Zarzàdzanie Logistykà w systemie iscala Wi cej informacji mo na uzyskaç kontaktujàc si z: Scala Business Solutions Polska Sp. z o.o. al. Jana Paw a II 80 Babka Tower, Vp. 00-175 Warszawa Tel: (22) 435 11 40 Faks: (22) 435 11 55 info.poland@scala.net /iscala /poland 2002 Scala Business Solutions NV. Wszelkie prawa zastrze one. Logo Scala, Scala oraz iscala sà zastrze onymi znakami towarowymi. Inne znaki towarowe lub zastrze one znaki towarowe stanowià w asnoêç ich stosownych w aêcicieli. Informacje ogólne Dla ka dej firmy, która dostarcza towary lub Êwiadczy us ugi, krytyczne znaczenie ma proces zapewniajàcy dostaw towaru na czas, na miejsce, na pewno. Aby to osiàgnaç wi kszoêç przedsi biorstw korzysta z oprogramowania logistycznego. Mo e byç ono autonomiczne, zintegrowane z innym oprogramowaniem dostarczonym przez niezale nego producenta lub opracowane na miejscu w firmie. Mo e to byç równie w pe ni zintegrowany system zarzàdzania zasobami przedsi biorstwa (Enterprise Resource Planning ERP). Cz sto zdarza si jednak, e u ywane oprogramowanie nie umo liwia wspó u ytkowania informacji z dzia em ksi gowoêci lub centralà firmy dla celów sprawozdawczych i kontrolnych. Procesy logistyczne i ich obs uga sà ró ne zale à od bran y, regionu, dojrza oêci firmy oraz sposobu zarzàdzania aƒcuchem dostaw. W ka dej firmie potrzebne jest jednak elastyczne, zintegrowane rozwiàzanie pozwalajàce zarzàdzaç i sterowaç wszystkimi czynnoêciami zwiàzanymi ze sprzeda à, zakupami i prowadzeniem magazynu oraz ksi gowaç je i sporzàdzaç raporty. Typowy scenariusz mo e obejmowaç: proces dystrybucji z w asnym magazynem albo bez, sprzeda i produkcj w asnych produktów lub przetwarzanie towarów, konstruowanie produktów na zamówienie (engineer to order ETO) ze zmagazynowanych towarów, zarzàdzanie obs ugà serwisowà wraz ze sprzeda à cz Êci zamiennych, procesy wynajmu lub dzier awy sprz tu albo towarów, zarzàdzanie zaopatrzeniem i zoptymalizowane planowanie. Typowy proces logistyczny rozpoczyna si od zebrania zapytaƒ ofertowych lub zamówieƒ i obejmuje ca y proces realizacji zamówieƒ, àcznie ze sporzàdzeniem faktur lub faktur korygujàcych i ich zaksi gowaniem na koncie nale noêci (w tym momencie kontrola jest przekazywana do cz Êci finansowej systemu). Dla dobrego zarzàdzania kontaktami z klientem zasadnicze znaczenie ma korzystanie z odpowiednich narz dzi do planowania i tworzenia harmonogramów, takich jak funkcje ATP (Available to Promise) lub obliczanie czasu realizacji zamówienia (Lead Time). Narz dzia te pozwalajà wybraç najlepszy i najszybszy sposób realizacji potrzeb klienta. Droga od oferty do otrzymania pieni dzy mo e si znacznie zmieniaç w zale noêci od typu operacji, ale na ogó obejmuje nast pujàce etapy: otrzymanie zapytania, przekazanie i akceptacja oferty / zamówienia, skompletowanie lub wytworzenie towarów i sprz tu, zamówienie towarów u dostawcy z dostawà do magazynu w asnego lub bezpoêrednio do u ytkownika (drop shipment), dostawa do klienta, wystawienie klientowi faktury. Wa nà cz Êcià operacji logistycznych jest zarzàdzanie zapasami, magazynami oraz lokalizacjà i prawid owym przechowywaniem towarów. Kierownik magazynu mo e zaoszcz dziç mnóstwo czasu i uniknàç wielu b dów dzi ki generowanym automatycznie propozycjom lokalizacji partii towarów w magazynie. Pozwala to optymalnie wykorzystaç powierzchni magazynu oraz zapewniç prawid owe warunki przechowywania wszystkich rodzajów towarów.
Zarzàdzanie sprzeda à Oferty sprzeda y Zamówienia sprzeda y Elastyczne typy zamówieƒ Faktury z tytu u sprzeda y Kontrola kredytowa Przeliczanie walut w zamówieniach Integracja z zarzàdzaniem umowami Pe na integracja z cz Êcià finansowà Historia zamówieƒ i faktur Elastyczne kryteria odbioru towarów Funkcje ATP (Available to Promise) i obliczanie czasu realizacji Przypisywanie towarów do zamówieƒ Zwrot towarów i noty kredytowe Zarzàdzanie zapasami Plik g ówny zapasów Wieloj zyczne opisy Konwersja jednostek Ustalanie cen w wielu walutach Równoleg e wycenianie zapasów w wielu walutach Numery seryjne Zestawienia materia ów Inwentaryzacja (w tym inwentaryzacja ciàg a) Transakcje magazynowe vprzesuni cia magazynowe Zarzàdzanie zaopatrzeniem Propozycje zakupów Zamówienia z dostawà bezpoêrednio do u ytkownika Zamówienia zakupu Proces odbioru towarów Historia zakupów i ranking dostawców Integracja z modu em iscala Quality Control Kontrola zgodnoêci faktury z zamówieniem Automatyczne obliczanie kosztów Proces zwrotu towarów Procesy zaopatrzenia mogà byç bardziej lub mniej zautomatyzowane w zale noêci od tego, jak du e firma ma zapasy, czy na przyk ad ma zak ad produkcyjny lub zarzàdza magazynem centralnym bàdê zajmuje si tylko dystrybucjà towarów standardowych: dostawami bezpoêrednio do u ytkownika albo dzia alnoêcià typu zakup, przepakowanie, sprzeda. Wykonywane przez system zadania zwiàzane z zarzàdzaniem zakupami muszà uwzgl dniaç wszystkie czynnoêci od sporzàdzenia oferty zakupu na podstawie poziomu zapasów i kosztów materia owych lub wys ania zapytania o cen, poprzez odbiór towarów, a po wystawienie faktury zakupu lub noty kredytowej w wypadku zwrotu dostawcy materia ów z ej jakoêci. Modu Zarzàdzanie Logistykà wykonuje wszystkie opisane zadania i oferuje du o innych mo liwoêci. Zapewnia pe nà integracj nie tylko z cz Êcià finansowà, ale tak e z innymi opcjami, takimi jak Zarzàdzanie Serwisem (Service Management), Zarzàdzanie Projektami (Project Management), Zarzàdzanie Umowami (Contract Management) oraz Zarzàdzanie Produkcjà (Manufacturing). Dzi ki p ynnej integracji wszystkich czynnoêci powtarzanie tych samych dzia aƒ zostaje wyeliminowane i nie wyst pujà problemy ze zgodnoêcià, które w rozwiàzaniach niezintegrowanych sà nieuniknione. Dzi ki u yciu opcji connectivity modu logistyczny iscala umo liwia tak e integracj lub po àczenie z innym rozwiàzaniem klasyerp, znajdujàcymi si w innych oêrodkach lub krajach. Pozwala to na przyk ad zintegrowaç si z dostawcà u ywajàcym systemu SAP przez zautomatyzowanie zamówieƒ za pomocà rozwiàzania iscala XML-EDI for Purchase. Funkcje Modu Zarzàdzania Logistykà obs uguje nast pujàce, w pe ni zintegrowane ze soba procesy: Sales Order (zamówienie zakupu) Proces sk adania zamówieƒ w iscala zarzàdza tà cz Êcià procesu realizacji zamówienia, który jest zwiàzany z obs ugà klienta. Proces ten rozpoczyna si w chwili sporzàdzenia oferty sprzeda y lub je eli nie jest ona wymagana w momencie wprowadzenia do systemu nowego zamówienia. Sales Quotations (oferty sprzeda y) W wielu firmach oferty sprzeda y sà sporzàdzane i wysy ane do klienta przed ostatecznym uzgodnieniem zamówienia. W systemie iscala oferty sprzeda y sà traktowane jako zamówienia specjalnego typu i uwzgl dniane sà w nich wszystkie odnoszàce si do klienta i produktu ceny, rabaty itd. Z chwilà zaakceptowania oferty przez klienta u ytkownik systemu iscala mo e jà po prostu przekszta ciç w zamówienie. Sales Orders (zamówienia sprzeda y) W systemie iscala zamówienie s u y do rejestracji zawartej z klientem umowy o dostaw towarów lub Êwiadczenie us ug zgodnie z okreêlonymi wymaganiami, takimi jak data, iloêç, sposób dostawy, cena itd. Oprócz zamówieƒ konwencjonalnych, iscala obs uguje wiele innych typów zamówieƒ, w tym zamówienia powtarzajàce si, kredytowe i zaleg e (gdy zamawianych towarów nie ma w magazynie). Inne zalety systemu to automatyczne zbieranie szczegó owych informacji o kliencie sk adajàcym zamówienie, kliencie, który jest odbiorcà towarów lub us ug, miejscu dostawy oraz kliencie, który otrzyma faktur i zap aci nale noêç. Drop Shipment (dostawa bezpoêrednio do u ytkownika) Mo liwoêç ustalenia, e okreêlone pozycje mogà byç dostarczane bezpoêrednio do u ytkownika jest przydatna, gdy chce si zmniejszyç zapasy pozycji, które nie sà sprzedawane regularnie lub wymagajà specjalnych warunków magazynowania, a tak e pozwala przyspieszyç dzia anie aƒcucha dostaw i zmniejszyç wartoêç zapasów. Po wprowadzeniu zamówienia na takà pozycj system mo e natychmiast sporzàdziç zamówienie powiàzane zawierajàce instrukcje dla dostawcy, e towar powinien byç dostarczony wprost do u ytkownika. Available to Promise (ATP) i Rescheduling (zmiana harmonogramu) Jednym z warunków zadowolenia klientów jest ustalanie przez pracowników dzia u sprzeda y tylko takich terminów dostawy, których na pewno mo na dotrzymaç. Funkcja ATP systemu iscala oblicza zapasy, jakie b dà dost pne w proponowanym dniu dostawy z uwzgl dnieniem innych zamówieƒ, planowanych dostaw zakupionych towarów, czasu niezb dnego do wyprodukowania towarów na miejscu i czasu dostarczenia towarów przez dostawców zewn trznych. Je eli dost pne zapasy sà wystarczajàce, dzia sprzeda y mo e okreêliç
termin majàc pewnoêç, e mo e byç on dotrzymany. W przeciwnym razie mo e zaproponowaç inny termin dostawy, w którym potrzebne towary b dà dost pne. Funkcja zmiany harmonogramu jest przydatna, jeêli zachodzi koniecznoêç zmiany planów, na przyk ad gdy dostawca zewn trzny nie mo e dotrzymaç terminu. Wyszukanie zamówieƒ, których nie mo na zrealizowaç w obowiàzujàcych terminach, pozwala odpowiednio wczeênie skontaktowaç si z klientami lub znaleêç innych dostawców. Lead Time Calculation (kalkulacja czasu realizacji) Dost pna w systemie iscala funkcja obliczania czasu realizacji umo liwia jeszcze dok adniejsze planowanie, ni omówiona funkcja ATP. Pozwala wybieraç trasy i warianty transportu, a dzi ki temu uzyskaç informacj o ca kowitym czasie realizacji zamówienia, àcznie z czasem dostawy do klienta. Credit Control (kontrola kredytowa) Funkcja kontroli kredytowej systemu iscala pozwala firmom kontrolowaç ryzyko kredytowe zwiàzane z klientem przez ustalenie limitu kredytowego, po przekroczeniu którego przyjmowanie zamówieƒ lub realizowanie dostaw jest automatycznie blokowane albo pracownicy dzia u sprzeda y otrzymujà ostrze enie o problemach kredytowych, tak aby mogli podjàç odpowiednie dzia ania. Kontrola kredytowa jest w pe ni zintegrowana z ksi gà sprzeda y w cz Êci finansowej systemu (Zarzàdzanie Finansami) i pozwala uwzgl dniaç limit kredytowy, nawet gdy sprzeda jest wyceniana w ró nych walutach lub towary sà dostarczane pod ró ne adresy. Picking and Delivery (pobranie i dostawa towarów) Funkcje pobrania i dostawy mogà korzystaç z dost pnych w systemie iscala opcji numeracji wg numerów seryjnych lub numerów partii. Pobranie mo e byç realizowane na podstawie okreêlonego numeru partii lub numeru seryjnego albo zgodnie z jednà z kilku metod, np. wed ug regu y FIFO (pierwsze wesz o pierwsze wychodzi), kolejnoêci pojemników lub regu y FEFO (pierwsze traci wa noêç pierwsze wychodzi). Wszystkie dokumenty zwiàzane z dostawà, transportem i fakturowaniem sà w tym procesie tworzone automatycznie we w aêciwym czasie. Invoicing and Order Consolidation (fakturowanie i konsolidacja zamówieƒ) Po odebraniu towarów mo na wystawiaç faktur. System iscala pozwala sporzàdziç faktur dla ka dego zrealizowanego zamówienia. Umo liwia tak e konsolidacj zamówieƒ polegajàcà na tym, e kilka zamówieƒ tego samego klienta mo e byç rozliczanych za pomocà jednej faktury, która nadal pozwala dotrzeç do ka dego zamówienia. Dzi ki integracji z modu em finansowym faktury sà ksi gowane w ksi dze sprzeda y i na koncie nale noêci. Purchase Control (kontrola zakupów) W systemie iscala proces kontroli zakupów jest wykorzystywany do zarzàdzania wszystkimi zwiàzanymi z nimi dzia aniami, takimi jak planowanie, opracowywanie rekomendacji zakupów, zapytaƒ i zamówieƒ, a tak e do rejestrowania odbioru towarów lub us ug ze sprawdzeniem zgodnoêci dostawy z treêcià zamówienia oraz wprowadzania faktur zakupowych. Purchase Order Proposals (propozycje zamówieƒ zakupu) Funkcja kontroli zakupów systemu iscala sugeruje, co nale y zakupiç w poszczególnych dniach tygodnia lub podaje wymaganà cz stotliwoêç zakupów. Propozycje uwzgl dniajà aktualne poziomy zapasów, czasy realizacji zamówieƒ przez dostawców, dotychczasowe zamówienia zakupu, plany produkcyjne i zamówienia sprzeda y. Brane sà równie pod uwag najbardziej op acalne iloêci kupowanych towarów (EOQ Economic order quantities), najkrótsze terminy dostaw oraz najni sze ceny oferowane przez dostawców. Orders (zamówienia zakupu) Zamówienia zakupu mogà byç wprowadzane bezpoêrednio lub tworzone automatycznie przez zaakceptowanie i konwersj propozycji zamówieƒ zakupu. Natychmiast po wprowadzeniu zamówienia do systemu jest ono uwzgl dniane przez funkcj ATP oraz w obliczeniach wykonywanych podczas tworzenia propozycji zamówieƒ zakupu. Receipt of Goods (odbiór towarów) System iscala umo liwia pracownikom magazynu bezpoêrednie wprowadzanie szczegó owych danych dotyczàcych faktycznie otrzymanych towarów. W razie potrzeby ka dej dostawie mo na przypisaç koszty dostawy i ubezpieczenia oraz inne koszty. Sà one nast pnie uwzgl dniane w wycenach oraz w szczegó owych raportach dotyczàcych rozbie noêci. Return handling (obs uga zwrotów) Je eli odebrane towary nie spe niajà uzgodnionych z dostawcà wymogów jakoêciowych lub dostawa zawiera niew aêciwe towary, proces zwrotów dost pny w systemie iscala pozwala atwo anulowaç transakcj odbioru i odpowiednio zmniejszyç poziom zapasów po zwróceniu towaru dostawcy.
Stock Control (kontrola zapasów) Wiele procesów realizowanych w systemie iscala w taki czy inny sposób uaktualnia stan zapasów magazynowych. Zarzàdzanie zapasami jest jednak przede wszystkim realizowane przez proces kontroli zapasów. Stock Item Master (plik g ówny pozycji magazynowych) Podstawà kontroli zapasów jest plik g ówny pozycji magazynowych (Stock Item Master File). Zawiera on wszystkie informacje dotyczàce ka dego produktu, bez wzgl du na to, czy jest to surowiec, towar gotowy czy pozycja niematerialna. W informacjach sà uwzgl dnione: cena, koszt (obliczany ró nymi metodami, a jeêli trzeba, w wielu walutach), konwersja jednostek (np. gdy jednostki u ywane podczas magazynowania i przy sprzeda y sà ró ne), grupy i kategorie produktów, regu y ksi gowania, dane dotyczàce magazynu i przechowywania, ustawialne znaczniki towarów, pozycje gwarancyjne i przeznaczone na wymian, optymalne iloêci przy zakupie, dane bud etowe oraz dane preferowanego dostawcy. Opisy zapasów mogà byç równoczeênie prowadzone w wielu ró nych j zykach dzi ki obs udze standardu UNICODE system iscala mo e równoczeênie u ywaç w dokumentach i tekstach na ekranie takich j zyków, jak angielski, arabski i chiƒski. Warehouse Management (zarzàdzanie magazynem) W systemie iscala mo na zdefiniowaç praktycznie nieograniczonà liczb magazynów logicznych oraz pó ek w poszczególnych magazynach. Towary mogà byç przechowywane w dowolnym miejscu i w dowolnym magazynie, a opcja iscala Bin Management automatycznie proponuje lokalizacj na pó kach, co pozwala dostosowaç zasoby dost pnych pó ek do odebranych towarów. Serial Number Management (zarzàdzanie numerami seryjnymi) Opcja zarzàdzania numerami seryjnymi pozwala uzyskaç jeszcze dok adniejszà kontrol poszczególnych pozycji magazynowych poprzez Êledzenie cech przypisanych do ka dej konkretnej sztuki artyku u. Pozycje oznaczone numerami seryjnymi mo na atwo powiàzaç z modu em Zarzàdzania Serwisem, dzi ki czemu uzyskuje si pe ny wglàd w takie informacje, jak historia obs ugi serwisowej, lokalizacja i harmonogramy konserwacji prewencyjnej. Pricing & Discounts (ceny i rabaty) Ka da pozycja zapasów mo e mieç wiele cen, na przyk ad odnoszàcych si do ró nych kategorii klientów lub zwiàzanych z wyprzeda à w ró nych okresach. Ceny mogà byç zawarte w cennikach prowadzonych w walucie lokalnej lub obcej, mogà byç te przeliczane na bie àco po dowolnych kursach. Stosowane sà tak e elastyczne regu y udzielania rabatów w zale noêci od iloêci, umów, klientów, grup produktów lub dowolnych innych kryteriów. Mo liwe jest tak e stosowanie rabatów sk adanych. Funkcje statystyczne W systemie iscala funkcje statystyczne s u à do analizowania, kontrolowania i monitorowania kluczowych aspektów ca ego procesu logistycznego. System umo liwia szybkie przeglàdanie i àczenie informacji o dzia aniach bie àcych oraz ich historii w celu dokonania odpowiedniej analizy. Informacje dotyczà zamówieƒ sprzeda y i zakupu, zamówieƒ zaleg ych, prowizji dla sprzedawców, klientów, dostawców oraz pozycji zapasów. Analiza mo e byç prowadzona np. na podstawie danych od poczàtku bie àcego roku lub wynikajàcych z porównania kolejnych okresów. Funkcje statystyczne systemu iscala mo na atwo zintegrowaç z narz dziami analitycznymi innych firm, co umo liwia dok adniejszy wglàd w informacje, testowanie scenariuszy warunkowych oraz àczenie danych systemu iscala z danymi pochodzàcymi z innych êróde. Inne modu y i funkcje biznesowe Modu Zarzàdzanie Logistykà jest ca kowicie zintegrowanym rozwiàzaniem, umo liwiajàcym pe nà automatyzacj transakcji ksi gowych oraz kontrol sprzeda y, zapasów i procesów zaopatrzeniowych. Jest to elastyczne narz dzie przeznaczone dla firm, które chcà zapewniç sobie integracj i lepszà kontrol oraz wyeliminowaç wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji oraz uzyskaç zgodnoêç z programami i procesami nieobj tymi integracjà. iscala Logistics, wspó dzia ajàc z innymi cz Êciami rozwiàzania iscala, to znacznie wi cej ni tylko system logistyczny. Dzi ki wykorzystaniu takich elementów, jak iscala Quality Control, Bin Management i Batch Control mo na usprawniç procesy wewn trzne. Dotyczy to zarówno firm dzia- ajàcych w bran ach ÊciÊle nadzorowanych, zwiàzanych z ywnoêcià, lekami, chemikaliami czy kosmetykami, jak i innych firm, które chcà poprawiç kontrol oraz uzyskaç lepsze mo liwoêci identyfikacji w procesach dystrybucji i produkcji lub po prostu na d u ej zwiàzaç ze sobà klientów przez zarzàdzanie jakoêcià dostarczanych im towarów.
System iscala Logistics jest zintegrowany z modu ami iscala Project Management, Contract Management, Service Management oraz Manufacturing, co zapewnia pe nà obs ug nie tylko zarzàdzania sprzeda à, zapasami, magazynem i zaopatrzeniem, ale tak e produkcji towarów, monta u sprz tu, kontroli zobowiàzaƒ prawnych wynikajàcych z umów, planowania konserwacji prewencyjnej urzàdzeƒ zainstalowanych na miejscu lub u klienta oraz zarzàdzania du ymi projektami przy pe nej integracji z procesami ksi gowania i logistyki. Wszystkie firmy dzia ajà w po àczonym Êwiecie, w którym roênie zapotrzebowanie na automatyzacj procesów, a zintegrowane aƒcuchy dostaw i procesy zaopatrzeniowe majà ogromne znaczenie dla inwestycji w otwarte, elastyczne i co najwa niejsze oparte na wspó dzia aniu systemów oprogramowania. Dzi ki wielu rozwiàzaniom integracyjnym systemu iscala, takim jak XML-EDI for Sales (elektroniczna wymiana informacji w procesie sprzeda y) czy Purchase Application Integration (integracja aplikacji zaopatrzeniowych), u ytkownik mo e czuç si bezpiecznie, gdy ma pewnoêç, e nie tylko troszczymy si tylko o jego bie àce potrzeby, ale tak e oferujemy mu gwarancje rozwijania systemu wraz ze zmieniajàcymi si potrzebami. Informacje o systemie iscala 2.2 System iscala 2.2 to dost pne na ca ym Êwiecie rozwiàzanie ERP, które mo e byç zaimplementowane szybko i w sposób niewidoczny dla u ytkownika dzi ki zastosowaniu metodologii wdra ania Signature. Obecni u ytkownicy systemów Scala 5.1 i iscala 2.1 mogà zastosowaç zestaw narz dzi migracyjnych, aby maksymalnie zwi kszyç korzyêci p ynàce z inwestycji w system iscala. Aby uzyskaç dalsze szczegó y, nale y skontaktowaç si z lokalnym przedstawicielem firmy Scala lub odwiedziç stron /iscala.