R E G U L A M I N UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MAŁOPOLSKIEJ ORGANIZACJI TURYSTYCZNEJ Z SIEDZIBĄ W KRAKOWIE

Transkrypt

1 R E G U L A M I N UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MAŁOPOLSKIEJ ORGANIZACJI TURYSTYCZNEJ Z SIEDZIBĄ W KRAKOWIE 1 Zakres regulacji 1. Regulamin określa reguły, formy i tryb udzielania zamówień publicznych w MOT na dostawy, usługi i roboty budowlane w ramach publicznych środków finansowych, którymi dysponuje MOT, niezależnie od źródeł ich pochodzenia, chyba że odrębne przepisy określają odmienne procedury wykorzystania tych środków. 2. Wszystkie osoby zatrudnione w MOT, uczestniczące w postępowaniu po stronie Zamawiającego, są obowiązane podczas udzielania zamówień publicznych do: stosowania ustawy, przepisów wykonawczych i innych norm regulujących udzielanie zamówień publicznych, zachowania należytej staranności przy wyborze najkorzystniejszej oferty, dbania o dobre imię, interes prawny i finansowy MOT. 3. Celem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych i wszystkich procedur, jest każdorazowe wybranie najkorzystniejszej oferty lub doprowadzenie do uzyskania najkorzystniejszych warunków umowy pomiędzy MOT jako Zamawiającym a Wykonawcą. 2 Słowniczek Ilekroć w regulaminie mowa o: 1) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.), 2) wartości zamówienia należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością (netto). Do szacowania wartości zamówienia artykuły 32, 33, 34, 35 ustawy Prawo zamówień publicznych stosuje się odpowiednio. 3 Kompetencje Prezesa ZarząduMałopolskiej Organizacji Turystycznej z siedzibą w Krakowie 1. Za organizację systemu zamówień publicznych w MOT odpowiedzialny jest Prezes Zarządu MOT, zwany dalej Prezesem. 2. Prezes zatwierdza: a) roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych przekazywane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (UZP), b) zawiadomienie do Prezesa UZP o zastosowanym trybie udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym, c) zawiadomienie do Prezesa UZP o zamiarze zawarcia umowy na okres dłuższy niż 4 lata, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. 3. Do przeprowadzenia postępowania przetargowego, Prezes powołuje Komisję Przetargową i przyjmuje od przewodniczącego Komisji informacje o istotnych problemach związanych z pracami komisji. 4. Prezes zatwierdza: a) specyfikacje, wyniki i protokoły postępowania wraz z załącznikami o udzielenie zamówienia publicznego, 1

2 b) zmiany treści specyfikacji, c) rozstrzygnięcia zasadności odwołań przedkładanych przez komisję przetargową. 4 Kompetencje 1. Dla zamówień o wartości powyżej euro, osobą prowadzącą postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, we wszystkich trybach, jest Komisja Przetargowa z wyłączeniem sytuacji kiedy do przygotowania i przeprowadzenia postępowań wyznacza się innych pracowników MOT, inne osoby lub podmioty zewnętrzne. 2. MOT prowadzi na bieżąco rejestr udzielanych zamówień publicznych. 3. Członkowie Komisji Przetargowej: a) przygotowują specyfikację istotnych warunków zamówienia, z wyłączeniem opisu zamówienia, i treść ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z przepisami ustawy, b) przekazują do publikacji ogłoszenia o zamówieniu i specyfikację istotnych warunków zamówienia w sposób zgodny z ustawą, c) udzielają wyjaśnień i dokonują ewentualnych zmian treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz prowadzą korespondencję z wykonawcami zainteresowanymi udziałem w postępowaniu, d) udostępniają kompletne specyfikacje istotnych warunków zamówienia wykonawcom zainteresowanym udziałem w postępowaniu o zamówienie publiczne w sposób określony w ustawie, e) przekazują do BZP fakultatywne ogłoszenia wstępne, w sytuacji kiedy ogłoszenie nie może być przekazane przez upoważnionych pracowników MOT. f) przekazują do publikacji ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty i o udzieleniu zamówienia w sposób zgodny z ustawą, g) kompletują dokumentację postępowania z każdego etapu procedury udzielenia zamówienia publicznego, w ramach prowadzonych procedur przetargowych, a po zakończeniu postępowania przechowują w/w dokumentację oraz oferty w sposób gwarantujący ich nienaruszalność przez okres określony przepisami ustawy, h) przekazują roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach MOT do Prezesa UZP. 4. Zamówienia publiczne na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość w skali całego roku nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, udzielane są przez MOT, zgodnie z art.4 ust.8 ustawy oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 5. Za realizację w/w zamówień odpowiadają upoważnieni pracownicy MOT. 6. Do obowiązków pracowników, o których mowa powyżej w zakresie udzielenia zamówienia publicznego, należy: 1) planowanie zamówień publicznych, 2) określenie przedmiotu zamówienia (opis), 3) określenie szacunkowej wartości zamówienia netto w złotych, 4) uzyskanie zgody Prezesa MOT na rozpoczęcie postępowania, 5) potwierdzenie przez Skarbnika wysokości środków finansowych zaplanowanych w budżecie zadaniowym MOT na sfinansowanie zamówienia, każdego oddzielnie, 6) określenie wymaganego lub pożądanego terminu realizacji zamówienia, 7) nadzór nad realizacją zamówienia po podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą, 8) rozliczenie zamówienia pod względem finansowym, zgodnie z treścią umowy. 5 Udzielanie zamówień 1. Podstawą udzielania zamówień publicznych w MOT jest plan wydatków w ramach realizacji poszczególnych projektów. 2

3 2. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych przeprowadza się w trybach przewidzianych w ustawie z uwzględnieniem przesłanek występujących w ustawie. 6 Komisja Przetargowa 1. Komisję Przetargową dla przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powołuje Prezes MOT. (par. 3, ust. 3) 7 Przygotowanie postępowania 1. Przed wszczęciem postępowania należy sporządzić wycenę szacunkową przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Kompletna dokumentacja z postępowania, w tym specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz ze wzorem umowy jest zatwierdzana przez Prezesa MOT. 8 Postępowania o wartości mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp 1. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp., Prezes MOT może: 1) powołać Komisję Przetargową i powierzyć jej dokonanie czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania, 2) powierzyć innym osobom lub pracownikom MOT dokonanie czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania, 3) dokonać samodzielnie czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania. 2. Prezes powołuje komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8 ustawy Pzp. 3. W okolicznościach przewidzianych ustawą, postępowanie w trybie z wolnej ręki może przeprowadzić upoważniony pracownik MOT z uwzględnieniem przesłanek określonych w ustawie. 9 Rejestr i przechowywanie dokumentów 1. W MOT prowadzony jest rejestr postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości przekraczającej euro przeprowadzonych w trybach przetargowych oraz postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości przekraczającej euro przeprowadzonych w trybach niekonkurencyjnych. 2. W MOT przechowywana jest pełna dokumentacja udzielanych zamówień publicznych w ramach realizowanych przez poszczególne komórki zadań przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania. 10 Podpisywanie umów 1. Do zawieranych umów o zamówienie publiczne należy bezwzględnie stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ze zmianami. 2. Umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają zachowania formy pisemnej. 3. Do podpisywania umów o zamówienie publiczne uprawniony jest Prezes MOT lub Wiceprezes MOT działający łącznie z innym Członkiem Zarządu MOT. 3

4 4. W zawieranych umowach o zamówienie publiczne niezbędne jest umieszczenie zapisów skutecznie zabezpieczających interesy MOT. 11 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się ustawę Prawo zamówień publicznych, ustawę Kodeks cywilny i inne przepisy obowiązującego prawa. 4

5 R E G U L A M I N UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIE PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO 1 Podstawa prawna 1. Art. 35 ustawy o finansach publicznych z dn. 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U Nr 157, poz. 1240), 2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.); 3. Odpowiednio aktualizowane Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 4. Wszelkich zamówień w Małopolskiej Organizacji Turystycznej z siedzibą w Krakowie (MOT) udziela się mając na względzie respektowanie zasady celowości, gospodarności i oszczędności w dokonywaniu wydatków. 2 Szacowanie wartości zamówienia. Zasady zawierania umów. 1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty euro, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem, z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia w sposób szczegółowy należy przestrzegać przepisów Działu II Rozdziału 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Umowy bez zachowania formy pisemnej mogą zostać zawarte jeżeli przepisy powszechnie obowiązującego prawa w odniesieniu do konkretnego rodzaju umowy nie sprzeciwiają się takiej formie. 4. W przypadku, o którym mowa powyżej zawarcie umowy należy uprawdopodobnić w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. 3 Udzielanie zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej netto w złotych równowartości kwoty euro 1. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia zobowiązany jest przeprowadzić rozeznanie cenowe/ofertowe z taką liczbą wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. 2. Rozeznanie cenowe prowadzi się w jednej z następujących form: pisemnej, telefonicznej, elektronicznej. 3. Z przeprowadzonego rozeznania cenowego/ofertowego sporządza się notatkę służbową z wyłączeniem pkt 5 niniejszego paragrafu. 4. Zamówienie udziela się Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą cenę i warunki realizacji zamówienia. 5. W zamówieniach o wartości nie przekraczającej 3 500,00 zł brutto dopuszcza się dokonanie zamówienia w oparciu o przeprowadzone negocjacje z jednym wykonawcą. 6. Sporządzoną dokumentację dołączana jest do właściwych akt sprawy. 5

6 7. Z czynności wyboru wykonawcy, sporządzana jest dokumentacja. 8. Wybór wykonawcy zatwierdza Prezes MOT. 4 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się ustawę Prawo zamówień publicznych, ustawę Kodeks cywilny i inne przepisy obowiązującego prawa. 6