Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr ITMO/KAR/01/2014 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-350/14-00 w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8 osi priorytetowej Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007 2013 Projekt pn. Wdrożenie w ITM OUTSOURCING Sp. z o.o. systemu KARINA do automatyzacji procesów biznesowych związanych z outsourcingiem specjalistów IT na potrzeby projektów informatycznych" Zamawiający ITM OUTSOURCING Sp. z o.o. ul. Chmielna 85/87 00-805 Warszawa KRS 0000472942 NIP 5272698537, REGON 146825687 Zwany w dalszej części: Zamawiający Strona 1 z 7
Przygotowanie i złożenie oferty 1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym umocowanie musi być załączone do oferty. Brak takich podpisów skutkuje odrzuceniem oferty. 3. Ofertę sporządza się wyłącznie w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką biurową. 4. Każda strona oferty wraz z załącznikami musi być ponumerowana kolejnymi numerami i parafowana przez osobę podpisującą ofertę. 5. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę uprawnioną do złożenia oferty. 6. Wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów bądź kserokopii. Dokumenty przedstawione w formie oryginałów muszą być parafowane przez osobę/osoby upoważnione do złożenia oferty. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione do złożenia oferty. Postępowanie ofertowe 1. Postępowanie rozpoczyna się wręczeniem lub rozesłaniem do potencjalnych kontrahentów Zapytania Ofertowego oraz niniejszej SIWZ. 2. Potencjalny Kontrahent składa ofertę w miejscu i terminie określonym w niniejszej SIWZ i wówczas staje się Oferentem. 3. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę zgodnie z warunkami niniejszej SIWZ i zawiera umowę z Oferentem, który tę ofertę złożył. Informacje uzupełniające Realizowane usługi będą świadczone na potrzeby projektu współfinansowanego przez Unię Europejską, Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8 osi priorytetowej, Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013, umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-350/14-00 zwana dalej Umową. Strona 2 z 7
Przedmiot zapytania Oferta dotyczy zakupu oprogramowania oraz jego wdrożenia na potrzeby realizacji projektu Wdrożenie w ITM OUTSOURCING Sp. z o.o. systemu KARINA do automatyzacji procesów biznesowych związanych z outsourcingiem specjalistów IT na potrzeby projektów informatycznych". Wprowadzenie biznesowe ITM OUTSOURCING Sp. z o.o. nie posiada dedykowanego, centralnego systemu służącego do obsługi klientów w zakresie outsourcingu specjalistów IT na potrzeby projektów informatycznych. System ten zostanie wdrożony na etapie realizacji projektu oraz zostanie udostępniony Partnerom biznesowym wskazanym w projekcie. W chwili obecnej, bez systemu informatycznego, pracownicy Zamawiającego są w stanie wykonywać tylko niewielką część zadań, które stanowią zakres rozwiązania. W tym celu stosowany jest zestaw niepowiązanych ze sobą narzędzi, takich jak: poczta e-mail, dokumenty Word, Excel, MS Project i dokumenty papierowe. Ponadto Zamawiający posiada wewnętrzny system do fakturowania (wystawiania faktur VAT), lecz w żaden sposób niepowiązany z innymi procesami, które mogłyby być automatyzowane poprzez działanie nowego, pełnego systemu. ITM OUTSOURCING Sp. z o.o. nie posiada zasobów ludzkich potrzebnych do zaprojektowania i wdrożenia rozwiązania. W tym celu Zamawiający zamierza kupić od firmy zewnętrznej (dostawcy) zaprojektowane rozwiązanie. Dzięki temu wyeliminowany zostanie problem braku zasobów ludzkich nieposiadających odpowiednich kompetencji do budowy tego typu rozwiązania. Opis systemu Celem systemu KARINA jest automatyzacja procesów biznesowych związanych z outsourcingiem specjalistów IT na potrzeby projektów informatycznych. Zamawiający w chwili obecnej nie posiada systemu informatycznego wspierającego współpracę z kontrahentami we wspomnianym zakresie usług. System będzie automatyzował działanie następujących procesów biznesowych: 1. Wyszukiwanie obecnie Partnerzy proszą pracowników Zamawiającego o wskazanie, którzy specjaliści IT mogą zrealizować dany projekt informatyczny w danym czasie. Biorąc pod uwagę fakt, iż zmiennych mających wpływ na rekomendację specjalistów jest wiele (m.in. doświadczenie, dostępność, cena), proces ten realizowany w sposób manualny jest pracochłonny, a zarazem kosztowny. Stan pożądany to taki, w którym Partner będzie mógł wyszukać specjalistów IT według uznanych przez niego kryteriów w centralnej bazie Zamawiającego. 2. Negocjowanie pracownicy ITM OUTSOURCING dopiero po przedstawieniu konkretnych specjalistów IT mogą liczyć na informację zwrotną od Partnera. Proces ten jest czasochłonny, gdy Partner potrzebuje czasu do przeanalizowania oferty. Stan pożądany to taki, w którym Partner z góry może określić wartości brzegowe, do których Zamawiający będzie musiał się dostosować. Stan docelowy opisywanego procesu to taki, który oznacza wygenerowane w systemie warunki, na podstawie których następnie będzie mogła być zawarta umowa ramowa wraz z uzgodnionymi stawkami dla danego profilu specjalisty IT, np. administratora baz danych z 3 letnim doświadczeniem w produktach firmy Oracle. 3. Zamawianie wielokrotnie pracownicy Zamawiającego otrzymują od Partnerów zamówienia w sposób nieskoordynowany w formie emaili czy telefonów. Prowadzi to do późniejszych nieporozumień przez brak centralnej informacji na temat parametrów konkretnego zamówienia. Partnerzy jednocześnie wnioskują o możliwość składania elektronicznych zamówień (z ang. PO Purchase Orders) bezpośrednio z ich systemów informatycznych (np. z systemów ERP). Stan pożądany to taki, w którym Partnerzy na podstawie wyniku procesu negocjacji będą mogli złożyć zamówienie w swoim systemie umożliwiając jego automatyczną Strona 3 z 7
rejestrację w systemie B2B Zamawiającego. Wprowadzenie takiego stanu rzeczy pozwoli skrócić czas: od negocjacji do bezpośredniego rozpoczęcia świadczenia usług przez ITM OUTSOURCING na rzecz jego Partnerów. 4. Rozliczanie na koniec każdego miesiąca Zamawiający jest zobowiązany raportować swoim Partnerom czas pracy specjalistów IT pracujących na rzecz danego Partnera. Partner z kolei musi zatwierdzić godziny, które stanowią podstawę do wystawienia faktury. W efekcie faktury są dostarczane czasem nawet 10 dni później niż było to zakładane. Tym samym wpływa to negatywnie na płynność Zamawiającego. Stan pożądany to taki, w którym Partner na bieżąco ma dostęp do informacji o przepracowanych przez specjalistę IT godzinach, a tym samym zna wartości oczekiwanej faktury. Na koniec danego miesiąca system Zamawiającego generować będzie elektroniczne rozliczenie dla Partnera stanowiące podstawę do wystawienia faktury. 5. Fakturowanie aktualnie ITM OUTSOURCING przesyła tradycyjną pocztą papierowe faktury. Metoda ta jest nieefektywna czasowo oraz finansowo doprowadzając do opóźnień w płatnościach oraz obniżając płynność firmy. Stan pożądany to taki, w którym faktura elektroniczna jest generowana przez system automatycznie na podstawie rozliczenia i przesyłana za jego pośrednictwem w formie podpisanego cyfrowo dokumentu bezpośrednio do Partnera. System KARINA będzie posiadał architekturą trójwarstwową i będzie hostowany w chmurze. Tym samym warstwa aplikacyjna będzie otwarta na kolejnych, nowych Partnerów biznesowych ITM OUTSOURCING bez konieczności tworzenia specjalnych kosztownych zabezpieczeń. Ostateczny wybór technologii niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu nastąpi po rozpoczęciu realizacji projektu, po uwzględnieniu efektywności poszczególnych technologii, kosztów zakupu oraz procedur związanych z zapytaniami ofertowymi i wyborem najkorzystniejszej oferty. Do stworzenia rozwiązania możliwe jest wykorzystanie następujących przykładowych technologii: Microsoft SQL Server 2012 system zarządzania bazą danych, wspierany i rozpowszechniany przez Microsoft. Produkt ten może zostać wybrany ze względu na bardzo wysoką wydajność oraz doskonały stosunek jakości do ceny. Silnik bazodanowy jest każdorazowo niezbędny przy tego typu budowanych rozwiązaniach informatycznych, a licencja na ten produkt Microsoft jest uznanym standardem rynkowym. Został wielokrotnie sprawdzony przez czołowe firmy z kluczowych branż. Stanowi wiarygodny i wydajny mechanizm do przechowywania i zarządzania danymi. EDIFACT jest międzynarodową normą dotyczącą elektronicznej wymiany danych, opracowaną w ramach ONZ. Ten standard wymiany danych może zostać wybrany jako protokół wymiany informacji z Partnerami. Powyższe komponenty po przeprowadzeniu odpowiednich prac programistycznych i wdrożeniowych stworzą spójny system do wyszukiwania specjalistów (pracowników bądź kontraktorów) IT oraz negocjowania i zamawiania wynegocjowanych kadr za określone stawki i czas pracy. W szczególności pozwolą na spełnienie kilku kluczowych czynników decydujących o innowacyjności rozwiązania i dających wymierne korzyści: Skalowalność dzięki temu, że rozwiązanie zostanie przygotowane w formie aplikacji webowej możliwe będzie uzyskanie wysokiej skalowalności rozwiązania polegającej na obniżeniu lub nawet wyeliminowaniu dodatkowej pracy potrzebnej na przyłączanie ewentualnych kolejnych klientów (Partnerów) do systemu. Dostępność dzięki zastosowaniu wysoce skalowalnych produktów, które posiadają wewnętrzne mechanizmy gwarantujące wysoką dostępność, całe rozwiązanie będzie Strona 4 z 7
charakteryzowało się wysoką dostępnością i odpornością na usterki. W szczególności krytyczne jest wykorzystanie mechanizmów replikacji dostępnych w produkcie Microsoft SQL Server 2012. Otwartość dzięki zastosowaniu standardu EDIFACT rozwiązanie będzie wysoce otwarte na rozwój w przyszłości, umożliwiając przyłączenie kolejnych klientów, a także ewentualnych ich systemów przy wykorzystaniu również innych technologii niż te zaproponowane w tej fazie projektu. Pozwoli to na bardziej dynamiczny rozwój rozwiązania oraz umożliwi bezpośrednią współpracę z pełną gamą systemów i aplikacji, jakimi mogą dysponować potencjalnie przyszli klienci. Wdrożenie systemu KARINA pozwoli na zastosowanie następujących rozwiązań informatycznych: 1. Wymiana plików cyfrowych EDIFACT oraz formatu XAdES (ang. XML Advanced Electronic Signatures) oparta o certyfikat klucza publicznego X.509. 2. Interakcja pracowników Partnera i Zamawiającego poprzez system informatyczny przy wykorzystaniu interfejsu www. Zakres Projekt realizowany będzie w 4 etapach od 01.10.2014 do 30.09.2015. Każdy z etapów będzie trwać 3 miesiące: Etap 1. Wdrożenie pierwszego modułu systemu B2B: Modułu Wyszukiwania (01.10.2014 31.12.2014) Na początku tego etapu opracowana zostanie dokumentacja związana z postępowaniem ofertowym na wykonanie systemu informatycznego B2B o nazwie KARINA, a także przeprowadzona zostanie cała procedura wyboru wykonawcy informatycznego, zgodnie z zasadą konkurencyjności. Do potencjalnych dostawców zostanie wysłane zapytanie ofertowe, a następnie, po otrzymaniu ofert na wykonanie systemu, zostanie przeprowadzona ocena i wybór najkorzystniejszej oferty. W ramach pierwszych prac informatycznych powstanie Moduł Wyszukiwania. Moduł ten umożliwiać będzie wyszukiwanie specjalistów IT na podstawie szerokiego zakresu informacji o kompetencjach, doświadczeniu, dostępności i cenach. Kluczową funkcjonalnością Modułu będzie prezentowanie wyników zgodnie z dokładnością dla zadanych kryteriów. Możliwe będzie wyszukiwanie pracowników lub kontraktorów (osoby rozliczające się na podstawie faktur najczęściej jednoosobowe działalności gospodarcze), którzy dobrze lub bardzo dobrze spełniają postawione oczekiwania (np. czas dostępności, doświadczenie itp.) i prezentować wyniki od najtrafniejszych do najmniej trafnych. Zakup Modułu Wyszukiwania Etap 2. Wdrożenie drugiego i trzeciego modułu systemu B2B: Modułu Negocjowania i Zamawiania (01.01.2015 31.03.2015) W etapie tym stworzone zostaną dwa moduły: Moduł Negocjowania i Moduł Zamawiania. Poprzez Moduł Negocjowania kontrahenci mogą odnieść się do propozycji znalezionych za pomocą Modułu Wyszukiwania i podjąć negocjacje. Również pracownicy Zamawiającego będą mogli w ramach odpowiadania na ofertę modyfikować warunki związane z odpowiedzią na ofertę (dostosować terminy, marżę, itp.) wszystko odbywać się będzie za pośrednictwem systemu. Ostatecznym efektem negocjacji będzie oferowana automatycznie przez dany moduł umowa Strona 5 z 7
ramowa. Zawierać będzie kluczowe dane takie jak czas trwania, warunki finansowe, informacje o specjalistach wybranych do realizacji zadań. Wynik pracy Modułu Negocjowania powinien być podstawą do dalszej pracy Modułu Zamawiania. Podstawową rolą tego drugiego jest stworzenie zamówienia w systemie B2B, które będzie dostosowane do systemów księgowych (ERP) posiadanych przez Partnerów. Zakup Modułu Negocjowania Zakup Modułu Zamawiania Etap 3. Wdrożenie czwartego i piątego modułu systemu B2B: Modułu Rozliczania i Fakturowania (01.04.2015 30.06.2015) W etapie 3 zaplanowano stworzenie dwóch modułów: Modułu Rozliczania i Modułu Fakturowania. Moduł Rozliczania odpowiedzialny będzie za monitorowanie czasu pracy, jaki wybrani za pośrednictwem systemu pracownicy/kontraktorzy będą wykazywać na rzecz kontrahentów. Kluczową funkcjonalnością modułu będzie raportowanie czasu pracy oraz budowanie zestawień w oparciu o zgromadzone dane. Dzięki temu modułowi Partnerzy będą mogli stale monitorować czas pracy poszczególnych specjalistów i na tej podstawie dowiedzieć się jakiej wysokości faktury za wykonaną pracę mogą się spodziewać. Natomiast Moduł Fakturowania bazując na danych zgromadzonych przez Moduł Rozliczania będzie mógł wystawiać automatycznie faktury stanowiące zarówno podstawę dla systemu księgowego wykorzystywanego przez Zamawiającego, jak i dla systemów księgowych Partnerów. Zakup Modułu Rozliczania Zakup Modułu Fakturowania Etap 4. Wdrożenie ostatniego modułu systemu B2B: Modułu Testów Kompetencji (01.07.2015 30.09.2015) Etap 4 zawiera prace związane ze stworzeniem Modułu Testów Kompetencji. Moduł pozwoli na zdalną weryfikację specjalistów IT przez Partnerów, zanim zdecydują się na podjęcie współpracy. Za pośrednictwem tego modułu Partnerzy będą mogli wyznaczyć kompetencje jako kryteria, według których będą chcieli sprawdzić kandydatów, a następnie poprzez dedykowaną aplikację www systemu, specjaliści będą odpowiadać na przygotowane pytania, które zweryfikują wiedzę we wskazanych obszarach. Zakup Modułu Testów Kompetencji Strona 6 z 7
Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami wyboru: a. cena ryczałtowa 90% b. ilość lat gwarancji 5% c. ilość lat doświadczenia w realizacji projektów integracyjnych 5% Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Miejsce i termin składania ofert: Oferty należy składać w zamkniętych kopertach. Koperta powinna być oznaczona nazwą (firma) i adresem Oferenta. Kopertę należy dostarczyć do rąk własnych Zamawiającego lub pocztą na adres Zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do 29 października 2014. Przed upływem terminu składania ofert, Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak jak oferta i zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA. Oferent może zwracać się do zamawiającego o wyjaśnienie lub doprecyzowanie treści SIWZ. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynęła po terminie składania ofert. Termin ważności ofert: 31.12.2014 r. Do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami upoważniony jest wyłącznie pan Dawid Łaziński nr tel. 509 772 181. Oferty zostaną ocenione i rozpatrzone do dnia 31 października 2014. O odrzuceniu ofert Zamawiający niezwłocznie powiadomi wszystkich Oferentów, których to dotyczy... Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Zamawiającego Strona 7 z 7