STUDIA PODYPLOMOWE PROJECT MANAGEMENT Zarządzanie czasem ( materiały uzupełniające) Prowadzący: Dr inż. Alicja Smolbik-Jęczmień
Codziennie masz do dyspozycji 86400 sekund. Od Ciebie zależy jak je wykorzystasz. Pamiętaj, że: Czasu nie można magazynować Czasu nie można rozmnożyć Czasu nie można podarować ani otrzymać w prezencie Czas mija bezpowrotnie Jeśli chcesz odnosić sukcesy w życiu zawodowym i osobistym, zacznij świadomie planować i optymalnie wykorzystywać swój czas. Znane są tysiące sposobów zabijania czasu. Albert Einstein Czas to bogactwo, którego nie można zaoszczędzić: trzeba je wydawać. Stefan Kisielewski Jeżeli czas to pieniądz, to każdy żyje ponad stan. Ludwik Fulda Przeszłość nie należy już do nas, przyszłość nie wiadomo czy będzie. Jedynym czasem, który możemy wypełnić dziełami, jest chwila obecna. Wilhelm Mus nie mogłem się poruszyć, by go nie przesunąć. Marcel Proust 2
Czym jest dla mnie czas?.................. Czy mam wystarczająco dużo czasu?............... Jak obchodzę się ze swoim czasem?............... Czy mam czas dla siebie?............... 3
Jak wygląda mój dzień pracy? Przez tydzień, codziennie wypełniaj poniższą tabelę. Następnie przyjrzyj się jak wykorzystujesz czas, którym dysponujesz. Czy jesteś zadowolony z wyników remanentu czasu, którego dokonałeś? Nr Opis czynności od do Czas trwania 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Czy czynność była konieczna? Czy czynność pochłonęła za dużo czasu? Czy czynność przyczyniła się do realizacji postawionych przed Tobą celów? Czy czas wybrany na realizację czynności był właściwy? Jeśli czynności zbyteczne stanowią ponad 10% całości (sumarycznego czasu trwania czynności w każdym dniu) to spróbuj popracować nad ustalaniem priorytetów oraz delegowaniem zadań Jeżeli czas, który poświęciłeś na wykonanie czynności okazał się zbyt duży w ponad 10% przypadków to spróbuj popracować nad koncentracją, samodyscypliną oraz technikami pracy Jeśli w ponad 10% realizacja zadania nie prowadziła do celu, to popracuj nad planowaniem, organizacją, samodoskonaleniem Jeśli w ponad 10% przypadków moment rozpoczęcia czynności był nieodpowiedni zastanów się nad swoją wydajnością w ciągu dnia, popracuj nad rozkładem pracy w ciągu dnia (nie każda pora jest dobra dla każdego zadania). Zastanów się, które elementy z poniższej listy towarzyszą Ci na co dzień? Niejasne cele Wykonywanie wszystkiego na raz Brak priorytetów Bałaganiarstwo Niedostateczna znajomość zadań i czynności 4
Niewłaściwie posegregowane dokumenty Brak motywacji, niechęć do pracy Zapisywanie informacji w przypadkowych miejscach i ciągłe poszukiwanie adresów, telefonów, notatek Przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne Problem z odmawianiem (mówieniem nie) Niezapowiedziani goście Brak samodyscypliny Rozpoczynanie i nie kończenie spraw Niewłaściwie zorganizowane i przedłużające się zebrania, posiedzenia Odwracanie uwagi, hałas Odwlekanie prac na później Nieumiejętność delegowania zadań Chęć posiadania informacji o wszystkim Prywatne pogawędki Niedostateczne przygotowanie do spotkań, rozmów telefonicznych Pośpiech, zniecierpliwienie Za bardzo rozbudowana komunikacja Jeśli elementy z powyższej listy nie są Ci obce, to znaczy, że pozwoliłeś na to, aby Twój dzień wypełniły tzw. pożeracze czasu. To właśnie one powodują, że masz za mało czasu na realizację tego, co naprawdę ważne. Nie pozostaje Ci nic innego jak rozprawić się z czynnikami mającymi ujemny wpływ na wydajność Twojej pracy. Jak pokonać pożeracze czasu? Pożeracze czasu Brak celów, priorytetów i planów dnia Możliwe przyczyny, źródła powstania - nie potrafię planować Środki zaradcze, rozwiązania Próby czynienia zbyt wielu rzeczy jednocześnie -nie potrafię koncentrować się na jednej rzeczy Nieumiejętność mówienia NIE - nie umiem odmawiać; boję się, że kogoś urażę 5
Nie doprowadzanie zadań do końca -mam słomiany zapał Dezorganizacja, brak porządku -mam bałagan na biurku, w segregatorach Odwlekanie spraw i zadań -nie potrafię ustalić co jest w tej chwili dla mnie naprawdę ważne Mój sposób podejścia do czasu? Orientacja w czasie Najczęściej spotykana u ludzi ze Wschodu oraz z krajów latynoamerykańskich. Często mówisz Co mam zrobić dzisiaj, mogę zrobić jutro, a jutro oznacza każdy następny dzień po wschodzie słońca. Trwasz przede wszystkim w czasie teraźniejszym, dlatego dotrzymywanie terminów, punktualność są dla ciebie mniej ważne. Czujesz się silnie związany z przeszłymi wydarzeniami, dlatego wspomnienia traktujesz z szacunkiem. Przyszłość postrzegasz jako serię następujących po sobie chwil obecnych, więc potrzeba pilności przestaje być dla ciebie konieczna. Widzisz swoje życie całościowo i odnajdujesz dla siebie czas na wytchnienie, bliskie kontakty, refleksję, nie przerażają Cię nieprzewidziane sytuacje. Orientacja przez czas Najbardziej charakterystyczna dla kultury europejskiej. Szanujesz czas, traktujesz go jako zasób, walutę i postępujesz według maksymy Czas to pieniądz. Oczekujesz dokładnego przestrzegania terminów i sam ich dotrzymujesz. Żyjesz według kalendarza i terminarza. Dzielisz swoje życie na segmenty, postępujesz zgodnie z zasadą Nie wszystko naraz. Traktujesz przeszłość powierzchownie, jest ona dla Ciebie jedynie źródłem doświadczeń. Masz trudności z wiązaniem zdarzeń znacznie oddalonych od siebie w czasie zależnością przyczynowo- skutkową. Ponad to wykazujesz nie najlepszą intuicję w aspekcie przyszłości. Jesteś perfekcjonistą i często bierzesz na swoje barki bardzo wiele zobowiązań, nie pamiętając o tym, że każdy człowiek potrzebuje czasu na odpoczynek, kontakty społeczne i rzeczy nieprzewidziane. 6
Ponieważ każdy ze sposobów podejścia do czasu ma w swej czystej postaci mniej więcej tyle zalet, co i wad, dlatego też warto przesunąć się na linii czasu, rozciągniętej między orientacją przez czas i w czasie, w okolice jej punktu środkowego. Niezwykle istotne jest to, abyś nauczył się właściwego gospodarowania czasem w rzeczywistości bieżącej, jak i w przyszłości. Zwróć uwagę na orientację w czasie swoich klientów, współpracowników, przełożonych i podwładnych. Ewentualne trudności w waszych relacjach, mogą być spowodowane waszym odmiennym postrzeganiem czasu! Jeśli istnieje jakiś sekret efektywności, jest nim koncentracja. Ludzie skuteczni najpierw zajmują się tym, co pierwsze w hierarchii ważności, i nie zajmują się więcej niż jedną rzeczą na raz". Peter F. Drucker Rób najpierw rzeczy najważniejsze- zadania A, B, C Możesz robić wiele, ale nie wszystko. Ważniejsze od robienia wszystkiego jest robienie tego, co trzeba. Najważniejsze, aby rzeczy najważniejsze były najważniejsze. Badania pokazują, że procentowy udział zadań ważnych i mniej ważnych w ogólnej liczbie zadań do wykonania jest zawsze taki sam. 7
Zadania A- najważniejsze, które muszą być zrobione Zadania B- przeciętnie ważne, które powinny być zrobione Zadania C- mniej ważne lub nieważne, mogą być zrobione, jeśli A i B są wykonane W codziennej pracy nie zajmuj się na początek zadaniami najłatwiejszymi, najbardziej interesującymi lub wymagającymi najmniej czasu. Rozpoczynaj od niewielu zasadniczych zadań a dopiero później przechodź do załatwiania wielu mało istotnych spraw! Pilność- Ważność Przeanalizuj swój tydzień pracy. Rozpisz swoje zajęcia na poszczególne obszary ćwiartek. Ze sprawdzenia, w której ćwiartce przebywasz najdłużej i co wtedy robisz, mogą wyniknąć ciekawe wnioski okaże się, gdzie podział się Twój czas i co zrobić, by skuteczniej zarządzać sobą w czasie. Pilność oznacza związek z czasem wykonania zadania, określonym na ogół jako konkretny termin np. w terminarzu. Ważność sprawy to znaczenie, jakie jej nadajemy w naszym życiu; naprawdę ważne czynności to te istotne dla naszego rozwoju, zdrowia, dla naszej rodziny. Mało pilne Pilne II I Ważne IV III Mniej ważne 8
Działalność wielu osób oparta jest głównie na przebywaniu w ćwiartce I, III a nawet IV. Powszechnie nie docenia się ćwiartki II- sprawy ważne, ale niepilne. Jeżeli zbyt duża ilość zaniedbanych spraw z tego obszaru stanie się jednocześnie pilna i zacznie krzyczeć, to nie jesteśmy w stanie wszystkim im sprostać - łatwo o złą decyzję, stres, poczucie bezradności a nawet załamanie. Mniej pilne Pilne Ważne II- zadania B Powiększanie zdolności do działania Planowanie Samorozwój Przewidywanie problemów i szukanie sposobów zapobiegania im Dbałość o zdrowie Precyzowanie własnych wartości, wizji i misji Powierzanie odpowiedzialności Rekreacja Budowanie relacji (np. z rodziną i przyjaciółmi) I-zadania A Konieczności, Nóż na gardle, Gaszenie pożarów Sprawy na wczoraj Sprawy kryzysowe Sprawy naglące Zadania z datą realizacji Nagle zwołane zebrania IV- do kosza Pożeracze czasu III- zadania C Złuda bycia ważnym i niezastąpionym Mniej ważne Niektóre telefony Nieobowiązująca korespondencja Puste przyjemności (np. plotkowanie, bezmyślne oglądanie telewizji) Czytanie niektórych gazet Błahostki Niektóre telefony Niektóre listy, raporty Niektóre spotkania Wiele zwykłych zajęć Dla efektywnego zarządzania czasem najważniejsza jest ćwiartka II. Skoncentrowanie się na zadaniach z tej ćwiartki zwiększa naszą zdolność do działania, natomiast zaniedbywanie działań w tej ćwiartce prowadzi do poszerzenia się ćwiartki I, która nas pochłania, powoduje stres i wypalanie się. Skuteczne zarządzanie sobą w czasie polega na eliminowaniu z życia pożeraczy czasu oraz złudy bycia ważnym i niezastąpionym, ograniczaniu do minimum konieczności a koncentrowaniu się na powiększaniu zdolności do działania. Dlaczego tak często ulegamy sprawom pilnym? Gdy mamy wiele spraw na głowie szukamy poczucia bezpieczeństwa i usprawiedliwienia, że nie zajmujemy się tym co w pracy i w życiu osobistym najważniejsze. Bez większego zastanowienia przyjmujemy, że gdy coś jest pilne, to musi być ważne. Bardzo często, wieloma ważnymi sprawami nie zajmujemy się, dopóki nie stają się pilne, a gdy w końcu to nastąpi, to często jest za późno na ich załatwienie (np. przygotowanie siebie do zmian na rynku pracy, własny rozwój, zdrowie, rodzina, realizacja marzeń). 9
Bardzo często ekscytuje nas i powoduje skok adrenaliny wychodzenie z sytuacji opisywanych jako nóż na gardle. Otoczeni pilnymi sprawami czujemy nie tylko napięcie, ale też radosne podniecenie, że jesteśmy niezbędni i wspaniali. Trwamy w przekonaniu: jeżeli jesteśmy zajęci, to znaczy że jesteśmy ważni. Daje nam to fałszywe poczucie własnej wartości. Nie zdajemy sobie sprawy, że praca metodą gaszenia pożarów angażuje (marnuje) mnóstwo naszego czasu i energii. Jak ustalić, że coś jest dla nas naprawdę ważne? Każdy powinien samodzielnie odkryć w sobie to, co dla niego jest najistotniejsze. Warto ustalić własną misję i kierować się nią w codziennych działaniach. Odpowiedz sobie na następujące pytania: Co jest dla Mnie najważniejsze? Co nadaje sens Mojemu życiu? Kim chciałbym być i co chciałbym w życiu robić? Jeśli chcesz być efektywny jako kierownik, zawsze podejmując się jakiegoś zadania postaw sobie pytanie Czy warto na to poświęcić część mojego życia? Uważaj na czym się koncentrujesz! Stephen N. Covey wskazał na możliwe konsekwencje psychologiczne koncentrowania się na pewnych typach zadań, celów przyjętych za priorytetowe. Zauważmy, że skupienie się na zadaniach, których priorytet wydaje się najwyższy (ćwiartka I), powodują pewne negatywne skutki, które w dłuższej skali czasowej mogą okazać się zgubne. Nie pilne Pilne II Powiększanie zdolności do działania I Konieczności, Nóż na gardle, Gaszenie pożarów Ważne Wizja, perspektywa Równowaga Dyscyplina Poczucie kontroli Stres Wypalenie się Ciągłe gaszenie pożarów Ciągła walka z kryzysami IV Pożeracze czasu III Złuda bycia ważnym i niezastąpionym Mniej ważne Uzależnienie od innych Brak odpowiedzialności Zwolnienie z pracy Walka z kryzysami Uczucie bycia ofiarą pozbawioną kontroli Płytkie lub zniszczone relacje Krótkowzroczność 10
Nigdy nie ma się aż tak wiele do zrobienia, aby nie mieć już czasu na zastanowienie się W.M. Jeffers Planowanie pozwala nam spożytkować posiadany czas na czynności przynoszące nam największe korzyści oraz osiągnąć cele przy możliwie najmniejszym nakładzie czasu. Planowanie codziennej pracy, działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody. Dzięki planowaniu można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i zyskać czas. W pewnym momencie proces planowania osiąga jednak punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny (przesadne planowanie). Kto dziesięć minut poświęci na zaplanowanie swojego dnia pracy, może zaoszczędzić dziennie dwie godziny i skupić się na skutecznym rozwiązywaniu zasadniczych problemów H.L. Clemm Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1% tego okresu. W planie dnia uwzględnij 5-10 minut na samo jego sporządzenie. L. Seiwert Podstawowa reguła planowania 11
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, około 60%. Nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia (pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków: ok. 60% czynności zaplanowane ok. 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować) ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej) Oczywiście, zależnie od rodzaju i cech Twojej pracy proporcje te mogą ulec zmianie np. 70/30. Myśl perspektywicznie... Wiele lat Rok i kwartał Miesiąc Pamiętaj, że dniem Dzień dzisiejszym pracujesz na przyszłość, a wizja przyszłości daje Ci siły na dzień dzisiejszy!! Jeśli Twoim celem za 10 lat jest napisanie książki, to zastanów się co powinieneś zrobić w każdym roku, kwartale, miesiącu i dniu aby ten cel zrealizować. Żaden wiatr nie sprzyja temu, kto nie ma wyznaczonego portu M. Montaigne Stawianie celów pozwala na: wyraźne określenie, co trzeba zrobić zaplanowanie, jak to trzeba zrobić monitorowanie postępu w czasie wykonania ocenę sukcesu po wykonaniu bardziej efektywną naukę wynikającą z doświadczenia D. Fontana 12
Określanie celów jest bardzo potężną techniką, która mocno odbija się na osiągnięciach w każdej dziedzinie życia. Wyznaczenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i motywację, pomaga również zorganizować niezbędne zasoby. Cechy dobrze określonych celów: SMARTER Specific (dokładny) Measurable (mierzalny) Achievable (osiągalny) Relevant (ważny) Time oriented (zorientowany w czasie) Exiting (ekscytujący) Recorded (zapisany) Cel dokładny, jasno określony Cel musi być bardzo konkretny, z jasno zdefiniowanym rezultatem (rezultatami). Nie posługuj się ogólnikami. Stwierdzenie "chciałbym znaleźć pracę" nie jest celem. W domyśle oznacza bowiem "dobrze by było mieć pracę" - mówi jedynie o chęciach a nie decyzji o podjęciu konkretnych działań. Sformułowanie, którego należałoby tutaj użyć to "Będę pracować na stanowisku kierownika działu logistyki - stanowcze i zdecydowane. Cel wyrażony w kategoriach mierzalnych Cel musi być mierzalny i posiadać określone miary. Tylko cel, który powoduje mierzalną zmianę, może być optymalnie efektywny. Aby dobrze postawić cel, musimy mieć jakieś narzędzie pomiaru, po to by stwierdzić w jakim stopniu go osiągnęliśmy, np. stan konta, marka samochodu. Jeżeli Twoim celem jest praca (konkretne stanowisko), to dość łatwo możesz sprawdzić czy udało Ci się go zrealizować. Cel osiągalny Cel powinien być realny, możliwy do osiągnięcia przy zasobach, które masz lub potencjalnie możesz mieć. Jeśli cel postawimy sobie za wysoko, to wbrew pozorom, nasza motywacja do jego osiągnięcia, spadnie. Jeśli natomiast będzie zbyt prosty do osiągnięcia, to również nie będzie nas motywował do działania. Jeżeli cel wydaje się nieosiągalny, możesz go podzielić na mniejsze cele. Sprawi to, że Twój główny cel będzie wieloetapowy i okaże się, że jednak można go osiągnąć metodą małych kroczków. 13
Cel ważny i motywujący (ekscytujący) Formułując cel zastanów się czy jest on na tyle ambitny, że wyzwoli w tobie wolę i determinację w jego osiągnięciu. Inaczej mówiąc - czy będzie ci się chciało robić wszystko, aby go osiągnąć? Cel powinien być powiązany z Twoją misją życiową. Im bardziej cel jest związany z Twoim życiem, tym bardziej sensowne i godne wysiłku wydają się działania podejmowane, by go osiągnąć. Cel zorientowany w czasie Bardzo ważne jest ustalenie ram czasowych celu. Bez tych ustaleń nie ruszysz z miejsca. Istnieje ryzyko, że odłożysz sprawę do jutra! Pamiętaj także, aby: Zapisywać swoje cele (cel zapisany) Nagradzać się za sukcesy i nie zrażać się porażkami Regularnie sprawdzać postępy w realizacji celów, Zadanie- od problemu do celu identyfikować i usuwać przyczyny braku rezultatów. Wybierz jeden problem, nad którym chcesz teraz pracować: A teraz zastanów się: Czy możesz ten problem zawrzeć w jednym zdaniu? Dlaczego masz ten problem? Gdybyś go rozwiązał(a) - jakie Ci to przyniesie korzyści? Co chcesz robić teraz? 14
KROKI DOBRZE SFORMUŁOWANEGO CELU Cel wyrażony w kategoriach pozytywnych Myśl raczej o tym, co chcesz, niż o tym, czego nie chcesz. Łatwiej jest ruszyć ku czemuś czego chcesz, niż do czegoś czego nie chcesz. Twoje postanowienia powinny być sformułowane pozytywnie. Zastąp więc obietnicę nie będę spędzał weekendu przed komputerem na ten weekend spędzę inaczej, zabiorę syna na wycieczkę rowerową. Psychologowie dowodzą, że pozytywne formułowanie celów ma dobry wpływ na naszą podświadomość i ułatwia ich realizację. A zatem wyrażaj swoje cele w kategoriach pozytywnych tego czego chcesz i co będziesz robił. Pomocne pytania: Co jest moim celem? Co chcę osiągnąć? Kiedy, gdzie i z kim chcę to osiągnąć? WŁASNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ Warto pamiętać, że w pełni możemy kontrolować tylko siebie samych, nasze własne myśli, nasze uczucia, wreszcie to, w jaki sposób zachowujemy się i co realizujemy. Jeżeli więc planujesz realizację celu, musisz odgrywać aktywną rolę, cel musi pozostawać w rozsądnym zakresie pod twoją kontrolą. 15
Może się zdarzyć, że jakiś cel będzie zależeć od innych ludzi lub sytuacji, na które nie mamy wpływu. W efekcie nie będziemy w stanie tego celu osiągnąć, a tylko popadniemy we frustrację. Pytaj: Czy uważam, że ja mogę osiągnąć ten cel? Czy mam bezpośredni wpływ na realizację celu? Co będę robił, aby osiągnąć swój cel? Jakie mam zasoby, aby to osiągnąć? Czego potrzebuję, jakich umiejętności, by osiągnąć zadawalający rezultat? Jak zacząć i utrzymać to, co osiągnę?... WSKAŹNIKI CELU Wskaźniki celu związane są z jego osiągnięciem. Pozwalają na precyzyjne określenie oznak, dzięki którym będziemy mogli określić, że osiągnęliśmy właśnie ten cel, który wyznaczyliśmy na początku. Potrzebna jest zmysłowa specyfikacja pożądanego stanu docelowego. Gdy używamy tej ramy, staje się ona drogowskazem wiodącym prosto do celu. A zatem pamiętaj! Jeśli chcesz dotrzeć tam gdzie zaplanowałeś, musisz dokładnie wiedzieć: co będziesz widział i jak będziesz wyglądał co usłyszysz i co powiesz Gdy osiągniesz cel jak będziesz się czuł Ty oraz inni towarzyszący ci ludzie Czasami realizacja podzielona jest na etapy. Istotne jest więc znalezienie oznak pozwalających na precyzyjne określenie zakończenia poszczególnych części, ocenę stopnia realizacji celów składowych składających się na cel całościowy. Wskaźniki celu stosuj pytając siebie: Po czym poznam, że osiągnąłem cel? 16
Co chcę konkretnie zobaczyć, usłyszeć i poczuć, gdy osiągnę cel? Jak będę się zachowywał gdy osiągnę cel? DZIAŁANIE Nawet najlepiej sformułowany cel nie zrealizuje się sam. Potrzebne jest działanie, które doprowadzi do pożądanych rezultatów. Bardzo wiele osób nie rozpoczyna właśnie tego etapu, ciągle przesuwając moment startu. Często słyszymy od innych lub od siebie: Jeszcze nie teraz, przecież zdążę, zacznę od jutra. Potem nagle okazuje się, że czas już minął lub też, że sam cel przestał być aktualny. Realizacja każdego celu powinna rozpocząć się we właściwym sobie czasie a określenie tego momentu należy do Ciebie. Najlepszym sposobem jest wyznaczenie pierwszego kroku. Im bardziej precyzyjnie tym większe prawdopodobieństwo, że nie przegapisz tego momentu. A zatem określ dokładnie okoliczności(gdzie?), w których rozpoczniesz swoje działanie, dokładny termin z datą i godziną (kiedy?), wreszcie sposób (jak?) jakiego użyjesz by wystartować. Oczywiście jeśli ustalisz ten pierwszy krok warto przynajmniej pomyśleć również o kilku kolejnych! Pytaj: Jaki będzie mój pierwszy krok na drodze do celu? W jakich okolicznościach (gdzie) to się stanie? Dokładnie, kiedy (data i godzina) rozpocznę? Jakie będą kolejne kroki? 17
Dobry początek dnia.. Rozpocznij dzień z pozytywnym nastawieniem Zjedz dobre śniadanie i bez pośpiechu udaj się do pracy Rozpoczynaj pracę o tej samej porze Ustal realistyczny plan całego dnia Nie zwlekaj z rozpoczęciem pracy Rozpocznij od najważniejszych zadań Pamiętaj! Dobry początek dnia to połowa sukcesu, to energia i motywacja na cały dzień. W ciągu dnia. Unikaj działań, które mogą mieć skutki zwrotne Unikaj zajmowania się nagłymi przypadkami Ograniczaj nieplanowane, spontaniczne działania Po godzinie pracy rób przerwę (5-10 minut) Czynności rutynowe i podobne do siebie załatwiaj seryjnie (blokuj) Nie przeskakuj od pracy do pracy Wprowadź cichą godzinę- czas, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzać Kontroluj czas i plany Miłe akcenty na koniec dnia Zakończ możliwe najwięcej zadań Dokonaj samokontroli Ustal plan na następny dzień Kończ dzień z pozytywnym nastawieniem (nagradzaj się za sukcesy) Zastanów się nad wartością dnia, który właśnie mija- w jakim stopniu przybliżyłeś się do realizacji swoich celów życiowych i zawodowych Pamiętaj! Człowiek wykonuje dana pracę tak długo, ile ma czasu do dyspozycji. Okazuje się, że ludzie znacznie wolniej pracują, kiedy zadanie nie zostało opatrzone terminem realizacyjnym. Dlatego większość ludzi pracuje lepiej pod pewną presją czasową, ponieważ wzmacnia to ich motywację do pracy. 18
Zapewne zauważyłeś, ze Twoja sprawność psychofizyczna w ciągu dnia podlega określonym wahaniom. Wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności. Bezpośrednio po tak zwanych szczytach sprawności następują fazy odpoczynku, podczas których pracujemy na zwolnionych obrotach. 1- Szczyt około południa 2- Spadek energii po posiłku 3- Szczyt późnym popołudniem Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania najważniejsze (A). Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania mniej ważne (C). Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania ważne (B). Przerwy i odpoczynek to nie strata czasu Być może wiele razy doświadczyłeś skutków zbyt długiej i intensywnej pracy. Dobrze wiesz, że taka praca jest mało opłacalna. Czujesz się zmęczony, Twoja koncentracja i wydajność spadają. Dlatego, rób sobie przerwy. Dzięki nim możesz odpocząć, naładować baterie. Zgodnie z powszechnie publikowanymi badaniami, aby przerwa przyniosła odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera. Najlepsze efekty dają krótkie 5-10 minutowe przerwy po mniej więcej godzinie pracy. Dłuższe przerwy nie są już tak efektywne. 19
zdolność człowieka do skupienia uwagi podczas 60 minut 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 minuty Najlepszym przełożonym jest ten, kto ma wystarczająco dużo rozumu, żeby wybrać odpowiednich ludzi do zadań, oraz wystarczająco dużo sił, by powstrzymać się od przeszkadzania im w ich wykonaniu T. Roosevelt W obliczu codziennych czynności należy zdać sobie sprawę, że nie wszystkie zadania musimy wykonywać osobiście. Mogą nam w tym pomóc inne osoby. Wykorzystując delegowanie możesz pomóc nie tylko sobie, ale również innym. Ty zyskujesz czas na ważniejsze zadania, a u Twoich współpracowników, podwładnych, wzrasta motywacja, następuje rozwój dodatkowych umiejętności, inicjatywy, samodzielności i kompetencji. Przyczyny oporu przed delegowaniem: Wydaje nam się, ze jesteśmy niezastąpieni i nikt nie zrobi określonych zadań tak dobrze jak my Wydaje nam się, że prośba o pomoc może być oznaką słabości Wydaje nam się, że nikt nam nie pomoże Mamy poczucie winy, że przydzielamy pracę innej osobie, lub może cieszymy się pracą tak bardzo, że niechętnie oddajemy ją komuś innemu. P. Forsyth 20
Zlecając pracę należy postąpić zgodnie z sześcioma regułami delegowania. Należy nie tylko wybrać człowieka, który będzie wykonywał zlecone zadania, ale przede wszystkim przekazać mu bardzo dokładne informacje na temat tego co ma robić, dlaczego, w jaki sposób, w jakim terminie i przy wykorzystaniu jakich środków. 6 reguł delegowania: Co? Kto? Dlaczego? Jak? Kiedy? Jakimi środkami? Poziomy delegowania Podejmuj decyzje i działaj, kontaktuj się ze mną w wyjątkowych sytuacjach- ponosisz pełną odpowiedzialność za swoje działania. Decyduj i działaj, ale powiadom mnie, co zrobiłeś. Powiedz mi, co zamierzasz zrobić, zrób to- chyba, że ci zabronię. Przedstaw mi możliwe warianty działania. Wybiorę jeden z nich. Co Staraj się myśleć, ale ze wszelkimi wątpliwościami przychodź do mnie. Powiem ci, co trzeba zrobić. Zbadaj problem, wskaż na wszelkie za i przeciw. Podejmę decyzję, co należy zrobić. Działaj ściśle według instrukcji- nie myśl, tylko rób. 21
Co można delegować? Czynności rutynowe Wyszukiwanie danych Gromadzenie danych Zbieranie opinii Streszczanie długich materiałów Projekty raportów, listów, notatek Pamiętaj: Nie zlecaj wyłącznie zadań nieprzyjemnych- staraj się, aby były one zróżnicowane pod kątem stopnia trudności, łatwości, przyjemności. Nie staraj się zlecać wyłącznie takich spraw, które ktoś zrobi lepiej niż ty albo co najmniej tak samo. Czego nie powinno się delegować? Wyznaczanie celów Kontrola wyników Motywowanie pracowników Zadania o doniosłych skutkach Zadania o dużym stopniu ryzyka Sprawy poufne Zadania nagłe Wykaz literatury pomocniczej i uzupełniającej 1. Bieniok H., Zarządzanie czasem, Wyd., AE, Katowice, 1999, 2. Covey S., Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2005, 3. Czaja S., Czas w Ekonomii, Wyd. UE we Wrocławiu, Wrocław 2011. 4. Forsyth P., Efektywne zarządzanie czasem, Wyd., Helion, Gliwice, 2003 5. Johns T., Doskonałe zarządzanie czasem, Dom Wydawniczy Rebis, Poznań, 1999. 6. Kuczmera -Ludwiczyńska E., Organizacja i zarządzanie własnym czasem na naukę. Jak przygotować się do egzaminów? Wyd., SGH Warszawa 22
7. Seiwert L.J., Zarządzanie czasem bądź panem własnego czasu, Wyd., Placet, Warszawa 2005. 8. Tracy B., Brian Tracy i doskonałe zarządzanie czasem, Wyd., Onepress, Gliwice, 2008. 9. Caunt J., Bądź zorganizowany, Wyd. Helion, Gliwice, 2000. 10. Strumińska D., Zarządzanie czasem, Harvard Business Essentials, Wyd., MT Biznes, Warszawa 2006 23