Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Cieszyn, listopad 2013 r.
Projektodawca: Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych DELTA PARTNER Ul. Zamkowa 3A / 1, 43 400 Cieszyn Tel. (33) 851 44 81, fax: (33) 851 44 81 biuro@deltapartner.org.pl, projekt@kalkulatorngo.pl www.kalkulatorngo.pl Partner projektu: Miasto Ustroń Ul. Rynek 1, 43-450 Ustroń Tytuł projektu: Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Numer umowy zawartej z instytucją weryfikującą: UDA.POKL.05.04.02-00-E24/11-00 Wykonawca techniczny: www.ktsoft.pl Cieszyn 2013 Projekt Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Spis treści Wprowadzenie... 4 Dostęp do systemu... 5 Opis systemu... 5 Podstawowe funkcje... 5 Rodzaje kont użytkowników... 7 Panel wyboru samorządu (strona główna)... 8 Rejestracja nowego konta... 10 Logowanie w systemie e-n-go... 11 Panel oferenta... 11 Funkcje w systemie e-n-go... 12 Twój profil... 12 Ustawienia - Oferenci... 13 Ogłoszone zadania... 17 Wnioski... 18 Lista wniosków... 25 Kalkulator... 28 Raportowanie... 30 Panel Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST)... 35 Konkursy... 35 Zadania... 38 Wnioski... 41 Administracja... 44 Kalkulator... 45 Spis rysunków... 46 Strona 3
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Wprowadzenie Realizacja zadań publicznych przez organizacje pozarządowe na zlecenie samorządów jest obecnie standardowym elementem krajobrazu aktywności społecznej w Polsce. Z punktu widzenia polityki państwa istotnym celem w ramach procesu budowy społeczeństwa obywatelskiego jest zwiększanie zakresu zadań, których realizację sektor publiczny powierza organizacjom społecznym. Samorządy nie dysponują jednak obiektywnymi przesłankami, które pozwalałyby ocenić, czy realizacja danego zadania jest bardziej efektywna w formule outsourcingu organizacji pozarządowej, czy też bardziej korzystne jest samodzielne jego wykonanie. W szczególności chodzi tu o możliwość oceny z punktu widzenia skwantyfikowanych efektów ekonomicznych i społecznych w przy wykorzystaniu elementów analizy CBA. Idea kalkulatora e-n-go opiera się na zbudowaniu i udostępnieniu samorządom i organi zacjom uniwersalnego narzędzia, które będzie pozwalało na obliczenie, ile zyskuje (lub traci) instytucja, która powierza organizacji pozarządowej wykonanie zadania publicznego. Projekt ma charakter innowacyjny zgodnie z przeprowadzonym researchem w zakresie dostępności analogicznych rozwiązań jest nowatorski w skali światowej. Partnerem w ramach projektu jest Miasto Ustroń samorząd, który współpracuje z organizacjami pozarządowymi w bardzo szerokim zakresie oraz wyraził zainteresowanie wdrożeniem prototypowego rozwiązania w zakresie zbadania efektywności tej oceny. Celem głównym projektu jest poprawa warunków do prowadzenia efektywnej, długofalowej polityki rozwoju lokalnego przez JST w Polsce poprzez zmianę formy realizacji usług społecznych na kontraktowanie wraz z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych tej zmiany w okresie do końca maja 2015 r. Cele szczegółowe projektu zdefiniowano jako: Poprawa jakości współpracy JST i NGO oraz zwiększenie świadomości realnych korzyści wynikających z realizacji zadań publicznych w formie wieloletniej przez NGO Zwiększenie możliwości identyfikacji i analizy rzeczywistych kosztów i korzyści realizacji zadań publicznych w formie kontraktacji Popularyzacja podniesienia jakości i efektywności współpracy JST i NGO poprzez wprowadzanie wieloletnich programów współpracy Zwiększenie konkurencyjności i poprawa przejrzystości oraz jakości współpracy administracji publicznej z NGO Strona 4
Dostęp do systemu System dostępny jest pod adresem http://kalkulatorngo.pl/ Uruchomienie generatora wywołujemy po wybraniu przycisku wskazanego na poniższym rysunku: Rysunek 1: Strona główna projektu Opis systemu Podstawowe funkcje Jednostka Samorządu Terytorialnego (JST) ma możliwość ogłaszania kolejnych edycji konkursów, które podzielone są na zakresy, zgodne z odpowiednimi ustawami. W zakresach Strona 5
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go definiowane są zadania. Edycje posiadają określoną datę zakończenia składania ofert, która obowiązuje wszystkie zadania w niej zdefiniowane. Istnieje możliwość definiowania dowolnej liczby zadań, określania czy zadanie jest ramowe czy nie, terminy realizacji oraz ich koszt itd. Urząd ma wgląd we wszystkie przysłane oferty, może przy wyborze najkorzystniejszej oferty sugerować się wskaźnikami które obliczają społeczno-ekonomiczną wartość dodaną dla danego zadania. Generowane dokumenty są dostępne w formacie PDF. Dodatkowo istnieje możliwość definiowania i przypisywania wskaźników do poszczególnych zakresów zadań. Dostęp do panelu oferentów wymaga darmowego zarejestrowania się w systemie e-n-go oraz wypełnienie koniecznych danych, dotyczących podmiotu składającego ofertę. Oferent może na dowolne ogłoszone zadanie stworzyć ofertę lub oferty (warianty). Edycja wniosku jest bardzo ergonomiczna i prosta w obsłudze. Do obsługi systemu w celu wypełnienia wniosku przez oferenta potrzebna jest tylko przeglądarka internetowa oraz komputer podłączony do sieci internet. Dodatkowo edycja wspierana jest wyczerpującym systemem pomocy kontekstowej dostępnej przy niemal każdym polu (literka i w niebieskim kółeczku). Przed wysłaniem oferty, kontrolowana jest poprawność wypełnienia wszystkich pól formularza w zakresie kompletności jak i poprawności technicznej. Jeżeli walidacja przebiegnie poprawnie to można złożyć ofertę (zmiana statusu na Złożone ). W przypadku jakiegokolwiek błędu następuje automatyczne przeniesienie do odpowiedniego pola i wskazanie miejsca błędu lub braku danych. Po wysłaniu oferty, opcjonalnie można ją wycofać o ile nie upłynęła data składania wniosków. W każdej chwili wniosek można wydrukować: przed złożeniem będzie miał status Wydruk próbny co będzie widoczne na wydrukowanym wniosku. Jeżeli wniosek został już złożony to generowany i drukowany jest kod z sumą kontrolną. Suma kontrolna będzie widoczna na wydrukowanym wniosku w stopce na dole strony. Oferent ma dostęp do przejrzenia wartości wskaźników składanej przez siebie oferty. W przypadku zaakceptowania oferty, w zakładce raporty pojawia się ta oferta i można wówczas tworzyć sprawozdania dotyczące wykonywanych prac. Wszystkie dokumenty tj. wniosek, raporty, czy potwierdzenie złożenia wniosku dostępne w systemie Generator e-n-go są dostępne w formacie PDF. Strona 6
Rodzaje kont użytkowników Dostęp do systemu warunkowany jest rolą. W systemie e-n-go istnieją 3 role: 1. Gość 2. Oferent 3. JST Jednostka Samorządu Terytorialnego (Urząd Miasta, Urząd Gminy...) Funkcje dostępne dla roli Gość nie wymagają zalogowania się do systemu. Rola ta umożliwia przeglądanie zadań publicznych opublikowanych przez JST oraz dokumentów, rozporządzeń, oraz dostępnych ustaw. Jest dostępna dla wszystkich użytkowników którzy wejdą na stronę generatora e-ngo. Rola Oferent jest to rola jaką uzyskuje każdy użytkownik po zarejestrowaniu się w systemie e-n-go. Pozwala nam na składanie wniosków ofertowych, raportowanie realizacji zadania oraz dostęp do kalkulatora za pomocą którego możemy obliczyć społeczno-ekonomiczną wartość dodaną dla ofertowanego zadania publicznego. Rola JST - Urząd Miasta to rola przypisana do konta użytkownika z ramienia JST, który zajmuje się między innymi publikowaniem zadań ich akceptacją i wszystkim co jest związane z użytkowaniem systemu od strony JST. Użytkownik JST ma również dostęp do zestawień obliczonych przy pomocy kalkulatora e-n-go dla poszczególnych zadań, całych zakresów zadań czy konkursów, dzięki temu możliwe jest analizowanie poszczególnych zadań pod względem korzyści społeczno ekonomicznych z realizacji danego zadania czy określonych grup zadań. Strona 7
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Panel wyboru samorządu (strona główna) Panel dostępny jest dla wszystkich użytkowników i nie wymaga rejestracji oraz zalogowania się do systemu. Zawiera ogólne informacje o projekcie oraz stanowi menu z wyborem właściwego samorządu terytorialnego. Rysunek 2: Ekran powitalny z wyborem samorządu terytorialnego Aby przejść do panelu ogłoszeń wybranego samorządu terytorialnego, należy wybrać interesujący nas samorząd, w naszym przypadku Miasto Ustroń a następnie wywołać link Przejdź do serwisu e-n-go w okienku oznaczonym Miasto Ustroń. Strona 8
Po wybraniu interesującego nas samorządu, zostaniemy przeniesieni do panelu widocznego na poniższym obrazku. Jeśli jakaś funkcja wymaga od nas zalogowania się w systemie wtedy automatycznie jesteśmy przenoszeni do panelu logowania. Rysunek 3: Główne menu aplikacji (użytkownik niezalogowany) Z tego poziomu możemy cofnąć się do ekranu wyboru samorządu terytorialnego, wybierając przycisk Wybierz inny samorząd terytorialny. Z poziomu użytkownika Gość, możemy przeglądać ogłoszone zadania a także zapoznać się dokumentami, rozporządzeniami opublikowanymi przez dany urząd. Jeżeli zechcemy złożyć wniosek na interesujące nas zadanie publiczne to musimy się zalogować do systemu uprzednio zakładając konto w systemie e-n-go. Strona 9
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Rejestracja nowego konta W celu założenia nowego konta wybieramy Zarejestruj w prawym górnym rogu ekranu po czym zostaniemy przeniesieni do ekranu zakładania nowego konta widocznego na poniższym obrazku. Rysunek 4: Rejestracja nowego konta Pojawi się ekran rejestracji z wymaganymi podstawowymi informacjami na temat organizacji pozarządowej. Należy wypełnić wszystkie pola, aby się zarejestrować. Po wypełnieniu powyższego formularza wybieramy przycisk Zarejestruj nowe konto. Na podany przez nas adres e-mail otrzymamy link aktywacyjny. Wywołanie otrzymanego linku aktywacyjnego zakończy proces rejestracji i jest wymagane do aktywacji naszego nowego konta w systemie e-n-go. Po wywołaniu linku aktywacyjnego automatycznie zostaniemy również przeniesieni na stronę logowania w systemie gdzie będziemy mogli się zalogować na nasze konto. Uwaga: Aktywacja konta poprzez wywołanie linku aktywacyjnego, otrzymanego na podany w czasie rejestracji adres e-mail, jest konieczna w celu zalogowania się do systemu. Strona 10
Logowanie w systemie e-n-go Zalogować się do systemu możemy poprzez wybranie opcji Zaloguj z górnej belki menu głównego lub zostaniemy automatycznie przeniesieni do ekranu logowania jeśli spróbujemy użyć funkcji która wymaga od nas zalogowania się w systemie. Rysunek 5: Główne menu aplikacji (użytkownik zalogowany) W trakcie logowania się do systemu podajemy zdefiniowany podczas rejestracji adres e-mail oraz hasło. Po wpisaniu wybieramy przycisk Zaloguj. Po zalogowaniu mamy dostęp do dodatkowych opcji systemu które dostępne są na górnej belce systemu co widoczne jest na powyższym obrazku. Uwaga: Po pierwszym zalogowaniu w systemie, zalecane jest przejście do Edycji danych oferenta naszego konta i uzupełnienie danych potrzebnych do złożenia wniosku. Dane tę będą automatycznie kopiowane to każdego wniosku składanego z tego konta, dlatego bardzo ważne jest aby wszystkie dane były uzupełnione prawidłowo. Ustawienia Oferenci Twoje konto organizacji Edycja. Panel oferenta Po zalogowaniu się w systemie na górnej belce menu głównego mamy dostępne następujące opcje które zostały opisane poniżej. Strona 11
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Funkcje w systemie e-n-go Funkcja Opis Ogłoszone zadania Mamy tutaj listę ogłoszonych konkursów wraz zadaniami przez dany Urząd, obecne oraz zakończone. Wnioski Znajdują się tutaj wszystkie utworzone przez nas wnioski, zarówno w wersji roboczej jak również wysłane do urzędu. Raportowanie Znajdują się tutaj tworzone/złożone przez nas raporty, w przypadku gdy nasza oferta została wybrana, sprawozdania z wykonywanych prac. Kalkulator Pokazuje wartości wskaźników społeczno-ekonomicznych dla poszczególnych zadań. Ustawienia Umożliwia dostęp do edycji naszego profilu, przeglądania historii działań w ramach naszego konta. Twój profil Możemy tutaj zmienić podstawowe dane konta użytkownika, jak imię i nazwisko, zmienić swój adres email czy hasło logowania w systemie. Rysunek 6: Profil użytkownika W trakcie zmiany adresu email który jest również loginem w systemie sprawdzane jest czy podany nowy adres nie jest już wykorzystywany przez innego użytkownika. Strona 12
Ustawienia - Oferenci Ustawienia Oferenci Z kontem, którego rejestrację opisano wcześniej związana jest organizacja/firma zwana dalej oferentem. Możemy tutaj uzupełnić oraz zmienić dane dla swojej organizacji jak również możemy zdefiniować dodatkowych oferentów którzy będą występowali w ofercie w przypadku składania oferty współnej. Wszystkie dane oferenta wpisane tutaj, będą automatycznie kopiowane do wniosku ofertowego. Zaleca się, aby zaraz po zarejestrowaniu w systemie uzupełnić wszystkie dane oferenta potrzebne do składania wniosku ofertowego. Po przejściu w zakładkę Ustawienia Oferenci zobaczymy następujący widok. Rysunek 7: Lista oferentów W pozycji Pozostali oferenci po prawej stronie są widoczne 2 ikonki akcji. Po najechaniu kursorem na nie, wyświetli się podpowiedź do czego służą. Ikonka z lewej(niebieska) służy do edycji danych oferenta, natomiast po prawej (czerwona) do jego usunięcia. Po wywołaniu akcji dodania nowego oferenta lub przejściu do edycji danych wybranego oferenta zostaniemy przeniesieni do formularza edycji danych oferenta. W formularzu oferenta dostępnych jest 5 zakładek. Pierwsza z nich to dane podstawowe, czyli najbardziej podstawowe dane odnośnie nowo dodawanego/edytowanego oferenta. Strona 13
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Dane podstawowe Rysunek 8: Rejestracja oferenta dane podstawowe Dane adresowe Rysunek 9: Rejestracja oferenta dane adresowe W danych adresowych, jak nazwa wskazuje, należy podać dokładny adres siedziby dla organizacji, telefon, email, fax oraz adres stront internetowej. Strona 14
Dane banku Rysunek 10: Rejestracja oferenta dane banku W zakładce Dane banku musimy podać nazwę oraz konto banku. Numer konta, należy podać w formacie tak jak wyświetlone są znaki 'x', tzn. oddzielamy odpowiednie człony numeru spacjami. Reprezentanci Rysunek 11: Rejestracja oferenta reprezentanci Dodajemy tutaj reprezentanta(-ów) naszej firmy/organizacji. Aby ich dodać klikamy przycisk Dodaj reprezentanta, po czym pojawi się nam miejsce na wpisanie danych o osobie. Aby usunąć reprezentanta, wciskamy przycisk usuń. Wypełniamy pole Imię i nazwisko, telefon, stanowisko. Uwaga: Dane reprezentantów muszą być zgodne z wpisem KRS. Strona 15
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Dane rozszerzone Ostatnia zakładka Dane rozszerzone, czyli dodatkowe informacje o firmie, które również trzeba wypełnić, aby dodać oferenta/edytować dane. W przypadku, gdy mamy problem wypełnić jakieś pole, nad jego nazwą jest ikonka i na niebieskim tle. Jeśli ją wybierzemy wyświetli nam się pomoc, wyjaśniająca jak należy dane pole wypełnić. Jeśli wypełniliśmy wszystkie pola, możemy teraz dodać/zapisać oferenta klikając przycisk Zapisz dane. Jeśli rzeczywiście wszystko się zgadza, dane zostaną zapisane, natomiast w przypadku błędu zostaniemy przeniesieni do zakładki w której jest błąd (brak danych lub niepoprawne). Identycznie wygląda opcja edycji danych, z tym że pola wypełnione są danymi, które wcześniej podaliśmy. Rysunek 12: Rejestracja oferenta dane rozszerzone Strona 16
Ogłoszone zadania Lista ogłoszonych zadań Rysunek 13: Lista ogłoszonych zadań Po lewej stronie mamy wszystkie edycje, które zostały ogłoszone przez samorząd. Pod nazwą każdego z nich jest informacja czy konkurs jest otwarty czy zakończony. Domyślnie po wejściu w tą zakładkę otwierana jest najnowsza edycja. Termin składania ofert jest wspólny dla wszystkich zadań danej oferty i jest widoczny na górze strony po wyborze właściwej edycji. Po wybraniu edycji konkursowej z lewego panelu, zobaczymy listę zadań ogłoszonych w ramach danej edycji konkursowej. Jeśli chcemy dowiedzieć się więcej o danym zadaniu lub jesteśmy nim zainteresowani klikamy na nazwę tego zadania lub lupkę po prawej stronie. Strona 17
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Widok szczegółowy zadania Rysunek 14: Zadanie - szczegóły Po kliknięciu w interesujące nas zadanie możemy przejrzeć szczegóły dotyczące zadania. Widzimy tutaj termin realizacji zadania, rodzaj zadania, wartość zadania. Można będzie również pobrać załączniki, jeśli jakieś zostaną do zadania dodane. Jeśli jesteśmy zainteresowani danym zadaniem a nie upłynął jeszcze ostateczny termin składania wniosków ofertowych w danej edycji konkursowej to możemy złożyć ofertę, w tym celu klikamy na Złóż ofertę. W przypadku jeśli edycja została już zakończona zobaczymy informację, że konkurs zakończony i nie będziemy mieli możliwości złożenia wniosku. Wnioski Składanie wniosku ofertowego na realizację zadania publicznego jest jedną z głównych funkcji systemu, który ma ułatwić składanie takich wniosków jak również eliminować wszelkie błędy związane z poprawnym wypełnieniem wniosku przez oferenta. Wszystkie pola w formularzu wniosku zapisują się automatycznie toteż nie musimy się martwić, że po przejściu na inną zakładkę lub z powodu zamknięcia przeglądarki internetowej jakieś opcje nie zostaną zapisane. Z uwagi na ilość danych potrzebnych do wypełnienia wniosku, ekran ten podzielono na 9 zakładek: Strona 18
1. Oferenci Rysunek 15: Wnioski - oferenci Jeśli wybrane przez nas zadanie jest zadaniem ramowym to wpisujemy tutaj również nazwę zadania na jakie składana będzie oferta. W zakładce tej wybieramy, czy dane zadanie realizujemy sami, czy będzie to oferta wspólna. Jeśli wcześniej zdefiniowaliśmy sobie oferentów, wystarczy ze wybierzemy ich w liście wyboru i naciśniemy Dodaj oferenta do oferty. Jeśli nie mamy zdefiniowanych oferentów, albo chcemy dodać nowego wciskamy Zdefiniuj nowego oferenta. Należy pamiętać, że w ten sposób zdefiniowany oferent, będzie widoczny TYLKO w tej ofercie, natomiast nie zostanie on dodany do szablonów zdefiniowanych oferentów, tak jak wcześniej było to opisywane w zakładce Ustawienia -> Oferenci. Strona 19
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go 2. Szczegółowy zakres Rysunek 16: Wnioski - szczegółowy zakres pkt. 8 W zakładce Szczegółowy zakres znajdują się głównie pola opisowe do których pomoc możemy uzyskać po kliknięciu w ikonkę pomocy dzięki czemu otrzymamy podpowiedź co w danym polu należy wpisać. Bardzo ważnym punktem na tej zakładce jest podpunkt 8. Opisz poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego. W tabeli tej definiujemy działania, jakie w ramach zadania będziemy wykonywać. Wszystkie te zadania automatycznie pojawią się w kolejnej zakładce Harmonogram, a także będą dostępne w kosztorysie. Aby dodać punkt do tabeli wciskamy przycisk Dodaj nową pozycję, natomiast, jeśli chcemy coś usunąć wciskamy czerwony przycisk w kolumnie usuń. Uwaga: Prawidłowe wypełnienie tego punktu jest kluczowe w kontekście dalszego wypełniania harmonogramu oraz kosztorysu oferty. Strona 20
3. Harmonogram Rysunek 17: Wnioski - harmonogram W kolejnej zakładce harmonogram pojawiają się pozycje, zgodne z tymi, które podaliśmy w działaniach. Oprócz tego możemy dodać inne punkty do harmonogramu. Dla każdego działania podajemy opis szczegółowy działania oraz w przypadku ofert łączonych wybieramy oferenta dla danego działania. Terminy realizacji wybieramy poprzez kalendarz, który pojawia się po przejściu na pole rozpoczęcie, zakończenie. Możliwość wyboru dat w harmonogramie jest ograniczona do zakresu dat w jakim może być realizowane danie zadanie, co jest definiowane przez stosowny urząd w momencie definiowania nowego zadania w ogłaszanym konkursie. Jeśli jakiś punkt chcemy usunąć, klikamy krzyżyk w kolumnie usuń. Strona 21
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go 4. Kosztorys Kosztorys jest najobszerniejszą częścią wniosku. Rysunek 18: Wnioski - kosztorys Aby dodać nową pozycję klikamy w odpowiedni zielony krzyżyk, w zależności do którego rodzaju kosztów chcemy daną pozycje przypisać. Zaciemnione pola zostaną obliczone automatycznie za nas, dlatego nie trzeba i nie można w nie nic wprowadzać. W kolumnie działania mamy do wyboru zdefiniowane wcześniej przez nas działanie w z punktu II.8 oferty. Dlatego do każdej pozycji kosztorysowej musimy wybrać do jakiego działania się dany koszt odnosi. W kosztach obsługi zadanie i Innych kosztach poza zdefiniowanymi przez nas działaniami mamy dostępne również do wyboru dodatkowe 3 opcje: koszt ogólny, inne, nie dotyczy, które wybieramy gdy dana pozycja kosztorysowa nie odnosi się konkretnie do jakiegoś działania. Przy każdej pozycji kosztorysowej określamy również czy jest to koszt osobowy (TAK/NIE). Dane te są potrzebne dla kalkulatora e-n-go. Strona 22
5. Źródła finansowe Kolejna część formularza to źródła finansowe. Wyszarzone pola są automatycznie wypełniane, część danych jest już przepisane z kosztorysu, do wpisania tak naprawdę pozostają 3 pola. W dolnej części jest tabela, do której pozycje dodajemy przez wciśnięcie przycisku dodaj punkt, a usuwamy klikając w przycisk usuń punkt. Rysunek 19: Wnioski - źródła finansowe 6. Inne informacje W zakładce inne informacje znajdują się pola tekstowe, które należy wypełnić a które są niezbędne do złożenia wniosku ofertowego. Opis z przeznaczeniem danego pola możemy uzyskać klikając ikonkę pomocy przy każdym polu w ofercie. Strona 23
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go 7. Załączniki Rysunek 20: Wnioski - załączniki W tym oknie możemy dodawać załączniki do oferty. Aby taki załącznik dodać klikamy na Wybierz plik, następnie wybieramy plik z dysku i klikamy przycisk Dodaj. Załączników możemy dodawać dowolną ilość, wszystkie dołączone pliki, znajdują się w tabeli powyżej. Klikając na nazwę pliku, możemy go pobrać. Jeśli natomiast chcemy go usunąć klikamy przycisk usuń. 8. Oświadczenia Rysunek 21: Wnioski - oświadczenia Zakładka oświadczenia jest bardzo ważna, ponieważ jest to zaakceptowanie warunków, aby móc złożyć ofertę. Nie zaakceptowanie tych warunków, jest równoznaczne z brakiem możliwości złożenia oferty. Strona 24
9. Podsumowanie Rysunek 22: Wnioski - podsumowanie Ostatnią zakładką wniosku jest podsumowanie. Mamy tutaj 3 opcje do wyboru. Sprawdź poprawność wniosku Sprawdza wypełniony wniosek pod kątem ewentualnych braków lub błędów. W przypadku błędu wskazywane jest pole wywołujące błąd. Wydruk wniosku Opcja pozwala nam na wydrukowanie wniosku w wersji roboczej co będzie widoczne na wydrukowanym wniosku, wniosek taki nie zawiera również sumy kontrolnej. Wyślij wniosek ofertowy Po naciśnięciu wyślij wniosek zostanie przeprowadzona walidacja wniosku. Jeśli przebiegnie ona poprawnie to wniosek zostanie wysłany. Po wysłaniu wniosku wyświetli się okno z informacją, że wniosek został pomyślnie wysłany oraz zobaczymy sumę kontrolną wniosku. Będziemy mogli wydrukować również potwierdzenie które zanosimy do urzędu jak poświadczenie że złożyliśmy wniosek w formie elektronicznej. Odtąd naszego wniosku nie będzie można już edytować. Jeśli walidacja wniosku nie przebiegnie pomyślnie, zostaniemy przeniesieni w odpowiednie pola formularz by uzupełnić lub poprawić brakujące pola. Lista wniosków Po wybraniu opcji wnioski będziemy widzieli wszystkie nasze wnioski zarejestrowane w systemie. Obok wniosku będzie wyświetlony status danego wniosku. Wersja robocza dopiero tworzona wersja wniosku, możemy w dowolnym czasie edytować taki wniosek jak również go usunąć lub wydrukować próbnie. Strona 25
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Wniosek złożony wniosek, który wysłaliśmy, urząd ma do niego wgląd. Jeśli nie upłynęła data składania wniosków, możemy go wycofać i edytować, natomiast po przekroczeniu tej daty, nie możemy nic zmienić w takim wniosku. Zaakceptowano wniosek został wybrany i będziemy realizować dane zadanie przez co stanie się on również dostępny w opcji Raportowanie. Rysunek 23: Lista wniosków Aby zobaczyć więcej szczegółów danego wniosku, klikamy nazwie zadania. Strona 26
Widok szczegółowy wniosku Rysunek 24: Podsumowanie wniosku Znajdują się tutaj podstawowe informacje na temat wybranego wniosku. Możemy tutaj wydrukować wersję roboczą wniosku lub potwierdzenie nadania wniosku jeśli status wnioski widnieje jako Złożony. Jeśli wniosek jest złożony a nie upłynął jeszcze ostateczny termin składania wniosków możemy tutaj również anulować taki wniosek. Możemy również przejść do kalkulatora korzyści społeczno ekonomicznych danego wniosku aby podejrzeć obliczone wartości dla wniosku Strona 27
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Kalkulator W zakładce Kalkulator można wyświetlić wartość wskaźników dla wszystkich własnych wniosków utworzonych w systemie (robocze oraz wysłane). Wskaźniki korzyści ekonomiczno-społecznych, w ramach którego opracowano wskaźniki wskazujące wymierne koszty i korzyści (społeczne, ekonomiczne, finansowe) outsourcingu. W ramach kalkulatora możliwe jest definiowanie różnych wskaźników bazowych (uniwersalnych) oraz fakultatywnych dla różnych obszarów tematycznych. Przykładowy opis wybranych wskaźników zamieszczony został w załączniku 1. Wskaźniki w większości wyrażone są w złotych w przeliczeniu na osobę (uczestnika) lub w przeliczeniu na inne wartości związane np.: z poprawą atrakcyjności turystycznej. Dodatkowo zostaną zaproponowane wskaźniki ogólne wyrażające przede wszystkim: koszty wydarzenia / projektu na osobę, koszt zarządzania w przeliczeniu na osobę, koszty obsługowe projektu w odniesieniu do kosztów merytorycznej realizacji itp. Wskaźniki te pozwolą na porównywanie projektów z różnych dziedzin. Rysunek 25: Kalkulator - lista wniosków W oknie widoczne są wszystkie stworzone oferty, dla których można obliczyć wartości wskaźników, do wyboru mamy wnioski złożone przez nas lub wnioski które posiadamy w wersji roboczej. Aby zobaczyć obliczoną wartość dla danego wniosku to należy kliknąć na ikonkę wykresy z prawej strony wniosku. Wówczas zobaczymy wszystkie wskaźniki zdefiniowane dla tego zadania oraz ich wartości. Po wybraniu jednego z naszych wniosków, jesteśmy przenoszeni do szczegółowych wyników danego wniosku. Ekran ten może wyglądać różnie dla różnych wniosków i jest to uwarunkowane do jakiego Strona 28
zakresu zadań zostało przypisane dane zadanie oraz w zależności ile wskaźników zostało przypisanych do zakresu z którego realizowane jest wybrane zadanie. W różnych zakresach obszaru działań zostały przypisane różne wskaźniki na podstawie których otrzymujemy wyniki. Rysunek 26: Kalkulator - wartość wskaźników Na ekranie wyników kalkulatora e-n-go dla danego wniosku, wskaźniki zostały podzielone na dwie grupy: Wskaźniki bazowe są to wskaźniki które są wyliczane automatycznie na podstawie danych pobra nych z wniosku ofertowego i nie potrzebują żadnych dodatkowych danych. Wskaźniki fakultatywne są to wskaźniki do obliczenia których potrzebujemy dodatkowych danych wejściowych zależnych od rodzaju wskaźnika. W przypadku braku takich danych użytkownik jest informowany o tym stosownym komunikatem i proszony o wpisanie odpowiednich wartości. Na dole strony wyświetlanie jest sumaryczne podsumowanie dla każdej grupy wskaźników jak i dla całego wniosku. Wynik ten jest ogólnym wynikiem społeczno ekonomicznym wartości dodanej dla tego zadania. Strona 29
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Raportowanie W przypadku zaakceptowania naszej oferty, pojawia się ona w zakładce raporty. Rysunek 27: Raportowanie - Lista zaakceptowanych wniosków Jak widać mamy taki widok do wszystkich wybranych przez Urząd ofert. Aby przejść do widoku sprawozdań konkretnej oferty, wciskamy przycisk sprawozdania. Rysunek 28: Lista sprawozdań W tym momencie widzimy, złożone raporty oraz aktualnie tworzone. W przypadku sprawozdań nie ma możliwości ich edycji/cofania po ich złożeniu. W kolumnie opcje mamy do wyboru wydrukowanie raportu w formacie PDF, a także edycję i usunięcie dla raportów w wersji roboczej. Uwaga W danym momencie może być tylko 1 wersja robocza sprawozdania do 1 zadania, co oznacza, że kolejne sprawozdanie możemy stworzyć w momencie złożenia poprzedniego. Strona 30
Szczegóły sprawozdania Po wejściu do edycji lub stworzeniu nowego raportu, pojawi nam się widok jak poniżej. Cały raport podzielony jest na 4 zakładki. Wszystkie pola zapisywane są automatycznie, po wprowadzeniu dowolnych zmian w danym polu. Zakładka - merytoryczne Zakładka merytoryczne to słowny opis postępu z prac. W punkcie 2, aby dodać kolejne pozycje wybieramy przycisk Dodaj pozycję, zaś w kolumnie zleceniobiorcy, mamy do wyboru oferentów, którzy zostali podani przy składaniu wniosku. Rysunek 29: Sprawozdanie z wykonania wydatków zakładka merytoryczne Strona 31
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Zakładka - wykonania z wydatków 1 Zakładka z wykonania wydatków pkt.1 jest formularz zbliżony do kosztorysu z wniosku. Rysunek 30: Sprawozdanie z wykonania wydatków 1 Części całość zadania oraz poprzedni okres sprawozdawczy wypełniają się automatycznie, wcześniej wprowadzonymi danymi, natomiast do nas należy obowiązek wypełnienia ostatniej części, czyli kosztów z obecnego okresu sprawozdawczego. Strona 32
Zakładka - sprawozdanie z wykonania wydatków 2.3 W zakładce z wykonania wydatków pkt. 2,3 mamy kolejne rozliczenie. Rysunek 31: Sprawozdanie z wykonania wydatków 2.3 Do wypełnienia są pola na białym tle, reszta zostanie wypełnione automatycznie, a dostęp do szarych pól jest zablokowany. Zakładka - sprawozdanie z wykonania wydatków 4 Strona 33
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Rysunek 32: Sprawozdanie z wykonania wydatków 4 Mamy tutaj przede wszystkim do uzupełnienia tabelkę. Dodanie pozycji tradycyjnie poprzez kliknięcie przycisku dodaj pozycję, natomiast usuwamy pozycję poprzez kliknięcie przycisku w kolumnie L.p. Jeśli wypełniliśmy wszystkie dane możemy złożyć raport, poprzez naciśnięcie przycisku złóż sprawozdanie, który znajduję się w ostatniej zakładce. Strona 34
Panel Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) Panel JST zwany też panelem administracyjnym, wykorzystywany jest przez komórkę JST zajmującą się ogłaszaniem konkursów i zadań, ich oceny oraz weryfikacji dokumentów związanych z ich realizacją. W panelu tym znajdują się również funkcje raportujące i analityczne. Po zalogowaniu się na konto administratora (JST) zobaczymy następujący widok. Rysunek 33: Zarejestrowani użytkownicy Zakładka Opis Konkursy Ustawienia dotyczące poszczególnych konkursów, ich tworzenia, edycji Zadania Tworzenie, edycja zadań w poszczególnych edycjach konkursowych Wnioski Podgląd wszystkich wniosków, które zostały złożone, a także wykaz nowych wniosków, którym trzeba nadać numer SEKAP Administracja Mamy tutaj możliwość przeglądania zarejestrowanych użytkowników, definicje jednostek dostępnych w kosztorysie jak również inne opcje administracyjne. Na następnych stronach skrótowo opisano znacznie poszczególnych opcji. Konkursy Mamy widok na wszystkie stworzone edycje wraz z danymi dotyczącymi ich aktualnego stanu. Konkurs może być w trybie roboczym wtedy w kolumnie Publikacja widnieje status Nie. Konkurs taki nie jest widoczny dla użytkowników a tylko dla administratora w trybie edycji. Strona 35
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Rysunek 34: Lista konkursów Najważniejszymi parametrami edycji są: liczba zadań wyświetla liczbę zadań jaką mamy zdefiniowaną w ramach konkursu data zakończenia - czyli do kiedy można składać wnioski do zadań zdefiniowanych dla tej edycji publikacja - czyli czy edycja jest widoczna dla oferentów na stronie głównej czy nie jest widoczna status - oznacza, czy można na daną ofertę składać wnioski (oczywiście jeżeli data zakończenia nie minęła). Strona 36
Definiowanie nowego konkursu Aby dodać kolejną edycję klikamy przycisk dodaj w prawym, górnym rogu, natomiast żeby edytować edycję, klikamy przycisk w kolumnie akcje - Edytuj. Rysunek 35: Edycja konkursu ofert Pojawia się okno, w którym możemy ustawić wszystkie dane, dotyczące edycji. Aby zapisać nową edycję lub zmodyfikować istniejącą wciskamy przycisk zapisz zmiany. Aby opublikować konkurs dla oferentów należy pole Publikacja przełączyć na Tak. Analogicznie jeśli chcemy wyłączyć dany konkurs lub chcemy aby był on niewidoczny dla oferentów zmieniamy wtedy to pole na Nie. Zadanie można dodawać tylko do edycji konkursowych które nie są opublikowane. Po publikacji nie możemy już w ramach takiego konkursu dodawać nowych zadań. Aby móc w takim przypadku dodać nowe zadania trzeba wyłączyć publikację dla konkursu. Strona 37
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Zadania Po wejściu do zakładki zadania mamy wgląd do wszystkich zadań, które zostały zdefiniowane w systemie. Możemy zmienić nazwę edycji dla której chcemy przejrzeć zdefiniowane już zadania. Domyślnie wybierana jest najnowsza aktywna edycja. Rysunek 36: Zdefiniowane zadania Strona 38
Dodawanie nowego zadania Rysunek 37: Edycja zadania Dane dotyczące zadania dzielimy na 4 zakładki. Na pierwszej z nich znajdują się podstawowe dane, które są wyjaśnione stosownymi opisami. Podajemy tutaj nazwę ogłaszanego zadania, wybieramy jedną z wcześniej utworzonych edycji konkursowych. Możemy również podać link do Biuletynu Informacji Publicznej gdzie oferent znajdzie szczegółowy opis ogłaszanego zadania w BIP Wybieramy tutaj czy dane zadanie jest Ramowe - czy do realizacji danego zadania może zostać wybranych kilku oferentów gdzie każdy będzie w ofercie mógł wpisać własny tytuł realizowanego zadania. Przykładem może tu być np. Popularyzacja i promocja miasta Ustroń gdzie każdy oferent może zaoferować coś innego w ramach tego zadania. Określamy również kwotę przeznaczoną na realizacje zadania. W kolejnej zakładce opis i uwagi mamy pola opisowe dla danego zadania. Strona 39
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Wypełnienie pola Opis powoduje wyświetlenie na stronie danego zadania tego opisu, jeśli opisu nie zdefiniujemy to oferent będzie mógł ze szczegółami zapoznać się w BIP. Pole Uwagi jest przeznaczone tylko dla użytkownika JST i nigdy nie będzie widoczne dla oferenta na stronie opisowej zadania. Zakładka Terminy pozwala nam na określenie terminu w jakim dane zadania powinno zostać zrealizowane. Rysunek 38: Edycja zadania - terminy Zakładka Załączniki pozwala nam dodać do danego zadania, rozporządzenia, ustawy, wzory czy inne pliki które będą dostępne dla oferenta po wejściu w szczegóły zadania na stronie głównej. Po wypełnieniu wszystkich pół wybieramy przycisk Zapisz aby zapisać dane zadania. Strona 40
Wnioski W tej zakładce są 2 opcje do wyboru: Złożone wnioski wszystkie wnioski złożone w systemie. Możemy przeglądać wnioski dla poszczególnych edycji, statusów. Nowe wnioski wszystkim nowo nadesłanym wnioskom, należy nadać numer SEKAP, dlatego wszystkie nowe wnioski są widoczne w tej zakładce. Złożone wnioski Wyświetla listę wszystkich wniosków ofertowych złożonych w systemie e-n-go. Rysunek 39: Złożone oferty Aby nie wyświetlać wszystkich ofert równocześnie, trzeba wybrać edycję dla której zadania chcemy wyświetlić. Domyślnie wyświetla się najnowsza edycja, w celu jej zmiany naciskamy na wybór edycji i wybieramy interesującą nas edycję. Na ekranie oferty podzielone są według zakresów, a te z kolei dzielą się na zadania. W kolumnie wartość wskaźników, mamy sumę wartości wskaźników obliczonych dla danego zadania, aby zobaczyć wszystkie wskaźniki dla danego zadania z wartościami, klikamy na wartość w tej kolumnie. Wówczas zobaczymy następujący widok. Rysunek 40: Lista wskaźników i ich wartości Strona 41
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Szczegóły wniosku Aby wejść w szczegóły oferty klikamy przycisk w ostatniej kolumnie, obok interesującej nas oferty. W tym widoku, poza najważniejszymi informacjami oferty, możemy także: wydrukować ofertę Zaakceptować ją (wcześniej wymagane nadanie numeru SEKAP) przejść do widoku wskaźników pobrać załączniki przeglądać złożone dla oferty sprawozdania Rysunek 41: Szczegóły oferty Strona 42
Przyjęcie wniosku w systemie Każdemu nadesłanemu wnioskowi w systemie musimy nadać numer SEKAP. Aby nadać numer SEKAP, o którym wcześniej wspomniano, należy przejść na nowe wnioski. Rysunek 42: Nowe oferty Po kliknięciu przycisku wprowadź numer pojawi się okienko, gdzie mamy jedno pole. Wpisujemy do niego numer SEKAP, który nadany został wnioskowi, po czym zatwierdzamy go, wybierając dodaj numer. Rolą użytkownika JST jest pilnowanie aby ta lista (Nowe wnioski) była pusta, co oznacza, że nie mamy wniosków oczekujących na wpisanie numeru SEKAP. Nadany numer będzie widoczny dla oferenta w jego panelu wniosku, dzięki temu będzie mu łatwiej powoływać się na ten numer w przypadku kontaktu z danym urzędem w sprawie dotyczącej wniosku. Strona 43
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Administracja Oferenci Mamy tutaj dostępne opcje związane z przeglądaniem zdefiniowanych oferentów, użytkowników. Jednostki Definiujemy tutaj miary jednostkowe dostępne w systemie. Strona 44
Kalkulator W zakładce możemy przeglądać na podstawie wybranych kryteriów korzyści społeczno ekonomiczne wynikające z realizacji poszczególnych ofert które są obliczane za pomocą stworzonego kalkulatora en-go. Wyniki te mogą być agregowane na podstawie kryteriów zadanych przez użytkownika JST. Możemy wybrać interesujący nas obszar działań, edycję konkursową, przedział czasowy czy oferenta. Dla wszystkich złożonych ofert w systemie obliczane są wyniki na podstawie wskaźników bazowych a więc takich które bazują tylko na danych bezpośrednio pobranych z wniosku ofertowego. Do obliczenia niektórych wskaźników (wskaźniki fakultatywne) potrzebne są dodatkowe dane wprowadzone przez oferenta na etapie przygotowywania wniosku ofertowego lub później na etapie raportowania realizacji zadania. Dlatego jeśli te dane nie zostały wprowadzone przez oferenta niemożliwe będzie obliczenie tych wskaźników o czym zostajemy poinformowani. W podsumowaniu widzimy łączną wartość dla każdej oferty (bazowa i fakultatywna oraz sumaryczną dodaną wartość społeczno-ekonomiczną dla całej grupy zadań wyświetlonych na podstawie zadanych kryteriów. Dzięki temu pracownik JST jest w stanie łatwo określić korzyści płynące z powierzania realizacji zadań poszczególnym podmiotom. Strona 45
Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Spis rysunków Rysunek 1: Strona główna projektu...5 Rysunek 2: Ekran powitalny z wyborem samorządu terytorialnego...8 Rysunek 3: Główne menu aplikacji (użytkownik niezalogowany)...9 Rysunek 4: Rejestracja nowego konta...10 Rysunek 5: Główne menu aplikacji (użytkownik zalogowany)...11 Rysunek 6: Profil użytkownika...12 Rysunek 7: Lista oferentów...13 Rysunek 8: Rejestracja oferenta dane podstawowe...14 Rysunek 9: Rejestracja oferenta dane adresowe...14 Rysunek 10: Rejestracja oferenta dane banku...15 Rysunek 11: Rejestracja oferenta reprezentanci...15 Rysunek 12: Rejestracja oferenta dane rozszerzone...16 Rysunek 13: Lista ogłoszonych zadań...17 Rysunek 14: Zadanie - szczegóły...18 Rysunek 15: Wnioski - oferenci...19 Rysunek 16: Wnioski - szczegółowy zakres pkt. 8...20 Rysunek 17: Wnioski - harmonogram...21 Rysunek 18: Wnioski - kosztorys...22 Rysunek 19: Wnioski - źródła finansowe...23 Rysunek 20: Wnioski - załączniki...24 Rysunek 21: Wnioski - oświadczenia...24 Rysunek 22: Wnioski - podsumowanie...25 Rysunek 23: Lista wniosków...26 Rysunek 24: Podsumowanie wniosku...27 Rysunek 25: Kalkulator - lista wniosków...28 Rysunek 26: Kalkulator - wartość wskaźników...29 Strona 46
Rysunek 27: Raportowanie - Lista zaakceptowanych wniosków...30 Rysunek 28: Lista sprawozdań...30 Rysunek 29: Sprawozdanie z wykonania wydatków zakładka merytoryczne...31 Rysunek 30: Sprawozdanie z wykonania wydatków 1...32 Rysunek 31: Sprawozdanie z wykonania wydatków 2.3...33 Rysunek 32: Sprawozdanie z wykonania wydatków 4...34 Rysunek 33: Zarejestrowani użytkownicy...35 Rysunek 34: Lista konkursów...36 Rysunek 35: Edycja konkursu ofert...37 Rysunek 36: Zdefiniowane zadania...38 Rysunek 37: Edycja zadania...39 Rysunek 38: Edycja zadania - terminy...40 Rysunek 39: Złożone oferty...41 Rysunek 40: Lista wskaźników i ich wartości...41 Rysunek 41: Szczegóły oferty...42 Rysunek 42: Nowe oferty...43 Strona 47