Załącznik do zarządzenia Nr 167/ZP/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 12 lutego 2018 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Regulamin wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Zamówień Publicznych z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami; 2) zadania Wydziału Zamówień Publicznych ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania; 3) zasady podpisywania pism i decyzji; 4) schemat organizacyjny Wydziału Zamówień Publicznych. Rozdział II Struktura organizacyjna Wydziału Zamówień Publicznych z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami 2. 1. Całokształtem pracy Wydziału Zamówień Publicznych kieruje Dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych (ZP-I). 2. W Wydziale Zamówień Publicznych tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych (ZP-I); 2) (ZP-II); 3) (ZP-III); 4) (ZP-IV); 5) (ZP-V); 6) (ZP-VI); 7) (ZP-VII); 8) (ZP-VIII); 9) (ZP-IX). 3. Całokształtem pracy Wydziału Zamówień Publicznych kieruje dyrektor, a w czasie jego nieobecności osoba na stanowisku ds. ZP-VI. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezydent Miasta Słupska może wyznaczyć inną osobę zastępującą dyrektora. 4. Pracownicy Wydziału Zamówień Publicznych zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 5. Dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 4. Rozdział III Zadania Wydziału Zamówień Publicznych ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania 3. Wydział realizuje następujące zadania własne: 1) w zakresie : a) przeprowadzanie postępowań na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość przekracza 30 000 euro (w skali danego roku budżetowego lub wartość umowy), w tym: przygotowanie zarządzenia o powołaniu komisji do przeprowadzenia postępowania, szczegółowa analiza otrzymanych dokumentów z wydziału merytorycznego: opisu przedmiotu zamówienia, szacunkowej wartości zamówienia oraz warunków udziału
w postępowaniu, sporządzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz), opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (w zależności o wartości danego zamówienia), przygotowanie i publikacja wyjaśnień siwz, otwarcie i ocena złożonych ofert, wybór najkorzystniejszej oferty, opublikowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, prowadzenie protokołu postępowania; b) przeprowadzanie postępowań na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo (w skali danego roku budżetowego lub wartość umowy), w tym: szczegółowa analiza otrzymanych dokumentów z wydziału merytorycznego: opisu przedmiotu zamówienia, szacunkowej wartości zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu, sporządzenie zaproszenia do składania ofert, otwarcie i analiza złożonych ofert, wybór najkorzystniejszej oferty, opublikowanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, współpraca z wydziałem merytorycznym w zakresie realizacji umowy, nadzór nad przestrzeganiem zgodności postępowania z regulaminem udzielania o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo ; c) sporządzanie sprawozdania rocznego z udzielonych i przekazanie do Prezesa Zamówień Publicznych, w tym: z udzielonych poniżej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo, z udzielonych powyżej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo ; d) sporządzanie rocznego Planu na dany rok budżetowy i jego aktualizacja; e) współpraca z Wydziałem Finansowym w celu restrukturyzacji wydatków bieżących Miasta Słupska; f) opisywanie dokumentów księgowych pod względem (faktury, zaangażowania środków budżetowych); g) realizacja zadań w ramach grupy zakupowej; 2) w zakresie innych zadań: a) przekazywanie uchwał do ogłoszenia w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym oraz publikacji w BIP; b) prowadzenie konsultacji społecznych i dialogu społecznego pod względem merytorycznym w ramach kompetencji Wydziału Zamówień Publicznych. 4. Zadania wykonywane przez Wydział Zamówień Publicznych wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1868); 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, z późn. zm.); 4) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764, z późn. zm.); 5) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922);
6) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.); 7) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459, z późn. zm.); 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2017 r. poz. 2077); 9) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1311, z późn. zm.); 10) ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2017 r. poz. 229, z późn. zm.); 11) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1523); 12) aktów wykonawczych do ww ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych. Rozdział IV Zasady podpisywania pism i decyzji 5. 1. Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Zamówień Publicznych, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje dyrektor na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pisma i decyzje niezastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta podpisują zgodnie z zakresem działania Wydziału Zamówień Publicznych pracownicy na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu Prezydentowi Miasta, Zastępcom Prezydenta Miasta, Sekretarzowi Miasta i Skarbnikowi Miasta powinny być uprzednio podpisane przez dyrektora zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty dyrektora Wydziału Zamówień Publicznych zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału Zamówień Publicznych, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V Schemat organizacyjny 6. Schemat organizacyjny Wydziału Zamówień Publicznych określa załącznik do niniejszego regulaminu.
Załącznik do regulaminu wewnętrznego Wydziału Zamówień Publicznych Schemat organizacyjny Wydziału Zamówień Publicznych Dyrektor Wydziału ZP-I 1 etat ZP-II 1 etat ZP-VI 1 etat ZP-III 1 etat ZP-VII 1 etat* ZP-IV 1 etat ZP-VIII 1 etat ZP-V 1 etat ZP-IX 1 etat * likwidacja stanowiska z chwilą odejścia pracownika na emeryturę.