Zarządzenie Nr 959/ZK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 listopada 2016 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 959/ZK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 listopada 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 678/OU/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 września 2016 r. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam Regulamin Wewnętrzny Wydziału Zarządzania Kadrami, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 142/ZK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Kadrami. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Z up. Prezydenta Miasta Słupska Iwona Wójcik Sekretarz Miasta

2 Uzasadnienie: W związku z reorganizacją Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz likwidacją jednego etatu w Wydziale Zarządzania Kadrami ustalony został nowy podział zadań i schemat organizacyjny.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 959/ZK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 listopada 2016 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ZARZĄDZANIA KADRAMI Rozdział I

4 Rozdział I Postanowienia ogólne. 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Zarządzania Kadrami z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami oraz zasady zastępowania, 2) zadania Wydziału Zarządzania Kadrami ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 3) zasady podpisywania pism i decyzji, 4) schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami. Rozdział II Struktura organizacyjna Wydziału Zarządzania Kadrami z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Wydziału Zarządzania Kadrami kieruje Dyrektor Wydziału Zarządzania Kadrami (ZK-I), przy pomocy stanowiska ds. kadr i rozwoju pracowników (ZK-II). 2. W Wydziale Zarządzania Kadrami tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) ds. kadr i rozwoju pracowników -ZK-II; 2) ds. kadrowych ZK-III; 3) ds. kadrowych ZK-IV; 4) ds. rozwoju pracowników ZK-V; 5) ds. rozwoju pracowników ZK-VI. 3. Dyrektora, w czasie nieobecności, zastępuje pracownik na stanowisku ds. kadr i rozwoju pracowników lub inny wyznaczony pracownik. 4. Pracownicy Wydziału Zarządzania Kadrami zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 5. Dyrektor Wydziału może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ust. 4.

5 Rozdział III Zadania Wydziału Zarządzania Kadrami ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania. W zakresie zarządzania i rozwoju: 3. 1) planowanie, nadzór oraz realizacja polityki i praktyk personalnych; 2) zarządzanie różnorodnością przejawiające się podejmowaniem działań na rzecz implementowania polityki równego traktowania i prowadzenia edukacji antydyskryminacyjnej wśród wszystkich zatrudnionych, aktywnego przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w miejscu pracy (w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną); 3) współpraca z kierownictwem w zakresie planowania i wdrażania programów realizujących wymogi kadrowe oraz krótko i długoterminowych potrzeb Urzędu w tym zakresie; 4) współtworzenie i prowadzenie programów bezpieczeństwa, pozytywnych działań i innych programów kształtujących relacje międzyludzkie w zgodzie z przyjętymi wartościami określonymi w strategii rozwojowej; 5) opracowywanie i zarządzanie programami rekrutacyjnymi i adaptacyjnymi; 6) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przebiegiem służby przygotowawczej pracowników; 7) zarządzanie całokształtem spraw dotyczących szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych oraz innych form rozwoju i podnoszenia kwalifikacji pracowników; 8) współtworzenie i sprawowanie pieczy nad realizacją programów wynagradzania i świadczeń dodatkowych; 9) nadzór nad procesem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników; 10) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu praktyk zawodowych oraz wolontariatu; 11) przygotowywanie wniosków o nadanie orderów i odznaczeń państwowych pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz dyrektorom miejskich jednostek organizacyjnych i przedkładanie ich Wojewodzie Pomorskiemu oraz realizacja formalności związanych z przyznawaniem Wyróżnień Pracownika Urzędu Miejskiego w Słupsku. Prowadzenie stosownej ewidencji w tym zakresie; 12) prowadzenie spraw dotyczących przyznawania Nagród Prezydenta Miasta Słupska; 13) współpraca i konsultacje z organizacjami związkowymi działającymi w Urzędzie w zakresie zadań określonych ustawą o związkach zawodowych i ustawą Kodeks pracy; 14) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku oraz innymi instytucjami zewnętrznymi w zakresie organizowania staży, robót publicznych i prac interwencyjnych; W zakresie administracji kadrowej: 1) prowadzenie całokształtu spraw kadrowych (w tym akt osobowych) pracowników Urzędu Miejskiego; 2) wydawanie pracownikom zaświadczeń z zakresu spraw kadrowo płacowych i prowadzenie ewidencji zaświadczeń; 3) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się przez pracowników o świadczenia: emerytalne, rentowe i rehabilitacyjne; 4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zawieranymi z pracownikami Urzędu umowami cywilno prawnymi; 5) prowadzenie ewidencji krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i wystawianie delegacji; 6) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu ewidencji i rozliczania czasu pracy; 7) współpraca ze stanowiskiem ds. BHP w zakresie kierowania na badania medycyny pracy; 8) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku ryczałtów miesięcznych z tytułu używania przez w/w samochodów prywatnych do celów służbowych;

6 9) przygotowywanie, wydawanie i ewidencjonowanie identyfikatorów imiennych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku; 10) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy. W zakresie kontrolingu personalnego: 1) przygotowywanie planów etatów oraz wskaźników i parametrów do planu funduszu płac oraz racjonalne gospodarowanie tym funduszem przy współpracy Referatu Wydatków Wydziału Księgowości; 2) prowadzenie badań i analiza ich wyników w celu prowadzenia porównań wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych; 3) monitorowanie kosztów programów zarządzania kadrami; 4) prowadzenie analityki i sprawozdań z sytuacji kadrowej w Urzędzie na potrzeby własne oraz instytucji zewnętrznych; 5) analiza zewnętrznego rynku pracy w zakresie trendów wynagrodzeń i benefitów oraz rekomendowanie rozwiązań wewnętrznych w tym zakresie. Inne: 1) prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych; 2) konstruowanie i realizacja budżetu Wydziału; 3) prowadzenie wydziałowych rejestrów: - zarządzeń Prezydenta Miasta Słupska, - uchwał Rady Miejskiej, - ryzyk obejmujących zadania operacyjne wraz z kwestionariuszami samooceny Wydziału i innymi dokumentami wymaganymi zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie kontroli zarządczej. 4. Zadania wykonywane przez wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 446, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2016 r. poz. 814, z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 902, z późn. zm.); 5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.); 6) ustawy z dnia 4 marca 1994 r roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800, z późn. zm.); 7) ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczegółowych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. z 1990 r. Nr 34 poz. 198, z późn. zm.), 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1870), 9) ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.); 10) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz.U. z 2006 r. Nr 216, poz z późn. zm); 11) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2016 r. poz. 239, z późn. zm.); 12) ustawy z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach (Dz. U. z 2015 r. poz. 475, z poźn. zm.); 13) ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881); 14) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 296, z późn. zm.); 15) aktów wykonawczych do ww. ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych.

7 Rozdział IV Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Zarządzania Kadrami, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów, podpisuje Dyrektor, bądź pracownik zatrudniony na stanowisku ds. kadr i rozwoju pracowników, na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Inni pracownicy Wydziału podpisują pisma z zakresu działania Wydziału, nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców, Sekretarza i Skarbnika lub Dyrektora Wydziału na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma przedstawione do podpisu Prezydentowi, Zastępcom, Sekretarzowi i Skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowanie na zewnątrz. Rozdział V Schemat organizacyjny. 6. Schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami określa załącznik do niniejszego regulaminu. Z up. Prezydenta Miasta Słupska Iwona Wójcik Sekretarz Miasta

8 Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami Dyrektor Wydziału ZK-I 1 etat ds. kadr i rozwoju pracowników ZK-II 1 etat ds. kadrowych ZK-III 1 etat ds. kadrowych ZK-IV 1 etat ds. rozwoju pracowników ZK-V 1 etat ds. rozwoju pracowników ZK-VI 1 etat Z up. Prezydenta Miasta Słupska Iwona Wójcik Sekretarz Miasta