System Obsługi Firmy Ewidencja Instrukcja Obsługi Wersja 0.86 Autor: Mirosław Erich http://programynazamowienie.eu - 2009 - Instrukcja Obsługi SOF Ewidencja Mirosław Erich http://programynazamowienie.eu Strona - 1 -
Spis treści Rozpoczęcie pracy...3 Zestawy...4 Wprowadzanie zestawu...4 Elementy zestawu...6 Element Zestawu...7 Typ Elementu...8 Parametry sieciowe...9 Dokumenty Zewnętrzne dla zestawu...10 Serwis...11 Przyjecie Środka Trwałego...13 Likwidacja środka...14 Przeszacowanie...15 Elementy...15 Magazyn...16 Zamówienia...17 Zamówienie...18 Wydania...19 Wydanie...20 Zestawienia księgowe...21 Pomieszczenia wykaz inwentarza...22 Spis z natury...22 Procedura wykonania spisu z natury:...23 Tworzenie Raportów Spisowych....24 Przyciski graficzne...25 Instrukcja Obsługi SOF Ewidencja Mirosław Erich http://programynazamowienie.eu Strona - 2 -
Rozpoczęcie pracy W celu dostępu do systemu należy się zalogować (uwierzytelnić) poprzez podanie nazwy użytkownika, hasła i naciśnięcia przycisku Zatwierdź. Po prawidłowym zalogowaniu ukaże się Formularz Główny programu. W zależności od grupy uprawnień do której należeć będzie dany użytkownik systemu, uzyska on dostęp do wyznaczonych formularzy (funkcji) programu. Strona - 3 -
Zestawy Z poziomu formularza głównego poprzez przycisk Zestawy uzyskuje się dostęp do listy zestawów wprowadzonych do systemów. Lista zestawów zawiera informację o: numerze zestawu, nazwie, lokalizacji, numerze inwentarzowym. Przy pomocy przycisków graficznych można tworzyć nowe zestawy lub edytować istniejące. Wszelkie dodatkowe czynności na zestawach są wykonywane przez przyciski w dolnej części formularza. Po prawej stronie formularza znajdują się przyciski ułatwiające przeglądanie listy zestawów. Wprowadzanie zestawu W podformularzu Zestaw wypełniamy wszystkie pola z nad kreski oddzielającej, tzn.: - opis zestawu - nr inwentarzowy sugerowany kolejny z danej grupy inwentarzowej - opcjonalnie okres przeglądów w przypadku sprzętu, który powinien posiadać okresowy przegląd (w formularzu Zestawy filtr bez przeglądu) Strona - 4 -
- jednostkę organizacyjną firmy (filię, oddział) oraz pomieszczenie W przypadku braku wymaganych pozycji na listach rozwijanych, należy dodać nową naciskając przycisk graficzny Nowy. Wprowadzenia dokonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Wprowadź. Strona - 5 -
Elementy zestawu Po zatwierdzeniu danych ogólnych o zestawie, można przystąpić do wprowadzania informacji o Elementach zestawu (dane pod kreską oddzielającą). Wprowadzanie elementów do zestawu polega na przypisywaniu elementu wybranego z listy Elementów Dostępnych do listy Elementów Zestawu, z uzupełnieniem dodatkowych informacji związanych z danych elementem w danym zestawie. Te dodatkowe informacje wiążące, to: - data produkcji - nr seryjny - data zakupu - cena zakupu (automatyczna aktualizacji ceny danego elementu) - okres gwarancji - dokumenty zewnętrzne (zeskanowane faktury, sterowniki i inne pliki binarne) Wszelkie operacje na Elementach Zestawu dokonuje się za pomocą przycisków graficznych (Dodaj, Usuń, Zatwierdź) W przypadku braku elementu na liście Elementów Dostępnych należy przycisku Nowy, celem wprowadzenia nowego elementu. Po prawej stronie listy Elementów Dostępnych znajduje się lista rozwijająca umożliwiająca filtrowanie wybranego Typu elementów. Dla elementów zestawu można wydrukować identyfikatory, niezbędne przy spisie z natury z wykorzystaniem przenośnego kolektora danych. Znacznik Ulepszenie informuje system o powiększeniu wartości początkowej zestawu i wartość danego elementu Znacznik Serwis informuje system o usunięciu wadliwego elementu z zestawu lub dodaniu nowego elementu do zestawu (odpowiednie wpisy serwisowe dla zestawu). Strona - 6 -
Element Zestawu Element charakteryzuje się: - grupą (typem) do której należy, - modelem (nazwą własną), - nazwą producenta Nowy element wprowadza się w formularzu Element. Należy wypełnić pola z nad kreski oddzielającej i potwierdzić wpis przyciskiem Wprowadź. W przypadku braku danego Producenta, czy Typu należy użyć przycisku graficznego Nowy. Po wprowadzeniu informacji głównych o Elemencie można przystąpić do wprowadzania Cech dla danego elementu. Wprowadzanie Cech dla elementu polega na przypisywaniu cech z listy Cech Dostępnych do listy Cech Przypisanych wraz z podaniem Wartości Cechy. Strona - 7 -
Listę Dostępnych Cech można zawęzić do cech tylko przypisanych do danego typu przycisk Cechy domyślne dla typu elementu. Typ Elementu Typ łączy elementy w grupy, np.: krzesło, stolik, szafa należą do typu meble. Nowy Typ wprowadza się w formularzu Typ poprzez wprowadzenie nazwy typu i ewentualnie odpowiednich znaczników dane nad kreską oddzielającą. Wprowadzenia dokonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Wprowadź. Znaczniki charakteryzujące dany Typ, to: - eksploatacyjny (typy dostępne z poziomu wydań elementów eksploatacyjnych, np.: tonery) - oprogramowanie (typy widoczne na Karcie Oprogramowania) - samodzielny (Identyfikatory pełne zawierające kod kreskowy, nr inwentarzowy, nazwę. Typ występujący w spisach inwentarzowych i zestawieniach inwentarzowych np.: Kserokopiarki) Strona - 8 -
- koszty Po wprowadzeniu podstawowych informacji o Typie, możliwe jest przypisanie Cech Domyślnych dla danego typu Przypisanie Cech Domyślnych polega na dodaniu wybranych cech z listy Dostępnych Cech do listy Cech Przypisanych. Operacji dodaj lub usuń dokonuje się za pomocą przycisków graficznych Dodaj, Usuń. Parametry sieciowe Formularz Sieć dostępnym po naciśnięciu przycisku Parametry Sieciowe z formularza Zestawy. W celu przypisania nowych parametrów dla zestawu, należy wypełnić nazwę sieciową urządzenia, adres IP w wersji 4, adres sprzętowy MAC i nacisnąć przycisk graficzny Dodaj. Usunięcie danych parametrów z listy dokonuje się przez oznaczenie na liście i naciśnięcie przycisku graficznego usuń. Strona - 9 -
Dokumenty Zewnętrzne dla zestawu Formularz Dokumenty dostępny po naciśnięciu przycisku Dokumenty z formularza Zestawy. W górnej części formularza na liście Dostępne Dokumenty znajdują się wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu. Wprowadzenie nowego dokumentu do systemu polega na podaniu nazwy wprowadzanego dokumentu, wskazania ścieżki dostępu do pliku będącego dokumentem i naciśnięcia przycisku graficznego Dodaj. Otworzenie dokumentu (pliku) z bazy polega na wskazaniu dokumentu z listy i naciśnięciu przycisku Dokumenty na dysk. Dokument zostanie zapisany do pliku wskazanego w ścieżce dostępu. Dany dokument występujący na liście Dokumentów Zewnętrznych można przypisać do zestawu poprzez wybranie go z listy i naciśnięcie przycisku graficznego Dodaj znajdującego się obok listy Dokumentów przypisanych do zestawu. Strona - 10 -
Uwaga. Dokumentem (plikiem) może być każdy plik dostępny na dysku stacji roboczej, np.: plik.pdf,.zip,.iso, itp. Serwis Formularz Serwis dostępny po naciśnięciu przycisku Serwis z formularza Zestawy. Wszelkie operacje serwisowe można odnotowywać dla danego zestawu z podaniem czasu wystąpienia czynności serwisowej, typu (klasyfikacji) czynności, opisu czynności. Kolejny wpis serwisowy uzyskuje się poprzez uzupełnieni wymaganych informacji i naciśnięciu przycisku graficznego Dodaj. Dodatkowo do danego zdarzenia serwisowego można przypisać cechę serwisową z podaniem wartości, np.: stan licznika o wartości 2345. Strona - 11 -
Typy czynności serwisowych: ID_typ_serw nazwa_typ_serw ----------- -------------------------------------------------- 1 Inicjacja przeglądu okresowy 2 Dodanie nowego podzespołu 3 Usunięcie uszkodzonego podzespołu 4 Wymiana materiału eksploatacyjnego 5 Przegląd okresowy 6 Czyszczenie 7 Wymiana uszkodzonego podzespołu 8 Wymiana sprawnego podzespołu Pozycje o ID_typ_serw równe 1, 2, 3, 4 są wpisami automatycznymi. Pozycja 1 występuje w przypadku ustawienia przeglądów okresowych dla zestawu. Pozycje 2 i 3 występują w przypadku dodawania lub usuwania serwisowego (znacznik serwis) elementów do/z zestawu. Strona - 12 -
Przyjecie Środka Trwałego Dany Zestaw może być przyjęty na stan jako środek trwały. Z poziomu formularza Zestawy poprzez przycisk Przyjęcie ST można uzyskać dostęp do formularza Przyjęcie ST. W przypadku braku takiego przyjęcia dla danego zestawu, formularz otwiera się w trybie wprowadzania nowych danych. W celu przyjęcia Środka Trwałego na stan, należy wypełnić dane dotyczące nabycia zestawu: - data zakupu - cena zakupu zestawu - koszty zakupu zestawu - dostawcę - nr i datę dokumentu dostawy - datę przyjęcia na stan - symbol Klasyfikacji Środków Trwałych - stopę procentową umorzenia,a następnie potwierdzić przyciskiem Wprowadź. Nowemu przyjęciu zostanie nadany unikatowy numer w skali roku i będzie można wydrukować Kartę OT. Strona - 13 -
Likwidacja środka. Z poziomu formularza Zestawy poprzez przycisk Likwidacja można uzyskać dostęp do formularza Likwidacja. W przypadku gdy dany zestaw nie posiada statusu zlikwidowanego formularz otwiera się w trybie wprowadzania nowych danych. W celu zlikwidowania Środka, należy wypełnić dane dotyczące likwidacji zestawu: - rodzaj likwidacji (środek trwały/przedmiot nietrwały) - data likwidacji - orzeczenie komisji,a następnie potwierdzić przyciskiem Wprowadź. Nowej likwidacji zostanie nadany unikatowy numer w skali roku i będzie można wydrukować Kartę LT. Strona - 14 -
Przeszacowanie W przypadku gdy środek trwały podlega przeszacowaniu, należy wymagane dane wypełnić w formularzu Przeszacowanie. W formularzu należy podać datę wystąpienia przeszacowania oraz wartość przeszacowania. Dane wprowadzamy przyciskiem graficznym Dodaj. Elementy Z poziomu formularza głównego można uzyskać dostęp do formularza Elementy. Strona - 15 -
Formularz ten ukazuje powiązanie pomiędzy elementami ogólnymi, a zestawami z którymi są one powiązane. Każde powiązanie posiada unikatowy numer występujący m.in. na naklejce z kodem kreskowym. Powiązanie to posiada również informacje o: - dacie zakupu, - dacie produkcji, - numerze seryjnym/ numerze licencji, - okresie gwarancji - ceny zakupu - przypisanym dokumencie zewnętrznym. Po wyborze danego wiersza i naciśnięciu przycisku Zestaw, otrzymuje się dostęp do formularza Zestaw w trybie edycji/podglądu szczegółowych danych. Z prawej strony formularza znajdują się zdefiniowane filtry służące do filtrowania zawartości listy głównej. Magazyn Magazyn jest formularzem ukazującym zestawienie elementów ogólnych wraz z ich ilością i ceną jednostkową. Ilość jest parametrem obrazującym użycie danego elementu w zestawie lub wydanie Elementu Eksploatacyjnego (dekrementacja wartości) oraz zrealizowanie Zamówienia zawierającego dany Element (inkrementacja wartości). Strona - 16 -
Realizacja Zamówienia polega na wprowadzeniu kodu kreskowego z Zamówienia do pola Nr zamówienia z kodu w formularzu Zestaw. Cena jednostkowa jest aktualizowana z poziomu edycji danego Elementu lub automatycznie przy przypisywaniu danego Elementu do Zestawu z nową ceną. Zamówienia Formularz Zamówienia ukazuje listę Zamówień (zapotrzebowania zakupu) danych Elementów (materiałów, urządzeń, licencji, itp.) Z poziomu tego formularza można wydrukować dane Zamówienie oraz przeglądać status realizacji zamówień. Strona - 17 -
Zamówienie W podformularzu Zamówienie tworzy się lub edytuje dane zamówienie. W celu stworzenia nowego Zamówienia, należy w pierwszej kolejności wypełnić pola nad kreską oddzielającą, tzn.: datę utworzenia i uzasadnienie potrzeby zakupu. Dane o Zamówieniu potwierdza się przyciskiem Wprowadź. Kolejnym etapem jest przypisywanie Elementów Dostępnych do Zamówienia z podaniem ich ilości. W przypadku gdy cena jednostkowa danego Elementu różni się od rynkowej, należy ją zmienić w trybie edycji dla danego Elementu. Listę Dostępnych Elementów można filtrować poprzez wybranie Typu do jakiego dany Element należy. Wartość sumaryczna dla Zamówienia jest wyliczana automatycznie. Strona - 18 -
Wydania Formularz Wydania ukazuje listę wydań elementów eksploatacyjnych dla danego pomieszczenia (Osoby odpowiedzialnej). Z poziomu tego formularza można wydrukować dane Wydanie. Wydruk Wydania powoduje automatyczny wpis serwisowy o identyfikatorze = 4 (Wymiana materiału eksploatacyjnego). Strona - 19 -
Wydanie W podformularzu Wydanie tworzy się lub edytuje dane wydanie. W celu stworzenia Wydania należy w pierwszej kolejności uzupełnić dane nad kreską oddzielającą, tzn.: Jednostkę i pomieszczenie, której wydaje się elementy eksploatacyjne. Dane o Wydaniu potwierdza się przyciskiem Wprowadź. Elementy Eksploatacyjne przypisuje się do Wydania z zaznaczeniem Zestawu (urządzenia) dla którego przeznaczony jest Element i podania ilości wydania danego Elementu. Strona - 20 -
Zestawienia księgowe Zestawienia księgowe dostępne z formularza głównego pod przyciskiem Zestawienia. Zestawienia księgowe są raportami z podziałem na grupy inwentarzowe zawierające w postaci chronologicznej wiersze z kolejnym numerem, o danych: Strona - 21 -
Pomieszczenia wykaz inwentarza Formularz Wykaz inwentarza dostępny z poziomu formularza głównego pod przyciskiem Pomieszczenia umożliwia wydruk kart Spisu Inwentarza dla wybranych pomieszczeń (osoby odpowiedzialnej). Spis z natury Formularz Spis z Natury dostępny z poziomu formularza głównego pod przyciskiem Spis. Strona - 22 -
Z poziomu formularza Spis z Natury przeprowadza się procedurę spisu inwentarza z natury za pomocą przenośnego czytnika kodów kreskowych (kolektora danych). Procedura wykonania spisu z natury: 1. Wydruku kodów kreskowych pomieszczeń (osób odpowiedzialnych) w przypadku braku w pomieszczeniach Wykazu Inwentarza przycisk Pomieszczenia. 2. Spisanie inwentarza za pomocą kolektora danych w kolejności: a. kod pomieszczenia b. kolejno kody inwentarza danego pomieszczenia c. wyjście ze spisu dla danego pomieszczenia d. powtórzenie kroku z podpunktu a. 3. Podłączenie kolektora danych do komputera z programem SOF Ewidencja i przygotowanie kolektora danych do Upload u danych. 4. Naciśnięcie przycisku Połącz i uruchomienie Upload u. 5. Po zakończeniu wysyłania danych przez kolektor danych, należy dane zapisać do bazy systemu SOF przycisk Zapisz. Po zapisaniu danych ze spisu do bazy, można te dane odczytać a następnie przedstawić w postaci raportów spisowych. Uwaga. Jeżeli istnieje potrzeba uzupełnienia spisu, można to zrobić na dwa sposoby: - utworzyć nowe dane w kolektorze danych, a następnie dodać je już istniejących poprzez przycisk Dołącz. - uzupełnić dane w kolektorze danych, a następnie utworzyć nowe dane poprzez przycisk Zapisz Uwaga. Wszelkie zduplikowane dane zostaną usunięte podczas zapisu do bazy systemu SOF. Strona - 23 -
Tworzenie Raportów Spisowych. - oznaczenie Zestawienia: opisowe - naciśniecie przycisku Drukuj - oznaczenie Zestawienia: różnicowe - naciśnięcie przycisku Drukuj Strona - 24 -
Przyciski graficzne Nowy ustawiony przeważnie obok listy/listy rozwijanej umożliwia dodanie nowego wpisu. Edycja - ustawiony przeważnie obok przycisku Nowy umożliwia edycję danej pozycji z listy/listy rozwijanej. Dodaj umożliwia dodanie nowych informacji do listy obok której się znajduje. Usuń umożliwia usunięcie danej pozycji z listy obok której się znajduje. Zatwierdź umożliwia zatwierdzenie zmienionych informacji dla wybranej pozycji z listy obok której się znajduje lub grupy pól z danymi które obejmuje. Prześlij użycie tego przycisku umożliwia przesłanie danych do formularza nadrzędnego. Drukuj umożliwia wydruk danego raportu którego przycisk dotyczy. Strona - 25 -