Zarządzenie Nr 420/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 maja 2017 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 420/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 maja 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 395/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 maja 2017 roku. zarządzam, co następuje: Ustalam Regulamin Wewnętrzny Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia Traci moc zarządzenie Nr 150/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 marca 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Organizacji Urzędu Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Krystyna Danilecka - Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA

2 Uzasadnienie: W związku z zadaniami, które wykonuje osoba na stanowisku ds. technicznych zaistniała konieczność doprecyzowania nazwy wyżej wymienionego stanowiska poprzez dodanie wyrazu administracyjno. Obecnie nazwa stanowiska będzie brzmiała stanowisko ds. admnistracyjno technicznych. W Referacie Informatycznym zmianie uległa wielkość etatu na stanowisku ds. informatycznych administrator sieci informatycznych tj. z 3/4 etatu na jeden etat.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 420/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 maja 2017 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ORGANIZACJI URZĘDU Rozdział I. Postanowienia ogólne

4 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Organizacji Urzędu z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami; 2) zadania Wydziału Organizacji Urzędu ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania; 3) zasady podpisywania pism i decyzji; 4) schemat organizacyjny Wydziału Organizacji Urzędu. Rozdział II. Struktura organizacyjna Wydziału Organizacji Urzędu z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Wydziału kieruje Dyrektor Wydziału Organizacji Urzędu (OU-I) przy pomocy Kierownika Referatu Informatycznego OU-RI-I), Kierownika Referatu Zabezpieczenia Urzędu (OU-RZU-I). 2. W Wydziale Organizacji Urzędu tworzy się: 1) Referat Informatyczny; 2) Referat Zabezpieczenia Urzędu; 3) Dział Organizacyjny podlegający merytorycznie Sekretarzowi Miasta Słupska; 4) Dział Archiwum zakładowe; 5) Dział Kancelaria Urzędu; 6) stanowisko ds. finansowo gospodarczych (OU-II). 3. W Referacie Informatycznym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Informatycznego (OU-RI-I); 2) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (OU- RI-II); 3) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (OU-RI- III); 4) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (OU-RI-IV); 5) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (OU- RI-V). 4. W Referacie Zabezpieczenia Urzędu tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Zabezpieczenia Urzędu (OU-RZU-I); 2) stanowisko ds. administracyjnych i gospodarki magazynowej (OU-RZU-II); 3) stanowisko ds. środków trwałych (OU-RZU-III); 4) stanowisko ds. administracyjno - technicznych (OU-RZU-IV); 5) kierowca; 6) konserwator; 7) robotnik gospodarczy; 8) sprzątaczka. 5. W Dziale Organizacyjnym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) stanowisko ds. organizacyjnych OU-DO-I; 2) stanowisko ds. organizacyjnych OU-DO-II;

5 3) stanowisko ds. organizacyjnych i nadzoru właścicielskiego OU-DO-III; 4) stanowisko ds. organizacyjnych - OU-DO-IV. 6. W Dziale - Archiwum zakładowe tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) stanowisko ds. archiwum-koordynator czynności kancelaryjnych (OU-DA-I); 2) stanowisko ds. archiwum (OU-DA-II OU-RZU-VI) wykonuje częściowo zadania z zakresu Działu Archiwum zakładowe oraz z zakresu Referatu Zabezpieczenia Urzędu. 7. W Dziale Kancelaria Urzędu tworzy się następujące stanowiska: 1) stanowisko ds. obsługi poczty (OU-DKU-I); 2) stanowisko ds. obsługi poczty (OU-DKU-II); 3) stanowisko ds. obsługi poczty (OU-DKU-III). 6. Całokształtem pracy Wydziału Organizacji Urzędu kieruje Dyrektor, a w czasie jego nieobecności Kierownik Referatu Zabezpieczenia Urzędu (OU-RZU-I). 7. Pracownicy Wydziału Organizacji Urzędu zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 8. Dyrektor Wydziału może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 7. Rozdział III. Zadania Wydziału Organizacji Urzędu ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania 3. Wydział realizuje następujące zadania własne: 1) w zakresie funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego: a) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego na potrzeby Urzędu, a w szczególności: przygotowywanie stosownych umów przy udziale dyrektorów merytorycznych wydziałów, bieżące monitorowanie zapisów umów i wspólnie z dyrektorami merytorycznych wydziałów dokonywanie zmian w zależności od potrzeb, monitorowanie terminów obowiązywania umów i powiadamianie Sekretarza Miasta oraz dyrektora merytorycznych wydziałów o kończących się terminach umów, z wyprzedzeniem 3 miesięcznym przy umowach jednorocznych, 6 miesięcznym przy umowach wieloletnich celem podjęcia stosowanych kroków, planowanie oraz zabezpieczanie środków w budżecie na okres obowiązywania umów, b) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania na stanowiskach pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku, c) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem stron internetowych administrowanych przez Urząd Miejski w Słupsku, e)projektowanie, tworzenie, modernizacja, wdrażanie oraz administrowanie systemami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań i technologii informatycznych

6 w Urzędzie Miejskim w Słupsku, g) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń dla wydziałów merytorycznych, h) analiza potrzeb oraz opracowywanie koncepcji i planowanie rozwoju systemów informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) identyfikacja potrzeb pracowników w zakresie wyposażenia stanowisk pracowniczych oraz proponowanie i opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania, sukcesywna wymiana zużytych i przestarzałych składników wyposażenia, j) utrzymywanie systemów informatycznych i teleinformatycznych w stałej sprawności poprzez: określanie właściwych warunków eksploatacji i racjonalnego wykorzystania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, - zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Urzędu Miejskiego w Słupsku, - określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego oraz nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym oraz prawidłowym korzystaniem ze sprzętu i oprogramowania, sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego,a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa, - prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, aplikacji biurowych i wdrażanych systemów, k) nadzór nad eksploatacją Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów oraz innych systemów informatycznych eksploatowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, ł) monitorowanie rynku IT pod kątem zastosowania najlepszych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie Miejskim w Słupsku, m) koordynacja i prowadzenie obsługi informatycznej wyborów, n) zabezpieczenie obsługi sesji Rady Miejskiej w zakresie transmisji na żywo audio-video oraz możliwości odtwarzania zapisów archiwalnych, o) prowadzenie ewidencji i bieżące monitorowanie ważności podpisów kwalifikowanych pracowników urzędu oraz ich zakup, p) koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych miasta; 2) w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego: a) stosowanie rozwiązań technicznych wynikających z przepisów związanych z ochroną danych osobowych oraz z ochroną informacji niejawnych w zakresie obsługi informatycznej, b) projektowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych mających na celu podnoszenie: poziomu zabezpieczeń serwerów oraz danych będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Słupsku, bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku, c) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) bieżące monitorowanie zmian w przepisach w zakresie bezpieczeństwa IT, e) monitoring oprogramowania instalowanego na komputerach w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego, g) sprawowanie nadzoru nad: używaniem programów posiadających licencję, zabezpieczaniem danych, w tym informacji niejawnych w eksploatowanych systemach

7 informatycznych, przestrzeganiem stosowania identyfikatorów haseł dostępu w eksploatowanych systemach informatycznych, utrzymaniem baz danych w stałej sprawności i ich archiwizowanie, konfigurowaniem i administrowaniem oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, prowadzeniem kontroli antywirusowych oprogramowania, archiwizacją danych, odzyskiwaniem utraconych danych; 3) w zakresie obsługi kancelaryjnej: a) zapewnienie obsługi pocztowej i kurierskiej, b) ewidencja korespondencji wpływającej, w tym korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną, c) obsługa archiwum zakładowego, d) koordynacja czynności kancelaryjnych, e) ewidencja i likwidacja pieczęci urzędowych; 4) w zakresie zabezpieczenia urzędu: a) zabezpieczenie i rozliczanie usług oraz dostaw związanych z utrzymaniem obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, b) wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, c) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, d) przygotowywanie zużytych środków trwałych i wyposażenia do likwidacji, e) ubezpieczenie majątku będącego na stanie Urzędu Miejskiego w Słupsku, f) zabezpieczenie i rozliczenie dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody i ścieków, g) prowadzenie książki obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku i dokonywanie obowiązkowych przeglądów, nadzór nad ich wykonaniem oraz ustalanie na tej podstawie zakresu remontów i bieżących napraw, h) nadzór nad zapewnieniem łączności oraz komunikacji w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) rozliczanie rozmów telefonicznych (stacjonarne i komórkowe), j) przeprowadzanie i rozliczanie konserwacji systemu p.poż, klimatyzacji, urządzeń dźwigowych, sygnalizacji włamania, napadu i zalania, sieci telefonicznej, termowentylacji SCOPIES, k) zabezpieczenie i utrzymanie czystości w pomieszczeniach budynków Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) wynajem parkingów będących w dyspozycji Urzędu, ł) zabezpieczenie urzędu w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły higieniczne, m) zakup odzieży ochronnej dla pracowników Urzędu, n) wykonywanie usług poligraficznych dla wydziałów takich jak duże ilości druków, budżet, strategia, druki wielkoformatowe (ksero, bindowanie, laminowanie, drukowanie, itp.), o) prowadzenie gospodarki magazynowej, p) wystawianie faktur VAT z zakresu działania wydziału oraz działania innych wydziałów na podstawie wniosków dyrektorów wydziałów merytorycznych, r) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie, s) przeprowadzenie procesu utylizacji sprzętu i urządzeń, t) brakowanie pieczęci i pieczątek urzędu,

8 u) publikacja ogłoszeń w prasie o zasięgu lokalnym i krajowym, w) zabezpieczenie dozoru budynków urzędu, y) administrowanie budynkami i lokalami Urzędu, z) prowadzenie spraw remontów, przebudów i bieżących napraw w budynkach będących siedzibami Urzędu; 5) w zakresie organizacyjnym: a) prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta, b)prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw oraz przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw w oparciu o wnioski Dyrektorów Wydziałów i innych komórek, c) prowadzenie centralnego rejestru procedur zewnętrznych i wewnętrznych, d) ewidencjonowanie w centralnych rejestrach: skarg, wniosków i podań wpływających do Urzędu oraz koordynacja ich rozpatrywania przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne, e) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących składania przez pracowników Urzędu oświadczeń majątkowych przez pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświaty) oraz osoby zarządzające i członków organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi, jak również oświadczeń lustracyjnych oraz oświadczeń Zgłoszeń do Rejestru Korzyści, f) udział w zespołach projektowych, wdrożeniowych i innych pracach dotyczących organizacji pracy całego Urzędu; g) organizowanie pracy i prowadzenie nadzoru nad punktami nieodpłatnej pomocy prawnej, h) współpraca z wydziałami w sprawie przygotowywania sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego oraz nadawanie uprawnień do ich sporządzania w formie elektronicznej pracownikom wytypowanym przez dyrektorów wydziałów, i) współpraca z Biurem Pełnomocnika Terenowego Rzecznika Praw Obywatelskich w zakresie przyjmowania interesantów w Punkcie Przyjęć RPO w Słupsku; 6) w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami: a) koordynowanie i organizowanie prac Sekretarza Miasta w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami podległymi Prezydentowi Miasta Słupska, w tym: - przygotowywanie uchwał zgromadzenia wspólników, - utrzymywanie bieżących kontaktów z zarządami spółek i radami nadzorczymi tych spółek, - prowadzenie bazy kandydatów na członków rad nadzorczych, - realizowanie stałych i specjalnych zadań w ramach nadzoru właścicielskiego, - przygotowywanie wstępnej dokumentacji dotyczącej naborów do rad nadzorczych oraz zarządów spółek, - przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji w zakresie udziałów Miasta Słupska; 7) w zakresie innych zadań: a) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych, b) przekazywanie uchwał do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz publikacji w BIP, c) prowadzenie konsultacji społecznych i dialogu społecznego pod względem merytorycznym w ramach kompetencji wydziału, d) prowadzenie całokształtu spraw związanych z konstruowaniem i realizacją budżetu Gabinetu Prezydenta Miasta, e) wskazywanie osoby zastępującej osobę na stanowisku ds. obsługi Sekretarza Miasta, f) realizacja zadań obronnych w ramach przydzielonych przedsięwzięć, wynikających z obowiązujących na terenie miasta planów obronnych oraz w ramach zleconych przez

9 Wojewodę Pomorskiego pozamilitarnych przygotowań obronnych. 4. Zadania wykonywane przez Wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz.446, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2016 r. poz. 814, z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz.902); 4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570); 5) ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z późn. zm.); 6) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764); 7) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922); 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.); 9) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 168, z późn. zm.); 10) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 296 z późn. zm); 11) ustawy z dnia 24 sierpnia 1994r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 736); 12) ustawy z dnia 22 maja 2003 roku o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej ( Dz.U.z 2015 r., poz. 1844, z późn. zm.); 13) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23, z późn. zm.); 14) ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2016 r. poz.1578 z późn. zm.); 15) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.); 16) ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rzeczach znalezionych (Dz. U. z 2015 r. poz. 397); 17) ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.); 18) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.); 19) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459); 20) ustawa z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (Dz. U z 2016 r. poz z późn. zm.); 21) ustawa z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 827); 22) ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz. U. Nr 216 r. poz z późn. zm.);

10 23) aktów wykonawczych do ww ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych. Rozdział IV. Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Organizacji Urzędu, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje Dyrektor na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta podpisują, zgodnie z zakresem działania Wydziału, pracownicy na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu Prezydentowi Miasta, Zastępcom Prezydenta Miasta, Sekretarzowi Miasta i Skarbnikowi Miasta powinny być uprzednio podpisane przez Dyrektora zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V. Schemat organizacyjny 7. Schemat organizacyjny Wydziału Organizacji Urzędu określa załącznik do niniejszego regulaminu. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Krystyna Danilecka Wojewódzka ZASTĘPCA PREZYDENTA