Lublin, dnia 9 października 2007 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W LUBLINIE ul. Okopowa 7, 20-001 Lublin tel. 081 53 64 120, fax 081 53 64 111 LLU-41021-1-07 P/07/001 Pan Jarosław Zdrojkowski Marszałek Województwa Lubelskiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Lublinie zbadała w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (zwanym dalej Urzędem) prawidłowość udzielania i rozliczania dotacji na zadania w dziedzinach: kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji, upowszechniania kultury fizycznej i sportu, krajoznawstwa i turystyki, zlecone podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych w latach 2006-2007 I półrocze. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 września 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Marszałkowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Urzędu w zakresie objętym kontrolą, mimo stwierdzonych uchybień niemających jednakŝe istotnego wpływu na kontrolowaną działalność. 1. W okresie objętym kontrolą Sejmik Województwa Lubelskiego, stosownie do postanowień art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873 ze zm.), zwanej dalej upp, uchwalił na kaŝdy rok program współpracy z organizacjami pozarządowymi, przygotowany przy ich udziale i podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. W programach
2 określono m.in. obszary współpracy oraz zadania i projekty, na które Urząd miał udzielać dotacji, a takŝe ogólne zasady finansowania i spodziewane efekty ich realizacji. Programy obejmowały zarówno zadania wymienione w upp, jak i zadania nie objęte tą ustawą. W programie na 2006 r. jako obszary współpracy wskazano np.: Promocję Województwa w kraju i za granicą (rozdział 5 pkt 16) oraz..., turystykę, rekreację i wypoczynek (rozdział 5 pkt 11), tj. zadania spoza katalogu zadań publicznych objętych upp podanego w art. 4 ust. 1 tej ustawy. Urząd w 2006 r. zlecił organizacjom pozarządowym realizację zadań publicznych z zakresu objętego kontrolą zawierając 627 umów na kwotę 3.744.906,29 zł. Na ich realizację przekazano ogółem z budŝetu Województwa Lubelskiego 3.689.501,90 zł, z czego beneficjenci zwrócili w wyniku rozliczeń umów 29.218,72 zł. W I połowie 2007 r. zlecono natomiast realizację zadań na podstawie 352 umów zawartych na 1.743.447 zł. Na realizację umów przekazano w I połowie 2007 r. z budŝetu Województwa dotacje w wysokości 1.183.670,10 zł. Największe dotacje w 2006 r. przekazano organizacjom pozarządowym na realizację zadań w dziedzinie sportu, łącznie 3.158.427,19 zł na podstawie 472 umów. Na zadania w dziedzinie kultury przekazano 449.174,83 zł (110 umów), a na zadania w dziedzinie krajoznawstwa i turystyki (dalej: turystyka ) 81.900,00 zł (45 umów). RównieŜ w I połowie 2007 r. najwięcej dotacji przekazano na zadania w dziedzinie sportu łącznie 1.031.724,19 zł (281 umów), z zakresu kultury 96.321,00 zł (46 umów), a w dziedzinie turystyki 55.625,00 zł (25 umów). 2. 2.1. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z uchybieniami pod względem legalności i rzetelności stosowane w Urzędzie Marszałkowskim procedury zlecania organizacjom pozarządowym zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 pkt. 12, 13 i 14 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie oraz udzielania i rozliczania dotacji przeznaczanych na realizację tych zadań. Urząd zlecał ich wykonywanie organizacjom pozarządowym w formie wspierania takich zadań wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji. Przy ich zlecaniu obowiązywał tryb określony przepisami upp. Odbywało się to w trybie otwartych konkursów ofert, w których jednocześnie ogłaszano zamiar zlecenia realizacji zadań wymienionych w art. 4 ust. 1 upp, jak i zadań nie wymienionych w tej ustawie. W ogłoszeniach jako podstawę rozpisania konkursów podawano wyłącznie art. 5 ust. 4 pkt 2 upp oraz art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (T.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 ze zm.) i odpowiednią
3 uchwałę Sejmiku Województwa Lubelskiego w sprawie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi. Uchybiało jednak obowiązującym procedurom to, Ŝe w ogłoszeniach nie wskazywano na podstawy prawne dotyczące zlecania zadań nie objętych upp, tj. na art. 131 w zw. z art. 176 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz na Uchwałę Nr XXVII/377/04 z dnia 8 listopada 2004 r. Sejmiku Województwa Lubelskiego (Dz. Urz. Woj. Lub. z 2005 r. Nr 82, poz. 1662) regulującą tryb postępowania obowiązujący przy zlecaniu i finansowaniu innych zadań publicznych niŝ określone w upp. Poza tym uchybieniem zbadane ogłoszenia dotyczące konkursów, na podstawie których zawarto 10 umów objętych szczegółową kontrolą, spełniały wymogi określone w art. 13. ust. 1, 2 i 3 upp. Urząd zlecił w konkursach rozpisanych w latach 2006 i 2007 na podstawie art. 5 ust. 4 pkt 2 upp m.in. następujące zadania nie objęte upp: Promocja Lubelszczyzny poprzez działalność wydawniczą o tematyce sportowej, Promocja Lubelszczyzny poprzez organizację systemu współzawodnictwa dla reprezentantów województwa w zawodach krajowych i międzynarodowych oraz Promocja Regionu (województwa) poprzez udział w Międzynarodowych Targach Turystycznych oraz świadczenie nieodpłatnej informacji turystycznej, współpraca z samorządami i jednostkami turystycznymi. W ramach zadania pierwszego zawarto i zrealizowano w 2006 r. jedną umowę na 10 tys. zł, w ramach drugiego 163 umowy o wartości 1.198.400,29 zł, a w ramach trzeciego 3 umowy o wartości 12.000 zł oraz w I półr. 2007 r. realizowano 3 umowy na kwotę 3.600 zł. Podkreślić naleŝy, Ŝe tryb ustalony Uchwałą Nr XXVII/377/04 był oparty na przepisach działu 2 rozdziału 2 upp, tak więc procedury zlecania, finansowania oraz kontroli wykonania zadań publicznych realizowanych przez organizacje pozarządowe, były w Urzędzie praktycznie identyczne dla zadań wymienionych w art. 4 ust. 1 upp i dla innych zadań zlecanych przez samorząd Województwa Lubelskiego tym organizacjom. Dlatego teŝ przy zlecaniu zadań publicznych nie objętych upp nie doszło do istotnych naruszeń procedur konkursowych. 2.2. Szczegółowa analiza 10 wybranych umów zawartych w latach 2006-2007 (I połowa) wykazała, Ŝe zlecanie przez Urząd zadań publicznych organizacjom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, odbywało się zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 2 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie. Umowy oraz sprawozdania z realizacji zadań były zgodne z wzorami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego,
4 ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2005 r. Nr 264, poz. 2207). W ocenie NIK w 7 przypadkach na 10 umów objętych szczegółowym badaniem, nie sprecyzowano właściwie szczegółowego zakresu zlecanych zadań, dostosowanego do kwot dotacji niŝszych niŝ wynikające z kalkulacji zawartych w ofertach. Szczegółowy zakres zlecanych zadań był określany w załącznikach do umów, które stanowiły oferty realizacji zadania składane przez organizacje pozarządowe. W przypadkach przyznania mniejszej kwoty dotacji, od tej o którą wnioskowano w ofertach (7 z 10 umów), nie zmieniano (nie aktualizowano) szczegółowego zakresu deklarowanych w ofercie do wykonania zadań pomimo tego, Ŝe oferty te stanowiły następnie załączniki do zawieranych umów precyzujące zakres przedmiotowy zlecanego zadania. 2.3. Szczegółowa kontrola w zakresie ewidencjonowania i rozliczania 10 wybranych umów wykazała, Ŝe ewidencja finansowo-księgowa dotycząca zagadnień objętych kontrolą była prowadzona rzetelnie. Zapewniała moŝliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek oraz dostarczała informacji dotyczących numeru umowy, na podstawie której udzielano dotacji, co pozwalało na identyfikację przeznaczenia przedmiotowego dotacji. Zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), do 31 października 2006 r., dotacje ewidencjonowano na koncie 810 - Dotacje budŝetowe oraz inwestycyjne, a następnie wartość udzielonych dotacji przeksięgowano na konto 224. Na koniec roku pod datą 31.12.2006 r. dokonano, na podstawie informacji z departamentów merytorycznych o wykorzystaniu dotacji, ponownego przeksięgowania wartości dotacji wykorzystanych na konto 810. 3. 3.1. W 2006 r. w 5 z 10 przypadków umów objętych badaniem wystąpiły opóźnienia (od 2 do 23 dni) w przekazywaniu transz dotacji poszczególnym beneficjentom w stosunku do terminów określonych w umowach. Opóźnienia te wynikały z nieterminowego sporządzania i przekazywania przez Departament Edukacji, Kultury i Sportu do Departamentu BudŜetu i Finansów pisemnych dyspozycji dotyczących przekazania środków finansowych na rachunki beneficjentów. Kontrolowani przez NIK beneficjenci, którzy otrzymali transze dotacji z opóźnieniem, nie zgłaszali negatywnych skutków tych opóźnień dla realizacji zleconych zadań.
5 3.2. Podmioty realizujące zadania publiczne zlecane przez Urząd Marszałkowski w 12 przypadkach zwracały niewykorzystane części dotacji oraz kwoty wynikające z zakwestionowanych przez Urząd rozliczeń. Z dotacji udzielonych w 2006 r. na realizację zadań w zakresie kultury zwrócono łącznie kwotę 1.061,74 zł, zaś w zakresie sportu kwotę 28.156,98 zł. Ponadto Urząd wyegzekwował odsetki od zwrotów części dotacji w kwocie ogółem 704,72 zł. Natomiast Urząd nie wyegzekwował do czasu zakończenia kontroli od Stowarzyszenia Piłki Ręcznej Lublin (SPR Lublin) kwoty 9,50 zł przypisanej do zwrotu na dzień 31.12.2006 r. (według ewidencji księgowej), realizującego zadanie na podstawie umowy nr 758/06 z dnia 25.07.2006 r. o wartości 60.000 zł (rozliczono zadanie na kwotę 59.990,50 zł). 4. 4.1. W ocenie NIK prawidłowo realizowane były procedury kontroli przedkładanych przez beneficjentów sprawozdań i dokumentacji dotyczącej merytorycznej i finansowej strony realizacji zleconych zadań. Kontrola prawidłowości wykorzystania udzielonych dotacji odbywała się kaŝdorazowo w momencie składania przez podmiot realizujący zadanie sprawozdania cząstkowego i końcowego, zgodnie z wymogami art. 17 upp. W przypadkach kwot dotacji niŝszych niŝ kalkulacja kosztów realizacji zadania zawarta w ofercie, przy kontroli realizacji umowy uwzględniano zakresy zadań odpowiednio mniejsze w stosunku do deklarowanych w ofertach. Nie w pełni zrealizowano plany kompleksowych kontroli organizacji pozarządowych, którym zlecono realizację zadań w zakresie kultury i sztuki oraz sportu na podstawie upp w 2006 r., zatwierdzone Uchwałą Zarządu Województwa Lubelskiego (nr CCCXLIII/3754/06). Odpowiedzialny Departament przeprowadził 12 z 16 zaplanowanych w 2006 r. kontroli (75 %) w zakresie kultury i sztuki oraz 12 z 30 zaplanowanych kontroli (40 %) w zakresie kultury fizycznej i sportu. Natomiast Departament Promocji, Turystyki i Współpracy Zagranicznej (poprzednio Biuro) nie zaplanował i nie przeprowadził, w badanym okresie, ani jednej kontroli ww. organizacji w zakresie turystyki. Przyczyną braku kontroli było to, Ŝe Zarząd Województwa nie podjął uchwał udzielających dyrektorom tego Departamentu upowaŝnień do nadzoru nad przebiegiem realizacji zadań zlecanych na podstawie ustawy o działalności poŝytku publicznego i wolontariacie oraz do przeprowadzania kontroli merytorycznych i finansowych w tym zakresie, jak równieŝ upowaŝniających konkretnych pracowników departamentu do prowadzenia kontroli merytorycznych i finansowych. Uchwałę taką Zarząd Województwa przyjął dopiero z dniem 3 lipca 2007 r. (uchwała nr LVIII/617/07).
6 4.2. Do czasu zakończenia kontroli NIK nie zrealizowano wyników kontroli wykorzystania dotacji przeprowadzonej przez pracowników Urzędu w grudniu 2006 r. w SPR Lublin. Kontrola ta wykazała nieprawidłowości w dokumentacji księgowej dotyczącej dotacji w kwocie 60.000 zł udzielonej na podstawie umowy nr 54/06. Kontrolerzy uznali, Ŝe istnieją przesłanki do zwrotu przez SPR kwoty udzielonej dotacji wraz z odsetkami. Stanowiska tego nie podzielił Zarząd Województwa i zlecił ponowną kontrolę w tym zakresie, która pomimo wniesienia przez Prezesa Zarządu Stowarzyszenia SPR pisemnych wyjaśnień i zastrzeŝeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli, równieŝ stwierdziła istnienie przesłanek do zwrotu udzielonej dotacji wraz z odsetkami. W tej sytuacji Zarząd Województwa w dniu 22.03.2007 r. polecił przedłoŝenie pełnej dokumentacji sprawy wraz z opinią radcy prawnego. Zarząd Województwa po zapoznaniu się z opinią (zawierała m.in. propozycję dokonania ponownej analizy pod kątem art. 17 upp oraz umowy, w tym takŝe pod kątem prawidłowości prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej) w dniu 20.06.2007 r. podjął decyzję o przeprowadzeniu w SPR jeszcze jednej kontroli wykonania zadania. 5. Urząd zapewnił odpowiednią obsługę kadrową współpracy z organizacjami pozarządowymi. W dwóch departamentach, które zajmowały się objętymi kontrolą zadaniami, wyznaczono pracowników merytorycznych do oceny i opiniowania ofert realizacji zadań publicznych, składanych przez te organizacje. W ocenie NIK osoby zatrudnione w poszczególnych departamentach, odpowiedzialne za te zadania, posiadały właściwe merytoryczne przygotowanie. W zakresach ich obowiązków przewidziano odpowiednie zadania związane z prowadzeniem współpracy z organizacjami pozarządowymi. Osoby powołane do udziału w komisjach konkursowych posiadały znajomość zagadnień wynikających z ofert, zapewniały ich fachową ocenę oraz bezstronności przy ich rozpatrywaniu. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Uwzględnianie przy ogłaszaniu konkursów dla organizacji pozarządowych na realizację zadań publicznych, iŝ część zadań objętych programami współpracy z tymi organizacjami wykracza poza katalog zdań publicznych określony w upp. 2. Podjęcie działań zapewniających pełną realizację planów kontroli dotyczących zadań i dotacji przekazywanych organizacjom pozarządowym.
7 3. KaŜdorazowe dostosowanie szczegółowego zakresu rzeczowego zawieranej umowy zlecenia realizacji zdań publicznych do kwoty przyznanej dotacji i akceptowanego przez obie strony umowy zakresu tego zadania. 4. Zapewnienie terminowego przekazywanie dotacji zgodnie z zawartymi umowami. 5. Podjęcie wiąŝących decyzji w sprawie rozliczenia dotacji udzielonej SPR Lublin na podstawie umowy nr 54/06. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Lublinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Marszałka w terminie miesiąca od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem