Nowe mo liwoêci dla ma ych i Êrednich przedsi biorstw ZINTEGROWANY SYSTEM WSPOMAGAJÑCY EFEKTYWNE PROWADZENIE KSI GOWOÂCI

Transkrypt

1 Nowe mo liwoêci dla ma ych i Êrednich przedsi biorstw ZINTEGROWANY SYSTEM WSPOMAGAJÑCY EFEKTYWNE PROWADZENIE KSI GOWOÂCI

2 Firma SAP, uznany w Êwiecie producent aplikacji biznesowych, w aênie wprowadzi a na rynek rozwiàzanie SAP Business One idealny system dla ma ych i Êrednich przedsi biorstw. SAP Business One to zintegrowany system o modu owej budowie, który pozwala maksymalnie zredukowaç iloêç wprowadzanych danych wi kszoêç danych pochodzàcych z transakcji gospodarczych realizowanych w innych modu ach systemu automatycznie trafia do Ksi gi G ównej, co eliminuje mudny proces wprowadzania danych. Cechà wyró niajàcà ten system jest intuicyjny i ergonomiczny interfejs u ytkownika, który pozwala zredukowaç do minimum czas potrzebny na wykonanie okreêlonej operacji. Rozwiàzanie to udost pnia definiowalny, hierarchiczny plan kont, wydruki dokumentów ksi gowych oraz gotowe szablony transakcji. BezpoÊrednie korzyêci u ytkownikom systemu zapewniajà tak e narz dzia do intuicyjnego tworzenia zestawieƒ i mo liwoêç obs ugi procesu wieloszczeblowego zatwierdzania dokumentów oraz integracja z pakietem biurowym MS Office. WÊród zalet SAP Business One nale y wymieniç bogatà funkcjonalnoêç analitycznà umo liwiajàcà sprawne zarzàdzanie danymi firmy oraz ca kowità nad nimi kontrol. 2

3 80% KSI GOWA ODBYWA SI AUTOMATYCZNIE Automatyzacja wielu rutynowych czynnoêci znacznie u atwia codzienne prace ksi gowe. Ksi gowania takich transakcji, jak bilans otwarcia, ruchy magazynowe, fakturowanie, ustalanie wyniku finansowego, sà wprowadzane do ksiàg rachunkowych w sposób automatyczny. Zapisy ksi gowe zwiàzane z obs ugà ruchów logistycznych wprowadzane sà na poziomie ksiàg pomocniczych i znajdujà odzwierciedlenie na kontach Ksi gi G ównej. W ksi gowoêci zachodzi jedynie proces kontroli merytorycznej. Ka da organizacja wykonuje transakcje mo liwe do przedstawienia w formie wzorca, w którym jedynie zapisane kwoty ró nià si w zale noêci od okresu (np. zakup znaczków pocztowych, rozliczenia mi dzyokresowe). SAP Business One umo liwia tworzenie sta ych szablonów dla powtarzajàcych si zapisów ksi gowych. Podczas zapisywania transakcji u ytkownik musi jedynie otworzyç istniejàcy szablon i wprowadziç do niego brakujàce pozycje. Do tak zdefiniowanych wzorców mo na przypisaç funkcj periodycznego wywo ywania transakcji. Szablony takich transakcji mogà byç wykorzystywane podczas wykonywania codziennych dzia aƒ, transakcji powtarzajàcych si co tydzieƒ, co miesiàc, co kwarta. Jednà z takich transakcji jest ksi gowanie kosztów mi dzyokresowych. U ytkownik mo e zdefiniowaç na przyk ad, e b dzie je ksi gowa pierwszego ka dego miesiàca. Wówczas system automatycznie ju przy pierwszym logowaniu poinformuje o transakcjach zaplanowanych do wykonania w danym dniu. Informacja b dzie zawieraç link umo liwiajàcy automatyczne zaksi gowanie wybranej transakcji periodycznej. RÓWNOLEG OÂå ZAPISU W DWÓCH WALUTACH W systemie SAP Business One mo na definiowaç konta wielowalutowe, co pozwala na ksi gowanie transakcji w dowolnych walutach. Je eli walut konta zdefiniowano jako walut obcà, wówczas wszystkie ksi gowania dokonywane na tym koncie b dà rejestrowane w obu walutach w krajowej (wymaganej prawnie) oraz w ustalonej walucie obcej. CONTROLLING SAP Business One umo liwia definiowanie centrów zysku, pozwalajàc na efektywne monitorowanie i zarzàdzanie 3

4 procesami gospodarczymi. Generowane w tym systemie raporty zawierajà istotne informacje o powsta ych kosztach oraz osiàgni tych przychodach, posortowane wed ug obszarów lub dzia ów przedsi biorstwa. U ytkownik mo e dowolnie definiowaç miejsca powstawania kosztów lub dzia y przedsi biorstwa jako centra zysku, a nast pnie przypisywaç do nich konta kosztów i przychodów, dzi ki czemu mo liwa b dzie póêniejsza, automatyczna aktualizacja danych centrów zysku w odniesieniu do operacji wprowadzonych do systemu. U ytkownik okreêla tak e sposób rozliczania kosztów i przychodów na poszczególne centra zysków. SAP Business One oferuje równie raporty dla controllingu. I tak u ytkownik mo e wykonaç raport dla centów zysku wed ug zadanej regu y rozdzia u kosztów, wed ug kont powiàzanych z centrami, wed ug miesi cy. RAPORTY FINANSOWE System SAP Business One zawiera mi dzy innymi takie raporty finansowe, jak bilans próbny, bilans oraz rachunek zysków i strat. W tych raportach salda z dokumentów, które zosta y zaksi gowane na kontach wybranych przez u ytkownika, sà obliczane dla ustalonego okresu. Za pomocà SAP Business One jako uzupe nienia do raportów finansowych mo na generowaç porównawcze raporty finansowe. Dzi ki temu mo liwe jest zestawienie raportów finansowych z ró nych lat oraz raportów odr bnych firm. System ten pozwala na wyêwietlenie wszystkich raportów ksi gowych wed ug waluty obcej. SAP Business One oferuje tak e nowoczesny raport Cash Flow, który jest wykorzystywany do analizy przep ywu Êrodków pieni nych na podstawie wszystkich przychodów i wydatków, na przyk ad czeków, kart kredytowych, transakcji na kontach, zobowiàzaƒ odbiorców itp. Mo liwe jest zdefiniowanie, jak szczegó owo majà zostaç przedstawione wyniki w ka dym przypadku. W ten sposób system SAP Business One dostarcza u ytkownikowi istotnych informacji o p ynnoêci firmy takich, których rachunek zysków i strat nie jest w stanie zapewniç. Jest to mo liwe, poniewa raport Cash Flow uwzgl dnia, czy otwarte p atnoêci zosta y zap acone czy nie lub czy u ytkownik mo e liczyç na zap acone zobowiàzania. Za pomocà raportu Cash Flow mo na okreêliç przysz e przychody i wydatki oraz opracowaç prognozy. 4

5 JeÊli istnieje niebezpieczeƒstwo, e firma u ytkownika mo e mieç w przysz oêci problemy z p ynnoêcià, raport wskazuje je w odpowiednim czasie i umo liwia podj cie w aêciwych dzia aƒ. DOWOLNE FORMY RAPORTÓW U ytkownik mo e tworzyç tak e indywidualne raporty finansowe, zgodnie z w asnymi potrzebami biznesowymi. Podczas opracowywania rachunku zysków i strat mo na wykorzystaç równie formu y obliczeniowe, które pozwalajà obliczyç wynik finansowy wed ug zdefiniowanych przez u ytkownika regu. KREATOR DOKUMENTÓW SERYJNYCH W systemie zaimplementowany zosta mechanizm automatycznego i masowego tworzenia oraz drukowania dokumentów wynikowych na podstawie okreêlonej partii dokumentów bazowych. Skraca to znacznie czas konieczny do stworzenia tych dokumentów (w porównaniu do tradycyjnych metod i r cznego wykonywania wszystkich czynnoêci). PLIK IMPORTU (SAD) System SAP Business One umo liwia rejestracj dodatkowych kosztów zwiàzanych z zakupami importowymi oraz automatycznà aktualizacj ceny towaru w magazynie. 5

6 BUD ETOWANIE ORAZ RACHUNKI ZYSKÓW I STRAT NA POZIOMIE POJEDYNCZEGO PROJEKTU System oferuje funkcje bud etowania do Êledzenia wydatków organizacji po àczone z mo liwoêcià blokowania wprowadzania transakcji, jeêli bud et zostanie przekroczony. Funkcje kontroli bud etu bazujà na zdefiniowanym przez u ytkownika bud ecie, ulokowanym na kontach Ksi gi G ównej. Ka dorazowo przy wprowadzaniu transakcji system sprawdza osiàgni te wartoêci bud etu i wysy a do u ytkownika informacj o ewentualnym przekroczeniu bud etu. W ramach bud etowania system oferuje raporty: bilans bud etu, bilans próbny bud etu, raport zysków i strat bud etu. Bud ety mo na dodatkowo analizowaç wed ug centrów zysku oraz realizowanych projektów. AUTORYZACJA KSI GOWA W celu wdro enia procesów zatwierdzania wymaganych w firmie mo na zastosowaç zaimplementowane w systemie procedury autoryzacji. Wiele transakcji zakupu lub sprzeda y musi byç zatwierdzanych przez upowa nionego pracownika przed zapami taniem w systemie oraz aktywacjà kolejnych dzia aƒ. FunkcjonalnoÊç autoryzacji jest zintegrowana z zarzàdzaniem wiadomoêciami w SAP Business One. Proces autoryzacji jest oparty na wiadomoêciach, które system wysy a automatycznie, w zale noêci od wystàpienia okreêlonych zdarzeƒ. 6

7 SAP Business One to nowoczesny, przyst pny cenowo system dla ma ych i Êrednich przedsi biorstw. Dzi ki temu rozwiàzaniu ka da ma a i Êrednia firma b dzie w pe ni przygotowana do wejêcia do Unii Europejskiej, czyli do przejêcia na system zintegrowany, pozwalajàcy efektywnie zarzàdzaç firmà i prowadziç jej ksi gowoêç. PrzejÊcie na nowy system wcale nie musi byç trudne, u ytkownicy mogà atwo poznaç jego funkcje i sprawnie go obs ugiwaç. Warto równie podkreêliç, e modu finansowo-ksi gowy systemu SAP Business One jest zgodny z Ustawà o rachunkowoêci. SAP BUSINESS ONE TO OPTYMALIZACJA PROCESÓWRACHUNKOWYCH DLA MA EJ I ÂREDNIEJ FIRMY SAP jest wiodàcym Êwiatowym dostawcà najnowoczeêniejszego oprogramowania biznesowego, usprawniajàcego zarzàdzanie i kooperacj firm ró nej wielkoêci dzia ajàcych we wszystkich bran ach gospodarki. Firma powsta a 30 lat temu w Niemczech i dzisiaj jest korporacjà mi dzynarodowà. Obecnie oko o przedsi biorstw. z ponad 120 krajów wykorzystuje blisko instalacji oprogramowania SAP. Poczàtkowo SAP dostarcza system R/2, a od 1993 roku oferowa swój flagowy produkt, system klasy ERP SAP R/3. W 2002 roku do grona produktów w àczono rozwiàzanie dla ma ych i Êrednich przedsi biorstw SAP Business One. Obecnie SAP jest najwi kszym mi dzynarodowym dostawcà zintegrowanych systemów wspomagajàcych zarzàdzanie przedsi biorstw i czwartà pod wzgl dem wielkoêci obrotów firmà na Êwiecie produkujàcà oprogramowanie. SAP AG jest te jednà z trzech firm informatycznych, okreêlanych przez analityków Gartner Group jako jednostka na rynku informatycznym, która b dzie odgrywaç kluczowà rol tak e po roku SAP jest firmà aktywnà na ca ym Êwiecie. èród em obecnej pozycji SAP jest rynek europejski. Poza nim SAP coraz silniej zaznacza swojà obecnoêç w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie. Filie SAP zosta y tak e za o one w Azji, Australii, Japonii i Po udniowej Afryce. Mi dzynarodowego charakteru firmy dowodzi bezpoêrednia obecnoêç SAP w ponad 50 krajach Êwiata. W ciàgu ostatnich 10 lat swojej dzia alnoêci SAP systematycznie i znaczàco zwi ksza swoje przychody oraz zyski. Stanowi to najlepsze zabezpieczenie interesów Klientów firmy SAP, poprzez gwarancj ekonomicznej stabilnoêci dostawcy oraz systematycznego rozwoju i doskonalenia produktu. W Polsce spó ka SAP dzia a od 1995 r., a z jej rozwiàzaƒ korzysta ju blisko 300 polskich przedsi biorstw, w tym ponad 70 klientów SAP Business One. 7

8 SAP Polska Sp. z o.o. ul. Domaniewska Warszawa tel.: (022) faks: (022) info.poland@sap.com 2003 SAP AG. Wszystkie prawa zastrze one. SAP, mysap.com i inne produkty oraz us ugi wymienione w broszurze, jak równie logo, sà znakami handlowymi SAP AG zastrze onymi w Niemczech i innych krajach. MarketSet i Enterprise Buyer sà znakami towarowymi wspólnymi dla SAPMarkets i Commerce One. Pozosta e nazwy produktów i us ug sà znakami poszczególnych firm.