REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA ORGANIZACYJNEGO OBCHODÓW 100. ROCZNICY WYBUCHU POWSTANIA WIELKOPOLSKIEGO

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 12/2017 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 27 marca 2017r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA ORGANIZACYJNEGO OBCHODÓW 100. ROCZNICY WYBUCHU POWSTANIA WIELKOPOLSKIEGO URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO W POZNANIU 1

2 I. Postanowienia ogólne 1 Biuro Organizacyjne Obchodów 100. Rocznicy Wybuchu Powstania Wielkopolskiego zwane dalej Biurem, działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu ustalonego Uchwałą Nr 828/2015 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 16 lipca 2015 roku ze zmianami oraz niniejszego Regulaminu. 2 Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: 1) Sejmiku - należy przez to rozumieć Sejmik Województwa Wielkopolskiego; 2) Zarządzie Województwa - należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Wielkopolskiego; 3) Marszałku Województwa - należy przez to rozumieć Marszałka Województwa Wielkopolskiego; 4) Dyrektorze Biura - należy przez to rozumieć Dyrektora Biura Organizacyjnego Obchodów 100. Rocznicy Wybuchu Powstania Wielkopolskiego; 5) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. 3 Bezpośredni nadzór nad działalnością Biura sprawuje Marszałek Województwa Wielkopolskiego (ZW-I) Całokształtem pracy Biura kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Biura, zapewniając właściwe jego funkcjonowanie, w tym prawidłową organizację i dyscyplinę pracy, terminowe wykonywanie zadań należących do kompetencji Biura i w tym zakresie ponosi odpowiedzialność przed Marszałkiem Województwa. 2. W przypadku nieobecności Dyrektora Biura jego obowiązki przejmuje wyznaczony przez niego pracownik. 3. W przypadku nieobecności pozostałych pracowników Biura ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy Biura, którzy przyjęli zastępstwo zgodnie z zakresem czynności bądź zostali wyznaczeni przez Dyrektora Biura. 1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Biura z oznaczeniem sposobu znakowania akt: 1) Dyrektor Biura BO 2) Stanowisko do spraw obsługi sekretariatu Biura i budżetu BO-I 3) Samodzielne stanowisko do spraw organizacji obchodów 100. rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego BO-II 2. Schemat organizacyjny stanowi załącznik do regulaminu. 5 2

3 II. Zakres działania Dyrektora Biura Zakres działania Dyrektora Biura: 1) kierowanie całokształtem pracy Biura i ponoszenie odpowiedzialności za jego wyniki; 2) realizowanie zadań Biura, zadań wspólnych departamentów Urzędu oraz kształtowanie ogólnej polityki współdziałania departamentów w zakresie obszaru, w którym rolę inicjującą i koordynującą dla Urzędu sprawuje Biuro; 3) pełnienie bezpośredniego nadzoru nad zadaniami realizowanymi przez pracowników Biura; 4) wykonywanie innych prac zleconych przez Marszałka Województwa oraz wynikających z uchwał Sejmiku oraz ustaleń komisji Sejmiku; 5) współdziałanie z Sejmikiem oraz jego Komisjami, Zarządem Województwa, innymi departamentami i biurami Urzędu, administracją rządową, samorządową, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, administracją zespoloną, organizacjami gospodarczymi i społeczno-zawodowymi oraz instytucjami naukowo-badawczymi w zakresie realizacji zadań Biura oraz zadań wspólnych departamentów i biur Urzędu; 6) planowanie budżetu Biura oraz nadzór nad jego prawidłową i rzetelną realizacją; 7) reprezentowanie Biura na zewnątrz; 8) przygotowywanie dla Marszałka Województwa opinii i propozycji przy współpracy z właściwymi departamentami Urzędu; 9) koordynacja i prowadzenie zadań związanych z 100. rocznicą wybuchu Powstania Wielkopolskiego; 10) organizacja centralnych uroczystości 100. rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego; 11) współpraca z instytucjami, stowarzyszeniami, fundacjami i innymi podmiotami kultywującymi pamięć o Powstaniu Wielkopolskim; 12) kreowanie działań związanych z promocją Powstania Wielkopolskiego w Wielkopolsce i kraju; 13) organizacja otwartego konkursu ofert zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, którego celem jest wsparcie projektów i przedsięwzięć, mających promować Powstanie Wielkopolskie; 14) udział w posiedzeniach Zarządu Województwa; 15) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Biura do podpisu Marszałka Województwa i Zarządu Województwa; 16) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników; 17) dokonywanie kontroli wewnętrznej w Biurze. 6 III. Planowanie pracy w Biurze 1. Planowanie pracy służy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: 1) akty normatywne określające zadania samorządu województwa; 2) uchwały Sejmiku; 3) uchwały Zarządu Województwa. 2. Przy planowaniu pracy Biura uwzględnia się również zadania podejmowane z własnej inicjatywy. 7 3

4 IV. Szczegółowa organizacja i zakres działania Biura 8 1. Organizację i porządek w procesie pracy Biura określa Regulamin Pracy Urzędu. 2. W Biurze funkcjonują samodzielne stanowiska pracy. 3. Pracownicy Biura przy realizacji zadań, współdziałając ze sobą, przestrzegają następujących zasad: 1) zachowania drogi służbowej; 2) ustalonych terminów; 3) przekazywania informacji. 4. Dyrektor Biura określa zadania i obowiązki oraz uprawnienia i zakresy odpowiedzialności pracowników Biura. 9 Zadaniem Biura jest koordynacja i prowadzenie zadań związanych z organizacją 100. rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego. Celem Biura jest promocja i działania służące podnoszeniu świadomości na temat Powstania Wielkopolskiego. 10 Do zakresu działania Biura należy: 1) organizacja centralnych uroczystości 100. Rocznicy Wybuchu Powstania Wielkopolskiego; 2) inicjowanie i organizacja działań promocyjnych związanych z rocznicą; 3) wspieranie działań kultywujących pamięć o Powstaniu Wielkopolskim; 4) współpraca z instytucjami, stowarzyszeniami i fundacjami, kultywującymi pamięć o Powstaniu Wielkopolskim; 5) organizacja lub koordynowanie organizacji imprez promocyjnych związanych z 100. Rocznicą Wybuchu Powstania Wielkopolskiego; 6) informowanie władz wojewódzkich o nowych zamierzeniach, planach i koncepcjach; 7) przekazywanie Zarządowi Województwa okresowych sprawozdań z działalności Biura. 11 Do zakresu działania komórek organizacyjnych Biura należy: 1) stanowisko do spraw obsługi sekretariatu Biura i budżetu: a) obsługa kancelaryjno-biurowa Dyrektora oraz Biura; b) zapewnienie organizacyjno-technicznej obsługi spotkań dyrektora Biura, narad oraz spotkań merytorycznych Biura; c) prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualizacji zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Biura; d) prowadzenie rejestru oraz koordynacja delegacji służbowych pracowników Biura; e) dbałość o zapewnienie urządzeń, sprzętu, materiałów i wyposażenia niezbędnego do funkcjonowania Biura; f) obsługa zadań związanych z zamówieniami publicznymi Biura; g) obsługa zadań związanych z budżetem Biura; h) nadzór nad stroną w zakresie dotyczącym Powstania Wielkopolskiego; i) współpraca z Departamentem Organizacyjnym i Kadr w zakresie spraw kadrowych, płacowych i socjalnych; j) prowadzenie rejestru umów zawieranych w ramach Biura; k) współpraca z Archiwum Zakładowym Urzędu w sprawach archiwizacji akt. 4

5 2) samodzielne stanowisko do spraw organizacji obchodów 100. rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego: a) inicjowanie i koordynacja działań promocyjnych związanych z obchodami 100. rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego; b) współorganizacja centralnych uroczystości 100. Rocznicy wybuchu Powstania Wielkopolskiego; c) realizacja zadań wynikających ze współpracy z instytucjami, stowarzyszeniami, fundacjami i innymi podmiotami kultywującymi pamięć o Powstaniu Wielkopolskim; d) kreowanie i realizacja działań związanych z promocją Powstania Wielkopolskiego w Wielkopolsce i kraju; e) tworzenie treści promocyjnych, redagowanie informacji na temat Powstania Wielkopolskiego; f) kreatywna obsługa mediów społecznościowych związana z 100. Rocznicą Powstania Wielkopolskiego; g) współorganizacja i realizacja wydarzeń popularyzujących Powstanie Wielkopolskie; h) współorganizacja otwartego konkursu ofert, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, którego celem jest wsparcie projektów i przedsięwzięć mających promować Powstanie Wielkopolskie. V. Zasady podpisywania pism i decyzji oraz tryb składania dokumentów Zarządowi i Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego. 12 Przy przygotowywaniu projektów pism i decyzji oraz uchwał Zarządu Województwa, uchwał Sejmiku obowiązują następujące zasady: 1) pracownicy Biura podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism; 2) pisma podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik sporządzający pismo; 3) Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Biura nie zastrzeżone do właściwości Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego; 4) Dyrektor Biura parafuje w lewym dolnym rogu pisma podpisywane przez Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego Pieczęcie urzędowe będące na stanie Biura są ewidencjonowane, a ich odbiór potwierdzony na piśmie. 2. Pieczęcie przechowywane są w Biurze w sposób uniemożliwiający dostęp nieupoważnionych osób. 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa Projekty uchwał Zarządu Województwa oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi Województwa przekazywane są do Departamentu Organizacyjnego i Kadr na trzy dni przed posiedzeniem Zarządu Województwa. 2. Projekty uchwał Zarządu Województwa winny być zaparafowane przez: 1) Dyrektora Biura, 2) Marszałka Województwa, 3) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego lub osobę przez niego upoważnioną gdy wywołują skutki finansowe oraz zaopiniowane, co do zgodności z prawem przez radcę prawnego. 5

6 15 Projekty uchwał Sejmiku, przekazywane są do Kancelarii Sejmiku po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zarządu Województwa oraz opinii właściwych Komisji Sejmiku. Projekt uchwały należy złożyć w oryginale wraz z jego kopiami i umieścić w systemie e-radni. VI. Zasady organizacji kontroli Kontroli wewnętrznej w Departamencie podlega: 1) wykonywanie zadań na stanowiskach pracy, 2) dyscyplina pracy Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor Biura. 2. Dowodem dokonania kontroli jest wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub podpisanie dokumentu (pisma). 3. W zakresie wykonywania zadań na stanowisku pracy sporządzanie notatek służbowych lub protokołów, przedłożenie i poinformowanie o nieprawidłowościach Dyrektora Biura. VII. Postanowienia końcowe 18 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Biura. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 19 Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie może być powoływany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 20 Pracownicy Biura potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu Departamentu. 21 W zakresie spraw nie ujętych w niniejszym Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. 6