GFI Product Manual. Podręcznik klienta faksu

GFI Product Manual Podręcznik klienta faksu

http://www.gfi.com info@gfi.com Informacje zamieszczone w tym dokumencie mogą zostać zmienione bez powiadomienia. Jeśli nie podano inaczej, firmy, nazwy i dane użyte w przykładach są fikcyjne. Żadnej części niniejszego dokumentu nie wolno w żadnej formie powielać ani przekazywać za pomocą jakichkolwiek środków elektronicznych lub mechanicznych w jakimkolwiek celu bez wyraźnej, pisemnej zgody firmy GFI SOFTWARE Ltd. Program FaxMaker podlega prawom autorskim firmy GFI SOFTWARE LTD 1999 2011 GFI SOFTWARE Ltd. Wszelkie prawa zastrzeżone. FaxMaker jest zastrzeżonym znakiem towarowym, a GFI SOFTWARE Ltd i GFI SOFTWARE LTD są znakami towarowymi firmy GFI SOFTWARE Ltd. w Europie, Stanach Zjednoczonych i w innych krajach. Wersja 14 ostatnia aktualizacja: September 7, 2011

Tartalomjegyzék 1 Wysyłanie i odbieranie faksów 5 1.1 Informacje wstępne o wysyłaniu faksów... 5 1.2 Wysyłanie faksu... 5 1.3 Ponowne wysyłanie faksu... 10 1.4 Wyświetlanie podglądu faksu... 11 1.5 Odbieranie faksów... 11 2 Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS 13 2.1 Informacje wstępne o bramie wiadomości SMS... 13 2.2 Wysyłanie wiadomości SMS za pomocą formularza wiadomości SMS programu FaxMaker... 13 3 Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook 17 3.1 Wprowadzenie... 17 3.2 Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu Microsoft Outlook... 17 3.3 Wysyłanie faksu za pomocą polecenia Wyślij... 18 3.4 Wysyłanie wiadomości SMS w programie Microsoft Outlook... 18 3.5 Ponowne wysyłanie i wyświetlanie podglądu wiadomości SMS... 19 4 Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail 21 4.1 Wprowadzenie... 21 4.2 Wysyłanie faksu... 21 4.3 Opcje faksu w przypadku korzystania z aplikacji do obsługi poczty e-mail 21 4.4 Wysyłanie wiadomości SMS... 22 5 Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna 25 5.1 Podgląd programu FaxMaker... 25 5.2 Adnotacje faksu... 26 5.3 Książka adresowa programu FaxMaker... 28 5.4 Zarządzanie poszczególnymi adresatami... 28 5.5 Zarządzanie grupami... 29 5.6 Zarządzanie książkami adresowymi... 31 Index 33

1 Wysyłanie i odbieranie faksów 1.1 Informacje wstępne o wysyłaniu faksów Faksy można wysłać następującymi sposobami: 1. Utworzyć lub otworzyć dokument w dowolnej aplikacji systemu Windows i wydrukować go za pomocą urządzenia Drukarka FaxMaker. Dokument zostanie przekonwertowany do faksu, który zostanie dołączony w formularzu wiadomości faksowej programu FaxMaker lub w formularzu nowej wiadomości programu Outlook. 2. Otworzyć formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker z grupy programów FaxMaker i wysłać faks bezpośrednio z poziomu formularza. 3. Otworzyć program Microsoft Outlook, utworzyć nową wiadomość, wprowadzić tekst do wysłania, dodać załączniki i wysłać faks bezpośrednio z poziomu programu Microsoft Outlook. 4. W dowolnej aplikacji pakietu Microsoft Office użyj polecenia Wyślij do w menu Plik. Utworzony dokument zostanie dołączony do wiadomości pocztowej programu Microsoft Outlook. Oprogramowanie klienta FaxMaker składa się ze sterownika faks-drukarki, podglądu faksów oraz opcjonalnego formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker. Formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker obsługuje książkę adresową programu Outlook, ale zawiera również własną książkę adresową dla użytkowników niekorzystających z programu Microsoft Outlook. 1.1.1 Określanie adresu e-mail Zrzut ekranu 1 określanie adresu e-mail. Przy pierwszym otwarciu formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker zostanie wyświetlony monit o podanie adresu e-mail. Będzie on używany do odbierania raportów o dostarczeniu. 1.2 Wysyłanie faksu Aby wysłać faks z poziomu aplikacji systemu Windows: 1. Utwórz nowy lub otwórz istniejący dokument systemu Windows. GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie faksów 5

Zrzut ekranu 2 wybrany sterownik drukarki FaxMaker. 2. Wydrukuj dokument na drukarce FaxMaker. Kliknij polecenie Drukuj w menu Plik. W oknie dialogowym Drukowanie kliknij opcję Nazwa FaxMaker. Kliknij przycisk OK. UWAGA: Jeśli skonfigurowano wyświetlanie formularza nowej wiadomości programu Outlook po wydrukowaniu pliku na drukarce FaxMaker, należy zapoznać się z pozostałymi czynnościami w punkcie Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu Microsoft Outlook. Zrzut ekranu 3 formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker. 3. Zostanie wyświetlony formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker z dokumentem dołączonym jako plik faksu. Aby dodać do faksu stronę tytułową, w formularzu można wprowadzić odpowiedni tekst. Można także dołączyć pliki pakietu Office za pomocą dostępnej w menu funkcji wstawiania załącznika. UWAGA: W przypadku dołączania plików innych niż pliki faksu programu FaxMaker należy upewnić się, że wszystkie czcionki i obiekty zawarte w dokumencie są dostępne także na serwerze. 4. Określ adresatów faksu: Kliknij przycisk Do... i wybierz odbiorców z listy kontaktów programu Outlook. Kliknij przycisk Do->, aby dodać adresata. Można dodać wielu adresatów. Kliknij przycisk OK, aby kontynuować. 6 Wysyłanie i odbieranie faksów GFI FaxMaker

UWAGA: Upewnij się, że dla adresata określono numer faksu w polu Faks służbowy. W przypadku jednorazowego wysyłania faksu do adresatów niewprowadzonych wcześniej na liście kontaktów można podać numer faksu bezpośrednio w polu Do:. Zrzut ekranu 4 wybieranie adresata faksu. W przypadku korzystania z książki adresowej programu FaxMaker Kliknij przycisk Do... i wybierz odbiorcę faksu. Aby dodać nowy kontakt faksowy, kliknij kolejno opcje Zaawansowane Nowy... Nowy kontakt. Zostanie otwarte okno dialogowe Kontakt, w którym można dodać adresata. Kliknij opcję Zapisz i zamknij, aby zapisać nowy kontakt. Zaznacz nazwy kontaktów i kliknij kolejno przyciski Do-> OK, aby dodać adresata do faksu. 5. Po określeniu adresata można także wybrać opcje faksu. Kliknij pozycję Opcje na pasku narzędzi, aby otworzyć okno dialogowe Opcje. Dostępne są następujące opcje: GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie faksów 7

Zrzut ekranu 5 opcje formatu faksów. Karta Format Rozdzielczość: Wybór rozdzielczości wysyłanego faksu. Podpis: Wybór podpisu, który ma być dodawany do wszystkich faksów. Wyślij stronę tytułową: Po zaznaczeniu tej opcji do faksu zostanie dodana strona tytułowa. Nazwa strony tytułowej: Aby wysłać stronę tytułową inną niż domyślna, wprowadź nazwę niestandardowej strony tytułowej do wysłania (ta strona powinna zostać skonfigurowana na serwerze przez administratora). UWAGA: Lista stron tytułowych nie wyświetla automatycznie stron tytułowych znajdujących się na serwerze. 8 Wysyłanie i odbieranie faksów GFI FaxMaker

Zrzut ekranu 6 opcje dostarczania faksów. Karta Dostarczanie Ważność: Ustawienie poziomu ważności na wysoki lub normalny wpłynie na czas dostawy tylko w przypadku dużej liczby faksów w kolejce. Tę opcję można wybrać bezpośrednio z paska narzędzi. Kod bilingowy: Kod bilingowy służy do rejestracji kopii w celu wydzielenia kosztów faksów (opcjonalnie). Planowanie: Aby wysłać faks w innym dniu lub o późniejszej godzinie, zaznacz to pole wyboru, a następnie wybierz datę i godzinę, o której ma zostać wysłany faks. GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie faksów 9

Zrzut ekranu 7 opcje serwera SMTP. Karta Opcje serwera SMTP Adres e-mail: Umożliwia podanie adresu e-mail, na który mają być wysyłane raporty o dostarczeniu wiadomości faksowych. Nazwa, adres IP i port serwera poczty, Użyj uwierzytelniania SMTP: Umożliwia wprowadzenie informacji o bramie SMTP serwera GFI FaxMaker. 6. Podaj temat faksu (pozwoli to rozpoznać faks po odebraniu powiadomienia o stanie faksu) i kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker przefaksuje dokument. Wkrótce w skrzynce odbiorczej zostanie odebrany raport o transmisji z informacją o stanie wysłanego faksu, liczbie przefaksowanych stron oraz godzinie wysłania faksu. W przypadku niepowodzenia wysyłania faksu raport będzie zawierać informacje o przyczynach. Aby wysłać faks bezpośrednio z programu FaxMaker 1. Otwórz formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker z grupy programów klienta FaxMaker. 2. Wykonaj procedury opisane w części Wysyłanie faksu z aplikacji systemu Windows tego rozdziału od czynności 4. 1.3 Ponowne wysyłanie faksu Program GFI FaxMaker przechowuje kopię faksu na serwerze, dlatego można natychmiast wysłać ponownie wszystkie faksy. Wystarczy odpowiedzieć na raport o powodzeniu lub niepowodzeniu transmisji wysłany przez serwer FaxMaker. Program GFI FaxMaker zapewnia także, że adres odpowiedzi jest numerem faksu oryginalnego adresata. Aby wysłać ponownie identyczny faks do tego samego nadawcy, należy kliknąć przycisk Wyślij ponownie. 10 Wysyłanie i odbieranie faksów GFI FaxMaker

UWAGA 1: Program GFI FaxMaker nie dołącza raportu o transmisji do faksu. W razie potrzeby można edytować numer odbiorcy w polu Do. UWAGA 2: Nie należy edytować pola tematu. Zawiera ono kod służący do zlokalizowania faksu. Program GFI FaxMaker przechowuje na serwerze niewysłane faksy przez 1 tydzień, a wysłane przez 2 tygodnie. Ponadto faks można wysłać ponownie na dwa sposoby: 1. W wiadomości e-mail z raportem o transmisji kliknij przycisk Odpowiedz i dokonaj edycji raportu o transmisji. Program GFI FaxMaker ustawi adres odpowiedzi jako numer faksu oryginalnego adresata. Oryginalny tekst faksu będzie znajdować się w treści odpowiedzi. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać faks ponownie. 2. Jeśli w oryginalnym faksie znajdowały się załączniki niezawarte w tekście strony tytułowej, należy użyć funkcji przesyłania dalej dostępnej w kliencie poczty e-mail. Dzieje się tak dlatego, że funkcja odpowiedzi na wiadomości nie powoduje dołączenia plików oryginalnego faksu. W takim przypadku w oknie wiadomości e-mail z raportem o transmisji kliknij przycisk Prześlij dalej. Teraz skopiuj numer faksu z pola Od raportu o transmisji i wklej go do przesyłanej dalej wiadomości. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać faks ponownie. 1.4 Wyświetlanie podglądu faksu W przypadku bardzo ważnych faksów można sprawdzić, jak będzie wyglądać faks przed wysłaniem. W takim przypadku serwer faksu może wysłać podgląd: Zrzut ekranu 8 podgląd. 1. Na pasku zadań formularza nowego faksu programu FaxMaker kliknij przycisk Podgląd. 2. Serwer faksu przekonwertuje faks i odeśle go jako załącznik do skrzynki pocztowej e- mail. UWAGA: Temat będzie zawierać kod w postaci [::send=pbc123ff]. 3. Aby wysłać faks, kliknij przycisk Odpowiedz, a następnie kliknij przycisk Wyślij. Faks zostanie natychmiast wysłany przez serwer. UWAGA: Faks wysłany jako podgląd musi zostać wysłany w ciągu 1 dnia. W przeciwnym razie zostanie usunięty. 1.5 Odbieranie faksów Faksy przychodzące są umieszczane w folderze Skrzynka odbiorcza w programie Microsoft Outlook. W chwili nadejścia faksu zostaje wyświetlony komunikat Odebrano nowy faks. Aby wyświetlić faks: 1. Kliknij dwukrotnie wiadomość i załącznik faksu, aby wyświetlić załączniki. GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie faksów 11

Zrzut ekranu 9 okno programu Outlook z wiadomościami faksowymi. 12 Wysyłanie i odbieranie faksów GFI FaxMaker

2 Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS 2.1 Informacje wstępne o bramie wiadomości SMS Program FaxMaker zawiera bramę e-mail-sms umożliwiającą użytkownikom wysyłanie wiadomości SMS. Co to jest wiadomość SMS? Funkcja wiadomości SMS (Short Message Service), nazywana także funkcją wiadomości tekstowych, umożliwia wysyłanie oraz odbieranie wiadomości tekstowych za pomocą telefonów komórkowych. Tekst może zawierać wyrazy, cyfry lub kombinację znaków alfanumerycznych. Funkcja SMS została udostępniona jako część standardu GSM fazy 1. Każda wiadomość tekstowa może zawierać maksymalnie 160 znaków alfabetu łacińskiego lub maksymalnie 70 znaków innego alfabetu, np. arabskiego lub chińskiego. W jakim celu stosuje się bramę wiadomości SMS? Wiadomości SMS można wysyłać z dowolnego telefonu komórkowego GSM, a także za pośrednictwem usługodawców internetowych. Korzystanie z centralnej bramy wiadomości SMS w firmie ma wiele zalet:» Wysłanie wiadomości z programu Outlook jest o wiele szybsze niż z telefonu komórkowego.» Wysyłanie wiadomości z komputera umożliwia korzystanie z listy kontaktów programu Outlook.» Wysyłanie wiadomości z komputera umożliwia zachowanie kopii wysłanych wiadomości SMS.» Usługodawca internetowy świadczący usługę przesyłania wiadomości SMS wymaga ponoszenia dodatkowych kosztów administracyjnych, ale umożliwia także logowanie użytkowników na swoich kontach usługi. Wymaga to dodatkowych czynności od użytkownika oraz czynności administracyjnych od administratora.» Jeśli w firmie nie ma służbowych telefonów komórkowych, użytkownik mógłby płacić za prywatne wiadomości SMS. 2.2 Wysyłanie wiadomości SMS za pomocą formularza wiadomości SMS programu FaxMaker Aby wysłać wiadomość SMS, należy użyć formularza wysyłania wiadomości SMS programu FaxMaker. W formularzu można wybrać adresatów wiadomości SMS z listy kontaktów programu Outlook. Należy wcześniej sprawdzić, czy uzupełniono pola z numerami telefonów komórkowych adresatów. GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS 13

Zrzut ekranu 10 formularz wiadomości SMS. 1. Otwórz formularz wiadomości SMS programu FaxMaker z grupy programów klienta FaxMaker. Zrzut ekranu 11 wprowadzanie numeru telefonu komórkowego dla kontaktu. 2. Adresatów można określić na dwa sposoby: wpisując numer w polu Do: lub wybierając adresata z książki adresowej programu Outlook. W drugim przypadku przed kliknięciem przycisku Do: należy sprawdzić, czy dla adresata w odpowiednim polu wpisano numer telefonu komórkowego. Aby wprowadzić numer telefonu komórkowego dla kontaktu: a. Otwórz listę kontaktów (przycisk Kontakty) i kliknij dwukrotnie adresata. b. W odpowiednim polu wprowadź numer telefonu komórkowego GSM (pod numerem faksu służbowego). Kliknij przyciski Zapisz i Zamknij, aby zapisać numer telefonu komórkowego. 14 Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS GFI FaxMaker

UWAGA: W przypadku korzystania z usługi internetowej przesyłania wiadomości SMS numer telefonu komórkowego należy wprowadzić w formacie międzynarodowym, tj. dodać kod kraju na początku numeru, na przykład +35699407512. 3. Wybierz adresatów, klikając przycisk Do... i przycisk OK. UWAGA: Kontakt nie zostanie wyświetlony, jeśli nie wprowadzono adresu e-mail LUB numeru faksu. Z tego względu dla każdego kontaktu należy wprowadzić adres e-mail lub numer faksu. 4. Po zakończeniu kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle teraz wiadomość SMS. Wkrótce w skrzynce odbiorczej zostanie odebrany raport o transmisji z informacją o stanie wysłanej wiadomości SMS. GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS 15

3 Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook 3.1 Wprowadzenie Jeśli w firmie jest używany program Exchange Server 2000 lub 2003, można wysyłać lub odbierać faksy bezpośrednio w programie Microsoft Outlook w sposób opisany w tym rozdziale. Jeśli w firmie nie ma programu Exchange Server 2000 lub 2003, można nadal wysyłać lub odbierać faksy bezpośrednio w programie Microsoft Outlook, jednak należy postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w rozdziale Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail. Z tego rozdziału należy także skorzystać, aby wysyłać i odbierać faksy w programie Microsoft Outlook Express za pośrednictwem programu Exchange Server 2000/2003. 3.2 Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu Microsoft Outlook 1. Wybierz opcję drukowania dokumentu za pomocą sterownika drukarki FaxMaker lub utwórz nową wiadomość pocztową w programie Outlook. 2. Jeśli wybrano opcję drukowania za pomocą sterownika drukarki FaxMaker, dokument zostanie dołączony do formularza nowej wiadomości. Tekst wprowadzony w wiadomości e- mail zostanie sformatowany jako domyślna strona tytułowa firmy. Można także dołączyć dokumenty pakietu Office, pliki HTML lub pliki PDF. Samą wiadomość można zredagować w formacie HTML. UWAGA: Aby dołączyć plik zawierający obiekt lub czcionki niedostępne w instalacji standardowej, lepiej jest wydrukować dokument lokalnie niż go dołączać, ponieważ serwer faksu nie będzie mieć dostępu do czcionek lub osadzonych obiektów. Zrzut ekranu 12 okno dialogowe wysyłania wiadomości w programie Outlook z załącznikiem w formacie programu Microsoft Word. 3. Kliknij przycisk Do... w formularzu nowej wiadomości programu Outlook. Zostanie wyświetlona książka adresowa programu. Wybierz listę kontaktów programu Outlook, a następnie wybierz adresata. Kliknij przycisk Do->, aby dodać adresata i kliknij przycisk OK po zakończeniu. GFI FaxMaker Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook 17

UWAGA 1: Można dodać wielu adresatów. UWAGA 2: Upewnij się, że dla adresata określono numer faksu w polu Faks służbowy. Jeśli tak, będzie on wyświetlany w książce adresowej programu Outlook obok imienia i nazwiska w polu Faks służbowy. Wskazówka: Tworzenie adresu do jednorazowego wysłania za pomocą adresowania SMTP W przypadku jednorazowego wysyłania faksu do adresatów niewprowadzonych wcześniej na liście kontaktów można wprowadzić numer faksu bezpośrednio w polu Do: w następującym formacie: [fax:<numer>], na przykład [fax: 0234123918]. 4. Kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker przefaksuje dokument. Wkrótce w skrzynce odbiorczej zostanie odebrany raport o transmisji z informacją o stanie wysłanego faksu, liczbie przefaksowanych stron oraz godzinie wysłania faksu. W przypadku niepowodzenia wysyłania faksu raport będzie zawierać informacje o przyczynach. Uwaga dotycząca pola nazwy firmy na stronach tytułowych Aby nazwa firmy pojawiała się na stronie tytułowej, należy użyć formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker LUB wybrać adresata z publicznej listy kontaktów, do której ma dostęp serwer faksu FaxMaker. Dzieje się tak dlatego, że program Microsoft Outlook nie dodaje nazwy firmy adresata do wiadomości e-mail. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem. 3.3 Wysyłanie faksu za pomocą polecenia Wyślij Aplikacje pakietu Microsoft Office zawierają polecenie Wyślij umożliwiające wysłanie dokumentu pocztą e-mail. Tego samego polecenia można użyć do wysłania dokumentu faksem. 1. Utwórz dokument i wybierz kolejno polecenia Wyślij do Adresat poczty (jako załącznik) z paska menu. 2. Wykonaj czynności od punktu 2. opisane w części Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu Microsoft Outlook. 3.4 Wysyłanie wiadomości SMS w programie Microsoft Outlook Wiadomość SMS można wysłać bezpośrednio z poziomu programu Microsoft Outlook za pomocą formatu adresu jednorazowego. Nie można wybrać adresata z listy kontaktów programu Outlook. W tym celu należy użyć formularza wiadomości SMS programu FaxMaker. Aby wysłać wiadomość SMS w programie Microsoft Outlook: 1. W oknie programu Microsoft Outlook utwórz nową wiadomość pocztową i wpisz tekst wiadomości SMS. UWAGA 1: Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 160 znaków. Jeśli zostanie wpisanych więcej znaków, wiadomość SMS zostanie podzielona na więcej wiadomości. UWAGA 2: Należy usunąć wszelkie podpisy wiadomości e-mail. Podpisy wiadomości e-mail są częścią tekstu i zostałyby dodane do wiadomości SMS. 2. W polu Do: wpisz adresata wiadomości SMS w formacie [sms: <numer>], na przykład [sms: 99785623]. 18 Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook GFI FaxMaker

Zrzut ekranu 13 raport o transmisji wiadomości SMS. 3. Kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle teraz wiadomość SMS. Po niedługim czasie otrzymasz raport z informacją o stanie wysłanej wiadomości SMS. 3.5 Ponowne wysyłanie i wyświetlanie podglądu wiadomości SMS Ponowne wysyłanie i wyświetlanie podglądu wiadomości SMS wykonuje się tak samo jak w przypadku faksów. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcjach Ponowne wysyłanie faksu i Wyświetlanie podglądu faksu w tym dokumencie. GFI FaxMaker Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook 19

4 Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail 4.1 Wprowadzenie Jeśli firma nie korzysta z programu Exchange Server 2000 lub 2003 ani programu Microsoft Outlook, faksy oraz wiadomości SMS można wysyłać i odbierać metodą opisaną w tym rozdziale. 4.2 Wysyłanie faksu Aby wysłać faks w kliencie poczty e-mail: 1. Otwórz formularz nowej wiadomości w kliencie poczty e-mail i wpisz wiadomość faksową. Jeśli nie wprowadzisz wiadomości, nie zostanie przefaksowana żadna strona tytułowa. Jeśli wprowadzisz temat, pojawi się on w polu <Temat> na stronie tytułowej. Można także dołączyć dowolny dokument pakietu Office, pliki PDF lub pliki HTML. 2. Określ adresata faksu: Wprowadź numer faksu w polu Do: w następującym formacie: numer@faxmaker.com, np.: 0234123918@faxmaker.com. Ta metoda adresowania wymaga skonfigurowania serwera pocztowego tak, aby przesyłał dalej wszystkie wiadomości wysyłane do domeny faxmaker.com na serwer faksu GFI FaxMaker. Odpowiednią procedurę przygotowano dla programów Lotus Notes i Microsoft Exchange Server 5.5, jednak jest ona podobna w przypadku innych serwerów pocztowych. 3. Pliki można dołączyć do wiadomości za pomocą funkcji Dołącz plik. 4. Po zakończeniu kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle faks i powiadomi użytkownika o stanie faksu, wysyłając pocztą e-mail raport o transmisji. 4.3 Opcje faksu w przypadku korzystania z aplikacji do obsługi poczty e-mail Aby wysłać faks przy użyciu opcji faksu różniących się od ustawień domyślnych skonfigurowanych przez administratora lub użytkownika, można to zrobić, korzystając z opcji faksu opisanych w tym akapicie. Opcje faksu należy wpisać w górnej części treści wiadomości e-mail i poprzedzić je podwójnym dwukropkiem. Należy pamiętać, że adresaci faksu nie będą mogli zobaczyć tych specyfikacji w otrzymanym tekście. Można użyć następujących opcji: Aby określić stronę tytułową ::C=nazwa strony tytułowej Na przykład: ::C=strona_tytułowa1 Wartość nazwa strony tytułowej oznacza nazwę strony tytułowej. Jeśli strona tytułowa ma być wysyłana, ponieważ zostanie ona dodana domyślnie później, można pominąć tę opcję, podając zamiast nazwy strony tytułowej wartość none. Spowoduje to, że program FaxMaker nie będzie dodawać strony tytułowej. UWAGA: Należy pamiętać, że stronę tytułową należy najpierw zapisać i skonfigurować na serwerze. Aby określić wysoką lub niską rozdzielczość :: H lub N Na przykład: ::H Wartość H oznacza wysoką rozdzielczość (200 na 200 dpi), a wartość N normalną rozdzielczość (200 na 100 dpi). GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail 21

Aby określić przednią stronę tytułową ::F=nazwa strony tytułowej Na przykład: ::C=strona_tytułowa2 Aby zaplanować faks ::nn:mm Na przykład: ::23:15 Wartość nn odpowiada godzinom, a wartość mm minutom. Tej opcji można użyć, aby wysłać faks w określonym dniu i o określonej godzinie. Aby określić kod bilingowy ::B=nnnn Na przykład: ::B=5 Wartość nnn można zastąpić dowolną liczbą. Zostanie ona dodana w pliku dziennika i może służyć do wydzielenia kosztów. Aby określić priorytet ::p=low/high/l/h lub priority=low/high/l/h Na przykład: ::p=low Wartość P oznacza priorytet. Można wprowadzić następujące wartości: low, high albo l, h. Ta opcja jest przydatna w przypadku przesyłania dużej liczby faksów i konieczności natychmiastowego przesłania faksu. Wiele opcji W przypadku użycia w wiadomości wielu opcji należy wpisać je w jednym wierszu i oddzielić przecinkami. Na przykład: :: c=strona_tytułowa1, 23:15, B=5 4.4 Wysyłanie wiadomości SMS Aby wysłać wiadomość SMS z klienta poczty e-mail: 1. Utwórz nową wiadomość pocztową i wprowadź tekst wiadomości SMS. UWAGA 1: Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 160 znaków. Jeśli zostanie wpisanych więcej znaków, wiadomość SMS zostanie podzielona na więcej wiadomości. UWAGA 2: Należy usunąć wszelkie podpisy wiadomości e-mail, ponieważ są one częścią tekstu i zostałyby dodane do wiadomości! 2. W polu Do: wybierz adresata wiadomości za pomocą następującego formatu adresowania SMTP: numer@smsmaker.com, np.: 234123918@smsmaker.com. UWAGA: Ta metoda adresowania wymaga skonfigurowania serwera pocztowego tak, aby przesyłał dalej wszystkie wiadomości wysyłane do domeny smsmaker.com na serwer faksu GFI FaxMaker. W podręczniku użytkownika znajduje się odpowiednia procedura przygotowana dla programów Lotus Notes i Microsoft Exchange Server 5.5, jednak jest ona podobna w przypadku innych serwerów pocztowych. 22 Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail GFI FaxMaker

Zrzut ekranu 14 raport o transmisji wiadomości SMS. 3. Po zakończeniu kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle teraz wiadomość SMS. Po niedługim czasie otrzymasz raport z informacją o stanie wysłanej wiadomości SMS. GFI FaxMaker Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail 23

5 Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna 5.1 Podgląd programu FaxMaker UWAGA: Jeśli administrator skonfigurował odbiór faksów w formacie PDF, podgląd faksów nie będzie przydatny. W narzędziu Podgląd faksów programu FaxMaker można przeglądać, drukować i zapisywać pliki faksów. Narzędzie można uruchomić, klikając dwukrotnie załącznik programu FaxMaker wyświetlony w oknie dialogowym przychodzącego lub wychodzącego faksu. Zrzut ekranu 15 podgląd faksów programu FaxMaker. Funkcje narzędzia Podgląd: 1. Przeglądanie kolejnych stron za pomocą poleceń Następna strona lub Poprzednia strona z menu Strona. W przypadku faksu zawierającego jedną stronę ta funkcja będzie nieaktywna. 2. Zmiana rozmiaru dokumentu na ekranie za pomocą poleceń Dopasuj do szerokości lub Dopasuj do wysokości z menu Powiększenie. 3. Powiększenie lub pomniejszenie dokumentu do wartości wybranej z menu Powiększenie. 4. Odwrócenie obrazu za pomocą polecenia Odwróć z menu Strona. 5. Obrócenie odwróconego obrazu odebranego faksu. 6. Drukowanie dokumentu na drukarce lokalnej za pomocą polecenia Drukuj z menu Plik. 7. Zapisywanie faksu jako załącznika za pomocą funkcji Zapisz jako w narzędziu Podgląd programu FaxMaker. 8. Eksportowanie faksów do różnych formatów za pomocą funkcji Zapisz jako. GFI FaxMaker Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna 25

5.2 Adnotacje faksu W podglądzie programu FaxMaker można dodawać adnotacje do faksów. Narzędzia adnotacji znajdują się w menu adnotacji lub na pasku narzędzi adnotacji. Dostępne są następujące narzędzia adnotacji: Narzędzie do zaznaczania adnotacji To narzędzie służy do zaznaczania pojedynczej adnotacji. Po zaznaczeniu adnotacji zostaje ona wyświetlona w prostokącie i jest otoczona ośmioma uchwytami. Za pomocą tych uchwytów można zmienić jej rozmiar lub ją przenieść. Aby zmienić rozmiar adnotacji, należy przeciągnąć odpowiedni uchwyt. Przeciągnięcie narożnego uchwytu umożliwia zmianę zarówno szerokości, jak i wysokości. Natomiast przeciągnięcie uchwytu znajdującego się na krawędzi powoduje zmianę tylko szerokości lub tylko wysokości. Jeśli są wyświetlane uchwyty adnotacji, można ją przesunąć, klikając i przeciągając dowolną, inną niż obszary uchwytów, część adnotacji. Po zaznaczeniu adnotacji można zmienić jej styl, korzystając z pasków narzędzi formatowania, stylu linii lub kolorów. Na przykład po zaznaczeniu adnotacji tekstowej pasek narzędzi formatowania zmieni się i będzie zawierać pola, takie jak nazwa, rozmiar i efekty czcionki. Za pomocą tego narzędzia można zaznaczyć wiele adnotacji. Przytrzymując klawisz Ctrl, kliknij adnotacje do zaznaczenia. Następnie można przeciągnąć jednocześnie wszystkie zaznaczone adnotacje, klikając dowolną z zaznaczonych adnotacji i przeciągając je w nowe położenie. Należy pamiętać, że nie można zmienić rozmiaru adnotacji po zaznaczeniu więcej niż jednego elementu. Adnotację można usunąć, zaznaczając ją, a następnie naciskając klawisz Delete. Narzędzie Wybierz obszar To narzędzie służy do zaznaczania obszaru obrazu w celu wykonania określonej akcji. Kliknij i przeciągnij, aby utworzyć prostokąt do edycji. Po zdefiniowaniu prostokąta można kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić menu podręczne z poleceniami edycji obszaru, takimi jak, powiększenie, pomniejszenie lub kopiowanie do Schowka. Narzędzie Notatka Sticky Note To narzędzie służy do dodawania notatek tekstowych do faksu. Z paska narzędzi formatowania można wybrać rodzaj, rozmiar i efekty czcionki. Kliknij i przeciągnij obraz, aby zdefiniować rozmiar notatki do utworzenia, a następnie wpisz tekst notatki. W notatce można wpisać dowolny tekst. Istnieje również możliwość dokonania jego późniejszej edycji. Jeśli wybrano rodzaj, rozmiar lub efekt specjalny czcionki, ustawienie to obowiązuje dla całej notatki. Jeśli podczas zaznaczania lub edycji notatki dowolny z tych elementów ulegnie zmianie, spowoduje to zmianę całego tekstu notatki. W notatkach Sticky Note stosowany jest zawsze czarny tekst na żółtym tle. UWAGA: Jeśli w notatce nie ma tekstu, po usunięciu zaznaczenia notatki i wykonaniu innej czynności, na przykład zmianie rozmiaru tekstu czy przełączeniu się do innego narzędzia, notatka zostanie usunięta. Zapobiega to tworzeniu przypadkowych pustych notatek. Narzędzie Wybiel To narzędzie umożliwia wybielenie obszaru obrazu. Może ono służyć do ukrywania niektórych obszarów tekstu. Należy pamiętać, że wybielany obszar jest zawsze prostokątny. 26 Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna GFI FaxMaker

Narzędzie Wyróżnij To narzędzie służy do wyróżniania sekcji faksu. Kolorowe wyróżnienia są przezroczyste. W przypadku drukowania obrazu lub zapisywania go jako scalony plik wyróżnione obszary zostaną wyszarzone. Narzędzie Stempel To narzędzie służy do umieszczania map bitowych lub obrazów stempli na wyświetlanym obrazie. Obrazy te znajdują się początkowo w plikach poza obrazem roboczym. Pliki stempli mają domyślnie rozszerzenie *.STP, ale program może odczytywać także wiele innych formatów pliku. Po wybraniu tego narzędzia można zaznaczyć obszar obrazu, w którym ma zostać umieszczona mapa bitowa lub adnotacja stempla. Kliknij i przeciągnij, aby zdefiniować obszar, w którym ma zostać umieszczony stempel. Po zwolnieniu lewego przycisku myszy zostanie wyświetlone menu zawierające ostatnio używane nazwy stempli. Aby umieścić jeden z tych stempli na obrazie, wystarczy wybrać z menu nazwę stempla. Można także zdefiniować nowy stempel. Przed wybraniem nowego stempla z menu zostanie wyświetlony monit o wybranie pliku dla nowego stempla. Wybierz plik do wstawienia w wyświetlonym menu. Następnie zostanie wyświetlony monit o podanie nazwy stempla. Jest to nazwa, która będzie wyświetlana w menu przy następnym wybieraniu stempla. Aby użyć stempla tylko jeden raz, można wybrać opcję Tylko użyj. Spowoduje to umieszczenie stempla na ekranie bez zapisywania nazwy na liście ostatnio używanych stempli. Dla często używanych stempli można wybrać opcję Użyj i zapisz. Nazwy tych stempli znajdą się w menu wyświetlanym po wybraniu obszaru stempla. Narzędzie strzałki/linii To narzędzie służy do tworzenia prostych oraz strzałek jedno- i dwukierunkowych. W menu stylu linii i koloru można wybrać szerokość i kolor rysowanych linii, a także czy strzałki mają być z wypełnieniem oraz czy mają znajdować się na jednym czy dwóch końcach. Aby dodać strzałkę lub linię na obrazie, kliknij koniec linii, na którym ma zostać wyświetlona linia lub strzałka, i przeciągnij na drugi koniec linii lub strzałki. Zostanie wyświetlona kropkowana linia wskazująca proponowane położenie linii lub strzałki. Po zwolnieniu lewego przycisku myszy strzałka zostanie narysowana. We wszystkich strzałkach jednokierunkowych pierwszy zaznaczony punkt będzie początkiem strzałki, a w miejscu zwolnienia lewego przycisku myszy znajdzie się jej grot. Narzędzie Prostokąt To narzędzie służy do rysowania prostokąta bez wypełnienia. Rysując prostokąt, można wybrać kolor i szerokość linii. Narzędzie Okrąg To narzędzie służy do rysowania okręgu lub elipsy bez wypełnienia. Rysując okrąg lub elipsę, można wybrać kolor i szerokość linii. Wybór koloru To narzędzie znajduje się w menu Widok. Służy ono do wybierania różnych kolorów adnotacji. Wybór koloru dotyczy linii, prostokątów i okręgów, a także wyróżnień. Nie można zmieniać kolorów innych adnotacji. Wybór grubości linii To narzędzie znajduje się w menu Widok. Służy ono do wybierania różnych grubości linii dla adnotacji. UWAGA: Adnotacje zostaną zapamiętane tylko po wybraniu w menu opcji Zapisz. GFI FaxMaker Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna 27

5.3 Książka adresowa programu FaxMaker Uwaga: W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook domyślną książką adresową jest książka adresowa programu Outlook, a nie książka adresowa programu FaxMaker. Korzystając z książki adresowej programu Outlook, użytkownik ma dostęp do kontaktów poczty e-mail i faksu. Jeśli użytkownik nie korzysta z programu Outlook lub woli korzystać z książki adresowej programu FaxMaker, za pomocą tej książki adresowej można zapisywać listę adresatów oraz ich dane szczegółowe, a także zarządzać nimi. Każdy wpis lub osoba w książce telefonicznej jest osobnym rekordem. W książce telefonicznej można dodać nieograniczoną liczbę rekordów i pogrupować adresatów za pomocą funkcji grupowania. Dane można łatwo importować i eksportować z/do książki adresowej do/z pliku ASCII lub programu Microsoft Outlook. Aby uruchomić książkę telefoniczną, kliknij przycisk Do: w formularzu wiadomości faksowej programu FaxMaker lub kliknij przycisk książki adresowej na pasku narzędzi formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker. Ikona książki adresowej programu FaxMaker na pasku narzędzi. 5.4 Zarządzanie poszczególnymi adresatami Dodawanie rekordów Zrzut ekranu 16 książka adresowa programu FaxMaker. 1. Do książki adresowej programu FaxMaker można dodawać adresatów, klikając przycisk Dodaj w oknie dialogowym tej książki adresowej. 28 Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna GFI FaxMaker

Zrzut ekranu 17 okno dialogowe Edytuj rekord. 2. Wprowadź szczegóły adresata w oknie dialogowym Edytuj rekord. 3. Wpisując numery telefonu lub faksu służące do wysyłania faksów zagranicznych, należy wprowadzać kompletne numery z numerem kierunkowym kraju i numerem dostępowym. 4. Kliknij przycisk OK, aby utworzyć adresata. W książce adresowej zostanie wyświetlony nowy rekord. Znajdowanie rekordów Adresatów można wyszukiwać, wprowadzając kilka pierwszych liter nazwiska lub nazwy firmy w polu Znajdź w dolnej części okna dialogowego książki adresowej programu FaxMaker. Program FaxMaker automatycznie wyróżni odpowiednich adresatów. Można także wyszukiwać nazwiska i firmy, sortując najpierw rekordy. Aby posortować rekordy według imion i nazwisk, kliknij kolumnę Nazwa, lub kolumnę Firma, aby posortować rekordy według firm. Sortowanie rekordów Rekordy można posortować alfabetycznie według imion i nazwisk lub według firm, klikając kolumny Imię i nazwisko lub Firma w górnej części okna dialogowego książki adresowej programu FaxMaker. Usuwanie rekordów Aby usunąć adresata, zaznacz go i naciśnij klawisz Delete. 5.5 Zarządzanie grupami Grupy są zbiorami adresatów. Mogą być wykorzystane do wysyłania faksów do grupy osób. Grupy są skojarzone z określoną książką adresową. Dodawanie grup Aby dodać grupę: 1. W książce adresowej programu FaxMaker wybierz adresatów, których chcesz dodać do grupy. Aby zaznaczyć więcej rekordów, naciśnij klawisz SHIFT lub CTRL. GFI FaxMaker Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna 29

Menu opcji. 2. Kliknij przycisk Opcje, a następnie wybierz polecenie Dodaj do grupy. Zrzut ekranu 18 dodawanie rekordów do grupy. 3. W oknie Wybierz grupę wprowadź nazwę nowej grupy lub wybierz istniejącą grupę. 4. Kliknij przycisk OK. Usuwanie grup Aby usunąć grupę: 1. Wybierz grupę z listy Bieżąca grupa w górnej części okna dialogowego książki adresowej programu FaxMaker. 2. Wybierz wszystkich adresatów, klikając kolejno pozycje Opcje Zaznacz wszystko lub używając myszy. 3. Naciśnij klawisz Usuń lub kliknij kolejno pozycje Opcje Usuń rekord. Usunięcie wszystkich adresatów w grupie spowoduje także automatycznie usunięcie grupy. Wysyłanie faksu do grupy Po utworzeniu grupy można wysłać ten sam faks do całej grupy w następujący sposób: 1. Wybierz grupę z listy Grupa w górnej części okna dialogowego książki adresowej programu FaxMaker. 2. Wszyscy członkowie grupy zostaną wyświetleni i automatycznie zaznaczeni. W razie potrzeby można usunąć zaznaczenie wybranych osób. 3. Kliknij opcję Zaznacz. Spowoduje to dodanie wszystkich członków grupy do listy adresatów. UWAGA: Adresat może być wyłącznie członkiem jednej grupy. 30 Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna GFI FaxMaker

5.6 Zarządzanie książkami adresowymi Program FaxMaker umożliwia tworzenie wielu książek adresowych. Ułatwia to zarządzanie adresatami. Tworzenie nowej książki adresowej Aby utworzyć nową książkę adresową: 1. W książce adresowej programu FaxMaker kliknij przycisk Opcje i wybierz pozycję Nowa książka adresowa. Zrzut ekranu 19 tworzenie nowej książki adresowej programu. 2. W oknie dialogowym Nowa książka adresowa w polu Nazwa książki wpisz nazwę książki. Aby utworzyć udostępnioną książkę adresową, wybierz opcję Katalog globalny w lokalizacji książki adresowej. Usuwanie książek adresowych Aby usunąć książkę adresową: 1. Z listy rozwijanej Książka adresowa w oknie dialogowym książki adresowej programu FaxMaker wybierz książkę do usunięcia. 2. Kliknij kolejno pozycje Opcje Usuń książkę adresową. Eksportowanie książek adresowych Książki adresowe programu FaxMaker można eksportować do formatu pliku ASCII. 1. Zaznacz rekordy, które chcesz wyeksportować. Aby zaznaczyć więcej niż jeden rekord, przytrzymaj klawisz Shift i zaznaczaj rekordy, klikając myszą. 2. Kliknij kolejno pozycje Opcje Eksportuj do pliku ASCII. 3. W oknie dialogowym Eksportuj do pliku ASCII wybierz katalog, do którego chcesz wyeksportować dane. Wpisz nazwę pliku i kliknij przycisk Zapisz. Importowanie plików ASCII Aby zaimportować rekordy z innej aplikacji: 1. W oknie dialogowym książki adresowej programu FaxMaker wybierz książkę adresową, z której chcesz zaimportować rekordy. GFI FaxMaker Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna 31