Zarządzenie Nr 676/OU/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 sierpnia 2016 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 676/OU/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 sierpnia 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 844/OU/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 listopada 2015 roku z późniejszymi zmianami. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam Regulamin Wewnętrzny Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 675/OU/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 sierpnia 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Słupska. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Iwona Wójcik SEKRETARZ MIASTA

2 Uzasadnienie: Zmiana Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacji Urzędu spowodowana jest koniecznością zmiany schematu organizacyjnego Wydziału.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 676 /OU/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 31 sierpnia 2016 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ORGANIZACJI URZĘDU

4 Rozdział I. Postanowienia ogólne. 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Organizacji Urzędu z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami, 2) zadania Wydziału Organizacji Urzędu ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 3) zasady podpisywania pism i decyzji, 4) schemat organizacyjny Wydziału Organizacji Urzędu. Rozdział II. Struktura organizacyjna Wydziału Organizacji Urzędu z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Wydziału kieruje Sekretarz Miasta Słupska przy pomocy Kierownika Referatu Informatycznego OU-RI-I), Kierownika Referatu Zabezpieczenia Urzędu (OU-RZU-I) oraz Działu ds. Organizacyjnych. 2. W Wydziale Organizacji Urzędu tworzy się: 1) Referat Informatyczny, 2) Referat Zabezpieczenia Urzędu, 3) Dział ds. Organizacyjnych podlegający merytorycznie Sekretarzowi Miasta Słupska, 4) stanowisko ds. administracyjno-finansowych ( OU-II). 3. W Referacie Informatycznym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1)Kierownik Referatu Informatycznego (OU-RI-I), 2) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (OU-RI-II), 3) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (OU-RI-III), 4) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (OU-RI-IV), 5) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (OU-RI-V). 4. W Referacie Zabezpieczenia Urzędu tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Zabezpieczenia Urzędu (OU-RZU-I), 2) stanowisko ds. gospodarki magazynowej (OU-RZU-II), 3) stanowisko ds. środków trwałych (OU-RZU-III), 4) stanowisko ds. technicznych (OU-RZU-IV), 5) stanowisko ds. finansowo-gospodarczych (OU-RZU-V), 6) stanowisko ds. obsługi poczty (OU-RZU-VII, 7) stanowisko ds. obsługi poczty (OU-RZU-VII), 8) stanowisko ds. obsługi poczty (OU-RZU-VIII), 9) stanowisko ds. archiwum-koordynator czynności kancelaryjnych (OU-RZU-IX), 10) stanowisko ds. archiwum (OU-RZU-X). 11) konserwator, 12) robotnik gospodarczy,

5 13) kierowca, 14) sprzątaczka. 5. W Dziale ds. Organizacyjnych tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) stanowisko ds. organizacyjnych OU-DO-I, 2) stanowisko ds. organizacyjnych OU-DO-II, 3) stanowisko ds. organizacyjnych i nadzoru właścicielskiego OU-DO-III, 4) stanowisko ds. organizacyjnych OU-DO-IV. 6. Całokształtem pracy Wydziału Organizacji Urzędu kieruje Sekretarz Miasta Słupska, a w czasie jego nieobecności Kierownik Referatu Zabezpieczenia Urzędu (OU-RZU-I). 7. Pracownicy Wydziału Organizacji Urzędu zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 8. Sekretarz Miasta Słupska może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 7. Rozdział III. Zadania Wydziału Organizacji Urzędu ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania. 3. Wydział realizuje następujące zadania własne: 1) w zakresie wsparcia informatycznego: a) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego na potrzeby Urzędu, a w szczególności: przygotowywanie stosownych umów przy udziale dyrektorów merytorycznych wydziałów, bieżące monitorowanie zapisów umów i wspólnie z dyrektorami merytorycznych wydziałów dokonywanie zmian w zależności od potrzeb, monitorowanie terminów obowiązywania umów i powiadamianie Sekretarza Miasta oraz dyrektora merytorycznych wydziałów o kończących się terminach umów, z wyprzedzeniem 3 miesięcznym przy umowach jednorocznych, 6 miesięcznym przy umowach wieloletnich, celem podjęcia stosowanych kroków. planowanie oraz zabezpieczanie środków w budżecie na okres obowiązywania umów. b) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania na stanowiskach pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku, c) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem stron internetowych administrowanych przez Urząd Miejski w Słupsku, e)projektowanie, tworzenie, modernizacja, wdrażanie oraz administrowanie systemami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań i technologii informatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, g) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń dla wydziałów merytorycznych, h) analiza potrzeb oraz opracowywanie koncepcji i planowanie rozwoju systemów informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) identyfikacja potrzeb pracowników w zakresie wyposażenia stanowisk pracowniczych

6 oraz proponowanie i opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania, sukcesywna wymiana zużytych i przestarzałych składników wyposażenia, j) utrzymywanie systemów informatycznych i teleinformatycznych w stałej sprawności poprzez: określanie właściwych warunków eksploatacji i racjonalnego wykorzystania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Urzędu Miejskiego w Słupsku, określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego oraz nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym oraz prawidłowym korzystaniem ze sprzętu i oprogramowania, sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego, a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa, prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, aplikacji biurowych i wdrażanych systemów, k) nadzór nad eksploatacją Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów oraz innych systemów informatycznych eksploatowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, ł) monitorowanie rynku IT pod kątem zastosowania najlepszych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie Miejskim w Słupsku, m) koordynacja i prowadzenie obsługi informatycznej wyborów, n) zabezpieczenie obsługi sesji Rady Miejskiej w zakresie transmisji na żywo audio-video oraz możliwości odtwarzania zapisów archiwalnych, o) prowadzenie ewidencji i bieżące monitorowanie ważności podpisów kwalifikowanych pracowników urzędu oraz ich zakup, p) koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych miasta; 2) w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego: a) stosowanie rozwiązań technicznych wynikających z przepisów związanych z ochroną danych osobowych oraz z ochroną informacji niejawnych w zakresie obsługi informatycznej, b) projektowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych mających na celu podnoszenie: poziomu zabezpieczeń serwerów oraz danych będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Słupsku, bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku, g) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) bieżące monitorowanie zmian w przepisach w zakresie bezpieczeństwa IT, e) monitoring oprogramowania instalowanego na komputerach w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego, g) sprawowanie nadzoru nad: używaniem programów posiadających licencję, zabezpieczaniem danych, w tym informacji niejawnych w eksploatowanych systemach informatycznych, przestrzeganiem stosowania identyfikatorów haseł dostępu w eksploatowanych systemach informatycznych, utrzymaniem baz danych w stałej sprawności i ich archiwizowanie, konfigurowaniem i administrowaniem oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, prowadzeniem kontroli antywirusowych oprogramowania, archiwizacją danych, odzyskiwaniem utraconych danych; 3) w zakresie obsługi kancelaryjnej: a) zapewnienie obsługi pocztowej i kurierskiej,

7 b) ewidencja korespondencji wpływającej, w tym korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną, c) dostarczanie przez gońca korespondencji nadawanej do JST, ZUS-u, Sądów, Urzędu Skarbowego, Komorników, d) obsługa archiwum zakładowego, e) koordynacja czynności kancelaryjnych, f) ewidencja i likwidacja pieczęci urzędowych, g) prowadzenie ewidencji dokumentów niejawnych w wydzielonej części zwanej Kancelarią Niejawną. Merytoryczny nadzór nad jej funkcjonowaniem pełni Pełnomocnik Ochrony; 4) w zakresie zabezpieczenia urzędu: a) rozliczanie usług i dostaw związanych z utrzymaniem obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, b) wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem technicznym obiektów w budynkach Urzędu Miejskiego w Słupsku i ich funkcjonowaniem, c) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, d) przygotowywanie zużytych środków trwałych i wyposażenia do likwidacji, e) ubezpieczenie majątku będącego na stanie Urzędu Miejskiego w Słupsku, f) zabezpieczenie i rozliczenie dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody i ścieków, g) prowadzenie książki obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku i dokonywanie obowiązkowych przeglądów na podstawie ustawy Prawo budowlane, h) nadzór nad zapewnieniem łączności oraz komunikacji w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) rozliczanie rozmów telefonicznych (stacjonarne i komórkowe); j) przeprowadzenia i rozliczanie konserwacji systemu p.poż, klimatyzacji, urządzeń dźwigowych; sygnalizacji włamania, napadu i zalania, sieci telefonicznej, termowentylacji SCOPIES; k) utrzymanie czystości w pomieszczeniach budynków Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) wykonywanie usług poligraficznych dla wydziałów (ksero, bindowanie, laminowanie, drukowanie, itp.), ł) prowadzenie gospodarki magazynowej, m) wystawianie faktur VAT z zakresu działania wydziału oraz działania innych wydziałów na podstawie wniosków dyrektorów wydziałów merytorycznych; 5) w zakresie organizacyjnym: a) prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta, b)prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw oraz przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw w oparciu o wnioski Dyrektorów Wydziałów i innych komórek, c) prowadzenie centralnego rejestru procedur zewnętrznych i wewnętrznych, d) ewidencjonowanie w centralnych rejestrach: skarg, wniosków i podań wpływających do Urzędu oraz koordynacja ich rozpatrywania przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne, e) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących składania przez pracowników Urzędu oświadczeń majątkowych przez pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświaty) oraz osoby zarządzające i członków organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi, jak również oświadczeń lustracyjnych oraz oświadczeń Zgłoszeń do Rejestru Korzyści, f) udział w zespołach projektowych, wdrożeniowych i innych pracach dotyczących organizacji pracy całego Urzędu; 6) w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami: a) koordynowanie i organizowanie prac Sekretarza Miasta w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami podległymi Prezydentowi Miasta Słupska, w tym: - przygotowywanie uchwał zgromadzenia wspólników, - utrzymywanie bieżących kontaktów z zarządami spółek i radami nadzorczymi tych spółek, - prowadzenie bazy kandydatów na członków rad nadzorczych,

8 - realizowanie stałych i specjalnych zadań w ramach nadzoru właścicielskiego, - przygotowywanie wstępnej dokumentacji dotyczącej naborów do rad nadzorczych oraz zarządów spółek, - przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji w zakresie udziałów Miasta Słupska; 7) w zakresie innych zadań: a) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych, b) przekazywanie uchwał do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz publikacji w BIP, c) prowadzenie konsultacji społecznych i dialogu społecznego pod względem merytorycznym w ramach kompetencji wydziału, d) prowadzenie całokształtu spraw związanych z konstruowaniem i realizacją budżetu Zespołu Doradców i Asystentów Prezydenta, e) wskazywanie osoby zastępującej osobę na stanowisku ds. obsługi Sekretarza Miasta. 4. Zadania wykonywane przez Wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446), 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2015 r. poz. 1445), 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( Dz.U. z 2014 r. poz.1202 z późn. zm.), 4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.z 2014 r. poz. 1114), 5) ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.z 2013 r. poz. 262), 6) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz.U.z 2015 r. poz z późn. zm.), 7) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), 9) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 168), 10) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 296), 11) ustawy z dnia 24 sierpnia 1994r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 191 z późn. zm.), 12) ustawy z dnia 11 września 2015 roku o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej ( Dz.U. z 2015 r., poz z późn. zm.), 13) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz.U. z 2016 r. poz. 23), 14) ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.), 15) aktów wykonawczych do ww ustaw, oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych Rozdział IV. Zasady podpisywania pism i decyzji.

9 5. 1. Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Organizacji Urzędu, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje Sekretarz Miasta Słupska na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta podpisują zgodnie z zakresem działania Wydziału pracownicy na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu Prezydentowi Miasta, Zastępcom Prezydenta Miasta i Skarbnikowi Miasta powinny być uprzednio podpisane przez Sekretarza Miasta zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Sekretarza Miasta zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V. Schemat organizacyjny. 6. Schemat organizacyjny Wydziału Organizacji Urzędu określa załącznik do niniejszego regulaminu. Z up. PREZYDENTA Miasta Słupska Iwona Wójcik SEKRETARZ MIASTA