Zespół Szkół w Świnoujściu Microsoft Excel kurs podstawowy
1. Budowa arkusza Excel uruchamiamy wybierając z Menu start Programy - Microsoft Office -. Pliki programu Excel nazywamy zeszytami (skoroszytami). Zeszyt podzielony jest na tzw. arkusze. MoŜemy to porównać do zwykłego zeszytu z kilkunastoma arkuszami papieru. Standardowo po uruchomieniu programu mamy dostęp do 3 arkuszy. Pomiędzy arkuszami przechodzimy klikając na dole okna w nazwę arkusza (standardowo Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3). Klikając prawym przyciskiem myszki w zakładkę z nazwą arkusza uaktywniamy menu podręczne z róŝnymi opcjami. Kolejność arkuszy moŝemy równieŝ zmienić myszką. W tym celu naleŝy najechać myszką na wybraną zakładkę, wcisnąć lewy przycisk myszki i przytrzymując go przesunąć arkusz np. na koniec, a następnie zwolnić przycisk myszki. Arkusz kalkulacyjny jest podzielony na pola zwane komórkami, które znajdują się na przecięciu kolumn i wierszy. Kolumny oznaczone są kolejnymi, duŝymi literami alfabetu (A, B, C,., Z, AA, AB, AC,, IT, IU, IV ), a wiersze cyframi arabskimi (1, 2, 3,..., 65536). Na ekranie monitora widoczny jest tylko fragment arkusza. Aby przeglądać arkusz uŝywamy suwaków umieszczonych na dole i po prawej stronie arkusza. Liczba wierszy i kolumn jest bardzo duŝa i w kaŝdej nowszej wersji Excela powiększana. W Excel 2003 mamy dostępnych 65536 wierszy i 256 kolumn. Pozwala to na przeprowadzenie nawet najbardziej skomplikowanych obliczeń z duŝą ilością danych. KaŜda komórka ma swój unikalny adres, który składa się z nazwy kolumny i numeru wiersza, np. E10 to adres komórki znajdującej się na przecięciu kolumny oznaczonej literą E i wiersza numer 10. Po kliknięciu w komórkę nazwa kolumny i numeru wiersza zostaną wyróŝnione kolorem, a komórka otoczona czarną obwódką. Na rysunku poniŝej zaznaczona jest komórka o adresie C3. 2
2. Formuły i kolejność wykonywania działań Aby wpisać liczbę, tekst lub formułę klikamy lewym przyciskiem myszki w wybraną komórkę, dokonujemy wpisu i potwierdzamy klawiszem Enter. Do komórek moŝemy wpisywać następujące dane: 1. Wartości liczbowe liczby, daty, godziny; 2. etykiety tekst: tytuły tabeli, nagłówków kolumn itp.; 3. formuły (wzory) zapisy złoŝone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i wbudowanych funkcji. Uwaga! Część całkowitą liczby od dziesiętnej naleŝy oddzielać przecinkiem. Prawidłowo wpisane liczby wyrównywane są do prawej krawędzi komórki. Formuły umoŝliwiają nam wykonywanie obliczeń np. dodawania, odejmowania, mnoŝenia itp. W Excelu kaŝda formuła rozpoczyna się od znaku równości (=). Do edycji formuł stosuje się operatory arytmetyczne: dodawanie (+), odejmowanie ( ), mnoŝenie (*) i dzielenie (/), wyraŝanie liczb w procentach (%), potęgowanie (^). W obliczeniach Excel kieruje się określoną zasadą wykonywania działań: wyraŝenie ujęte w nawiasach wykonywane są w pierwszej kolejności, a mnoŝenie i dzielenie ma pierwszeństwo przed dodawaniem i odejmowaniem. Argumentem formuły mogą być liczby, np. po wpisaniu w komórce =10+30 i naciśnięciu Enter otrzymamy wynik 40. JeŜeli w komórce A1 wpiszemy liczbę 10, a w komórce A2 wpiszemy formułę =A1*5, to wynikiem tego działania będzie wartość komórki A1 przemnoŝona przez 5 czyli 50. 3
3. Sposoby zaznaczania komórek Zaznaczone komórki tworzą tzw. zakres komórek lub blok komórek. W celu zaznaczenia kolejnych komórek wciskamy lewy przycisk myszki na pierwszej komórce i przytrzymując go i przeciągamy myszkę w dół, górę, lewo lub w prawo. MoŜemy takŝe zaznaczać zakresy komórek uŝywając klawisza Shift. Wybieramy wówczas pierwszą komórkę z zakresu, wciskamy Shift i klikamy w ostatnią komórkę z zakresu. MoŜemy takŝe zaznaczać uŝywając klawisza Shift i klawiszy kierunkowych. Klikając myszką w komórkę A1 i przeciągając nią z wciśniętym lewym przyciskiem w dół do komórki A4, zaznaczamy zakres komórek od A1 do A4. W Excelu taki blok oznaczamy A1:A4. Zaznaczając komórki od B2 do B6 otrzymujemy zakres B2:B6. Podobnie zaznaczamy komórki w poziomie. Zaznaczając komórki od A2 do C2 otrzymujemy zakres A2:C2. W Excelu moŝemy, tak jak na rysunku obok, zaznaczyć równocześnie np. dwie kolumny i pięć wierszy. Klikamy najpierw w pierwszą komórkę B2 i przeciągamy myszką do C6 z wciśniętym lewym przyciskiem. Powstaje zaznaczony zakres B2:C6. Kolumnę moŝna takŝe zaznaczyć klikając myszką w nazwę kolumny np. w A. Jeśli chcemy zaznaczyć kilka kolumn uŝywamy klawisza Ctrl. Z wciśniętym klawiszem Ctrl zaznaczamy kolejne nagłówki kolumn. Wiersze zaznaczamy identyczne jak kolumny. Klikamy myszką w nagłówek wiersza, a jeśli chcemy zaznaczyć kilka wierszy uŝywamy klawisza Ctrl. 4
Klikając myszką w lewy górny róg arkusza, zaznaczymy cały arkusz. Ten sam efekt uzyskamy wciskając kombinację klawiszy Ctrl + A. UŜywając klawisza Ctrl moŝemy zaznaczyć komórki, które nie przylegają do siebie. Wciskamy klawisz Ctrl, przytrzymujemy go i klikamy myszką w kolejne komórki A1, B2, C4, D2 4. Wstawianie wierszy i kolumn Klikając prawym przyciskiem myszki w nagłówek wiersza lub kolumny uruchamiamy menu podręczne. Za pomocą niego kopiujemy, usuwamy, wklejamy wiersz lub kolumnę. Wybierając funkcję Wstaw, stworzymy nową kolumnę z lewej strony zaznaczonej kolumny lub nowy wiersz nad zaznaczonym. Wybierając Usuń usuwamy zaznaczony wiersz lub kolumnę. Za pomocą funkcji Ukryj i Odkryj moŝemy chować i odkrywać wiersze np. dla potrzeb drukowania. JeŜeli chcemy usunąć zawartość komórek wystarczy wybrać opcję Wyczyść zawartość. 5. Zmiana szerokości kolumn i wierszy Często zdarza się, Ŝe wprowadzone dane nie mieszczą się w komórce i zamiast liczb widzimy znaki #######. NaleŜy w takim przypadku zwiększyć szerokość kolumny, poprzez przesuwanie linii rozdzielającej dwie kolumny. Po najechaniu myszką na tę linię, kursor zmienia kształt na - -. Wciskamy wówczas lewy przycisk myszki, przytrzymujemy go i przeciągamy myszkę w prawo. 5
W identyczny sposób zmieniamy wysokość wiersza. NajeŜdŜamy myszką na linie rozdzielającą nazwy wierszy, klikamy lewym przyciskiem myszki i przytrzymując go rozciągamy wiersz do wybranej wysokości. W czasie zmiany wysokości wiersza (równieŝ kolumny) pojawia się Ŝółty dymek z informacją o wysokości wiersza. Standardowo szerokość kolumn w Excelu jest jednakowa i wynosi 8,43 znaków (dla czcionki Arial, 10 pkt). Liczba znaków w danej kolumnie zaleŝy od wybranej czcionki. Wysokość wiersza dostosowywana jest automatycznie do wielkości czcionki. Klikając prawym przyciskiem myszki w nagłówek kolumny uruchamiamy menu podręczne. Wybranie funkcji Szerokość kolumny daje nam moŝliwość wprowadzenia tej wielkości z klawiatury, w pojawiającym się okienku. Klikając prawym przyciskiem myszki w nagłówek wiersza uruchamiamy menu podręczne. Wybranie funkcji Wysokość wiersza umoŝliwia nam zmianę jego wysokości. Szerokość kolumn i wierszy moŝna równieŝ zmienić wykorzystując funkcję z menu Format Kolumna Szerokość lub Format Wiersz Wysokość. Przed uruchomieniem tej funkcji naleŝy zaznaczyć kolumnę lub wiersz. 6. Obramowanie Arkusz kalkulacyjny posiada tzw. linie siatki, które są widoczne na ekranie, ale standardowo nie są drukowane. Aby się o tym przekonać otwórzmy nowy arkusz i w komórki od A1 do A3 wprowadźmy liczby 1, 2, 3. Po włączeniu podglądu wydruku z menu głównego Plik lub paska standardowego, widzimy tylko wpisane liczby bez obramowania. Aby nadać krawędzie najprościej jest uŝyć funkcji obramowania z paska formatowania, Przedtem jednak naleŝy dowolnym sposobem zaznaczyć komórki, którym chcemy nadać krawędzie. 6
Następnie korzystamy z ikony obramowania z paska formatowania. W celu nadania obramowania krawędziom naleŝy kliknąć w strzałkę obok ikony Obramowanie. Pojawi się okienko, w którym wybieramy opcję Wszystkie krawędzie Jeśli włączymy podgląd wydruku stwierdzimy, Ŝe teraz wszystkie komórki są otoczone krawędziami. Aby wymazać obramowanie naleŝy wybrać ikonę w lewym górnym rogu. Obramowanie moŝemy równieŝ nadawać uruchamiając z menu Format opcję Komórki, zakładka Obramowanie. Tu wybieramy takŝe styl i kolor linii. 7. Formatowanie danych Dane wprowadzone do arkusza moŝemy dowolnie formatować: zmieniać rodzaj, wielkość, styl i kolor czcionki, tła, wyrównywać tekst, liczby i formuły do lewej, prawej i środka oraz nadawać wypełnienie komórkom. Najczęściej uŝywane opcje formatowania są dostępne z paska narzędzi Formatowanie. W przypadku braku paska naleŝy go włączyć poprzez wybranie z menu głównego Widok pozycji paski narzędzi i zaznaczeniu opcji Scal i wyśrodkuj łączy w jedną komórkę kilka zaznaczonych komórek. Po scaleniu zawiera wyśrodkowane dane z komórki, która znajdowała się w lewym górnym rogu, zaznaczonego zakresu komórek Zapis walutowy stosuje zapis walutowy dla liczb zawartych w zaznaczonej komórce. Standardowo do zaznaczonych liczb dodaje symbol złotego zł, np. z liczby 12 po zamianie jest 12,00 zł Zapis procentowy stosuje procentowy format zapisu liczb w komórce. np. z liczby 2 po zamianie powstaje 200%, z liczby 0,4 powstaje 40% Zapis dziesiętny stosuje dziesiętny format zapisu liczb zawartych w komórce, np. z liczby 12 po zamianie powstaje 12,00 Zwiększ i zmniejsz dziesiętne zmiana pozycji dziesiętnej (wyświetlanych miejsc po przecinku), np. liczbie 12,05 moŝna zwiększać ilość pozycji do 12,050 Obramowanie pozwala nadawać obramowanie komórkom 7
Zaawansowane funkcje formatowania danych uzyskamy uruchamiając z menu Format opcję Komórki. Pojawi się wówczas okno dialogowe Formatowanie komórek, które zawiera zakładki: Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie i Desenie. W zakładce Liczby moŝemy wybrać róŝne kategorie formatowania liczb np. zapis walutowy, księgowy, procentowy czy data. Standardowo w Windows XP format daty ma postać rokmiesiąc-dzień (rrrr-mm-dd) np. 2006-07-01. Zakładka Wyrównanie umoŝliwia nam zmianę połoŝenia danych w komórce (w pionie i poziomie). U dołu okna znajduje się opcja Zawijaj tekst. Jeśli tekst nie mieści się w komórce, uŝycie tej funkcji powoduje jego podział na kilka wierszy. Za pomocą zegara moŝemy dowolnie obracać tekst w komórce: 8
8. Serie danych Excel umoŝliwia szybkie wypełnianie komórek tzw. seriami danych. Seria danych jest to ciąg liczb, dat, tekstów utworzonych według schematu, np. lista kolejnych liczb 1, 2, 3, 4, 5, kolejne daty, dni tygodnia, miesiące. Serie danych tworzymy poprzez tzw. przeciąganie komórek lub korzystamy z funkcji menu Edycja Wypełnij Seria Danych...Tworzenie serii danych przy wykorzystaniu myszki i przeciągania komórek jest bardzo proste. Wpisujemy do komórki A1 słowo styczeń. W prawym dolnym rogu komórki znajduje się mały, czarny kwadracik. NajeŜdŜamy na niego myszką tak, aby kursor przybrał kształt krzyŝyka +. Wciskamy lewy przycisk myszki i przeciągamy myszką w dół do trzeciego wiersza. Zaznaczone wiersze zostaną otoczone przerywaną linią. Obok krzyŝyka po prawej stronie będą pojawiać się kolejne elementy z serii: luty, marzec itd. Po zwolnieniu przycisku myszki Excel automatycznie wypełnił komórki nazwami kolejnych miesięcy. W prawym dolnym rogu pojawił się znaczek. Kliknięcie w niego spowoduje wyświetlenie dodatkowych opcji. Zaznaczona jest opcja Wypełnij serią. Wybranie Kopiuj komórki wypełni komórki nie kolejnymi nazwami miesięcy, ale nazwą miesiąca styczeń. 9
Czasami jest konieczne wypełnienie komórek kolejnymi liczbami: Po wpisaniu sekwencji 1, 2, zaznaczamy ją. W prawym dolnym rogu zakresu komórek znajduje się kwadracik, najeŝdŝamy na niego myszką tak, aby kursor przybrał kształt krzyŝyka + i przeciągamy w dół. Zaznaczone komórki zostaną wypełnione kolejnymi liczbami 1, 2, 3, 4, 5, 6. Jeśli klikniemy w znaczek, i z rozwiniętej listy wybierzemy Kopiuj komórki, to nastąpi zamiana na 1, 2, 1, 2, 1, 2. JeŜeli chcemy uzyskać ciąg malejących liczb to wpisujemy dwie pierwsze z liczb, zaznaczamy je i kopiujemy w prawo. 9. Funkcje Wybieramy kategorię Wszystkie i w polu Wybierz funkcję zaznaczmy ŚREDNIA. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. Pojawi się nowe okienko Argumenty Funkcji. W okienku tym podajemy adresy tych komórek, z których chcemy liczyć średnią lub wpisujemy liczby. Po zatwierdzeniu przyciskiem OK obliczymy średnią arytmetyczną, która wynosi 20. Klikając na dole okienka w niebieski napis Pomoc dotycząca tej funkcji uruchamiamy pomoc, w której zawarty jest opis, składnia oraz przykłady zastosowania funkcji. 10
Popularne funkcje Excela: Funkcja SUMA ŚREDNIA PIERWIASTEK MAX MIN JEśELI SUMA.JEśELI LICZ.JEśELI ZAOKR ZAOKR.DO.CAŁK LICZ.PUSTE PMT Opis Oblicza sumę z zakresu Oblicza średnią z zakresu Oblicza pierwiastek kwadratowy z danej liczby Zwraca największą wartość z zakresu Zwraca najmniejszą wartość z zakresu Pozwala na podjęcie decyzji na podstawie zawartości danej komórki. Oblicza sumę dla tych wartości zakresu, które spełniają określony warunek Oblicza liczbę komórek we wskazanym zakresie, które spełniają podane kryteria. Zaokrągla liczbę Zaokrągla liczbę w dół do najbliŝszej liczby całkowitej Liczy puste pola z zakresu Oblicza kwotę jednej raty spłacanej poŝyczki, przy załoŝeniu stałego oprocentowania i stałych rat 10. Wykres kolumnowy W kilku krokach prześledzimy etapy tworzenia wykresu w Excelu. Tabela zawiera dochody miesięczne trzech rolników. Porównamy te dochody za pomocą wykresu. Zaznaczamy całą tabelę tj. wiersze 1-7 i kolumny A-D. Uruchamiamy kreator wykresów przyciskiem okno kreatora wykresów. na pasku standardowym lub z menu Wstaw Wykres. Pojawi się Krok 1. Tutaj wybieramy typ wykresu, np. kolumnowy. Za pomocą przycisku Naciśnij i przytrzymaj, uruchamiamy podgląd naszego wykresu. Następnie wybieramy przycisk Dalej. 11
Pojawia się okno kreatora wykresu Krok 2 Źródło danych zakładka Zakres danych. Excel automatycznie pobrał dane do wykresu. Zakres danych obejmuje obszar naszej tabeli. Zakres moŝemy zmienić poprzez wpisanie ręczne lub zaznaczyć myszą nowy zakres. Punkty na wykresie noszą nazwę serii danych. W naszej tabeli są trzy serie danych dochody kaŝdego z rolników to jedna seria. Serie danych mogą znajdować się w kolumnach lub wierszach. W naszym przypadku zaznaczona powinna być opcja Kolumny. W zakładce Serie moŝemy usuwać lub dodawać serie danych. JeŜeli chcemy porównać dochody dwóch rolników, to moŝemy zaznaczyć nazwę serii (nazwisko rolnika) i kliknąć w przycisk Usuń. W górnej części okna moŝemy obserwować efekty zmian. Nazwa serii to adres komórki z nazwiskiem rolnika. Wartości to adres zakresu komórek zawierających miesięczne dochody. Etykiety osi kategorii (X) to adres zakresu komórek z miesiącami. 12
W celu dalszej konfiguracji wykresu wybieramy przycisk Dalej. Pojawi się nowe okienko Krok 3 Opcje wykresu, w którym mamy moŝliwość dodania opisów osi, nazwy wykresu, legendy, etykiet itd. Przechodząc do kolejnych zakładek dodajemy nowe elementy do wykresu. W pierwszej zakładce Tytuł wykresu wpisano Przychody miesięczne. Napis automatycznie pojawił się na podglądzie w prawym okienku. Po ustawieniu wszystkich parametrów wykresu wybieramy myszą Dalej. 13
Jeśli chcemy, aby nad kolumnami pojawiły się wartości, czyli dochody rolników w poszczególnych miesiącach, naleŝy wybrać zakładkę Etykiety danych i na liście Etykieta zawiera zaznaczyć opcję Wartość. W okienku PołoŜenie wykresu, decydujemy czy wykres ma być dodany jako nowy arkusz czy ma być wklejony do aktualnego arkusza jako obiekt. JeŜeli chcemy w jednym arkuszu posiadać tabelę i wykres to trzeba zaznaczyć opcję Jako obiekt w. Po wybraniu przycisku Zakończ, do arkusza zostanie wstawiony wykres. Poszczególne elementy wykresu moŝemy przemieszczać. Wystarczy ustawić myszkę i przytrzymać na brzegu elementu, a następnie przesunąć myszkę. Dwukrotne kliknięcie w wybrany element wykresu uruchamia okienka formatowania np. formatowania legendy, formatowanie osi. Okienka te moŝemy takŝe uruchamiać z menu podręcznego klikając prawym przyciskiem myszy w wybrany element wykresu. Dostępne tam opcje umoŝliwią dostosowanie stworzonego wykresu do naszych potrzeb. 14
11. Wykres kołowy Po zaznaczeniu tabeli wraz z nagłówkami uruchamiamy Kreator wykresów. Wybieramy z listy wykres kołowy z wizualnym elementem 3 W. W następnym okienku Źródło danych nie zmieniamy nic. W okienku Opcje wykresu w zakładce Etykiety danych naleŝy zaznaczyć opcję Wartość procentowa. Dzięki temu na wykresie pojawią się procenty reprezentujące udział poszczególnych upraw w całości. Przyciskiem Zakończ kończymy pracę kreatora. W wykresie kołowym struktury upraw zbóŝ, części koła moŝemy rozsuwać. Wystarczy kliknąć na dany fragment koła, wcisnąć lewy przycisk myszki i przesunąć ją na zewnątrz. Rozmiar, kształt i połoŝenie legendy równieŝ moŝemy zmieniać 15