grand Place - dania i napoje do wyboru z menu restauracji w kwocie nie przekraczającej 35 euro na jednego uczestnika szkolenia, - wyboru restauracji dokonają uczestnicy szkolenia na miejscu c) trzeciego dnia w miejscu zakwaterowania: - - zupa, posiłek regionalny, deser, napoje zimne i ciepłe, woda 4) 1 x serwis kawowy w trakcie II dnia : kawa, herbata, cukier, mleko, ciasto (różne rodzaje po 3 porcje na każdego uczestnika szkolenia) 5) wykonawca zobowiązany również jest zapewnić podczas całego dnia szkolenia napoje zimne, wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko dla uczestników szkolenia 6) 2 x przejazdowa/lunch : zupa, danie główne w tym: ziemniaki (lub inne), mięso i danie jarskie do wyboru, bukiet surówek, napoje, woda Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia minimum 2 propozycji zestawów obiadowych do wyboru przez Zamawiającego minimum na 5 dni roboczych przed odbyciem szkolenia. 2.3. Sale szkoleniowe 2.3.1. szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego - wielkość sali szkoleniowej dostosowana do liczby uczestników szkolenia, - sala klimatyzowana/ogrzewana
2.3.2. szkolenie w Brukseli zamawiający zapewnia salę szkoleniową 2.4. Wyposażenie techniczne sali szkoleniowej 2.4.1. szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego - stół prezydialny dla trenerów, - nagłośnienie, - ekran, - projektor multimedialny, - tablica typu Flipchart + flamastry, - Internet bezprzewodowy - komputer 2.4.2. szkolenie w Brukseli zamawiający zapewnia wyposażenie sali szkoleniowej 2.5. Transport uczestników szkoleń 2.5.1. szkolenie na terenie województwa kujawsko-pomorskiego - samodzielny transport uczestników szkolenia, - wykonawca zapewni bezpłatny parking do dyspozycji uczestników szkolenia na terenie ośrodka szkoleniowego 2.5.2. szkolenie i posiedzenie Komitetu Monitorującego w Brukseli - dwóch kierowców przypadających na jeden autokar/bus - pilot / przewodnik grupy (na trasie przejazdu oraz w Brukseli i Levuen) - transport busem / autobusem na trasie Toruń Bruksela - Toruń z uwzględnieniem przerw w godz. 23:00-6:00 - transport, na każde żądanie na terenie i w odległości do 100 km od Brukseli - pokrycie wszystkich wymaganych przepisami prawa opłat drogowych, opłat parkingowych - ubezpieczenie uczestników szkolenia: NNW na kwot min. 10 000,00 zł i KL na kwotę min. 40 000,00 zł oraz bagażu każdego uczestnika szkolenia na kwotę 1 000,00 zł - Wymagania minimalne bus: środek transportu nie starszy niż 5 lat, wyposażony w sprawna klimatyzację i sprawne ogrzewanie, wyposażony w rozkładane fotele, wyposażony w przyciemniane szyby, środek transportu posiadający aktualne badania techniczne, polisę ubezpieczeniową, Wykonawca zobowiązany jest zgłosić bus do oględzin przez służby Policji w dniu wyjazdu. Wykonawca musi posiadać aktualne licencje oraz certyfikaty wymagane w zakresie świadczenia usług krajowego i międzynarodowego transportu. 3. Warunki płatności - wynagrodzenie płatne w częściach po wykonaniu każdego szkolenia w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury z tym, że za wykonanie ostatniego szkolenia płatność nastąpi nie później niż do 31 grudnia 2014 r. - wynagrodzenie zostanie odpowiednio pomniejszone o iloczyn stawki kosztu jednostkowego przypadającego na jednego uczestnika szkolenia/posiedzenia Komitetu Monitorujacego.
- pomniejszenie nie nastąpi jeżeli Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o uczestnictwie w szkoleniu/posiedzeniu Komitetu Monitorującego mniejszej liczby osób, o czym mowa w pkt. 1.2.3 - pomniejszenie wynagrodzenia nie może być większe niż o iloczyn stawki kosztu jednostkowego przypadającego na jednego uczestnika szkolenia/posiedzenia Komitetu Monitorującego i liczby osób jaką zastrzegł sobie Zamawiający 4. Oferta powinna zawierać: - ofertę cenową brutto za wykonanie całego przedmiotu zamówienia (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) - ofertę cenową brutto przypadającą na każdego uczestnika szkolenia (z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) - nazwę przewoźnika/ów, 5. Zamawiający zobowiązuje się: do przekazywania informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi, w terminach o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia