Instrukcja obsługi platformy B2B Polcolorit S.A. www.polcolorit.com.pl Spis treści: 1. Wstęp... 2 2. Logowanie... 3 3. Układ B2B... 5 4. Składanie zamówień... 9 5. Zarządzanie użytkownikami... 13
1. Wstęp Platforma B2B dostępna pod adresem http://www.polcolorit.com.pl umożliwia klientowi: Podgląd na aktualny stan magazynowy firmy Polcolorit S.A. Otrzymywanie informacji na temat promocji oraz nowości w ofercie. Składanie w prosty sposób zamówień oraz śledzenie ich realizacji. Przeglądanie historii złożonych zamówień. Przegląd faktur oraz pobieranie faktur PDF 2
2. Logowanie 1. Aby składać zamówienia on-line na platformie B2B Polcolorit S.A. konieczny jest login oraz hasło, by je otrzymać należy skontaktować się z dyrektorem handlowym lub działem handlowym Polcolorit S.A. R1 - Logowanie 2. Po otrzymaniu wiadomości e-mail z informacją o założonym koncie oraz otrzymaniu nowego hasła, zalogować można się na stronie http://www.polcolorit.com.pl na dwa sposoby, podając dane w bloku logowania na stronie głównej B2B (R1) lub przechodząc na stronę logowania (R2). Po wprowadzeniu danych należy kliknąć Zaloguj R2 - Logowanie 3
3. Przy pierwszym logowaniu wymagana jest zmiana otrzymanego hasła. Nowe hasło wprowadzamy dwukrotnie (R3), następnie potwierdzamy klikając Zapisz. UWAGA: Nowe hasło nie może być takie samo jak poprzednie. R3 Zmiana hasła 4
3. Układ B2B R4 - Katalog Po zalogowaniu klient otrzymuje dostęp do zakładek: 1. Katalog (R4) w danej zakładce użytkownik ma podgląd na ofertę sprzedażową wraz ze szczegółowymi informacjami na temat każdej pozycji tj. Ilość, cena, kaliber, tonacja. Katalog jest główną stroną B2B zawierająca listę wszystkich dostępnych produktów. Jest ona podzielona na dwie części. Strona prawa zawiera listę produktów (2) oraz prostą wyszukiwarkę (1), lewa składa się z 5 bloków (3): a. Informacje bieżące najważniejsze informacje dotyczące najbliższych wydarzeń na B2B. b. Koszyk zawierający pozycje wraz z wartością wrzucone do koszyka, które mogą być zrealizowane jako nowe zamówienie. c. Kategorie kategorie produktów, po wyborze konkretnej lista wyświetlanych produktów zostanie ograniczona do danej kategorii. 5
d. Filtr pozwala na filtrowanie produktów po ich grupie, kolekcji, technologii wykonania, rozmiarze gatunku oraz kolorze. e. Logowanie nazwa zalogowanego użytkownika. 2. Szczegóły pozycji (R6) Wybierając szczegóły bądź klikając nazwę konkretnej pozycji, zostaną wyświetlone dodatkowe informacje na temat produktu. R6 Szczegóły pozycji W szczegółach produktu znajdują się takie informacje jak: cena, gatunek, technologia, informacje nt. ilości w paczce/na palecie oraz ich wag, dostępna ilość w danym kalibrze oraz tonacji i produkty powiązane. 3. Zamówienia (R6) Historia oraz szczegóły dotyczące złożonych zamówień. Lista zamówień wraz z datą złożenia zamówienia oraz statusem. Wybierając dane zamówienie, klient dostanie szczegółowe informacje na temat konkretnego zamówienia (R6): adres dostawy, nazwy pozycji, ilość, wartość oraz status. 6
R4 Szczegóły zamówienia 4. Faktury Pogląd na wystawione faktury z możliwością pobrania w formacie.pdf R5 Faktury 5. Informacje informacje dotyczące ofert, nowości, itp. 6. Edycja konta W prawym górnym rogu (R4 pkt. 4) po kliknięciu na nazwę użytkownika otworzy się okno edycji konta, w którym klient może zmienić podstawowe dane oraz ustalić ponownie hasło. 7
R6 Edycja konta 8
4. Składanie zamówień 1. Grupy produktów Produkty dostępne w ofercie B2B Polcolorit S.A. podzielone są na trzy grupy: Podstawowa Uzupełniająca Wyprzedażowa Dla grupy Wyprzedażowej obowiązują odrębne zasady dodawania do koszyka. Dla pozycji z grup Podstawowej oraz Uzupełniającej klient może dodawać do koszyka dowolne ilości o różnej tonacji oraz kalibrze, dla grupy Wyprzedażowej oferta przedstawia odrębne palety, które klient może dodawać do koszyka jako jedna pozycja bez zmiany jej ilości dla danej grupy nie jest naliczana konfekcja oraz nie ma możliwości zamówienia wybranej palety z mniejszą ilością. 2. Dodawanie do koszyka Jeżeli produkt dostępny jest tylko w jednym kalibrze oraz tonacji można go dodać bezpośrednio z listy w zakładce Katalog. W polu podajemy ilość oraz wybieramy jednostkę m2/opak/paleta, następnie potwierdzamy klikając znak: (R9). UWAGA: ilość pozycji określonych w m2 po dodaniu do koszyka w m2 lub opak jest automatycznie zaokrąglana do jednego opakowania (Ilość danej pozycji jaka jest zawarta w jednej paczce, przedstawiona jest w szczegółach pozycji). W przypadku palet ilość zawsze jest zaokrąglana do pełnej palety. Po dodaniu produktu w bloku Koszyk w lewym pasku zostanie wyświetlona dana pozycja oraz jej cena. R7 Dodanie do koszyka z listy W przypadku pozostałych pozycji, aby dodać je do koszyka należy przejść w szczegóły danej pozycji, następnie w liście dostępne z magazynu podać ilość w danej tonacji oraz kalibrze i potwierdzić klikając: 9
UWAGA: Dla pozycji z grupy Wyprzedażowej pole ilość jest zablokowane, do koszyka można dodać konkretną paletą z taką ilością jaka jest podana. R8 Szczegóły pozycji: Grupa Wyprzedażowa/Podstawowa Aby zobaczyć szczegółową zawartość koszyka oraz zrealizować zamówienie należy w bloku Koszyk wybrać Przejdź do koszyka. Zostanie wyświetlona lista pozycji znajdujących się w koszyku (R11) wraz z cenami/wagą oraz podsumowaniem. W koszyku można zmienić ilość lub usunąć daną pozycję. Po zmianie ilości należy, kliknąć Zapisz, aby zmiany zostały zapisane a koszyk odświeżony. R9 - Koszyk 10
Koszyk można zapisać jako ofertę, którą - po dodaniu marży, można wydrukować oraz przedstawić klientowi lub odtworzyć na jej podstawie zawartość nowego koszyka. Jeżeli chcemy przesłać zamówienie wybieramy Zamów. Aby zakończyć i złożyć zamówienie należy wybrać rodzaj transportu, adres dostawy oraz kliknąć Zamów. UWAGA: Jeżeli zamówienie nie zostało przesłane, zawartość koszyka zostanie automatycznie usunięta w ciągu 24H. UWAGA: W przypadku innego adresu dostawy, należy w uwagach dokładnie określić na jaki adres ma zostać wysłane zamówienie, poprzez podanie: Nazwy odbiorcy, nr telefonu odbiorcy Ulicy, kodu pocztowego, miejscowości R10 Potwierdzenie zamówienia 3. Koszyk oferta Aby przejrzeć zapisane oferty w bloku Koszyk wybieramy Pokaż zapisane koszyki 11
Zostanie wyświetlona lista koszyków, które można edytować, wydrukować, utworzyć na ich podstawie koszyk. W polu Marża można wprowadzić wartość, jaka ma być naliczona do danej pozycji Po wydrukowaniu oferty dla klienta widoczna będzie wartość z dodaną marżą. Wybierając Utwórz koszyk utworzony zostanie na podstawie danej oferty koszyk gotowy do realizacji. 4. Realizacja zamówienia R11 Koszyk: oferta W trakcie realizacji zamówienia użytkownik jest informowany e-mailowo o: 1. Potwierdzeniu złożenia zamówienia. 2. Zmianie statusu zamówienia przez dział handlowy. a. Jeżeli zaszły zmiany w wartości lub ilości zamówienia, wymagane jest potwierdzenie/odrzucenie zamówienia przez klienta. W wiadomości e-mail zostanie wysłana informacja ze szczegółami zmian na zamówieniu. b. W przypadku gdy zamówienie nie ulegnie zmianie, zostanie wysłana informacja potwierdzająca jego realizacje. 3. Wysłaniu zamówienia. 12
5. Zarządzanie użytkownikami Edycja oraz zarządzanie użytkownikami jest dostępne tylko dla głównego oddziału, który jest wyznaczony na umowie. Użytkownik z uprawnieniami takiego oddziału ma dostęp do zakładki Użytkownicy, w której ma możliwość: Aktwacji/Deaktywacji pozostałych użytkowników/oddziałów podpiętych do tego samego klienta Zmiany hasła każdego z użytkowników Edycji w której może określić czy dany użytkownik/oddział ma dostęp do faktur w formie elektronicznej. Po wybraniu Edycja należy zaznaczyć w nowym oknie pole Faktury, następnie wybrać Zapisz. Domyślnie dostęp do faktur ma tylko oddział główny. 13