Regulamin Komisji Przetargowej

Transkrypt

1 Regulamin Komisji Przetargowej Załącznik Nr 1.2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin Komisji Przetargowej określa zasady pracy Komisji Przetargowej, zwanej dalej Komisją, powołanej do przygotowania i przeprowadzenia przez Urząd postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartości kwoty EURO. 2. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania. 3. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania. 4. Komisja w toku prac zobowiązana jest do stosowania przepisów Ustawy. 5. Komisja podejmuje decyzje w drodze głosowania większością głosów. 6. W przypadku obecności mniej niż połowy członków Komisji posiedzenie Komisji nie odbywa się. 2. Powołanie i skład Komisji 1. Powołanie, odwołanie i wyłączenie członka Komisji następuje na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Słupska. 2. Komisja składa się z co najmniej 3 i nie więcej niż 5 członków. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przy skomplikowanym przedmiocie zamówienia, za zgodą Dyrektora ZP, Komisja może liczyć większą ilość członków. Członkowie komisji dokonują przyjęcia swoich obowiązków poprzez złożenie oświadczenia. Treść oświadczenia stanowi załącznik Nr 1.3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku. 3. Przewodniczącego Komisji oraz sekretarza wskazuje Dyrektor ZP. 4. Obowiązkiem członków Komisji jest złożenie, niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez Wykonawców, pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy, ujawnią się w toku prac Komisji. 5. Dyrektor ZP wnioskuje do Prezydenta Miasta Słupska o wyłączenie z prac Komisji jej członka, który: 1) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1 Ustawy, 2) nie złożył oświadczenia o którym mowa w ust. 4, 3) złożył oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, niezgodne z prawdą z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia. 6. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka Komisji, po wystąpieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy, są nieważne. 1/6

2 7. Czynności Komisji, dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu zgodnie z ust. 5 powtarza się chyba, że postępowanie powinno zostać unieważnione. 8. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznie nie wpływających na wynik postępowania. 9. Dyrektor ZP wnioskuje do Prezydenta Miasta Słupska o odwołanie członka Komisji w sytuacji: 1) naruszenia przez członka Komisji obowiązków rzetelnego lub obiektywnego wykonywania powierzonych mu czynności, 2) wystąpienia innej przeszkody uniemożliwiającej członkowi Komisji udział w jej pracach Członkowie Komisji będący pracownikami Urzędu wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków służbowych. 2. Obowiązkiem przełożonego członka Komisji jest umożliwienie członkowi Komisji udziału w jej pracach. 3. Członek komisji zobowiązany jest powiadomić przewodniczącego komisji o swojej nieobecności, podając przyczyny. 4. Prawa i obowiązki członków Komisji 1. Członek Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności: 1) udział w pracach Komisji, 2) obecność na posiedzeniach Komisji, 3) wykonywanie poleceń przewodniczącego Komisji w zakresie jej prac, 4) wnikliwe zapoznanie się ze sprawami będącymi przedmiotem prac Komisji, 5) niezwłoczne poinformowanie przewodniczącego Komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji, 6) współpraca z radcą prawnym wskazanym przez Koordynatora Radców Prawnych w zakresie prowadzonego postępowania, 7) udział w przygotowaniu projektu treści SIWZ, w szczególności w zakresie ustalenia warunków udziału w postępowaniu dla wykonawców i kryteriów oceny ofert wraz z ich opisem,dopracowanie opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów selekcji, podstaw wykluczenia, przygotowaniu innych dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania, przygotowywanie wyjaśnień dotyczących postępowania, badanie i ocena ofert, zmiany SIWZ; wezwań do: uzupełnienia dokumentów, złożenia wyjaśnień; propozycji: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty. 3. Członkom Komisji nie wolno ujawniać informacji związanych z pracami Komisji. Informacji n/t prac komisji może udzielać wyłącznie Przewodniczący Komisji lub Dyrektor ZP. 4. Członek Komisji ma prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji. 5. Jeżeli w związku z pracą Komisji, członek Komisji otrzymuje polecenie od przewodniczącego komisji, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi 2/6

3 w interes Urzędu lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia Przewodniczącemu Komisji. Członek Komisji powinien również przedstawić Przewodniczącemu swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac Komisji, w jego przekonaniu, jest niezgodny z prawem, godzi w interes Urzędu lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki. 6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 5, przez przewodniczącego Komisji, członek Komisji przedstawia je bezpośrednio Dyrektorowi ZP. 5. Obowiązki Przewodniczącego i Sekretarza Komisji 1. Pracami Komisji kieruje jej przewodniczący. Do jego obowiązków należy w szczególności: 1) odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w 2 ust. 4, 2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie, 3) podział pracy między członków Komisji, 4) pełnienie obowiązków Sekretarza komisji przetargowej w przypadku jego nieobecności, 5) przygotowanie projektu zaproszenia do składania ofert wykonawców, którzy stawili się na negocjacjach i z którymi zostały przeprowadzone negocjacje lub dialog, 6) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności rzetelnego prowadzenia dokumentacji, 7) informowanie na bieżąco Dyrektora ZP o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 8) wykonywanie innych czynności, które są niezbędne do prawidłowej pracy Komisji, 9) udział w posiedzeniach Komisji, 10) utrzymywanie stałej współpracy z Kierownikiem komórki organizacyjnej oraz przekazywanie do upływu terminu składania ofert, wszystkich istotnych informacji związanych z toczącym się postępowaniem. 2. Do obowiązków sekretarza Komisji należy w szczególności: 1) prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy oraz przepisami wykonawczymi, 2) prowadzenie dokumentacji dotyczącej postępowania o zamówienie publiczne, 3) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym Komisji, posiedzeń Komisji, 4) obsługa techniczno-organizacyjna Komisji w sprawach dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia, 5) zamieszczanie ogłoszeń, SIWZ wyjaśnień, zawiadomień, odpowiedzi, informacji o zamiarze zawarcia umowy i o wniesionych środkach ochrony prawnej i innych informacji na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń dostępnej w siedzibie zamawiającego, 6) przekazywanie ogłoszeń, informacji o zamiarze zawarcia umowy, do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszczanie w Biuletynie na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych, 7) przekazywanie wymaganych informacji wykonawcom, 8) przekazywanie zainteresowanym wykonawcom SIWZ, 9) prowadzenie spraw związanych z wadium, 3/6

4 10) przygotowanie projektów opracowywanych przez Komisję dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, w tym m.in. SIWZ; ogłoszeń; zaproszeń; wyjaśnień i zmiany SIWZ; wezwań do: uzupełnienia dokumentów, złożenia wyjaśnień; propozycji: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty. 6. Przygotowanie postępowania 1. Komisja dokonuje analizy dokumentów załączonych do wniosku, o którym mowa w 4 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych. Jeżeli w toku prac Komisja zaproponuje zmianę wskazanego we wniosku trybu na inny niż podstawowy, Komisja przedstawia Dyrektorowi ZP uzasadnienie faktyczne i prawne. 2. Dyrektor ZP zatwierdza propozycję Komisji lub odmawia jej zatwierdzenia, wskazując inny dopuszczalny tryb udzielenia zamówienia Po zatwierdzeniu trybu udzielenia zamówienia, Komisja opracowuje projekty dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, w tym m.in.: 1) SIWZ, 2) ogłoszenia o zamówieniu, 3) zaproszenia do negocjacji, 4) zaproszenia do składania ofert, 5) zawiadomienia kierowane do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w przypadkach wymienionych w Ustawie, 6) informacje o których mowa w art. 66 ust. 2 Ustawy. 2. Projekt SIWZ musi być zaakceptowany przez członków Komisji Kierownik komórki organizacyjnej może składać do ZP wnioski w sprawie treści SIWZ. 2. Dyrektor ZP może wprowadzić zmiany do projektów dokumentów otrzymanych od Komisji, o których mowa w 7, lub nakazać Komisji wprowadzenie stosownych zmian. 3. Dokumenty, informacje zamieszczane na stronach internetowych oraz zmiany SIWZ wymagają akceptacji Dyrektora ZP. 9. Czynności związane z otwarciem, badaniem i oceną ofert 1. Otwarcie ofert następuje w dniu, w którym upływa termin składania ofert. 2. Oferty złożone po terminie zwracane są zgodnie z przepisami Ustawy. 3. Przewodniczący Komisji lub inna osoba wskazana przez Dyrektora ZP, zobowiązany jest: 1) zapewnić, żeby otwarcie ofert nastąpiło w miejscu i terminie, o którym poinformowano wykonawców, 2) przed otwarciem każdej z ofert sprawdzić i okazać obecnym na otwarciu stan zabezpieczenia ofert oraz podać kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 3) po otwarciu każdej z ofert ogłosić i podyktować sekretarzowi do protokołu informacje zgodnie z art. 86 ust. 4 Ustawy. 4/6

5 4. W trakcie badania ofert Komisja: 1) analizuje złożone oferty i ustala, czy oferty nie powinny zostać odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 Ustawy, 2) analizuje, czy wykonawcy nie podlegają wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy i jeśli był taki wymóg w SIWZ art. 24 ust. 5 Ustawy, 3) poprawia omyłki w ofercie zgodnie z art. 87 ust. 2 Ustawy. 5. Sekretarz Komisji, w trakcie badania ofert przygotowuje 1) projekty wezwań do Wykonawców, do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów, albo pełnomocnictw, zgodnie z postanowieniem art. 26 ust. 3 Ustawy lub złożenia wyjaśnień zgodnie z art. 26 ust. 4 Ustawy, 2) projekty wezwań do Wykonawców do udzielania wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, zgodnie z postanowieniem art. 87 Ustawy. 6. Dokumenty o których mowa w ust. 5 podpisuje Dyrektor ZP Komisja dokonuje oceny ofert w oparciu o kryteria oceny określone w ogłoszeniu oraz w SIWZ, po zapoznaniu się z opiniami biegłych (jeżeli byli powołani). 2. W przypadku, gdy przy ocenie zastosowano kryteria opisane wzorami, Komisja sporządza streszczenie oceny i porównanie złożonych ofert. 3. Sekretarz Komisji nie bierze udziału w ocenie merytorycznej złożonych ofert. 11. Wynik postępowania 1. Przewodniczący Komisji przedkłada Dyrektorowi ZP do zatwierdzenie Protokół ZP oraz: 1) propozycję wykluczenia z postępowania wykonawców, 2) propozycję odrzucenia oferty, 3) propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, 4) propozycję unieważnienia postępowania, 5) uzasadnienie faktyczne i prawne wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnienia postępowania. 2. Po zatwierdzeniu wyników postępowania, Przewodniczący Komisji przedstawia niezwłocznie do podpisu Dyrektorowi ZP, projekty powiadomień wykonawców o wynikach postępowania i ogłoszeń, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 3. Sekretarz Komisji: 1) prowadzi sprawy związane ze złożeniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 2) przygotowuje umowę do podpisu. 4. Przewodniczący Komisji, po upływie terminów przewidzianych w Ustawie, przedstawia do podpisania Prezydentowi Miasta Słupska, Zastępcy Prezydenta lub Sekretarzowi Miasta oraz osobie upoważnionej umowę o zamówienie publiczne, zgodnie z obowiązującymi zarządzeniami. 5/6

6 12. Środki ochrony prawnej 1. W przypadku poinformowania zamawiającego o niezgodnej z przepisami Ustawy czynności podjętej przez niego lub zaniechaniu czynności, do której jest on zobowiązany na podstawie Ustawy oraz w przypadku wniesienia odwołania, Dyrektor ZP niezwłocznie informuje o tym fakcie Przewodniczącego Komisji, który zwołuje posiedzenie komisji. 2. Propozycje odpowiedzi opracowane przez Komisję, w sprawie o której mowa w ust. 1, Przewodniczący Komisji przekazuje Dyrektorowi ZP do zatwierdzenia. 13. Dokumentowanie postępowania 1. Z posiedzeń Komisji, na których podejmowane są decyzje i przedstawione opinie zostaje sporządzony protokół, który zawiera: 1) miejsce i termin posiedzenia, 2) zapis czynności, decyzji i opinii podejmowanych i przedstawianych przez komisję oraz biegłych podczas posiedzenia. 2. Protokół z posiedzenia Komisji podpisują członkowie Komisji. 14. Postanowienia końcowe 1. Dyrektor ZP stwierdza nieważność czynności podjętych przez Komisję z naruszeniem prawa. 2. Komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa chyba, że naruszałoby to przepisy Ustawy i konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 roku, poz.1986 z późn. zm.) oraz przepisy Kodeksu Cywilnego. 6/6