Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji informacyjno-uzgodnieniowej dla konsultantów krajowych i konsultantów wojewódzkich reprezentujących dziedziny medycyny objęte wsparciem w ramach Działania 2.3 PO KL, tj. kardiologii, onkologii, medycyny pracy, medycyny ratunkowej. W skład zamówienia wchodzi: 1) Zapewnienie sali konferencyjnej; 2) Zapewnienie obsługi cateringowej; 3) Wykonanie imiennych identyfikatorów dla uczestników. Termin: Konferencja jednodniowa w IV kwartale 2010 roku. Termin realizacji zamówienia 30 listopada 2010 r. Liczba uczestników: 162 osoby*/ Lokalizacja: centrum konferencyjne lub hotel (o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowy lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowany w Centrum Warszawy do 3 km od Dworca Centralnego, z bezpośrednim dojazdem komunikacją miejską. Ad. 1 Zapewnienie sali konferencyjnej. Liczba miejsc na sali: 162 1
Kryteria dotyczące sali konferencyjnej: 1) Powierzchnia sali nie mniej niż 150 m 2, w kształcie kwadratu lub prostokąta; mieszcząca 162 osoby 2) Miejsca siedzące dla każdego uczestnika powinny być ustawione w układzie teatralnym. Krzesła konferencyjne powinny mieć miękkie oparcie i siedzisko oraz dołączony pulpit, umożliwiający wykonywanie notatek przez uczestników konferencji; 3) Cztery miejsca siedzące przy stole prezydialnym dla prelegentów - każde miejsce wyposażone w mikrofon oraz krzesło odpowiednie dla stołu prezydialnego; 4) Możliwość podłączenia laptopa na stole konferencyjnym do przeprowadzenia prezentacji (z okablowaniem); 5) Bezprzewodowy Internet; 6) Brak filarów ograniczających widoczność w sali; 7) Zaplecze sanitarne; 8) Wyposażenie sali na konferencję w niezbędny sprzęt tj.: - projektor multimedialny 1szt., - laptop 1 szt., - ekran przenośny lub ścienny 1szt., - mikrofon bezprzewodowy 2 szt., - nagłośnienie, - klimatyzacja, - krzesła konferencyjne wyściełane - 158 szt. - stół prezydialny o długości ok. 5 m dla prelegentów- 1 szt., - kosz na śmieci 4 szt. Inne: serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania). Godziny wynajęcia sali: 9.00 17.00 Ad. 2 Zapewnienie obsługi cateringowej. Bufet powitalny: (w formie szwedzkiego stołu) kanapki typu tartinki donoszone w razie potrzeby (na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), przekąski typu koreczki (z wędlinami, rybami, serami, warzywami, owocami), słodkie bułeczki, 3 rodzaje ciast, owoce krojone: mango, melon, arbuz, pomarańcze oraz winogrona, 2
świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, Całodzienny serwis kawowy: świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna (uzupełniane w razie potrzeby), 5 rodzajów kruchych ciasteczek lub ciast (uzupełnianych w razie potrzeby), woda mineralna gazowana i niegazowana (uzupełniana w razie potrzeby), Obiad zasiadany: (w formie szwedzkiego stołu) 2 rodzaje zup do wyboru, 3 drugie dania do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, 3 rodzaje surówek, w tym z warzyw gotowanych na parze, 4 rodzaje przekąsek, bufet sałatkowy (min. 5 rodzajów), 3 rodzaje ciast, owoce krojone: mango, melon, arbuz, pomarańcze oraz winogrona, deser w pucharku, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, 3
Ponadto: 1) Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych; 2) Napoje zimne serwowane będą w szklankach; 3) Do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe; 4) Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana; 5) Przygotowane zostaną stoły koktajlowe (minimum 12 sztuk) wraz z nakryciem (skirtingi); 6) Stoły obiadowe zostaną nakryte krótkimi obrusami wraz ze skirtingami; 7) Użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone; 8) W sali konferencyjnej zapewniona zostanie woda mineralna w zakręcanych butelkach 0,33 l (gazowana i niegazowana, donoszona w razie potrzeby); 9) Zapewniona zostanie dekoracja florystyczna na stołach obiadowych, stolikach koktajlowych oraz sali konferencyjnej; 10) Wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane; 11) Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi. Użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Ad. 3 Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów, osób prowadzących konferencję oraz uczestników. a) format: 57 x 90 mm; b) materiał: tworzywo sztuczne; c) sposób zapięcia: metalowy klips z małą agrafką; d) wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: kolorowy. Na wkładce imiennej do identyfikatorów należy umieścić: logotyp Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, flagę Unii Europejskiej wraz ze słownym odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, imię i nazwisko uczestnika/prowadzącego/prelegenta wraz ze stanowiskiem służbowym, napis: konferencja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 4
Wkładki imienne do identyfikatorów powinny być przygotowane w oparciu o Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r. Na 7 dni kalendarzowych przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji pełen jadłospis. Zamawiający w terminie 2 dni roboczych dokona akceptacji jadłospisu lub zgłosi uwagi. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić wszystkie uwagi i przekazać jadłospis do ponownej akceptacji w ciągu 1 dnia kalendarzowego. */ W spotkaniu będą uczestniczyć 162 osoby. W przypadku uczestnictwa w spotkaniu mniej niż 162 osób, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone koszt wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę. Na 5 dni kalendarzowych przed terminem spotkania Zamawiający przedstawi Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników oraz wzór wkładki do identyfikatorów wraz z podaniem informacji niezbędnych do ich wykonania. 5