INSTRUKCJA WSPOMAGAJĄCA OBSŁUGĘ PROGRAMU ABAK GOLD Spis treści 1. Wygląd i opis ikon wykorzystywanych w programie Abak Gold...2 2. Ogólna charakterystyka okna głównego programu Abak Gold...4 3. Menu główne programu Abak Gold...9 4. Wprowadzenie danych własnej firmy (wystawcy dokumentów)...12 5. Wprowadzenie danych kontrahenta (odbiorcy dokumentów)...17 6. Dodawanie towaru bądź usługi do kartoteki...19 7. Wystawienie faktury zakupu uzupełniającej stan magazynowy towaru...24 8. Wystawienie faktury sprzedaży...29 9. Ustawienie numeracji dokumentu...36 10. Sporządzenie zestawienia dokumentów...38 11. Zakładanie konta użytkownika...40 12. Zakładanie nowego typu dokumentu...43 13. Wystawienie korekty do dokumentu...46 14. Wystawienie dokumentu KASOWEGO/BANKOWEGO...49 15. Spłata dokumentu sprzedaży przez kontrahenta...51 16. Kopia bezpieczeństwa bazy danych...53
1. Wygląd i opis ikon wykorzystywanych w programie Abak Gold IKONA UCHYLONYCH DRZWI odpowiadająca za funkcję zakończ próba wyjścia z danego okna i powrót do poprzedniego. Funkcja zakończ to również skrót klawiszowy ALT + F4. IKONA BIAŁEJ PUSTEJ KARTKI odpowiadająca za funkcję dodawania nowej pozycji dotyczącej dodania nowego kontrahenta, towaru, usługi, typu dokumentu itd. Funkcja dodaj nowy to również skrót klawiszowy CTRL + N. IKONA ŻÓŁTEJ KOSTKI ZE STRZAŁKĄ odpowiadająca funkcji wybierz. IKONA DYSKIETKI odpowiadająca za funkcję zapisz. IKONA CZARNEGO KRZYŻYKA odpowiadająca funkcji usuń dotyczy usuwania zarówno dokumentów sprzedaży lub zakupów jak również usuwania poszczególnych pozycji na fakturach. Funkcja usuń to również skrót klawiszowy CTRL + D. IKONA ŻÓŁTEJ KOSTKI Z PISZĄCYM PO NIEJ OŁÓWKIEM odpowiadająca za funkcję edycji dokumentu. IKONA DRUKARKI odpowiadająca za funkcję podglądania stworzonego dokumentu bądź zestawienia oraz służąca do drukowania danego dokumentu. Funkcja drukuj to również skrót klawiszowy F6. IKONA ŻÓŁTEJ KOSTKI Z LUPĄ odpowiadająca za funkcję szukaj. IKONA DUPLIKATU FAKTURY IKONA CZERWONEGO PTASZKA odpowiadająca za funkcję zatwierdź. IKONA BIAŁEJ RĄCZKI odpowiadająca za funkcję odblokuj.
IKONA DUPLIKACJI DOKUMENTU po wykorzystaniu tej funkcji program duplikuje dokument co znaczy, że utworzy dokładnie identyczny dokument jak aktualnie uruchomiony, tylko z bieżącą numeracją i datą sprzedaż. IKONA DWÓCH ŻÓŁTYCH STRZAŁEK SKIEROWANYCH W PRZECIWLEGŁYCH KIERUNKACH odpowiadająca za funkcję korekty dokumentu. IKONA BŁYSKAWICY odpowiadającej za szybką sprzedaż, również po wykorzystaniu skrótu F5. IKONA ZNAKU ZAPYTANIA funkcja pomoc pod skrótem klawiszowym F1. IKONA INFORMACJI W programie działają również standardowe skróty klawiszowe wykorzystywane w codziennej pracy na edytorach tekstu: Funkcja wytnij skrót CTRL + X Funkcja kopiuj skrót CTRL + C Funkcja wklej skrót CTRL + V
2. Ogólna charakterystyka okna głównego programu Abak Gold Po uruchomieniu programu ze skrótu pojawia się okno logowania. Aby móc uruchomić program należy wpisać hasło, które jest identyczne jak login, czyli adm. Po uruchomieniu programu widoczne jest jego okno główne. W lewym górnym roku pojawia się nazwa programu wraz z wersją oraz numer kontaktowym do działu wsparcia technicznego programu. Po prawej stronie widoczne są trzy zakładki SKRÓTY, REJESTRACJA oraz INFORMACJE. Program automatycznie uruchamia się z włączoną zakładką INFORMACJE za pośrednictwem, której mamy możliwość komunikowania się z Państwem i przekazywania istotnych w danym momencie informacji na przykład dotyczących nowych przepisów prawa. W zakładce SKRÓTY znajdują się informację dotyczące skrótów klawiszowych możliwych do zastosowania dla przyspieszenia i ułatwienia pracy w programie.
W zakładce REJESTRACJA znajdują się informację dotyczące: Pierwszego uruchomienia Wersji bazy Wersji pierwszej aplikacji Statusu Daty rejestracji Licencji Kodu programowego Historii wersji aplikacji
Również w oknie głównym w prawym dolnym rogu odnaleźć można klawisz AKTUALIZACJA. Możliwy do wykorzystania w przypadku posiadania komputera podłączonego do Internetu. Po kliknięciu na klawisz AKTUALIZACJA pojawi się okno służące do pobrania najnowszej wersji programu. Należy w polu NIP użyty podczas rejestracji programu: uzupełnić Państwa NIP Firmy bez kresek, a następnie kliknąć START.
Pojawi się postęp pobierania aktualizacji, a następnie KREATOR INSTALACJI, w którym za pomocą funkcji dalej dokonamy instalacji nowszej wersji programu. Aktualizację wprowadzają Państwu między innymi zmiany ustawowe oraz nowe funkcję wprowadzane do programu.
3. Menu główne programu Abak Gold Po uruchomieniu programu widoczne jest jego okno główne, w którym po lewej stronie widoczne jest MENU programu. Poszczególne elementy MENU należy rozwinąć, aby odnaleźć interesującą nas funkcję. Schemat MENU wygląda następująco: Sprzedaż: Dokumenty Sprzedaży Zamówienia klienta Zakup: Dokumenty zakupu Zamówienia od dostawcy Noty korygujące Kartoteki: Firma Kontrahent Towary i usługi Nazwy cen
Słowniki: Typy sprzedaży i zakupów: Dokument sprzedaży Dokument dostawy (CN) Dokument zakupu Typy zamówień Zamówienie od dostawcy Zamówienie klienta Typy dokumentów magazynowych: WZ Wydanie zewnętrzne PZ Przyjęcie zewnętrzne RW Rozchód zewnętrzny PW Przyjęcie wewnętrzne MM Przesunięcie magazynowe INV Inwentaryzacja Typy kasowe i bankowe: Typy not korygujących Stawka VAT Jednostki miary Magazynowe Stawki podatku akcyzowego Magazyn: WZ Wydanie zewnętrzne PZ Przyjęcie zewnętrzne RW Rozchód zewnętrzny PW Przyjęcie wewnętrzne MM Przesunięcie magazynowe INV Inwentaryzacja Kasa i bank: Dokument kasowy Dokument bankowy Rozliczenia: Należności Zobowiązania Raporty: Wydruki
Administracja Opcje Urządzenia fiskalne Eksport do KPiR Import danych Przeniesienie danych Serwis / Kopia bezpieczeństwa Użytkownicy systemu Zmiana Hasła Zamiana stawek Vat Przeliczenie cen po zmianie stawek Vat
4. Wprowadzenie danych własnej firmy (wystawcy dokumentów) Po uruchomieniu programu z menu głównego wybieramy KARTOTEKI, a następnie z listy FIRMA. Uruchomi się kartoteka, w której widoczne są zakładki:
DANE PODSTAWOWE dane dotyczące wystawcy dokumentów, zawierające pola takie jak: IDENTYFIKATOR - pole ułatwiające wyszukiwanie danej pozycji w przyszłości NAZWA - pole składająca się z dwóch linii tekstu do wykorzystania przy dłuższych nazwach firm ODDZIAŁ pole służące do wpisania ewentualnych oddziałów firmy, bądź też innych danych mających pojawiać się przy danych wystawcy tj. numeru kontaktowego, adresu meilowego, bądź adresu strony internetowej ADRES pole służące do uzupełnienia ulicy oraz numeru KOD POCZTOWY oraz MIEJSCOWOSĆ NIP pole, w którym wykorzystano funkcję sprawdzania poprawności uzupełnianego Numeru Identyfikacji Podatkowej (w przypadku wpisania błędnego numeru NIPu pojawi się alert z informacją o błędzie) REGON - pole, w którym wykorzystano funkcję sprawdzania poprawności uzupełnianego REGONu, (w przypadku wpisania błędnego numeru REGON pojawi się alert z informacją o błędzie) LICENCJA pole służące do uzupełnienia numeru Umowy Licencyjnej z programu (dołączanego do każdego zakupionego programu w wersji Boxowej (pudełkowej)) WSPARCIE DO pole obrazujące datę gwarancyjnego dostępu do aktualizacji *w przypadku posiadania dostępu do Internetu wybieram opcję pobierz automatycznie i klikamy ok *w przypadku braku dostępu do Internetu zaznaczamy opcją podaj samodzielnie, zaznaczamy termin, w którym upływa dostęp do aktualizacji, a następnie uzupełniamy kod serwisowy dostępny u producenta Po uzupełnieniu wszystkich danych w każdej z kartotek należy skorzystać z ikony DYSKIETKI zapisz aktualną pozycję
DANE DODATKOWE - zakładka umożliwiająca wprowadzenie nazwy banku oraz numeru konta bankowego należącego do wystawcy dokumentów OSOBA FIZYCZNA zakładka umożliwiająca wpisanie danych osoby fizycznej
KONTAKT zakładka umożliwiająca wpisanie adresu strony internetowej oraz danych kontaktowych do firmy
5. Wprowadzenie danych kontrahenta (odbiorcy dokumentów) Po uruchomieniu programu z menu głównego wybieramy KARTOTEKI, a następnie z listy KONTRAHENT Pojawi się pusta kartoteka, co jest informacją, że możemy wprowadzać potrzebne nam dane: Po wypełnieniu pól obowiązkowych w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ Należy kliknąć na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) W kartotece uzupełniamy pola obowiązkowe oznaczone * w zakładce: DANE PODSTAWOWE: IDENTYFIKATOR - pole ułatwiające wyszukiwanie danej pozycji w przyszłości. Skrócona nazwa kontrahenta jednoznacznie z nim kojarzona lub na przykład numer NIP-u kontrahenta bez znaków rozdzielających. NAZWA miejsce do wpisania pełnej nazwy firmy kontrahenta (pole składająca się z dwóch linii tekstu do wykorzystania przy dłuższych nazwach firm). ODDZIAŁ pole służące do wpisania ewentualnych oddziałów firmy, bądź też innych danych mających pojawiać się przy danych kontrahenta tj. numeru kontaktowego, adresu meilowego, bądź adresu strony internetowej ADRES pole służące do uzupełnienia ulicy oraz numeru
KOD POCZTOWY oraz MIEJSCOWOSĆ NIP pole, w którym wykorzystano funkcję sprawdzania poprawności uzupełnianego NIP-u (w przypadku wpisania błędnego numeru NIPu pojawi się informacja o błędzie) REGON pole nieobowiązkowe, w którym wykorzystano funkcję sprawdzania poprawności uzupełnianego REGONu, (w przypadku wpisania błędnego numeru REGON pojawi się alert z informacją o błędzie) PESEL pole obowiązkowe do uzupełnienia w przypadku wystawiania dokumentów na osoby fizyczne. Na dokumencie uaktywnia się w momencie zaznaczenia POLA OSOBA FIZYCZNA. DOMYŚLNY RABAT pole do wykorzystania w przypadku, gdy nasz kontrahent posiada wypracowany stały rabat. ZWOLNIENIE Z AKCYZY pole do zaznaczenia w przypadku wystawiania dokumentów sprzedaży związanych z obrotem węglem, gdy kontrahent jest zwolniony z akcyzy. DOSTAWCA pole do zaznaczenia w przypadku, gdy nasz kontrahent jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą naszych towarów bądź usług. OSOBA pole do wypełnienia danych osobowych osoby odbierającej dokument. AKTYWNY - pole służące do zaznaczenia przy pozycjach wykorzystywanych, kontrahenci zaznaczeni będą mogli zostać wykorzystani podczas wystawiania dokumentu oraz będą wyświetlani podczas wyszukiwania na przykład w zestawieniach. W kartotece kontrahenta znajduję się również zakładki BANK/CN, OSOBA FIZYCZNA, KONTAKT. Mogą zostać one uzupełniona, jednak nie są to pola wymagane.
6. Dodawanie towaru bądź usługi do kartoteki Po uruchomieniu programu z menu głównego wybieramy KARTOTEKI, a następnie z listy klikamy na TOWARY I USŁUGI. Uruchomi się kartoteka, w której widać pozycję systemowe. Ponieważ chcemy dodać do programu własną pozycję towaru, bądź usługi klikamy w lewym górnym rogu na IKONĘ BIAŁEJ PUSTEJ KARTKI (dodaj nową pozycję) Pojawi się pusta kartoteka w której widoczne są zakładki,co jest informacją, że możemy wprowadzać potrzebne nam dane:
ZAKŁADKA DANE PODSTAWOWE IDENTYFIKATOR to pole służące do wpisania skróconej nazwy lub kodu towaru, bądź też usługi, ułatwiające w przyszłości wyszukiwanie poszczególnych interesujących nas pozycji. NAZWA - pole służące do wpisania pełnej nazwy towaru, bądź usługi (widoczne na drukowanym dokumencie) składająca się z dwóch linii tekstu do wykorzystania (zastosowanie przy dłuższych nazwach towarów). Pierwsza linia pola nazwa ograniczona do ilości 38 znaków drukowanych, natomiast druga linia pola nazwa z ilością znaków do 114 z funkcją zawijania tekstu) TYP pole umożliwiające przypisanie danej pozycji cechy TOWAR lub USŁUGA AKTYWNY pole służące do zaznaczenia przy pozycjach wykorzystywanych. WYDRUK pole wykorzystywane przy tworzeniu cennika towarów bądź usług dodanych do magazynu. Opcja niedostępna w programie Abak Amber i Abak Amber wersja biznes. Po wypełnieniu pól obowiązkowych w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) kliknięcia na ikonę ZAKŁDAKA PARAMETRY służy do uzupełnienia stawki Vat dla zakupów i sprzedaży oraz unożliwia zastosowanie przeliczania jednostek miar.
ZAKŁDAKA DANE FISKALNE/CN umożliwia wprowadzenie nazwy towaru, która ma drukować się na PARAGONIE oraz pozwala przypisać stawkę podatku akcyzowego dla wyrobów węglowych przeznaczonych do celów opałowych. ZAKŁADKA ZESTAW umożliwia tworzenie zestawów z produktów które posiadamy w asortymencie. Za pomocą klawiszy DODAJ/ USUŃ SKŁADNIK decydujemy jakie elementy mają zostać zakwalifikowane do zestawu.
ZAKŁADKA STANY MAGAZYNOWE zakładka która uaktywnia się w momencie wpisania do programu faktury zakupu, która dodaje ilości towaru na stany magazynowe.
7. Wystawienie faktury zakupu uzupełniającej stan magazynowy towaru Po uruchomieniu programu z menu głównego wybieramy ZAKUP, a następnie z listy klikamy na DOKUMENT ZAKUPU. Pojawi się pusta Lista dokumentów zakupu: Aby wystawić nowy dokument zakupu należy kliknąć na ikonę BIAŁEJ PUSTEJ KARTKI (w lewym górnym rogu) wówczas pojawi się lista dostępnych TYPÓW DOKUMENTÓW ZAKUPU.
W celu wybrania interesującego nas typu należy na niego KLIKNĄĆ DWUKROTNIE myszką wówczas uruchomi się dokument zakupu.
W dokumencie należy uzupełnić w zakładce DANE PODSTAWOWE nr dokumentu kontrahenta oraz wybrać kontrahenta który dostarczył nam towar. W tym celu klikamy na ikonę kwadratu z trzema kropeczkami Wówczas wejdziemy do kartoteki KONTRAHENTA, gdzie zaznaczamy interesującego nas kontrahenta i klikamy na ikonę WYBIERZ Kolejnym krokiem jest wybór towaru który ma znaleźć się na fakturze, w tym celu klikamy na ikonę kwadratu z trzema kropeczkami
Aby wybrać interesujący nas towar klikamy na niego dwukrotnie I pozostaje nam uzupełnić cenę, rabat oraz ilość towaru. Następnie możemy przejść do kolejnej zakładki DANE UZUPEŁNIAJĄCE, gdzie możemy wybrać rodzaj transportu oraz walutę faktury.
Kolejny krok to przejście do zakładki PŁATNOŚCI, gdzie możemy wybrać sposób zapłaty oraz typ płatności. Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie faktury z wykorzystaniem IKONY CZERWONEGO PTASZKA wówczas ilości towaru wprowadzone na fakturę zakupu wskakują na stany magazynowe. Możemy wrócić do MENU GŁÓWNEGO wejść w zakładkę KARTOTEKI, wybrać interesujący nas towar i sprawdzić jego STAN MAGAZYNOWY, gdyż zakładka będzie już aktywna.
8. Wystawienie faktury sprzedaży. Po uruchomieniu programu z menu głównego wybieramy SPRZEDAŻ, a następnie z listy klikamy na DOKUMENT SPRZEDAŻY. Pojawi się pusta Lista dokumentów sprzedaży:
Aby wystawić nowy dokument sprzedaży należy kliknąć na ikonę BIAŁEJ PUSTEJ KARTKI (w lewym górnym rogu) wówczas pojawi się lista dostępnych TYPÓW DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY. W celu wybrania interesującego nas typu należy na niego KLIKNĄĆ DWUKROTNIE myszką wówczas uruchomi się dokument sprzedaży.
Należy wybrać kontrahenta któremu sprzedajemy towar. W tym celu klikamy na ikonę kwadratu z trzema kropeczkami Wówczas wejdziemy do kartoteki KONTRAHENTA, gdzie zaznaczamy interesującego nas kontrahenta i klikamy na ikonę WYBIERZ Kolejnym krokiem jest wybór towaru który ma znaleźć się na fakturze, w tym celu klikamy na ikonę kwadratu z trzema kropeczkami Aby wybrać interesujący nas towar klikamy na niego dwukrotnie
I pozostaje nam uzupełnić cenę, rabat oraz ilość towaru. Następnie możemy przejść do kolejnej zakładki DANE UZUPEŁNIAJĄCE, gdzie możemy wybrać rodzaj transportu oraz walutę faktury.
Kolejny krok to przejście do zakładki PŁATNOŚCI, gdzie możemy wybrać sposób zapłaty oraz typ płatności. Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie faktury z wykorzystaniem IKONY CZERWONEGO PTASZKA wówczas ilości towaru wprowadzone na fakturę sprzedaży schodzi ze stanu magazynowego. Teraz wystarczy kliknąć na IKONĘ DRUKARKI, aby wydrukować dokument. Wybieramy, które dokumenty mają zostać wydrukowane i w jakiej ilości
9. Ustawienie numeracji dokumentu. Aby ustawić, bądź zmienić numeracje dokumentu w MENU wybieramy SŁOWNIKI oraz interesujący nas TYP DOKUMENTU na przykład SPRZEDAŻY I ZAKUPÓW, a następnie docelowy DOKUMENT SPRZEDAŻY. Pojawi się okno z dostępnymi typami DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY spośród których zaznaczamy myszką który dokument wybieramy na przykład FAKTURA VAT
W zakładce dane podstawowe znajdują się parametry interesującego nas dokumentu IDENTYFIKATOR - pole rozróżniające dokumenty sprzedaży i NAZWA miejsce z pełną nazwą dokumentu. MASKA pole przedstawiające schemat numeracji. Symbole wykorzystywane w schemacie wyszczególnione zostały w legendzie, gdzie: %r rok dokumentu zaciągany z daty systemowej ustawionej na komputerze %m miesiąc dokumentu zaciągany z daty systemowej ustawionej na komputerze %nr numer Jeżeli numer wystawianej przez nas Faktury Vat ma wyglądać, jako: 2/07/2013 wówczas w polu maska wpisujemy formułę: %nr/ %m/ %r OSTATNI NUMER pole służące do wpisania ostatniego numeru rzeczywiście wystawionego dokumentu. W tym wypadku jeden. Po wypełnieniu pól w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą kliknięcia na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) POZOSTAŁE FUNKCJĘ: CECHA nadajemy dokumentom cechę która jest charakterystyczna na przykład: Faktura Vat, Faktura Vat zbiorcza, Sprzedaż detaliczna, Korekta, Abonament, Rachunek TYP DOMYŚLNY W RAMACH CECHY DOMYŚLNY SKUTEK MAGAZYNOWY czy faktura ma powodować zmiany na stanach magazynowych AKTYWNY jeżeli funkcja ta zostanie odznaczona dokumentu nie będzie można wykorzystywać gdyż będzie nie aktywny. DOMYŚLNY POZIOM CEN ustalamy jaka cena ma być wykorzystywana przy pobieraniu towaru z magazynu. NA WYDRUKU TYLKO MIESIĄC W DACIE funkcja ta umożliwia wystawianie faktur bez określenia jakiego dokładnie dnia została wystawiona na przykład: lipiec 2013. SORTOWANIE LISTY funkcja ta umożliwia sortowanie kolejności dokumentów pojawiających się na liście typów dokumentów sprzedaży.
10. Sporządzenie zestawienia dokumentów. Aby stworzyć zestawienie dokumentów w MENU wybieramy RAPORTY oraz WYDRUKI. Pojawi się okno z listą wydruków możliwą do wyboru, gdzie odnajdujemy interesujące nas zestawienie na przykład zestawienie dokumentów sprzedaży. Aby wybrać interesujący nas typ zestawienia należy kliknąć na nie dwa razy myszką. Wówczas pojawi się okno z FILTREM ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY
ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW MOŻE BYĆ TWORZONE NA PODSTAWIE RÓŻNYCH FILTRÓW: KONTRAHENT wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania wszystkich dokumentów sprzedaży wystawionych na konkretnego wskazanego kontrahenta. TYP DOKUMENTU - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania konkretnego TYPU DOKUMENTU SPRZEDAŻY na przykład Faktury Vat DATA DOKUMENTU OD - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów sprzedaży znajdujących się w wskazanej wybranej przez nas dacie. NUMER DOKUMENTU -wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentu sprzedaży o konkretnym numerze. DATA DOSTAWYOD - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów znajdujących się w wskazanej wybranej przez nas dacie dostawy. STATUS - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów sprzedaży ROBOCZYCH bądź ZATWIERDZONYCH. MAGAZYN - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów na których znajdują się towary sprzedane z konkretnego magazynu. CECHA TYPU DOKUMENTU - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów posiadających określone cechy: Faktura Vat, Faktura Zbiorcza, Sprzedaż Detaliczna, Korekta TOWAR - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów sprzedaży zawierających sprzedany konkretny wskazany przez nas towar. MIEJSCOWOŚĆ KONTRAHENTA - wybierając ten filtr mamy możliwość wyszukania dokumentów sprzedaży skierowanych do kontrahentów z określonej miejscowości.
11. Zakładanie konta użytkownika. Aby założyć konto użytkownika osoby która będzie korzystała z programu należy w MENU programu wejść na ADMINISTRACJA następnie należy kliknąć UŻYTKOWNICY SYSTEMU. Pojawi się kartoteka UŻYTKOWNIK, w której należy skorzystać z IKONY BIAŁEJ PUSTEJ KARTKI, aby dodać nowego użytkownika.
Kolejno należy uzupełnić puste pola w kartotece IDENTYFIKATOR na przykład HANDLOWIEC NAZWISKO Kowalski IMIE Tadeusz LOGIN na przykład HANDLOWIEC HASŁO wymyślone POTWIERDŹ HASŁO wymyślone Po wypełnieniu pól w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą kliknięcia na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) Wówczas wprowadzane przez nas dane pojawią się na liście UŻYTKOWNIKÓW Dodany przez nas użytkownik może otrzymać uprawnienia ADMINISTRATORA w tym celu należy zaznaczyć tą funkcję w kartotece
Po nadaniu użytkownikowi funkcji ADMINISTRATORA ważne jest, aby wejść w widocznej kartotece w drugą zakładkę UPRAWNIENIA, gdzie wskazujemy do jakich elementów konto użytkownika będzie miało dostęp. Po wypełnieniu pól w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą kliknięcia na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję)
12. Zakładanie nowego typu dokumentu. Aby założyć nowy typ dokumentu należy w MENU programu wejść na SŁOWNIKI, a następnie należy wybrać typ dokumentu który chcemy założyć na przykład nowy typ dokumentu sprzedaży. W tym celu wybieramy Typy sprzedaży i zakupów, a następnie Dokument sprzedaży Pojawi się kartoteka TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY, w której należy skorzystać z IKONY BIAŁEJ PUSTEJ KARTKI, aby dodać nowy typ dokumentu sprzedaży.
W kartotece typu sprzedaży uzupełniamy następujące pola: IDENTYFIKATOR - pole rozróżniające dokumenty sprzedaży i NAZWA miejsce z pełną nazwą dokumentu. MASKA pole przedstawiające schemat numeracji. Symbole wykorzystywane w schemacie wyszczególnione zostały w legendzie, gdzie: %r rok dokumentu zaciągany z daty systemowej ustawionej na komputerze %m miesiąc dokumentu zaciągany z daty systemowej ustawionej na komputerze %nr numer Jeżeli numer wystawianej przez nas Faktury Vat ma wyglądać, jako: 2/07/2013 wówczas w polu maska wpisujemy formułę: %nr/ %m/ %r OSTATNI NUMER pole służące do wpisania ostatniego numeru rzeczywiście wystawionego dokumentu. W tym wypadku zero, gdyż dokument przez nas wystawiany jest nowym dokumentem któremu nadajemy nową numerację. Po wypełnieniu pól w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą kliknięcia na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) POZOSTAŁE FUNKCJĘ: CECHA nadajemy dokumentom cechę która jest charakterystyczna na przykład: Faktura Vat, Faktura Vat zbiorcza, Sprzedaż detaliczna, Korekta, Abonament, Rachunek w tym wypadku FAKTURA VAT TYP DOMYŚLNY W RAMACH CECHY DOMYŚLNY SKUTEK MAGAZYNOWY czy faktura ma powodować zmiany na stanach magazynowych
AKTYWNY jeżeli funkcja ta zostanie odznaczona dokumentu nie będzie można wykorzystywać gdyż będzie nie aktywny. DOMYŚLNY POZIOM CEN ustalamy jaka cena ma być wykorzystywana przy pobieraniu towaru z magazynu w tym wypadku CENA DETALICZNA. NA WYDRUKU TYLKO MIESIĄC W DACIE funkcja ta umożliwia wystawianie faktur bez określenia jakiego dokładnie dnia została wystawiona na przykład: lipiec 2013. SORTOWANIE LISTY funkcja ta umożliwia sortowanie kolejności dokumentów pojawiających się na liście typów dokumentów sprzedaży. Po wypełnieniu pól w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą kliknięcia na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) I wówczas zauważymy że dodany przez nas TYP DOKUMENTU SPRZEDAŻY wskakuje na listę dostępnych dokumentów na pozycję 1 gdyż taką pozycję sortowania listy wprowadziliśmy.
13. Wystawienie korekty do dokumentu. Aby wystawić korektę poprawiającą dokument musimy dokonać odnalezienia wcześniej wygenerowanego dokumentu. Przykładowo przedstawiona zostanie korekta dokumentu sprzedaży. W tym celu wchodzimy w MENU głównym na Sprzedaż i klikamy na Dokument Sprzedaży. Pojawi się Lista dokumentów sprzedaży na której musimy sprawdzić czy dokument jest zatwierdzony, gdyż korekta dokumentu sprzedaży generowana jest tylko do zatwierdzonych dokumentów.
Jeżeli dokument nie jest jeszcze zatwierdzony należy do niego wejść dwuklikiem myszki i kliknąć na IKONĘ CZERWONEGO PTASZKA Wówczas u góry przy nazwie kartoteki pojawi się STATUS DOKUMENTU JAKO ZATWIERDZONY. Kolejnym krokiem w wygenerowaniu korekty jest wykorzystanie IKONY DWÓCH ŻÓŁTYCH STRZAŁEK SKIEROWANYCH W PRZECIWLEGŁYCH KIERUNKACH odpowiadającej funkcji generowania korekty. Wygenerowana korekta zawiera swoją odrębną numerację z informacją jakiego dokumentu pierwotnie wystawionego dotyczy.
Wystarczy tylko uzupełnić pola PO korekcie znajdujące się na dole dokumentu. W pola po korekcie wpisujemy ostateczne wartości rzeczywiste, a następnie program sam dokona przeliczenia pola KOREKTA Teraz wystarczy kliknąć na IKONĘ DRUKARKI, aby wydrukować dokument. Wybieramy, które dokumenty mają zostać wydrukowane i w jakiej ilości
14. Wystawienie dokumentu KASOWEGO/BANKOWEGO. Aby wystawić dokument KASOWY/BANKOWY należy w MENU wybrać KASA i BANK, a następnie wybieramy interesujący nas dokument w tym przypadku dokument bankowy. Pojawi się pusta LISTA DOKUMENTÓW BANKOWYCH, gdzie aby dodać nowy dokument musimy skorzystać z IKONY Z BIAŁĄ KARTKĄ w celu otwarcia nowego dokumentu. Na liście pojawią się dostępne typy BANK PRZYJMIĘ i BANK WYDA w tym przykładowym wypadku wybieramy BANK PRZYJMIĘ
W dokumencie BANK PRZYJMIĘ uzupełniamy kontrahenta dodając go z listy kontrahentów korzystając z Ikony kwadracika z trzema kropkami oraz pole kwota i tytuł. Po wypełnieniu pól w całej kartotece, wprowadzone dane należy ZAPISAĆ za pomocą kliknięcia na ikonę DYSKIETKI (zapisz aktualną pozycję) Teraz wystarczy kliknąć na IKONĘ DRUKARKI, aby wydrukować dokument.
15. Spłata dokumentu sprzedaży przez kontrahenta. Aby dokonać spłaty dokumentu sprzedaży należy w pierwszej kolejności wystawić na daną kwotę dokument KASA PRZYJMIĘ bądź BANK PRZYJMIĘ zgodnie z poprzednim punktem instrukcji. Następnie w MENU głównym wybieramy ROZLICZENIA a następnie NALEŻNOŚCI Otworzy się kartoteka ROZLICZENIE NALEŻNOŚCI
w powyższej kartotece możemy wyszukiwać interesującej nas należności za pomocą filtra: KONTRAHENT należność konkretnego kontrahenta STATUS wybieramy nierozliczony TERMID DO termin kiedy faktura miała zostać opłacona Jeżeli interesujące nas filtry zostały wykorzystane poniżej widoczna jest lista dokumentów nierozliczonych. Aby dokonać rozliczenia danego dokumentu klikamy na ikonę AUTO I wówczas wybrany przez nas dokument zostaje spłacony
16. Kopia bezpieczeństwa bazy danych. W programie Abak Gold można tworzyć kopię bezpieczeństwa bazy danych na dwa sposoby. Pierwszy sposób to skorzystanie z MENU głównego, wejście na ADMINISTRACJA następnie SERWIS/KOPIA BEZPIECZŃSTWA Wówczas pojawi się nowe okno w którym będzie można wybrać funkcję UTWÓRZ KOPIĘ BEZPIECZEŃSTWA BAZY DANYCH Po kliknięciu na funkcję Utwórz kopię bezpieczeństwa bazy danych pojawi się okno informujące o możliwości zapisania pliku na komputerze
Za pomocą opcji zapisz w możemy wybrać dowolną lokalizację zapisania pliku Wybieramy lokalizację i klikamy w prawym dolnym rogu na ZAPISZ i pojawi się komunikat Operacja zakończona powodzeniem Drugim sposobem robienia kopi bezpieczeństwa jest wykorzystanie funkcji pojawiającej się podczas wyłączania programu. Wybieramy funkcję tak i wówczas pojawia się okno z informacją gdzie kopię bazy zapisać
Za pomocą opcji zapisz w możemy wybrać dowolną lokalizację zapisania pliku Wybieramy lokalizację i klikamy w prawym dolnym rogu na ZAPISZ i pojawi się komunikat Operacja zakończona powodzeniem