Protokół z kontroli 1.Nazwa kontrolowanej jednostki Dom Dziecka Nr 12 ul. Tarczyńska 27 02 023 Warszawa 2. Dane kierownika kontrolowanej jednostki p. Alicja Małgorzata Wojtaszewska 3. Jednostka kontrolująca Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie ul. Rakowiecka 21 02-517 Warszawa 4. Dane personalne dokonujących czynności kontrolnych Małgorzata Sudoł starszy specjalista działająca na podstawie upowaŝnienia nr 49/2010 Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z dn. 2.08.2010r. Romuald Kulbicki- zastępca głównego księgowego działający na podstawie UpowaŜnienia nr 52/2010 Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z dnia 2.08.2010r. Jadwiga Modrzejewska- starszy specjalista działająca na podstawie upowaŝnienia nr 50/2010r. Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z dn. 2.08.2010r. Agnieszka Oracz-Zawistowska - specjalista pracy socjalnej działająca na podstawie upowaŝnienia nr 51/2010 Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z dn. 2.08.2010r. 5. Przedmiot kontroli: Sprawdzenie wykonania zaleceń po kontroli placówki przeprowadzonej przez pracowników WCPR w dniach 21.05-5.06.2009r. Stopień realizacji programu naprawczego. 6.Czas trwania kontroli: 9.08-20.08.2010r.. 7.Okres objęty kontrolą: rok 2009 i 2010 do dnia kontroli. 8.Podstawa prawna: Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z póź. zm.) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1974 r. Nr 24, poz. 141 z póź. zm.) Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz.1458), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 r. w sprawie placówek opiekuńczo-wychowawczych (Dz. U. Nr 201 poz. 1455), Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z póź. zm.), 1
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142 z 2006 r., poz. 1020 z póź. zm.). Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie, kontynuowanie nauki oraz zagospodarowanie (Dz. U. nr 6 poz. 45 z póź. zm). 9.Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowany został w KsiąŜce Kontroli pod pozycją: 1/10 W trakcie kontroli informacji udzielała Dyrektor jednostki p. Alicja Wojtaszewska oraz pracownicy w zakresie wykonywanych zadań. W dniach 9.08-20.08.2010r. w Domu Dziecka nr 12 przy ul. Tarczyńskiej 27 w Warszawie przeprowadzono kontrolę, której przedmiotem było sprawdzenie wykonania zaleceń wydanych przez Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniach 21.05-5.06.2009r. (zgodnie z pismem z dnia 9.10.2009r. znak: WCPR.KK-094-6-4450/09/MSU). Zalecenia skierowane zostały do Dyrektora placówki - p. Alicji Małgorzaty Wojtaszewskiej. Dyrektor poinformowała na piśmie o sposobie zrealizowania zaleceń - (pismo z dnia 19.10.2009r. i pismo z dnia 09.11.2009r.) Ustalenia kontroli. I. Wykonanie zaleceń po kontroli jednostki w 2009 r. ( zalecenie - sposób realizacji). Zagadnienia dotyczące organizacji pracy oraz prawa pracy i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zalecenie 1: Poinformować Dyrektora tut. Centrum, jakie istnieją moŝliwości utworzenia w placówce pokoju gościnnego oraz pomieszczenia do zajęć terapeutycznych i sportowych, wymaganych przepisami prawa. Realizacja: Dyrektor jednostki poinformowała o sposobie realizacji zalecenia w piśmie z dnia 09.11.2009r. Więcej informacji w przedmiotowej sprawie zawiera druga część protokołu: Stopień realizacji Programu naprawczego. Zalecenie 2: Prowadzić na bieŝąco ksiąŝkę obiektu budowlanego zgodnie z art. 64 ustawy z dnia 1 września 2006 r. Prawo Budowlane (Dz. U. Nr 156 poz. 1118). Realizacja: KsiąŜka obiektu budowlanego prowadzona jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 03 lipca 2003r. w sprawie ksiąŝki obiektu budowlanego (Dz. U. 2006.156.1118) w odniesieniu do treści oraz formularza. 2
Zalecenie 3. Przeanalizować akta osobowe pracowników w celu uzupełnienia brakujących dokumentów oraz poinformować pracowników o obowiązku aktualizacji danych znajdujących się w kwestionariuszach osobowych. Realizacja: W czasie kontroli sprawdzono akta osobowe pedagoga i pracownika socjalnego, w których w 2009 r. wykazano nieprawidłowości. Stwierdzono, Ŝe dane zawarte w kwestionariuszach osobowych zostały zaktualizowane. Zalecenie 4. Ponownie określić zakres obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku pracownika socjalnego i rozwaŝyć zmianę umowy o pracę adekwatnie do wykonywanych zadań. Realizacja: Dyrektor jednostki ponownie określiła zakres obowiązków dla pracownika socjalnego/psychologa. Pracownik został zapoznany z zakresem czynności w dniu 30.09.2009r. Kserokopia zakresu obowiązków załącznik nr 1 do protokołu. Zalecenie 5: Prawidłowo rozliczyć czas pracy pracowników pedagogicznych(wychowawców) oraz wypłacić pracownikom przysługujące dodatki do wynagrodzeń wynikające z ponownego rozliczenia czasu pracy. Zalecenie 6: Stosować obowiązujące przepisy prawa pracy przy bieŝącym rozliczaniu czasu pracy wszystkich pracowników. Realizacja: W piśmie z dnia 17.08.2010 r. Dyrektor jednostki i Główna księgowa udzieliły informacji - cyt. wypłacono w dniu 21.12.2009r. pracownikom przysługujące dodatki do wynagrodzeń wynikające z ponownego naliczenia czasu pracy. Placówka stosuje się do obowiązujących przepisów prawa pracy przy bieŝącym rozliczaniu czasu pracy wszystkich pracowników. Pismo z dnia 17.08.2010r. załącznik nr 2 do protokołu. Zalecenie7: Zobowiązać pracowników do podpisywania listy obecności w chwili przyjścia do pracy. Realizacja: Nie stwierdzono uchybień w dokumentowaniu ewidencji czasu pracy. Zalecenie 8: Prowadzić na bieŝąco Rejestr Zarządzeń. Realizacja: Rejestr prowadzony jest na bieŝąco. Zagadnienia dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej. Zalecenie 1: Aktualizować na bieŝąco przepisy wewnętrzne związane z zasadami (polityką rachunkowości) oraz obiegiem i kontrolą dokumentów finansowo-księgowych. Realizacja: W Domu Dziecka przeprowadzono aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w zakresie aktów prawnych w oparciu, o które funkcjonuje jednostka. Zmiany zostały wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora Nr 8/2010 z dnia 02.06.2010 r. (Załącznik Nr 3). Zalecenie 2: Prowadzić prawidłową ewidencję księgową wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w jednostce. Realizacja: W Domu Dziecka Nr 12 wprowadzono księgowania operacji gospodarczych związanych z magazynem Ŝywnościowym. Księgowania prawidłowo ujmowane są na koncie 310 (Załącznik Nr 4). 3
Zalecenie 3: Przestrzegać przepisów wewnętrznych dotyczących kontroli dokumentacji finansowoksięgowej. Realizacja: Na fakturach umieszczana jest informacja o kontroli z punktu widzenia celowości i gospodarności. Na dokumentach płaconych gotówką z kasy umieszczane są informacje o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz informacji o kontroli z punktu widzenia celowości i gospodarności. Na dokumentach umieszczana jest informacja o zakwalifikowaniu do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budŝetowej. Zalecenie 4: Terminowo regulować zobowiązania jednostki. Realizacja: W Domu Dziecka Nr 12 dokonywane płatności regulowane są terminowo, zgodnie z zapisami na fakturach. Zalecenie 5: Odpowiednio prowadzić dokumentację związaną z obrotem gotówkowym odzwierciedlającą faktyczny stan środków w kasie. Realizacja: W zakresie gospodarki kasowej stan gotówki w kasie jest zgodny z ewidencją księgową na koncie księgowym 101 (Załącznik Nr 5 i 6). Przeprowadzona inwentaryzacja kasy nie wykazała niezgodności stanu środków pienięŝnych z prowadzoną dokumentacją (Załącznik Nr 7). Zalecenie6: DąŜyć do stosowania obrotu bezgotówkowego w jednostce. Realizacja: W jednostce zminimalizowano obrót gotówkowy do poziomu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania jednostki. Zalecenie 7: Przestrzegać Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 146, poz. 1222 z późn. zm.), w zakresie terminu wypłat nagród jubileuszowych. Realizacja: W jednostce aktualnie stosowane są zapisy 8 ust. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398), w zakresie terminu wypłat nagród jubileuszowych. Zagadnienie dot. organizowania opieki nad dziećmi w placówce opiekuńczo-wychowawczej. Zalecenie 1: Bezwzględnie zapewnić całoroczne i całodobowe funkcjonowanie placówki; w okresie wakacji i ferii wyznaczyć całodobowe dyŝury pracowników pedagogicznych. Realizacja: Dyrektor jednostki zapewniła całodobowe i całoroczne funkcjonowanie placówki. W harmonogramie czasu pracy zaplanowano dyŝury wychowawców w okresie wakacji w czasie całej doby. Zalecenie 2: Zapewnić dzieciom moŝliwość swobodnego korzystania z pomieszczeń wspólnych, wyeliminować zamykanie na klucz tych pomieszczeń. Realizacja: Dyrektor placówki poinformowała kontrolujących na piśmie o sposobie realizacji ww. zalecenia. Cyt.: Dzieci w Domu Dziecka Nr 12 miały i będą miały moŝliwość swobodnego korzystania z pomieszczeń 4
wspólnych. Jednocześnie Dyrektor uzupełniła ww. informację podtrzymując stanowisko przedstawione w odpowiedzi na zalecania pismo znak: DDz.12-14/B5/32/420/09, z którego wynika, Ŝe pokoje dzienne, kuchenki grupowe są dostępne zawsze dla wychowanków w czasie ich obecności. Natomiast, w czasie przebywania dzieci w szkole pomieszczenia te są zabezpieczone z uwagi na zapobieganie kradzieŝom, ze względów bezpieczeństwa (młodsze dzieci). Szczegółowe informacje w ww. piśmie załącznik nr 8 i piśmie z dnia 10.08.2010r. załącznik nr 12 do protokołu. Zalecenie 3: Uregulować zasady posiadania i przechowywania przez wychowanków przedmiotów wartościowych w placówce. Realizacja: Dyrektor jednostki wydała Zarządzenie Nr 6/2009 z dnia 1 lipca 2009r. wprowadzające zasady przechowywania przedmiotów wartościowych wychowanków w Domu Dziecka Nr 12 - załącznik nr 9 do protokołu. Zalecenie 4: Określić zasady przyjmowania darów, ewidencjonowania i gospodarowania nimi. Realizacja: Dyrektor jednostki wydała Zarządzenie Nr 10/2009 z dnia 19 listopada 2009r. wprowadzające zasady przyjmowania darów, ewidencjonowania i gospodarowania nimi - załącznik nr 10 do protokołu. Zagadnienia dot. indywidualnej pracy z dzieckiem i rodziną. Zalecenie 1. Dokonywać modyfikacji zapisów kontraktu wraz ze zmieniającą się sytuacją rodziny, egzekwować zobowiązania w nim zawarte oraz dokonywać okresowej oceny podejmowanych działań. Realizacja: W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe placówka pracuje z 3 rodzinami w oparciu o kontrakt. Działania podejmowane w ramach ustaleń zawartych w kontraktach podlegają okresowej ocenie - Opinie wychowawców oraz w indywidualnych planach pracy. Pedagog placówki dokonała w dniu 15.06.br. oceny podjętych działań. Stwierdzono, Ŝe nie w kaŝdym przypadku udało się potwierdzić przez kontrolujących dokumentowanie realizowania zobowiązań rodziny zawartych w kontrakcie. Zalecenie 2: Formułować na piśmie opinie dotyczące zasadności dalszego pobytu dziecka w placówce. Realizacja: Stwierdzono, Ŝe dokumentacja stałego zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka (od 27.01.br.) zawiera opinie dotyczące zasadności pobytu dziecka w placówce. Zagadnienia dotyczące realizacji zadań związanych z procesem usamodzielnienia wychowanków. Zalecenie 1: Bezwzględne stosować przepis 7 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004r. (Dz. U. z 2008r., Nr 115, poz.728 z póź. zm.) wskazującego: indywidualny program usamodzielnienia przygotowuje osoba usamodzielniana, ( ) co najmniej na miesiąc przed osiągnięciem pełnoletności ( ). 5
Zalecenie 2: Bezwzględne stosować przepis 2 ust. 1 pkt. 1 w/w Rozporządzenia tj. warunkiem przyznania pomocy ( ) jest wskazanie przez osobę usamodzielnianą, co najmniej na dwa miesiące przed osiągnięciem pełnoletności danych osobowych osoby, która podejmuje się pełnienia funkcji opiekuna usamodzielnienia ( ). Zalecenie 3: Stosować 8 ust.1 pkt. 3 rozporządzenia wskazującego: Zmiany programu usamodzielnienia wymagają zatwierdzenia przez kierownika powiatowego centrum pomocy rodzinie. Zalecenie 4: Weryfikować zmiany programu usamodzielnienia w taki sposób, aby zawierały informacje, na czym owe zmiany programowe polegają, jakie są dalsze ustalenia i jakie mają być podejmowane działania przez wychowanka w obszarze programu, za jego zgodą i akceptacją opiekuna usamodzielnienia oraz właściwego PCPR. Realizacja: Na prośbę kontrolujących placówka przedstawiła informację o wychowankach, którzy w roku 2010 r. ukończyli lub ukończą 18 lat. Stwierdzono, Ŝe 10 wychowanków w br. osiągnie lub osiągnęło pełnoletność - załącznik nr 11 do protokołu. Do kontroli wybrano teczki 2 wychowanków: Roberta. R. i Izabelę D. Stwierdzono, Ŝe zachowane zostały terminy wyznaczenia opiekuna usamodzielnienia i opracowania indywidualnego programu usamodzielnienia. JednakŜe na dokumencie wskazującym i wyznaczającym opiekuna usamodzielnienia nie stwierdzono podpisu Dyrektora WCPR w obu przypadkach. Indywidualny program usamodzielnienia Roberta R. nie był w pełni wypełniony. Opatrzony był podpisem pracownika socjalnego placówki, brakowało podpisów opiekuna usamodzielnienia. Plany te nie zostały zatwierdzone przez Dyrektora WCPR. Wywiady środowiskowe nie zawierały wszystkich danych, w sprawie Izabeli wywiad był pusty. Z danych wynika, Ŝe w jednym przypadku nie zachowano terminów określonych w obowiązujących przepisach. Pracownik socjalny prowadzący proces usamodzielnienia wychowanków od 27 lipca do 3 września 2010r. przebywała na zwolnieniu lekarskim. PowyŜsze uchybienia pochodzą sprzed okresu pozostawania pracownika socjalnego na zwolnieniu. II. Stopień realizacji Programu naprawczego. Kontrolowana jednostka zrealizowała zadania określone w Programie Naprawczym, mające na celu osiągnięcia standardów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 roku w sprawie placówek opiekuńczo-wychowawczych (Dz. U. Nr 201, poz. 1455 ). Program Naprawczy zakładał przede wszystkim zwiększenie zatrudnienia o dwa etaty wychowawców nocnych, modernizację pralni, suszarni i pomieszczeń magazynowych, ogrodzenia, opracowanie projektu i wykonanie prac zagospodarowania terenu, adaptację powierzchni Domu na pomieszczenie terapeutycznosportowe, a takŝe wydzielenie pomieszczenia na pokój gościnny. 6
Zatrudnienie wychowawców nocnych Dyrektor placówki zaplanowała i zrealizowała w 2008 roku. Wykonano równieŝ remont pralni, suszarni i pomieszczeń magazynowych. Nad tarasem Domu zabudowano pomieszczenie, które zaadaptowano na pomieszczenie do zajęć terapeutyczno-sportowych. Kolejnym zadaniem niezbędnym do osiągnięcia standardów było utworzenie pokoju gościnnego. Został on wygospodarowany z duŝej sypialni, poprzez oddzielenie jej części ścianką działową i wstawienie drzwi. Opóźniona w realizacji, wobec zapisów zawartych w harmonogramie Programu Naprawczego, jest modernizacja ogrodzenia i zagospodarowanie terenu. Konieczność jej wykonania nie wynika bezpośrednio ze standardów zawartych w ww. rozporządzeniu, dlatego zadanie to zostało przesunięte na kolejne lata. W 2011 roku zaplanowano i zabezpieczono środki na wykonanie projektu, natomiast wykonanie zadania zaplanowano na 2012 rok. Informacja o realizacji Programu Naprawczego opracowana przez Dyrektora placówki stanowi załącznik Nr 12 i 13. Na tym protokół z kontroli zakończono. Protokół zawiera 8 parafowanych stron. Integralną część protokołu stanowią załączniki: załącznik nr 1- Zakres obowiązków pracownika socjalnego/psychologa. załącznik nr 2 pismo z dnia 17.08.2010r. znak: DDz.12-14/B5/32/1025/2010. załącznik nr 3 Zarządzenie nr 8/2010. załącznik nr 4 Obroty na koncie 310. załącznik nr 5 Obroty na koncie 101. załącznik nr 6 Raport kasowy nr 12/B/2010. załącznik nr 7- Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie BudŜet i Dochody własne. załącznik nr 8 Odpowiedź na zalecenia z dnia 19.10.2009r. pismo znak: DDz.12-14/B5/32/42/09. załącznik nr 9 Zarządzenie nr 6/2009. załącznik nr 10 Zarządzenie nr 10/2009. załącznik nr 11- Informacja o wychowankach. załącznik nr 12 pismo z dnia 10.08.2010r. znak: DDz.12-14/B5/1021/2010. załącznik nr 13 pismo z dnia 09.11.2009r. znak: DDz. 12-14/B5/32/461/09. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 65/2008 z dnia 16.12.2008 r. Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie w sprawie Regulaminu kontroli zewnętrznej Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie kierownik jednostki podlegającej kontroli moŝe: - odmówić podpisania protokołu kontroli składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania wyjaśnienie przyczyn tej odmowy, 7
- zgłosić, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowane zastrzeŝenia dotyczące ustaleń zawartych w protokole. ZastrzeŜenia zgłasza się na piśmie do dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. W przypadku skorzystania przez kierownika jednostki podlegającej kontroli z powyŝszych uprawnień, do niniejszego protokołu zostaną dołączone informacje o zgłoszeniu zastrzeŝeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie lub o dokonanych w protokole kontroli poprawkach, skreśleniach i uzupełnieniach lub odmowie podpisania protokołu. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano kierownikowi jednostki podlegającej kontroli. Egzemplarz protokołu otrzymałem. DYREKTOR STARSZY SPECJALISTA Małgorzata Sudoł mgr Alicja Małgorzata Wojtaszewska (podpis kierownika jednostki) ZASTĘPCA KIEROWNIKA Działu ds. Instytucjonalnej Pomocy Dziecku i Rodzinie Agnieszka Oracz-Zawistowska Zastępca Głównego Księgowego Romuald Kulbicki 7.09.10r. (data, podpisy kontrolujących) 8