KOMPLEKSOWY SYSTEM Usługi Informatyczne Artur Cypryś 30-319 Kraków, ul. Tyniecka 10a tel. (12) 262-02-95, (0501) 488-336 e-mail: krakow@fort.com.pl www.fort.com.pl OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ I SIECI SPRZEDAŻY System obsługi ubezpieczeń FORT 3.0 Pro Dokumentacja użytkownika Naliczanie prowizji Agentowi Kraków, luty 2011 r.
KOMPLEKSOWY SYSTEM... 1 OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ I SIECI SPRZEDAŻY... 1 NALICZANIE PROWIZJI DLA AGENTÓW... 4 SYSTEMY NALICZANIA PROWIZJI W STRUKTURZE PŁASKIEJ (BEZ PODAGENTÓW )... 4 PROCENTOWY SYSTEM NALICZANIA PROWIZJI... 4 PROCENTOWY SYSTEM NALICZANIA PROWIZJI WG POZIOMÓW... 8 PUNKTOWY SYSTEM NALICZANIA PROWIZJI WG POZIOMÓW... 11 Zróżnicowanie Poziomów Prowizji wg produktów... 12 PROCENT OD PROWIZJI AGENCJI... 16 SYSTEM NALICZANIA NADPROWIZJI W STRUKTURACH WIELOPOZIOMOWYCH... 17 PROCENTOWY SYSTEM NALICZANIA NADPROWIZJI... 18 PROCENTOWY SYSTEM NALICZANIA NADPROWIZJI WG POZIOMÓW... 20 PUNKTOWY SYSTEM NALICZANIA NADPROWIZJI WG POZIOMÓW... 22 PROCENT OD PROWIZJI PODAGENTA... 23 INNE PARAMETRY ROZLICZEŃ AGENTÓW... 26 STOSOWAĆ RÓŻNE KATEGORIE PROWIZJI... 27 MOŻLIWA INNA PROWIZJA ZA KONTYNUACJĘ... 28 NALICZAĆ PUNKTY OD PRZYPISU... 29 SYSTEM BUDOWY STRUKTURY AGENTÓW... 30 STRUKTURA ZGODNA Z OGÓLNĄ... 33 POZIOM ZGODNY Z OGÓLNYM... 33 DZIELIĆ PROWIZJĘ NA WIELU AGENTÓW... 34 ZAOKRĄGLAĆ PROWIZJĘ DO GROSZY... 36 DRABINKA DLA KAŻDEGO RYZYKA... 36 POKAŻ ZEROWE NADPROWIZJE... 38 POTWIERDZANIE WPŁAT AGENTÓW NA POCZET SKŁADEK KP/KW/WB... 39 NALICZANIE PROWIZJI DLA AGENTÓW ZA KOLEJNE RATY WG STAWKI NA DZIŚ... 39 AGENT FAKTURUJĄCY... 41 AUTOMATYCZNE KOPIOWANIE PROWIZJI POMIĘDZY AGENTAMI... 41 INNA PROWIZJA ZA POLISY JEDNORAZOWE I RATALNE... 42 USTAWIANIE PROWIZJI DLA AGENTÓW DLA WPROWADZONYCH WCZEŚNIEJ POLIS... 43 POTWIERDZANIE WPŁAT AGENTÓW Z TYTUŁU INKASA POLIS I RAT... 43 REJESTROWANIE WPŁAT AGENTÓW DO KASY AGENCJI... 44 POTWIERDZANIE WPŁAT AGENTA Z OPÓŹNIENIEM, PO PROWADZENIU PRODUKCJI... 45 WSPÓŁPRACA MODUŁU POTWIERDZEŃ WPŁAT AGENTÓW MODUŁEM KASA \ BANK... 46 DO CZEGO JESZCZE MOŻNA UŻYĆ POWYŻSZEGO MECHANIZMU?... 49 BIBLIOTEKA ZESTAWIEŃ I WYDRUKÓW ROZLICZENIOWYCH DLA AGENTÓW... 50 2
POTWIERDZENIE WYPŁAT PROWIZJI AGENTOM... 52 URUCHOMIENIE MODUŁU W PROGRAMIE... 52 UDOSTĘPNIANIE MODUŁU OPERATOROM... 52 REJESTRACJA INFORMACJI O WYPŁACIE PROWIZJI AGENTOM NA POLISIE, RACIE,...... 52 POTWIERDZANIE WYPŁAT PROWIZJI AGENTA Z OPÓŹNIENIEM, PO WPROWADZENIU PRODUKCJI... 53 3
Naliczanie prowizji dla Agentów Za zawierane ubezpieczenia Agencja nalicza Agentom prowizję. Przy wprowadzaniu polis, rat, doubezpieczeń, zwrotów itd. domyślnie będzie brana prowizja którą określiliśmy przy każdym Agencie. Program FORT umożliwia naliczanie Agentom prowizji (ustalania wysokości prowizji) kilkoma systemami: - procentowym - procentowym wg. poziomów - punktowym wg. poziomów - procent od prowizji Agencji Można również naliczać nadprowizję od inkasa.. Wybór metody naliczania prowizji jest dostępny z poziomu Administracji rozliczeń z Agentami. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątek \ Administracja \ Rozliczenia z Agentami. W poniższych rozdziałach opiszemy każdy z w/w systemów. Systemy naliczania prowizji w strukturze płaskiej (bez podagentów ) Procentowy system naliczania prowizji 4
System ten jest najbardziej uniwersalnym systemem naliczania prowizji i najczęściej stosowanym w Agencjach. Jest to bezpośrednie określanie prowizji w % dla każdego Agenta, dla każdego prowadzonego produktu. Ustalenie prowizji procentowej dla Agentów jest bardzo proste. Ustalamy ją ze skróconego wykazu Agentów - stajemy kursorem po kolei na każdym Agencie i wybieramy z menu funkcję: Prowizje / Agenta. Na ekranie pojawi się formatka skróconego wykazu stawek prowizyjnych Agenta. Za pomocą przycisku + po kolei określamy prowizję dla danego produktu w obrębie każdego TU. I tutaj mamy kilka możliwości określenia prowizji: 1. prowizja może być określona dla całej grupy ubezpieczeń w danym TU w tej samej wysokości: 5
2. prowizja może być różna dla różnych ryzyk w obrębie danej grupy ubezpieczeń: 3. prowizja może być wypłacana w zł / sztukę: 6
4. prowizja może być wypłacana w zł/sztukę, ale za polisy kontynuowane może być w innej wysokości: Pole kategoria prowizji będzie się pokazywać na tej formatce, jeżeli będziemy mieli włączoną opcję stosować różne kategorie prowizji (funkcję tą opiszemy w późniejszych rozdziałach) Jeżeli są powody, dla których nie chcemy naliczać prowizji dla danego agenta w wybranych TU można ustawić tą prowizję na poziomie 0% Po ustawieniu stawek % na formatkach : polisy, raty, doubezpieczenia itp. będą automatycznie podpowiadać się określone stawki %. 7
Procentowy system naliczania prowizji wg poziomów System procentowy wg poziomów umożliwia naliczanie Agentom prowizji w jednostkach procentowych, ale w zależności od poziomu na którym znajduje się w danej chwili Agent. W systemie tym pojawia się nowe pojęcie poziomu Agenta. Pracę w tym systemie musimy zacząć od zdefiniowania poziomów Agentów. Jeżeli ustawiliśmy sobie system procenty według poziomów to z menu wybieramy funkcję: Wykazy / Poziomy Agenta i po kolei uzupełniamy poziomy. Numeracja poziomów powinna być prosta i zaczynać się od numeru 1. 8
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia z Agentami / Wykazy / Poziomy Agenta. Po określeniu poziomów Agentów musimy określić wartość prowizji % dla każdego poziomu. Czynność tą wykonujemy ze skróconego wykazu Agentów. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Prowizje / Agentów wg poziomów szeregowania W następnym kroku możemy ustalić dla każdego Agenta poziom na którym w obecnej chwili się znajduje. Jeżeli rozpoczynamy działalność to wiadomo, że Agenci będą na poziomie pierwszym. 9
W miarę wzrostu jego aktywności będzie on awansował na wyższe poziomy. Dostępne pod: Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Awans / Agenta Zdefiniowanie tych elementów w zupełności wystarczy i można przystąpić do rejestracji produkcji. Na formatkach polis, rat, doubezpieczeń itd. zamiast prowizji % tak jak to było w systemie procentowym, pokaże się poziom Agenta 10
Poziom prowizyjny związany jest bezpośrednio z polisą jeżeli więc do polisy robimy doubezpieczenie, zwrot lub przyjmujemy kolejną ratę, a w międzyczasie Agent będzie Awansował na wyższy lub niższy poziom, to do naliczania prowizji na tych dodatkowych operacjach program będzie brał poziom z polisy głównej. Punktowy system naliczania prowizji wg poziomów System ten jest wykorzystywany w Agencjach, w których Agenci za ubezpieczenie dostają odpowiednią ilość punktów. Punkty te z kolei przeliczane są na złotówki. W systemie tym pojawiają się definicje: ilość punktów, przelicznik punktowy i poziom prowizji Agenta. Ilość Punktów = Składka / Przelicznik Punktowy Prowizja (w zł) = Ilość Punktów * Poziom Prowizji ( Agent Poziom ) W systemie tym najpierw musimy ustalić jakie mogą być poziomy Agentów i odpowiadającą im ilość zł/punkt (ile złotych Agent otrzyma za każdy 1 punkt) 11
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątek / Administracja / Rozliczenia z Agentami / Wykazy / Poziomy Agenta Zróżnicowanie Poziomów Prowizji wg produktów Program umożliwia zróżnicowanie Poziomów Prowizji dla ubezpieczeń. Po włączeniu w Administracji rozliczeń z Agentami opcji Różnicować Poziom Prowizyjny wg ryzyka ekran powyższy zostanie rozbudowany o kolumny określające TU, grupę ubezpieczeń oraz ubezpieczenie. 12
Za pomocą tej opcji możemy budować system faworyzujący wybrane produktu, grupy produktów lub Towarzystwa. Kolejną czynnością jest określenie dla każdego produktu ubezpieczeniowego odpowiedniego przelicznika punktowego 13
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / TU / Aktywne / Ubezpieczenia / Redakcja Przelicznik punktowy można ustawić tylko na każdej z poszczególnych grup ubezpieczeń (jeżeli dla całej grupy jest taka sama wartość przelicznika) lub w poszczególnych ryzykach z danej grupy (może się bowiem okazać że w obrębie danej grupy kilka ryzyk ma różne przeliczniki). Dostępne pod: Administracja / Słowniki / TU / Aktywne / Ubezpieczenia / Redakcja / Ubezpieczenia / Redakcja Jeżeli mamy już ustalone poziomy Agentów i przeliczniki punktowe każdego produktu, musimy teraz zająć się określeniem na którym poziomie w danym czasie jest każdy Agent, czyli tzw. awans Agentów Zobacz: Dokumentacja Ogólna Awans Agenta Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Awans / Agenta W systemie tym podczas rejestracji polisy program sprawdza na wejściu do pola data rozl. na którym poziomie jest (lub był) Agent w danym okresie. Jeżeli na dany dzień rozliczenia polisy nie mamy ustalonego poziomu Agenta FORT daje komunikat: 14
Jeżeli naciśniemy TAK automatycznie wyświetli się okienko, w którym będzie można uzupełnić poziom Agenta. Przycisk NIE pozwoli dalej rejestrować polisę i domyślnie przy danym ryzyku wstawi poziom 0. Jednak podczas próby rozliczenia polisy program przedstawi komunikat, że dla poziomu 0 nie określono poziomu prowizji. Będzie to jednak komunikat tylko informacyjny. Naciśnięcie klawisza NIE nie zablokuje rozliczenia polisy, tylko prowizja będzie naliczona w wysokości 0 zł. W systemie punktowym w zależności od poziomu na formatkach polis, doubezpieczeń przy ryzykach pojawią się pola z poziomem prowizyjnym Agenta oraz przelicznikiem punktowym. 15
Procent od prowizji Agencji System ten oznacza że Agent dostaje określony procent prowizji z prowizji którą TU wypłaca Agencji np. Agencja dostaje prowizję 10% za ubezpieczenie OC kom. a z tego Agent dostaje 60%. System ten jest bardzo prosty i wystarczy tylko że określimy przy każdym Agencie jaki procent prowizji dostaje z prowizji należnej Agencji 16
Dostępne pod: Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Prowizje / Agenta Podczas wprowadzania polisy, na formatce ryzyka program będzie sprawdzał czy przy danym ryzyku została określona prowizja dla Agenta. Jeżeli nie będzie określona umożliwi uzupełnienie jej bezpośrednio z miejsca gdzie rejestrujemy ryzyko. Oczywiście wszystkie wartości prowizji można uzupełniać ręcznie każdorazowo podczas rejestracji polisy. System naliczania nadprowizji w strukturach wielopoziomowych Fort umożliwia przy rozliczaniu polisy (raty) podział należnej prowizji pomiędzy kilku Agentów ze struktury, czyli naliczać tzw. nadprowizję. Przykład: 17
Polisę z inkasem 1.000 zł sprzedaje Agent GEBOCKI. Jego prowizja to 10%. Bezpośrednio nad nim jest Agent JANIK, który ma prowizję 12% a najwyżej w drabince struktury jest SIEC MAZOW, która dostaje 13% prowizji. Po rozliczeniu polisy GEBOCKI dostanie 10% prowizji czyli 100 zł, JANIK 2% czyli 20 zł a SIEC MAZOW 1% czyli 100 zł. Aby naliczać nadprowizję należy w Administracji rozliczeń Agentów włączyć parametr naliczać nadprowizję oraz system naliczania nadprowizji. W programie są 4 systemy naliczania nadprowizji, podobnie jak w systemach naliczania prowizji w strukturach płaskich, a więc: - system procentowy - system procentowy wg poziomów - system punktowy wg poziomów - procent prowizji od prowizji PodAgenta. Każdy system naliczania prowizji można łączyć z każdym systemem naliczania nadprowizji, jednakże nie każdy system naliczania prowizji prawidłowo współpracuje z każdym systemem naliczania nadprowizji. Zaleca się stosować te same systemy naliczania w prowizji jak i nadprowizji. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Procentowy system naliczania nadprowizji Procentowy system naliczania nadprowizji jest jednym z prostszych systemów. Każdy Agent ze struktury dostaje jakąś część prowizji procentowej. W systemie tym oprócz zaznaczonego procentowego systemu naliczania nadprowizji, powinniśmy zaznaczyć parametr : drabinka dla każdego ryzyka, z tego względu że każde ryzyko (grupa ryzyk) z reguły ma inną prowizję. Parametr ten powinien być zawsze włączony przy procentowych systemach liczenia prowizji, natomiast zalecamy aby był wyłączony w systemach gdzie są poziomy Agentów. 18
Jeżeli mamy zdefiniowane procentowe wartości prowizji w każdej kartotece Agenta w obrębie struktury możemy przystąpić do rejestracji polis i naliczania prowizji oraz nadprowizji. Zauważmy że po wpisaniu ryzyk i rozliczeniu polisy na formatce pojawi się okienko ze strukturą Agentów, którym należna jest odpowiednia wartość %-owa nadprowizji. Globalne rozliczenie prowizji z polisy przedstawionej na powyższym rysunku będzie wyglądało następująco: 19
Prowizja dla Agenta który sprzedał własną polisę oznaczona będzie literą P, natomiast nadprowizja dla pozostałych Agentów ze struktury literą S. Jeżeli na formatce polisy stworzy się drabinka nadprowizji i jeżeli usuniemy ją całkowicie, to za każdym razem po rozliczeniu polisy będzie się odtwarzać. Jeżeli natomiast będziemy edytować ją (oczywiście w miarę potrzeby), np. usuniemy jednego Agenta ze struktury drabinki a jego należną prowizję dopiszemy do poprzedniego Agenta, wówczas po rozliczeniu polisy program pozostawi ją w takiej postaci. Procentowy system naliczania nadprowizji wg poziomów System ten nalicza nadprowizję w % w zależności od poziomów Agentów w strukturze. W administracji rozliczeń Agentów zaznaczamy parametr procenty wg poziomów. 20
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów FORT nalicza nadprowizję prawidłowo jeżeli oprócz zdefiniowanych stawek procentowych prowizji, dla każdego Agenta mamy określony poziom awansu, na którym aktualnie się znajduje. 21
W systemie tym na formatkach polis, rat, doubezpieczeń itd. kolumna z prowizją %, została zastąpiona kolumną z poziomem prowizyjnym Agenta, która wyróżnia ten system od innych. Dopiero na poziomie rozliczenia polisy program przelicza ten poziom na odpowiednią wartość % prowizji. Na rozliczeniu prowizji litery S i P mają to samo znaczenie co przy innych systemach, czyli prowizja ze struktury (nadprowizja) - S i prowizja własna P. Punktowy system naliczania nadprowizji wg poziomów Punktowy system nalicza nadprowizję w punktach w zależności od zebranej składki i przelicznika punktowego dla danego produktu ubezpieczeniowego. Później mnoży ilość punktów zebranych przez Agenta i odpowiadający mu poziom prowizji, dając w ten sposób prowizję w zł. Tak więc niezbędnym elementem prawidłowego naliczania nadprowizji w tym systemie jest ustalenie poziomów Agentów i przeliczników punktowych wszystkich produktów. 22
Na formatce polisy, doubezpieczenia itd. będzie dalej widoczna kolumna z poziomem Agenta, natomiast na formatce rozliczenia polisy, raty, doubezpieczenia itd. dodatkowo będą widoczne kolumny z ilością uzyskanych punktów od przypisu, inkasa oraz poziom prow. w zł/pkt. Procent od prowizji PodAgenta Najbardziej klasycznym przykładem naliczania nadprowizji jako procent od prowizji PodAgenta jest połączenie tego systemu z systemem procentowym naliczania prowizji. Oczywiście pozostałe systemy naliczania prowizji również można łączyć z w/w systemem nadprowizji. 23
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów W systemie tym wystarczy, że wejdziemy na skrócony wykaz Agentów i ustawimy: - standardową prowizję każdego Agenta dla poszczególnych grup ubezpieczeń (ryzyk) w obrębie każdego TU Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Prowizje / Agenta - prowizję (nadprowizję) Agentów wg poziomów szeregowania 24
Te ustawienia mogą być wspólne dla wszystkich Agentów i dla wszystkich ryzyk w obrębie każdego TU. Oznacza to że wszyscy Agenci dostają np. 20% nadprowizji od prowizji PodAgenta. 25
Na formatce polisy w drabince nadprowizji będzie widoczna wartość procentowa prowizji od prowizji PodAgenta, natomiast na formatce rozliczenia polisy przeliczona wartość procentowa prowizji i nadprowizji. System naliczania prowizji procentowy procentowy wg poziomów punktowy wg poziomów procent od prowizji Agencji Zestawienie systemów naliczania prowizji z systemami naliczania nadprowizji procentowy zalecany możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia Systemy naliczania nadprowizji procentowy wg poziomów możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia zalecany możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia punkty wg poziomów możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia zalecany możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia procent od prowizji PodAgenta zalecany zalecany możliwy do zaimplementowania po złożeniu zamówienia zalecany Inne parametry rozliczeń Agentów Do rozliczeń Agentów mogą być dodatkowo zastosowane parametry: - stosować różne kategorie prowizji - możliwa inna prowizja za kontynuację - naliczać punkty od przypisu - system budowy struktury Agentów (normalna, definicja) - struktura zgodna z ogólną 26
- poziom zgodny z ogólnym - dzielić prowizję na wielu Agentów - zaokrąglać prowizję do groszy - drabinka dla każdego ryzyka - pokaż zerowe nadprowizję - potwierdzanie wpłat Agentów na poczet składek KP/KW/WB Poniżej opiszemy funkcjonalność i zastosowanie każdego z tych parametrów. Stosować różne kategorie prowizji Parametr ten służy do definiowania własnych rodzajów prowizji np. prowizji biurowych (prowizja z polis wypisanych w biurze), prowizja za polisy przejęte od innego Agenta, prowizja za doprowadzenie klienta itp. Każdemu rodzajowi prowizji, która jest prowizją główną można nadać własny symbol, po którym będzie ona identyfikowana. Parametr stosować różne kategorie prowizji można także włączyć w administracji modułu ubezpieczeń majątkowych, jeżeli użytkownik nie korzysta z modułu rozliczeń z Agentami. 27
Możliwa inna prowizja za kontynuację Uaktywnienie tego pola umożliwi zdefiniowanie przy poszczególnych grupach ryzyk prowizji innej za polisy kontynuowane. Na razie zróżnicowanie takie wprowadziło PZU i tylko na ryzykach tego TU będzie można zdefiniować inną prowizję za kontynuację. 28
Naliczać punkty od przypisu Funkcja ta służy do analizy efektywności pracy Agentów. Nie ma ona nic wspólnego z naliczaniem prowizji. Włączenie tej funkcji powoduje, że od przypisu naliczane są punkty. Aby można było wykorzystać tą funkcję należy w słownikach produktów ubezpieczeniowych (grupach ryzyk) określić dla każdego TU przeliczniki punktowe: Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / TU / Aktywne / Ubezpieczenia / Redakcja Jeżeli będziemy mieli ustalone przeliczniki punktowe program będzie naliczał punkty od przypisu, co będzie widoczne na formatce finansowego rozliczenia Agenta Jeżeli mamy zbudowaną strukturę Agentów punkty te będą naliczane również dla wszystkich Agentów ze struktury. 29
System budowy struktury Agentów Parametr ten stosowany jest w naliczaniu nadprowizji. Może być budowa struktury: 1. normalna program do rozliczeń będzie brał pełną drabinkę struktury Agentów (uwzględnia w prowizji wszystkie szczeble drabinki i nadprowizję dostanie każdy Agent ze struktury) 30
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów 2. definicja w tym systemie będzie można samemu zdefiniować prowizję na poziomie poszczególnych szczebli struktury wg własnych potrzeb. Pewne szczeble w naliczaniu nadprowizji można w takim systemie np. pominąć. W tym celu należy po wybraniu tego systemu ustalić poziomy szeregowania Agentów. 31
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Liczba znaków oznacza tutaj długość kodu określającego strukturę czyli na ilu znakach kodujemy każdego Agenta np. na 3 znakach Oddział (001, 002, 003,...) na 5 znakach Kierowników Oddziałów (00101, 00201, 00301,...) na 7 znakach Organizator Oddziału (0010101, 0020101, 0030101,...) Po określeniu poziomów szeregowania struktur przechodzimy do skróconego wykazu Agentów i określamy prowizję dla Agentów wg poziomów szeregowania. 32
Prowizję możemy określić dla wszystkich TU, grup ubezpieczeń, ryzyk (wstawiamy wtedy znak %) lub dla wybranych. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni / Prowizje / Agentów wg poziomów szeregowania Struktura zgodna z ogólną Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Parametr ten służy do rozróżniania budowy struktur pomiędzy ubezpieczeniami np. majątkowymi, życiowymi, leasingowymi itp. Jeżeli jest włączony to wszystkie rodzaje ubezpieczeń będą rozliczane wg tej samej budowy struktury. Jeżeli jest wyłączony to każdy rodzaj ubezpieczeń będzie musiał mieć zbudowaną odrębną strukturę wg której będzie rozliczany. Zalecamy, aby parametr ten był wyłączony. Poziom zgodny z ogólnym 33
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Parametr ten podobnie jak parametr struktura zgodna z ogólną służy do rozróżniania poziomów Agentów pomiędzy ubezpieczeniami np. majątkowymi, życiowymi, leasingowymi itp. Jeżeli jest włączony to wszystkie rodzaje ubezpieczeń będą rozliczane wg tych samych poziomów prowizyjnych. Jeżeli jest wyłączony to każdy rodzaj ubezpieczeń będzie musiał mieć zdefiniowany odrębne poziomy wg których będzie rozliczany. Parametr ten dostępny jest tylko w systemach naliczania prowizji, które są uzależnione od poziomów prowizyjnych. Zalecamy, aby parametr ten był wyłączony. Dzielić prowizję na wielu Agentów Parametr ten może być wykorzystywany w Agencjach które obsługują umowy bankowe, leasingowe lub inne, gdzie część należnej prowizji Agenta który sprzedał umowę oddaje się innemu Agentowi np. Agentowi który doprowadził klienta. Współpraca w/w parametru z systemami nadprowizyjnymi: nie zalecamy. Współpraca w/w parametru z systemami naliczania prowizji: - system procentowy: zalecamy - system procentowy wg poziomów: możliwy do zaimplementowania - system punktowy wg poziomów: możliwy do zaimplementowania - procent od prowizji Agencji: możliwy do zaimplementowania 34
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Podział prowizji pomiędzy Agentów w programie nie jest zautomatyzowany. Oznacza to, że jeżeli chcemy należną prowizję z danej polisy podzielić pomiędzy kilku Agentów musimy ich na formatce polisy ręcznie wstawić (wybrać) Przykład: Polisę wystawił Agent GĘBOCKI, który dostaje 10% prowizji od inkasa. Część z tej prowizji (20%) dostaje Agent KOWALSKI i Agent FILIPOWICZ (10%). Agentów tych za pomocą klawisza + w okienku podziału prowizji wybieramy z list podpowiedzi i ręcznie wstawiamy wartość częściową należnej prowizji z prowizji Agenta GEBOCKI. Po rozliczeniu polisy na formatce rozliczenia finansowego z Agentami podział prowizji będzie wyglądał się następująco: 35
Zauważmy, że suma prowizji wszystkich Agentów wynosi 10%, a więc tyle co dostałby Agent GEBOCKI, gdyby nie dzielił tej prowizji z innymi Agentami. Zaokrąglać prowizję do groszy Jak sama nazwa wskazuje parametr ten zaokrągla prowizję do 1 grosza (nie na poziomie wydruku, tylko na poziomie każdej polisy) Przedstawimy to na najprostszym przykładzie: Ryzyko Inkaso Prowizja Agenta % Prowizja Agenta w zł bez zaokrągleń Prowizja Agenta w zł z zaokrągleniem 62 0,50 1% 0,005 0,01 70 0,50 1% 0,005 0,01 RAZEM 0,01 0,02 W podsumowaniu widać różnicę: z inkasa = 1 zł otrzymujemy prowizję 1 % czyli 0,01 zł jeżeli mamy ten parametr wyłączony i 0,02 zł jeżeli parametr ten jest włączony. Proponujemy mieć ten parametr zawsze wyłączony. Drabinka dla każdego ryzyka 36
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Parametr ten: - związany jest z naliczaniem nadprowizji - powinien być stosowany przy procentowych systemach naliczania nadprowizji Jeżeli jest włączony to dla każdego ryzyka będzie liczona nadprowizja wg innej drabinki. Można to zobaczyć na poniższych rysunkach: 37
Pokaż zerowe nadprowizje Parametr ten dotyczy nadprowizji. Jak sama nazwa wskazuje pokazuje (bądź nie) zerowe naliczenia prowizji, które mogą wynikać np. z tego że Agenci są na tych samych poziomach prowizyjnych (nie ma różnicy pomiędzy NadAgentem i PodAgentem), są na różnych poziomach ale mają te same poziomy prowizyjne, nie mają w ogóle określonych poziomów itd. Jako przykład przedstawimy sytuację kiedy dwaj Agenci są na tych samych poziomach: 38
- przy włączonym parametrze: - przy wyłączonym parametrze: Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Potwierdzanie wpłat Agentów na poczet składek KP/KW/WB FORT umożliwia rejestrowanie potwierdzeń wpłat dokonanych przez Agentów do kasy (na konto Agencji) na poczet sprzedanych ubezpieczeń oraz zebranych rat. Włączenie tego parametru udostępni na formatkach polis, rat, doubezpieczeń i zwrotów pola z możliwością wpisania numeru KP/KW/WB oraz daty. Więcej informacji o działaniu tego mechanizmu można uzyskać w rozdziale: Potwierdzanie wpłat Agentów z tytułu inkasa polis i rat. Naliczanie prowizji dla Agentów za kolejne raty wg stawki na dziś 39
Podobnie jak w systemie naliczania prowizji od TU, z kolejnych rat można naliczyć prowizję dla Agentów wg stawki prowizyjnej z polisy lub wg stawki bieżącej. Dodatkowo prowizję tą można naliczać dla wybranych Agentów lub dla wszystkich. Poniżej opiszemy, które parametry należy uaktywnić. Jeżeli chcemy, aby prowizja dla Agentów z rat była liczona wg stawki z dzisiaj, to w administracji rozliczeń z Agentami musimy zaznaczyć czy mamy ją naliczać dla wybranych, czy dla wszystkich Agentów Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Rozliczenia Agentów Jeżeli zaznaczyliśmy, że wybrani, to teraz musimy wejść do kartotek wybranych Agentów i zaznaczyć im parametr prowizja za raty wg stawki z dzisiaj na TAK. 40
Jeżeli zaznaczymy, że wszyscy, to nie musimy już nic więcej zaznaczać. Program wszystkim Agentom naliczy prowizję wg stawki bieżącej. Przypadek żaden nalicza prowizję wg stawki z polisy głównej. Agent fakturujący Funkcjonalność Agenta fakturującego dotyczy takiej organizacji pracy, kiedy naliczenia prowizji dla grupy Agentów (struktury) wypłacamy jednemu Agentowi w celu jej redystrybucji. Opcję tą można włączyć z poziomu Administracji rozliczeń z Agentami. Opcja ta jest wspólna dla wszystkich modułów sprzedażowych. Po włączeniu opcji możemy: - na skróconym wykazie Agentów zobaczyć informację o Agencie fakturujacym - z poziomu Pełnej informacji o Agencie edytować dla każdego Agenta jego Agenta fakturującego - z poziomu Rozliczeń z Agentami drukować listę płac z podziałem na Agentów fakturujacych Funkcjonalność ta dotyczy bierzącego stanu rozliczeń. Nie jest powiązana z konkretnymi umowami. Automatyczne kopiowanie prowizji pomiędzy Agentami Jeżeli w naszej Agencji wszyscy Agenci dostają tą samą prowizję, to przy dużej liczbie Agentów w strukturze Agencji i prowadzeniu dużej liczby produktów ustalanie prowizji dla każdego Agenta może być kłopotliwe i pracochłonne. Dlatego też, aby uprościć mechanizm ustalania prowizji wprowadziliśmy automatyczną funkcję, która kopiuje stawki prowizyjne z innych Agentów. Ponieważ funkcja ta nadpisuje wartości powinniśmy wykorzystywać ją bardzo ostrożnie, aby nie zniszczyć przez przypadek jakiś zapisów. Aby ją wykorzystać stajemy na Agencie dla którego chcemy skopiować stawki prowizyjne, wybieramy funkcję: Prowizje / Agenta / Administracja / Ustaw stawki prowizyjne wg innego Agenta. W dolnej części ekranu pojawi się wtedy pole z możliwością wybrania z listy Agenta który ma już wprowadzone stawki. Wskazujemy Agenta i naciskamy przycisk Ustaw. Program sam automatycznie skopiuje stawki prowizyjne z kartoteki Agenta, którego wskazaliśmy. 41
Funkcja ta sensowne zastosowanie może mieć jedynie przy systemach: procentowym klasycznym i procent od prowizji Agencji. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / Agenci / Aktywni /Prowizje / Agenta / Administracja / Ustaw stawki prowizyjne wg innego Agenta Inna prowizja za polisy jednorazowe i ratalne W PZU w zależności od Inspektoratu Agenci mogą otrzymywać prowizję w zł za polisy jednorazowe i ratalne w tej samej wysokości (np. 6 z) lub inną prowizję za polisy jednorazowe (np. 6 zł) i za ratalne (np. 3 zł) - z reguły połowę prowizji z polis jednorazowych. Fort umożliwia sparametryzowanie takiej prowizji. Do tego celu służy parametr prowizję zł/szt dziel na raty. Parametryzujemy go bezpośrednio pod grupą ryzyka danego TU. W kartotece Agenta wpisujemy pełną prowizję, czyli to nasze przykładowe 6 zł i zaznaczamy ten parametr jako aktywny. Przy rejestracji polis program sam rozpozna, że polisa jest ratalna i naliczy prowizję w wysokości połowy prowizji dla jednorazowych polis, czyli 3 zł. 42
Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Słowniki / TU / Aktywne / Ubezpieczenia / Redakcja / Grupa ubezpieczeń np. 71 / Edycja / Poprawa Ustawianie prowizji dla Agentów dla wprowadzonych wcześniej polis System rozliczeń Agencji z Agentami przewiduje czasami zmianę prowizji Agentów jako funkcję inkasa. Również z innych powodów musimy często przeliczyć prowizję Agenta według nowych stawek. Akcje taką realizujemy w następujący sposób: - dla każdej z polis cofamy rozliczenie - zmieniamy pole Prowizja Dla Agenta bądź Poziom Prowizyjny Agenta - wykonujemy powtórne przeliczenie prowizji z polisy Dla rat operacji takiej nie musimy wykonywać. Ponieważ prowizja dla rat zwykle jest równa wartości bieżącej, więc wystarczy: - cofnąć rozliczenie rat - ustawić nową prowizję, przy czym kolejność wykonanie dwóch pierwszych kroków jest obojętna - wykonać rozliczenie rat Przy większej liczbie polis wykonanie takiej akcji było by co najmniej uciążliwe. Dlatego też wprowadzono do systemu funkcję automatyzującą powyżej opisaną akcję. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Rozliczenia \ Z Agentami \ Administracja \ Ustaw zmienioną prowizję Całą akcje wykorzystują dodaną funkcję wykonujemy w następujący sposób: - ustawiamy okres rozliczeniowy za który Agent będzie miał zmieniona prowizję (Parametry\ Okres rozliczeniowy - dla Agenta ustawiamy nową prowizję - zaznaczamy Agenta i wywołujemy funkcję cofnięcia rozliczenia polis i rat - wywołujemy funcie Ustaw prowizję. Funkcja ta dla każdej z polis (nierozliczonych) ustawia prowizje Agenta. Funkcja ta sprawdza, czy wszystkie polisy z zakresu zostały wcześniej odrozliczone. Jeżeli wykryje taką polisę, to próbuje wykonać cofnięcie rozliczenia. - wywołujemy funkcje Rozliczenia polis oraz rat Należy zauważyć, że ustawienie nowych prowizji ma sens tylko dla polis, dla których zostało zrobione już rozliczenie - prowizje zostały już naliczone. Dlatego więc funkcja Cofnięcie Rozliczenia jest taka istotna. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Rozliczenia \ Z Agentami \ Administracja \ Ustaw zmienioną prowizję Potwierdzanie wpłat Agentów z tytułu inkasa polis i rat FORT umożliwia również potwierdzanie wpłat dokonanych przez Agentów do kasy (na konto Agencji) na poczet sprzedanych ubezpieczeń oraz zebranych rat. Przy każdej polisie i racie umieszczana jest informacja o numerze KP/ KW/ WB, którym dana składka została wpłacona na konto Agencji. Brak takiej informacji (pole puste) jest równoważne nie odprowadzeniu składki przez Agenta. 43
Aby umożliwić używanie modułu należy potwierdzić wybór w Administracji rozliczeń z Agentami. Moduł ten powinien być we wczesnym etapie wdrażania FORT'a wyłączony. Parametr czy pokazywać pozycje bez inkasa odpowiada za wyświetlanie operacji z zerowym inkasem bądź nie. Jeżeli chcemy aby podczas rejestracji polis i rat program sam powielał z poprzedniej operacji pole KP/KW/WB i z dnia dotyczące wpłat składek agenta można włączyć odpowiedni parametr w administracji modułów majątkowych. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Administracja \ Rozliczenia Agentów Rejestrowanie wpłat Agentów do kasy Agencji Informację o dokonaniu wpłaty możemy rejestrować na kilka sposobów. Wybór sposobu zależy od organizacji obiegu dokumentów w firmie. Potwierdzanie wpłaty Agenta bezpośrednio przy wprowadzaniu produkcji Jeżeli Agent przynosząc produkcję do Agencji jest zobowiązany do natychmiastowego wpłacenia kwoty pokrywającego inkaso sprzedanych polis i rat, to pod pakiet polis podłączony jest dokument kasowy KP powierzający wpłatę. Możemy wtedy bezpośrednio przy rejestracji produkcji wypełnić numer KP/ KW/ WB 44
Aby umożliwić taką rejestrację należy uaktywnić odpowiednie pole w Administracji Rozliczeń Agentów. W przeciwnym wypadku informacja o płatności nie będzie się pokazywała przy rejestrowaniu polis i rat Potwierdzanie wpłat Agenta z opóźnieniem, po prowadzeniu produkcji Może się zdarzyć, że produkcja jest wprowadzana do FORT'a zanim Agent wpłaci składkę do kasy Agencji. Może się tak zdarzać, jeżeli wpłata Agenta dokonywana jest na konto bankowe Agencji. Było by oczywiście bardzo trudno odszukiwać każdą polisę i ratę i zaznaczać w niej fakt odprowadzenia składki. Mechanizm poniższy pozwala na szybkie wyławianie tych polis i rat, za które składka nie została wpłacona na konto Agencji oraz szybkiego potwierdzania wpłat. Jak widać możemy przeglądać produkcje dowolnego TU, Agenta, rodzaj polis, klient czy też metodę płatności w dowolnym okresie rozliczeniowym. Kluczowym parametrem jest KP\ KW\ WB. Jeżeli chcemy przeglądnąć niezapłacone polisy i raty to parametr ten powinien być pusty Efektem takiego wyboru jest lista polis i rat nie opłaconych 45
Na wykazie pojawią się polisy, do których możemy uzupełnić dane o KP/..., suma należności globalna oraz sumy składek potwierdzonych przez TU i niepotwierdzonych. Dane o wpłacie składki uzupełniamy bezpośrednio przez wejście do polisy lub raty oraz przez dwukrotne kliknięcie myszką w polu KP/KW/WB. Pole które wypełniamy (KP/KW/WB), to oczywiście ta samo pole, które pojawia się w czasie rejestracja polis i rat. Naciśnięcie przycisku ustaw wstawi dane tylko do tego rekordu (polisy lub raty) na którym aktualnie stoimy naciśnięcie przycisku ustaw wszystko wstawi numer KP/KW/WB we wszystkich rekordach na przeglądanym wykazie. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Rozliczenia z Agentami \ Składki niewpłacone Współpraca modułu potwierdzeń wpłat Agentów modułem kasa \ bank Jeżeli w swojej pracy wykorzystujemy moduł kasa/bank możemy usprawnić sobie pracę wykorzystując funkcję dopasowywania wpłat konkretnym dokumentem KP do operacji (polis, wpłat rat ) i tworzenia automatycznie zestawień pod dokument KP. Poniżej opiszemy taką procedurę na konkretnym przykładzie: 46
Agent wpłaca określoną kwotę z zebranych składek na podstawie zestawienia. Przyjmując wpłatę wystawiamy w programie dokument KP na łączną kwotę. W normalnym trybie pracy pod dokument ten wprowadzilibyśmy zestawienie ze uwzględnieniem konkretnych operacji. Na tym etapie możemy zaniechać jednak tej czynności i od razu przejść do modułu składek nie wpłaconych. Generujemy wykaz składek nie wpłaconych dla takiego Agenta. Szukamy operacji obejmujących wpłatę i pod prawym klawiszem wybieramy wpłatę KP 47
Klikamy myszką dwa razy na dokument KP i przechodzimy do następnej pozycji. W ten sposób uzupełnia nam się pole z potwierdzeniem wpłaty składki i jednocześnie pod dokumentem KP w module kasy automatycznie uzupełnia się zestawienie pod tą konkretną wpłatę. 48
W przypadku kiedy przyjmujemy mniejszą kwotę składek na dokumencie KP niż wynikająca z sumy poszczególnych operacji program przedstawi komunikat ostrzegający Jeżeli zdecydujemy się na kontynuowanie takiej operacji program pod dokumentem KP na zestawieniu uzupełni operacje do tej wyższej kwoty. Nawet przypadkowe wejście do którejkolwiek operacji pod zestawieniem i naciśnięcie klawisza zapisz i zamknij spowoduje że zmieni się kwota dokumentu KP na tą wyższą a w rezultacie może to doprowadzić do niezgodności kasy. Do czego jeszcze można użyć powyższego mechanizmu? Potwierdzanie wpłat Agentów do kasy Agencji nie jest jedynym zastosowaniem powyższego modułu. Zdarza się, że Agencja kredytuje dobrych klientów płacąc za nich pierwszą ratę, wymagając pokrycia raty przez klienta na konto Agencji w terminie późniejszym. Często też przy rozliczeniach polis dla których metoda płatności została określona jako przelew na konto Agencji Agencja wykazuje inkaso nawet wtedy, gdy przelew od klienta nie zdążył przyjść na jej konto. W takich przypadkach możemy użyć modułu do kontroli wpłat klientów na polisy przelewowe. Aby uzyskać wykaz polis przelewowych wystarczy odpowiednio ustawić parametry filtrujące 49
Za pomocą odpowiedniego ustawienia parametrów filtrujących możemy oczywiście wyłowić polisy opłacone danym przelewem czy też wybranym KP. Biblioteka zestawień i wydruków rozliczeniowych dla Agentów Aby można było wykonać rozliczenia z Agentami należy wprowadzić do systemu wzory zestawień rozliczeniowych wraz z nazwami bibliotecznymi. Dostępne pod: Administracja \ Rozliczenia Agentów \ Wykazy \ Wzory wydruków rozliczeń 50
Raport Symbol raportu Opis raportu Majątek Dostepność w modułach Życie Kredyty Finanse Rozliczenia prowizyjne Magazyn druków Inne zestawienia Wykaz polis (Dniówka) Pol Zestawienie sprzedanych polis przez Agenta w danym okresie czasu X X X Naliczenie prowizji Agentowi Szczegółowe naliczenia prowizji Agentowi przez X X X X Ub Agencję Atut - Rozliczenie prowizyjne Atut Szczeg. naliczenia prowizji (format konzeption) X X X X Rozliczenie prowizyjne Agenta - Karta Pracy Szczeg. naliczenia prowizji z rozbiciem polisy na X X X X Kp ryzyka Lista płac ListaPlac Zestawienie prowizji do wypłaty dla Agenta X X X X Lista płac excel ListaPlac_Excel Raport przygotowany pod exp do excela X X X X Lista płac według uznań prowizji ListaPlac_uznan Wariant z podziałem X X X X Stan mag. druków ścisłego zarachowania na dzień - bloczkami MagNaDzienBl X X X X Stan druków ścisłego zarachowania na dzień - szczegółowe MagNaDzienSzcz X X X X Stan druków ścisłego zarachowania na dziś - bloczkami MagNaDzisBl X X X X Stan druków ścisłego zarachowania na dziś - szczegółowe MagNaDzisSzcz X X X X Wykaz zainkasowanych odsetek Polisy bez zdjęć Rozliczenie z Agentem Ekspor tekstowy Odsetki SprzPolBezZdjecie ExpText Raport zawierający polisy bez zdjęć X X X X X Wysyłka szczegółowych danych do pliku txt X X X X Faktura dla Agenta Fakt X X X X Poza powyższym wykazem w Forcie są dostę pne zestawienia przygotowane indywidualnie dla użytkowników
Potwierdzenie wypłat prowizji Agentom FORT 3 umożliwia rejestrację informacji o wypłaconej Agentom prowizji, i zaznaczanie tej informacji w polisch, ratach i innych operacjach Uruchomienie modułu w programie Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe... \ Administracja \ Rozliczenia Agentów Udostępnianie modułu Operatorom Dostępne pod: Administracja \ Operatorzy \ Poprawa Rejestracja informacji o wypłacie prowizji Agentom na polisie, racie,... Na pełnej informacji o polisie, racie oraz innych operacjach na polisie można rejestrować fakt wypłaty prowizji Agentom z tytułu bieżącej operacji.
Potwierdzanie wypłat prowizji Agenta z opóźnieniem, po wprowadzeniu produkcji Masowe rejestrowanie faktu wypłat Agentom prowizji dostępne jest z poziomu Rozliczeń z Agentami... Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe...\ Rozliczenia z Agentami \ Składki \ Prowizje nie wypłacone Dalsza część modułu jest analogiczna do moduł rejestrowania wpłat Agentów z tytułu inkasa (patrz: Potwierdzanie wpłat Agenta z opóźnieniem, po prowadzeniu produkcji ) 53