Procedura P-IV-07 P R O C E D U R A. Obieg dowodów księgowych zewnętrznych obcych

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Głogowie Procedura P-IV-07 P R O C E D U R A Obieg dowodów księgowych zewnętrznych obcych Nr procedury P-IV-07 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest uporządkowanie obiegu dowodów księgowych zewnętrznych obcych, które dotyczą zakupu towarów w Urzędzie Miejskim w Głogowie ZAKRES Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Miejskiego w Głogowie TERMINOLOGIA 3.1. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA wydział, biuro, zespół radców prawnych, Urząd Stanu Cywilnego SAMODZIELNE STANOWISKA audytor wewnętrzny, rewident zakładowy, inspektor BHP WYDZIAŁ FP Wydział Finansów Publicznych. Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Agnieszka Wójcik SPRAWDZIŁ BoŜena Dąbrowska ZATWIERDZIŁ Jan Zubowski Procedura jest własnością Urzędu Miejskiego w Głogowie Udostępnianie jej osobom nieupowaŝnionym lub kopiowanie bez zezwolenia Prezydenta Miasta jest zabronione Strona 1 z 11

2 3.4. DOWÓD KSIĘGOWY ZEWNĘTRZNY OBCY zwany dalej w treści procedury dowodem księgowym, jest to dokument otrzymany od dostawcy towaru lub usługi, stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Dowodem księgowym zewnętrznym obcym moŝe być np.: faktura VAT, rachunek, nota księgowa, korekta faktury VAT, korekta rachunku. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w ewidencji KONTROLA MERYTORYCZNA polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyraŝonych w dowodach, a takŝe na stwierdzeniu, czy są zgodne z umową lub zleceniem, czy ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie. Kontrola merytoryczna to takŝe stwierdzenie zgodności operacji gospodarczej z ustawą o zamówieniach publicznych oraz z ustawą o samorządzie gminnym KONTROLA FORMALNO-RACHUNKOWA polega na sprawdzeniu, czy dokument jest wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych KWALIFIKACJE Uprawnionym do wykonywania zadań niniejszej procedury jest pracownik, który odbył szkolenie w zakresie SZJ TERMINOWOŚĆ Dokumenty księgowe zewnętrzne dostarczone do poszczególnych komórek organizacyjnych w trakcie trwania miesiąca i z datą tego miesiąca przekazywać naleŝy do Wydziału Finansów Publicznych w terminie pięciu dni od daty ich otrzymania. Dokumenty księgowe otrzymane w miesiącu następnym, a wystawione z datą miesiąca poprzedniego do piątego dnia tego miesiąca. Pracownicy, którzy nie przygotowują dowodów do realizacji rzetelnie i prawidłowo powodując zwrot dokumentów w celu ich uzupełnienia lub opóźniają z własnej winy dostarczanie dokumentów do WFP, ponoszą odpowiedzialność za wynikłą z tego powodu szkodę (odsetki). Strona 2 z 11

3 6.0. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA CZĘŚĆ GRAFICZNA I OPISOWA Pracownik UM 6.1. Pracownik Kancelarii Ogólnej Pracownik wydz. merytorycz. Pracownik komórki organizacyjnej Dowód księgowy Fa zewnętrzny obcy np.(faktura, rachunek, nota księgowa) 1. Rejestruje dowód księgowy zewnętrzny obcy. 2. Przekazuje dowód księgowy zewnętrzny właściwej komórce organizacyjnej lub do Wydziału Finansów Publicznych Sprawdza pod względem merytorycznym dowód księgowy zewn. obcy i rejestruje w rejestrze wydziałowym. 2. Opisuje dowód księgowy zewnętrzny obcy załącznik nr 1 oraz załącznik nr Pracownik przekazuje dowód księgowy zew. Naczelnikowi Wydziału lub osobie upowaŝnionej do podpisania pod wzg. merytorycznym. NIE Naczelnik wydziału merytorycznego Zatwierdza dowód księgowy zewnętrzny pod względem merytorycznym Pracownik komórki organizacyjnej TAK 6.5. Przekazuje dowód księgowy zewnętrzny pracownikowi Wydziału Finansów Publicznych 1 2 Strona 3 z 11

4 1 2 Pracownik Wydziału Finansów Publicznych Sprawdza dowód księgowy pod względem formalnym i rachunkowym. 2.W razie potrzeby przekazuje dowód księgowy do uzupełnienia. Skarbnik Naczelnik Wydz. FP 6.7. Zatwierdza dowód księgowy zewnętrzny do wypłaty. Prezydent Miasta 6.8. Zatwierdza dowód księgowy zewnętrzny do wypłaty. Pracownik Wydziału FP 6.9. Realizuje wypłatę (przelew lub gotówka) oraz niezwłocznie przekazuje dokument zewn. do księgowania (przed zaksięgowaniem pracownik Strona 4 z 11

5 6.1. Pracownik UM. Dowód księgowy zewnętrzny wpływa do Urzędu drogą pocztową lub jest doręczony osobiście przez dostawcę Pracownik Kancelarii Ogólnej lub wydziału merytorycznego Dokonuje rejestracji dowodu księgowego zewnętrznego w rejestrze Niezwłocznie przekazuje dowód księgowy zewnętrzny właściwej komórce organizacyjnej Pracownik komórki organizacyjnej Sprawdza udokumentowanie wydatku pod względem celowości i zasadności, zgodności z zawartą umową lub porozumieniem, a takŝe czy dowód księgowy zewnętrzny obcy został wystawiony przez właściwe jednostki. Sprawdza równieŝ, czy znajdują się wolne środki finansowe zabezpieczone w budŝecie na dany rok na zapłacenie kontrahentowi (w przypadku, gdy wolnych środków w planie finansowym nie ma, pisze prośbę o prolongatę terminu płatności, do momentu przesunięcia środków). Rejestruje go w rejestrze wydziałowym. JeŜeli dowód księgowy zewnętrzny nie dotyczy zamówienia złoŝonego przez Urząd Miejski w Głogowie jest on odsyłany wystawcy (kontrahentowi) Opisuje dowód księgowy zewnętrzny obcy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wszelkie zastrzeŝenia powinny zostać w sposób trwały i czytelny zamieszczone na dowodzie księgowym. Dowód księgowy powinien zawierać zapis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi. Zapis ten winien wyczerpująco określać jakim celom i komu słuŝy dokonany zakup, wykonanie usługi Pracownik przekazuje dowód księgowy przełoŝonemu (naczelnikowi, kierownikowi lub innej osobie upowaŝnionej do podpisywania pod względem merytorycznym). Strona 5 z 11

6 6.4. Naczelnik wydziału, kierownik, osoba upowaŝniona do podpisu pod wzg. merytorycznym Zatwierdza sprawdzony pod względem merytorycznym, opisany dowód księgowy i przekazuje pracownikowi. JeŜeli ma jakieś wątpliwości zwraca go pracownikowi celem poprawy ewentualnie celem wyjaśnienia. Sprawdzony pod względem merytorycznym dowód księgowy zewnętrzny winien zawierać czytelny podpis i pieczątkę osoby upowaŝnionej do jego zatwierdzenia (załącznik nr 1) oraz informację o zabezpieczeniu środków w budŝecie (załącznik nr 2) Pracownik komórki organizacyjnej Sprawdzony i zatwierdzony dowód księgowy zewnętrzny przekazuje do pracownika Wydziału FP Pracownik Wydziału FP Dokonuje kontroli dowodu księgowego pod względem formalnym i rachunkowym (potwierdza podpisem na pieczęci załącznik nr 1). Sprawdza czy kontrolowany dowód posiada wszystkie cechy wymagane od prawidłowo sporządzonego dowodu księgowego oraz czy nie zawiera błędów rachunkowych JeŜeli dowód księgowy posiada błędy rachunkowe, formalne przekazuje go do pracownika komórki merytorycznej celem naniesienia poprawek Sprawdza, czy środki finansowe są zabezpieczone w harmonogramie wydatków Przekazuje dowód księgowy celem zadekretowania go zgodnie z obowiązującym planem kont Skarbnik, Naczelnik Wydziału FP Zatwierdza sprawdzony dowód księgowy do wypłaty. Zatwierdzenie dowodu do wypłaty jest równoznaczne z uznaniem, Ŝe zawarta w nim operacja gospodarcza nie budzi zastrzeŝeń pod względem legalności, a obrazujący ją dokument nie budzi zastrzeŝeń pod względem rzetelności, zatwierdzona do realizacji (wypłaty) kwota posiada zabezpieczenie w środkach finansowych jednostki, a operacja mieści się w planie wydatków jednostki na dany rok. Zatwierdzenie dowodu do realizacji (wypłaty) jest Strona 6 z 11

7 ponadto równoznaczne z uznaniem, Ŝe dowód został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upowaŝnionych pracowników i pod tym względem nie budzi zastrzeŝeń zatwierdzających. JeŜeli Skarbnik lub Naczelnik Wydziału FP ujawni nieprawidłowości formalnorachunkowe dowodu zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia. JeŜeli dowód jest nierzetelny i stwierdza dokonanie nielegalnej operacji gospodarczej Skarbnik lub Naczelnik Wydziału FP odmawia jego podpisania, powiadamiając o tym niezwłocznie Prezydenta Miasta Prezydent Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta, Sekretarz Zatwierdza ostatecznie dowód księgowy zewnętrzny do wypłaty (realizacji) Pracownik Wydziału FP Realizuje wypłatę w terminie nie powodującym przekroczenia terminu płatności, zgodnie z zatwierdzonym planem wydatków na dany rok. Niezwłocznie przekazuje równieŝ dokument zewnętrzny zatwierdzony, opieczętowany datą przelewu do księgowości. Pracownik księgowości przybija pieczęć wskazującą miesiąc ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (załącznik nr 3). Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH 7.1. Procedury i instrukcje: Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych Zarządzenie Prezydenta Miasta nr 64/2007 z dnia 27 marca 2007 roku Zarządzenie Prezydenta Miasta nr 149/2006 w sprawie zasad rachunkowości Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku z późn. zm Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych z dnia 14 czerwca 2006 roku (Dz. U. 107) Strona 7 z 11

8 Rozp. Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 142) Ustawa o finansach publicznych (Dz. U. 249 z dnia ) 7.2. Inne dokumenty: Nie dotyczy Załączniki Załącznik nr 1 wzór obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Głogowie pieczęci do zatwierdzania dokumentów. Załącznik nr 2 wzór obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Głogowie pieczęci potwierdzającej zabezpieczenie środków w budŝecie. Załącznik nr 3 wzór obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Głogowie pieczęci wskazującej miesiąc ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Strona 8 z 11

9 Urząd Miejski w Głogowie WZÓR OBOWIĄZUJĄCEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W GŁOGOWIE PIECZĘCI DO ZATWIERDZANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Ewidencja faktury VAT nr... otrzymano dnia... Podpis Zgodnie ze zleceniem / umową nr... Z dnia... Sprawdzono pod względem merytorycznym data... Podpis... 3.Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data... Podpis... Wn Nr k-ta... Ma klasyfikacja kwota Skarbnik Gminy Prezydent Strona 9 z 11

10 Urząd Miejski w Głogowie WZÓR OBOWIĄZUJĄCEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W GŁOGOWIE PIECZĘCI POTWIERDZAJĄCEJ ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDśECIE Środki mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie wydatków dział...rozdział data i podpis naczelnika lub osoby upowaŝnionej... Strona 10 z 11

11 Urząd Miejski w Głogowie WZÓR OBOWIĄZUJĄCEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W GŁOGOWIE PIECZĘCI WSKAZUJĄCEJ MIESIĄC UJĘCIA DOWODU W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH Księgować w miesiącu... Podpis... Strona 11 z 11