Akademia Młodego Ekonomisty

Transkrypt

1 Akademia Młodego Ekonomisty Zarządzanie czasem Wojciech Głód Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach 14 marca 2011 r. 1 Organizacja pracy Czas to jedyne dobro, którego: nie da się zatrzymać (ciągle płynie) nie można przyspieszyć, ani spowolnić nie można rozmnożyć, ani wyprodukować nie można kupić nie można pożyczyć ani podarować nie można zmagazynować nie da się zaoszczędzić nie da się wykorzystać ponownie, czy odzyskać

2 Limit 168 godzin Doba ma 24 godziny na dobę, tydzień ma 168 godzin, a rok Wszyscy mamy tyle samo czasu. Jak wykorzystujemy nasze 168 godzin w ciągu tygodnia? 3 Godziny/tydzień Sen (7 godzin w ciągu nocy) 49 Spożywanie posiłków (2 godziny na dzień) 14 Ubieranie się (1 godzina dziennie) 7 Dojazd do/z miejsca do szkoły (1 godzina) 7 Zajęcia związane z zajmowaniem się domem, czas poświęcony rodzinie (2 godziny dziennie) 14 Suma 89 godzin/tydzień Szkoła Rozrywka Rozwój osobisty - hobby Czas wolny Suma 79 godzin/tydzień 4 2

3 Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu Pozytywne nastawienie Wiedza i kreatywność Umiejętność komunikowania Umiejętność planowania pracy sobie i innym Tempo pracy 5 Co przeszkadza? Odwlekanie (lenistwo, obojętność) Niezdecydowanie, opieszałość Przeciążenie informacją Postawa na nie (a szkoda gdyż Jeśli ma się nie udać to się nie uda ) 6 3

4 1. Określenie celu Zarządzanie czasem 2. Planowanie (system planowania czasu, metoda ASPEN, Książka planowania czasu, organizacja dnia, zalety planowania) 3. Podejmowanie decyzji (zasada 80/20, Analiza ABC, Zasada Eisenhowera) 7 Określenie celu 8 4

5 Przy formułowaniu celów należy trzymać się następujących zasad: muszą być one wyraźnie określone; należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań; musząbyć krótkie; muszą być realistyczne; 9 Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów: Specific (dokładny) Measurale (mierzalny) Achievale (osiągalny) Realistic (realny) Time oriented (zorientowany w czasie). 10 5

6 Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów: mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów lepiej się koncentrują przejawiają więcej zaufania do siebie efektywniej działają potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania zadań 11 Planowanie 12 6

7 Planowanie Planowanie codziennej pracy, działań średnioi długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem. 13 System planowania czasu W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania: cele długoterminowe(3 do 5 lat albo więcej) -plany wieloletnie cele średnioterminowe(1 do 3lat) - plany roczne cele krótkoterminowe(3 miesiące do 1 roku) -plany kwartalne cele bieżące(1 tydzień do 3 miesięcy) -plany miesięczne i plany tygodniowe 14 7

8 Zasady i reguły planowania czasu Reguła podstawowa (60/40) Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia (pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków: ok. 60% czynności zaplanowane ok. 20% czynności nieoczekiwane(rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować) ok. 20% na czynności spontaniczne(czas odpoczynku) 15 Zbiór zadań - plan czynności Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy. 16 8

9 Sprawy nie załatwione Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy, na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania. 17 Planowanie czasu za pomocą metody ASPEN Zastosowanie metody ASPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10-20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk. Wyróżnia się pięć etapów metody ASPEN: 18 9

10 Zestawienie zadań Ocena czasu trwania czynności Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane Ustalanie priorytetów, Kontrola realizacji zadań -przeniesienie spraw nie załatwionych 19 Organizacja dnia Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o rannych ptaszkach, śpiochach albo nocnych markach Ludzie określani przez naukowców o wczesnym rytmie szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy. Osoby o późnym rytmie dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy. Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach. Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFA

11 Krzywa Refa 21 Podejmowanie decyzji 22 11

12 ANALIZA ABC ustal priorytety Zadania A wyjątkowo ważne 15% wszystkich zadań, 65% udziału w wartości Zadania B przeciętnie ważne 20% wszystkich zadań, 20% udziału w wartości Zadania C mało ważne i nieważne 65% wszystkich zadań, 15% udziału w wartości skracać, ograniczać, skreślać 23 1 Szczyt około południa: najlepszy czas na realizację zadań typu A 2 Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C 3 Szczyt późnym popołudniem: czas na zadania typu B 24 12

13 Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania typu A. Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C. Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B. W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności. 25 Właściwe przerwy Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzyja popełnianiu błędów. Nie należy traktować przerw jak stratę czasu lecz jako możliwość odpoczynku i zregenerowania utraconej energii. Powinno się uwzględniać w swym planie dnia regularne, ale krótkie przerwy. Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera

14 Krzywa koncentracji 27 Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Przerwa powinna trwać najwyżej do 10 minut, ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma on tylko tendencję spadającą

15 Złodzieje czasu i rezerwy czasu Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia

16 KWADRAT EISENHOWERA 31 PILNE NIEPILNE WAŻNE NIEWAŻNE 32 16

17 ŻWIR = konieczność sprawy kryzysowe sprawy naglące zadania z datą realizacji i przygotowanie do nich na dziś (np.termin oddania pracy, czy wizyta u dentysty z powodu bólu zęba). 33 KAMIENIE = powiększanie zdolności to czynności, które są ważne z różnych względów, ale nie odczuwamy na co dzień presji ich wykonania - np. ćwiczenia fizyczne, kontrole stomatologiczne, czy np. nauka języka obcego (tu też warto wpisywać swoje cele, wraz z pewnym określeniem terminowym ich osiągnięcia). Dzięki temu, że są niepilne, możemy je z odpowiednim wyprzedzeniem odpowiednio zaplanować, a wpisując je do ważnych, ułatwimy sobie pamięć o nich 34 17

18 PIASEK = złuda bycia ważnym i niezastąpionym to najczęściej tzw. przeszkadzajki - mało ważne, ale często spływające maile, mało ważne telefony. Tych spraw nie unikniemy, ale dzięki pewnym technikom, możemy ograniczyć ich wpływ na nas i na nasze plany 35 WODA = pożeracze czasu zbędne codzienne zajęcia nieobowiązująca korespondencja niektóre telefony puste przyjemności, np. TV oglądana tak jak leci, plotkowanie, itp. to te wszystkie sprawy, które możemy bez żadnego problemu usunąć z dnia codziennego. Jednak z pewnymi zastrzeżeniami - w pierwszej chwili przychodzą nam tu do głowy takie czynności jak obejrzenie kolejnego odcinka serialu, zagranie w grę komputerową, czy poczytanie 36 ulubionego forum. 18

19 Organizacja pracy Macierz zarządzania czasem WAŻNE NIEWAŻNE SPRAWY I PROBLEMY, KTÓRE MUSZĄ BYĆ NATYCHMIAST ROZWIĄZANE ZADANIA O MAŁYM ZNACZENIU DŁUGOOKRESOWYM, ALE WYMAGAJACE SZYBKIEGO DZIAŁANIA PILNE SPRAWY,KTÓRE PRZYBLIŻAJĄ NAS DO CELU, CHOĆ MOŻNA JE ODŁOŻYĆ NA PÓŹNIEJ. WYMAGAJĄ CZASU I REFLEKSJI POŻERACZE CZASU, POZORNE CZYNNOŚCI I ZADANIA, KTÓRYCH REZULTAT JEST MAŁO WAŻNY I NIE WPŁYWA NA CELE DŁUGOOKRESOWE NIEPILNE 37 Organizacja pracy Czas 20% zadania najważniejsze Efekty aż 80% osiągnięć 80% sprawy drugorzędne 20 % osiągnięć 38 19

20 Podsumowanie zasady planowania czasu Grupuj podobne zadania w bloki to wzmaga koncentrację. Koncentruj się na ograniczonej liczbie zadań, nie zawsze sprawdza się powiedzenie, że jeśli chcesz robić biegle, rób równolegle. Unikaj niepotrzebnych spotkań, telefonów i i. Korzystaj ze znanych ci metod planowania czasu pracy. 39 Organizacja pracy Kontrola 5 Określanie celu 1 Realizacja i organizacja 4 Planowanie 2 Podejmowanie decyzji

21 Organizacja pracy Znajdź czas 1. Znajdź czas na pracę, to cena sukcesu. 2. Znajdź czas na myślenie, to źródło siły. 3. Znajdź czas na zabawę, to tajemnica młodości. 4. Znajdź czas na czytanie, to podstawa wiedzy. 5. Znajdź czas na uprzejmości, to brama do szczęścia. 6. Znajdź czas na marzenia, to droga do gwiazd. 7. Znajdź czas na miłość, to prawdziwa uroda życia. 8. Znajdź czas na radość, to muzyka duszy. 9. Znajdź czas na przyjemności, to nagroda za Twoją pracę. 10. Znajdź czas na planowanie, wtedy starczy Ci czasu na pozostałe dziewięć spraw. (wiersz irlandzki) 41 Twoje zasady zarządzanie czasem Złodzieje czasu warsztaty 42 21

22 warsztaty 1) Określ 8 zasad zarządzanie czasem 2) Wskaż na 5 złodziei czasu, które sprawiają Ci najwięcej problemów. Następnie zastanów się, z czego wynikają te problemy i jak możesz je rozwiązać 43 22