Zarządzenie Nr 513/BM/ 2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 maja 2019 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 513/BM/ 2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 maja 2019 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Budżetu Miasta Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 501/ZKO/2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 30 maja 2019 r. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam regulamin wewnętrzny Wydziału Budżetu Miasta, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 958/PRIK/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 sierpnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Planowania, Rachunkowości Budżetowej i Kontrolingu Finansowego Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Budżetu Miasta Urzędu Miejskiego w Słupsku. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 czerwca 2019 r. 4. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Łukasz Kobus SEKRETARZ MIASTA

2 Uzasadnienie: W wyniku reorganizacji Urzędu od dnia 1 czerwca 2019 r. zmienia się nazwę Wydziału Planowania, Rachunkowości Budżetowej i Kontrolingu Finansowego na Wydział Budżetu Miasta. Niniejszy regulamin określa główne zadania Wydziału, akty prawne regulujące wykonywanie zadań, schemat organizacyjny z nazwami poszczególnych stanowisk oraz zasady podpisywania pism i decyzji. 2

3 Załącznik do zarządzenia Nr 513/BM/2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 maja 2019r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU BUDŻETU MIASTA 3

4 Rozdział I Postanowienia ogólne. 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Budżetu Miasta z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami; 2) zadania Wydziału Budżetu Miasta ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania; 3) zasady podpisywania pism i decyzji; 4) schemat organizacyjny Wydziału Budżetu Miasta stanowiący graficzne odzwierciedlenie struktury organizacyjnej z określeniem podległości służbowej. Rozdział II Struktura organizacyjna Wydziału Budżetu Miasta z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy wydziału kieruje Dyrektor Wydziału Budżetu Miasta (BM.I) przy pomocy Kierownika Referatu Rachunkowości Budżetowej Miasta (BM-RRB.I) i Kierownika Referatu Planowania Budżetu Miasta (BM-RPB.I). 2. W Wydziale Budżetu Miasta tworzy się referaty: 1) Referat Rachunkowości Budżetowej Miasta; 2) Referat Planowania Budżetu Miasta. 3. W Referacie Rachunkowości Budżetowej Miasta tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Rachunkowości Budżetowej Miasta BM-RRB.I; 2) stanowisko ds. księgowo-finansowych BM-RRB.II; 3) stanowisko ds. księgowości i sprawozdawczości BM-RRB.III; 4) stanowisko ds. obsługi finansowej rachunku Miasta BM-RRB.IV; 5) stanowisko ds. sprawozdawczości i nadzoru nad spółkami BM-RRB.V; 6) stanowisko ds. zarządzania długiem Miasta BM-RRB.VI. 4. W Referacie Planowania Budżetu Miasta tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Planowania Budżetu Miasta BM-RPB.I; 2) stanowisko ds. planowania Budżetu Miasta BM-RPB.II; BM-RPB.III, BM-RPB.IV, BM-RPB.V. 5. Podczas nieobecności Dyrektora Wydziału zastępstwo sprawuje Kierownik Referatu Rachunkowości Budżetowej Miasta, a podczas jego nieobecności Kierownik Referatu Planowania Budżetu Miasta. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezydent Miasta Słupska może wyznaczyć inną osobę zastępującą dyrektora. 6. Pracownicy Wydziału Budżetu Miasta zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 7. Dyrektor wydziału może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 6. 4

5 Rozdział III Zadania Wydziału Budżetu Miasta ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania Referat Rachunkowości Budżetowej Miasta wykonuje zadania: 1) własne: a) prowadzenie ksiąg rachunkowych budżetu miasta, b) przekazywanie środków do jednostek organizacyjnych miasta w celu realizacji wydatków budżetowych, c) prowadzenie obsługi kasowej budżetu miasta, d) współpraca z bankiem obsługującym rachunki bankowe miasta, e) opracowanie i przestrzeganie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta na podstawie danych z wydziałów Urzędu Miejskiego i jednostek organizacyjnych miasta w aplikacji centralnej KSAT2000, f) prowadzenie ewidencji księgowej dochodów pozyskanych z tytułu podpisanych porozumień oraz wyodrębnionej ewidencji księgowej, operacji finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz ze źródeł zewnętrznych na zadania realizowane z ich udziałem, g) prowadzenie obsługi księgowej długu publicznego (przychody, rozchody), h) gromadzenie dochodów pobranych przez jednostki budżetowe i związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych Miastu ustawami, i) rozliczanie i zwrot dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań gminy i powiatu, j) współpraca z urzędami skarbowymi w zakresie dochodów gminy i powiatu, k) monitorowanie stanu gotówki i zarządzanie płynnością finansową miasta, l) pozyskiwanie dodatkowych dochodów poprzez lokowanie czasowo wolnych środków na rynku pieniężnym, m) rozliczanie jednostek budżetowych z przekazanych środków budżetowych, n) sporządzanie sprawozdawczości budżetowej i z operacji finansowych w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej, w tym sprawozdań z wykonania planu dochodów, sprawozdań o stanie należności, sprawozdań o stanie zobowiązań, sprawozdań uzupełniających o stanie zobowiązań, sprawozdań o stanie środków na rachunkach bankowych, sprawozdań o nadwyżce/deficycie, o) sporządzanie sprawozdania finansowego w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego, p) przyjmowanie i weryfikacja formalno rachunkowa sprawozdań budżetowych i z operacji finansowych od jednostek organizacyjnych i urzędów skarbowych, q) prowadzenie ewidencji księgowej sprawozdań budżetowych podległych jednostek, r) przyjmowanie i weryfikacja sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych miasta pod kątem ich zgodności z przekazanymi dochodami i pobranymi środkami na wydatki, s) sporządzanie zbiorczych sprawozdań budżetowych i z operacji finansowych, w tym sprawozdań: z wykonania planu dochodów jst, z wykonania planu dochodów Skarbu Państwa, z wykonania dochodów podatkowych, z wykonania planu wydatków, o dotacjach, o stanie należności, o stanie zobowiązań, z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego oraz sprawozdań uzupełniających o stanie należności z tyt. papierów wartościowych, o stanie zobowiązań, t) przyjmowanie i weryfikacja formalno - rachunkowa sprawozdań finansowych, u) sporządzanie zbiorczego sprawozdania finansowego, w tym: bilans jednostki budżetowej, rachunek zysków i strat jednostki, zestawienie zmian w funduszu jednostki, informacji dodatkowej, 5

6 v) sporządzanie bilansu skonsolidowanego, w) przekazywanie zbiorczych sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej, Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego i Krajowego Biura Wyborczego, x) kontrola i analiza sprawozdań z wykonania budżetu pod kątem przestrzegania dyscypliny budżetowej, prowadzenie spraw z tym związanych oraz wnioskowanie w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, y) wnioskowanie o wszczęcie procedur przetargowych na wybór banku prowadzącego obsługę bankową budżetu miasta, z) współpraca z wydziałami Urzędu Miejskiego, jednostkami organizacyjnymi miasta, Pomorskim Urzędem Wojewódzkim, Krajowym Biurem Wyborczym, Regionalną Izbą Obrachunkową w zakresie realizacji planu budżetu miasta; realizacji zadań z zakresu administracji rządowej oraz dotacji celowych; w zakresie gospodarki finansowej, za) monitorowanie i kontrola ryzyk związanych z realizacją art. 243 ustawy o finansach publicznych, zb) przygotowanie na zlecenie Skarbnika analiz ekonomiczno finansowych związanych z płynnością i długiem miasta, zc) przygotowanie projektów uchwał w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z wykonania budżetu miasta i instytucji kultury, zd) prowadzenie analizy dokumentacji finansowo ekonomicznej spółek komunalnych z udziałem miasta oraz składanie Prezydentowi okresowych informacji z ich działalności finansowej, ze) opracowanie wytycznych i jednolitych zasad ujmowania w księgach rachunkowych dochodów, wydatków i innych zdarzeń gospodarczych w celu rzetelnego sporządzania sprawozdań budżetowych, z operacji finansowych i sprawozdania finansowego przez Urząd i jednostki organizacyjne, zf) planowanie do projektu budżetu kwot wydatków (odsetki, prowizje), przychodów, rozchodów, gwarancji i poręczeń w części dotyczącej obsługi długu, zg) wnioskowanie o zmianę w planie wydatków w zakresie odsetek i prowizji, zh) przestrzeganie terminów spłat odsetek, rat kredytów, pożyczek oraz poszczególnych serii obligacji, zi) przygotowanie wniosków o emisję obligacji do organizatora, agenta emisji w celu jej uruchomienia, zj) sporządzanie not księgowych na odsetki od kredytów, pożyczek i emisji obligacji w celu ich zapłaty, zk) przygotowanie danych dotyczących długu publicznego na potrzeby Wieloletniej Prognozy Finansowej (WPF), zl) analiza i koordynacja udzielonych przez Miasto gwarancji i poręczeń, zm) przygotowanie informacji o stanie finansowym miasta dla Regionalnej Izby Obrachunkowej w związku z podjętymi uchwałami na zaciągnięcie kredytów, emisji obligacji lub pożyczek, zn) prowadzenie korespondencji z bankami w zakresie obsługi długu oraz w związku z prowadzonym przez bank procesem monitorowania sytuacji finansowej miasta, zo) uzgadnianie sald zadłużenia z bankami na potrzeby sporządzenia sprawozdania finansowego, zp) przekazywanie bankom kwartalnych sprawozdań z wykonania budżetu, zq) sporządzanie informacji o stanie zadłużenia i wydatkach na obsługę długu na potrzeby analizy za I półrocze i za rok z wykonania budżetu miasta oraz bieżące monitorowanie i informowanie Skarbnika w zakresie zadłużenia, zr) rozliczanie zaciągniętych kredytów, pożyczek, emisji obligacji na potrzeby finansowania inwestycji, zs) obsługa aplikacji płynności miasta (APF) w zakresie planowanych przychodów i rozchodów oraz odsetek do zapłaty, zt) przygotowanie procedur związanych z uruchomieniem kredytów, obligacji, pożyczek w tym: 6

7 przygotowanie uchwał, zarządzeń, wniosków, umów, informacji finansowej dla Regionalnej Izby Obrachunkowej, zu) przygotowanie procedur związanych z wykupem wierzytelności, zv) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej w ramach zadań realizowanych przez Referat, zw) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski dotyczące informacji publicznej w ramach zadań realizowanych przez Referat, zx) obsługa techniczna terminali płatniczych funkcjonujących na terenie Miasta Słupska zgodnie z zawartą umową na udostępnienie ww. urządzeń, zy) obsługa kart płatniczych funkcjonujących na terenie Urzędu Miejskiego zgodnie z zasadami przyjętymi w Zarządzeniu Prezydenta Miasta w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu. 2) zlecone: a) realizowanie dochodów z zakresu zadań administracji rządowej, b) przekazywanie dotacji celowej z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami, realizowane przez gminę i powiat, c) rozliczanie zadań z zakresu administracji rządowej, d) sporządzenie sprawozdań z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej. 2. Referat Planowania Budżetu Miasta wykonuje zadania: 1) własne: a) opracowanie założeń i wytycznych do projektu budżetu, w tym sporządzanie projektów uchwał i podjętych uchwał Rady Miejskiej w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej miasta, szczegółowości projektu budżetu oraz rodzajów materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu, b) przygotowanie projektu budżetu zgodnie z uchwalonymi procedurami, szczegółowością oraz materiałami informacyjnymi towarzyszącymi projektowi budżetu w zakresie dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz podjętej uchwały budżetowej miasta Słupska, c) przygotowanie projektu zmiany wieloletniej prognozy finansowej na kolejny rok wraz z objaśnieniami oraz podjętej uchwały w sprawie zmiany wieloletniej prognozy finansowej na kolejny rok wraz z objaśnieniami, d) zawiadamianie dysponentów środków budżetowych o kwotach dochodów i wydatków ujętych w projekcie budżetu i w podjętej uchwale budżetowej miasta Słupska, e) przyjmowanie i sprawdzanie pod względem zgodności z projektem budżetu oraz z podjętą uchwałą budżetową planów finansowych wydziałów, samodzielnych stanowisk i jednostek organizacyjnych miasta, f) sporządzanie informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta, w tym kwartalnych informacji z wykonania budżetu; informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta za pierwsze półrocze oraz o kształtowaniu się wieloletniej prognozy finansowej, w tym o przebiegu realizacji przedsięwzięć; sprawozdania rocznego z wykonania budżetu miasta wraz z informacją o stanie mienia komunalnego; przekazywanie ich do Przewodniczącego Rady Miejskiej, Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz podawanie ich do publicznej wiadomości, g) prowadzenie ewidencji planu budżetu w systemach informatycznych, h) uzgadnianie z wydziałami urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi planowanych dochodów i wydatków w przypadku zmian w budżecie w trakcie roku budżetowego, w tym przyjmowanie i weryfikowanie wniosków w sprawie zmian w budżecie miasta, i) sporządzanie w ciągu roku budżetowego projektów uchwał i podjętych uchwał zmieniających budżet wraz z załącznikami i uzasadnieniem oraz projektów uchwał i podjętych uchwał zmieniających wieloletnią prognozę finansową wraz z załącznikami i uzasadnieniem, 7

8 j) sporządzanie w ciągu roku budżetowego zarządzeń zmieniających budżet wraz z załącznikami i uzasadnieniem; zarządzeń zmieniających wieloletnią prognozę finansową wraz z załącznikami i uzasadnieniem; zarządzeń w sprawie trybu i terminów opracowania materiałów do projektu budżetu miasta oraz do projektu zmiany wieloletniej prognozy finansowej; zarządzeń w sprawie konsultacji społecznych związanych z projektem budżetu; zarządzeń w sprawie ustalenia treści informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta za pierwsze półrocze oraz o kształtowaniu się wieloletniej prognozy finansowej w tym o przebiegu realizacji przedsięwzięć; zarządzeń w sprawie ustalenia treści sprawozdania z wykonania budżetu miasta Słupska wraz z informacją o stanie mienia komunalnego, k) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej w ramach zadań realizowanych przez Referat, l) przygotowanie aktów prawnych w postaci elektronicznej, przekazywanie ich do ogłoszenia w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym oraz publikowanie w zbiorze aktów prawa miejscowego, m) analiza bieżąca i monitoring realizacji budżetu miasta poprzez opracowanie okresowych analiz, zestawień, porównań, raportów itp., n) analiza prawidłowości wykonania dochodów pod kątem dochodów ponadplanowych i zagrożenia wykonania planu dochodów, o) analiza wykonania planu wydatków pod kątem ewentualnych oszczędności i ewentualnego niedoboru planu na wydatki, p) analiza wysokości zaplanowanych wydatków bieżących pod kątem realności, rytmiczności, możliwości łączenia tych samych rodzajów wydatków w grupy zakupowe, podziału na wydatki sztywne i zmienne, wskazania obszarów gdzie są możliwe potencjalne oszczędności, źródeł ich finansowania, q) analiza wskaźnikowa na podstawie sprawozdania z wykonania budżetu (wskaźniki budżetowe, wskaźniki na mieszkańca), r) monitorowanie wysokości otrzymanych dotacji na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, oraz innych zadań zleconych ustawami do poniesionych wydatków na ich obsługę, s) współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową, Pomorskim Urzędem Wojewódzkim i innymi instytucjami w zakresie zadań dotyczących realizacji budżetu miasta, t) przygotowywanie odpowiedzi na wnioski dotyczące informacji publicznej w ramach zadań realizowanych przez Referat. 3) zlecone: Realizacja zadań obronnych w ramach przydzielonych przedsięwzięć, wynikających z obowiązujących na terenie miasta planów obronnych oraz w ramach zleconych przez Wojewodę Pomorskiego pozamilitarnych przygotowań obronnych. 4. Zadania wykonywane przez wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 869, z późn. zm.), 2) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r., poz. 351 z późn. zm.), 3) ustawa z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r., poz z późn. zm.), 4) ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Z 2018 r., poz z późn. zm.), 5) ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r., poz. 506 z późn. zm.), 6) ustaw z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 511 z późn. zm.), 8

9 7) ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2018 r. poz.1459 z późn. zm). 8) aktów wykonawczych do ww. ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych. Rozdział IV Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Budżetu Miasta, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje dyrektor na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza i skarbnika podpisują zgodnie z zakresem działania wydziału pracownicy na podstawie upoważnienia prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu prezydentowi, zastępcom prezydenta, sekretarzowi i skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane przez dyrektora zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska z dnia w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty dyrektora wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe wydziału; 2) przedkładanie prezydentowi wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej; 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne; 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V Schemat organizacyjny Schemat organizacyjny Wydziału Budżetu Miasta określa załącznik do niniejszego regulaminu (potwierdzenie zgodności zapisów z regulaminem organizacyjnym przez wyznaczonego pracownika Wydziału Zarządzania Kadrami i Organizacji Urzędu) 9

10 Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Budżetu Miasta Schemat Wydziału Budżetu Miasta Dyrektor Wydziału Budżetu Miasta BM.I Kierownik Referatu Rachunkowości Budżetowej Miasta BM-RRB.I Kierownik Referatu Planowania Budżetu Miasta BM-RPB.I Stanowisko ds. księgowo-finansowych BM-RRB.II Stanowisko ds. planowania Budżetu Miasta BM-RPB.II Stanowisko ds. księgowości i sprawozdawczości BM-RRB.III Stanowisko ds. planowania Budżetu Miasta BM-RPB.III Stanowisko ds. obsługi finansowej rachunku Miasta BM-RRB.IV Stanowisko ds. planowania Budżetu Miasta BM-RPB.IV Stanowisko ds. sprawozdawczości i nadzoru nad spółkami BM-RRB.V Stanowisko ds. planowania Budżetu Miasta BM-RPB.V Stanowisko ds. zarządzania długiem Miasta BM-RRB.VI Legenda: podległość organizacyjna i merytoryczna. (potwierdzenie: - aktualnej ilości etatów 12 etatów - zmniejszenia lub zwiększenia ilości etatów w stosunku do stanu poprzedniego zagwarantowania środków w budżecie miasta przez Wydział Zarządzania Kadrami i Organizacji Urzędu) 10