Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 1B do Ogłoszenia i Umowy na wykonanie usługi: Obsługa techniczna i logistyczna dwóch wyjazdowych misji gospodarczych lubuskich MŚP i samorządu do Francji (Paryż) i Rumunii (Bukareszt, Kluż-Napoka), realizowanej w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB.01.04.01-08- 0002/16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie 1.4.1. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczy usługi polegającej na: 1) Technicznej i logistycznej organizacji dwóch misji gospodarczych dla lubuskich przedsiębiorców oraz przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, zwanych dalej Misjami, w tym na zapewnieniu transportu lotniczego, transportu do lotnisk i w krajach docelowych misji, pełnego wyżywienia, noclegów w hotelach, ubezpieczenia, opieki pilota i tłumacza podczas trwania każdej z misji; 2) opracowaniu materiałów informacyjno promocyjnych, na które składać się będą: szczegółowe programy misji dla uczestników, foldery informacyjne, identyfikatory imienne dla uczestników misji wraz z informatorem (tzw. niezbędnik uczestnika misji). Liczba uczestników: 14 osób na każdy wyjazd (RAZEM: 28 osób) Termin realizacji usługi: 1) Misja gospodarcza do Francji (Paryż), 4-7 czerwca 2018 r. (czas trwania: 4 dni). 2) Misja gospodarcza do Rumunii (Bukareszt, Kluż-Napoka), 10-14 czerwca 2018 r. (czas trwania: 5 dni). UWAGA: Zamawiający najpóźniej na 3 tygodnie przed rozpoczęciem misji przekaże Wykonawcy listę uczestników dwóch wyjazdów. Nabór uczestników leży po stronie Zamawiającego. Miejsce organizacji usługi: Francja (Paryż), Rumunia (Bukareszt, Kluż-Napoka). Zamawiający informuje, iż głównym celem poszczególnych misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy lubuskimi przedsiębiorcami a zagranicznymi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami eksportowymi lubuskich podmiotów gospodarczych oraz zainteresowanie potencjalnych inwestorów inwestycjami na terenie województwa lubuskiego. Misja umożliwi również promocję walorów gospodarczych regionu lubuskiego. 1
Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia część do misji gospodarczej do Francji Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem logistycznym oraz kompleksową organizację misji gospodarczej do Francji wraz z przygotowaniem materiałów promocyjno-informacyjnych. W wyjeździe udział weźmie 14 osób, w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani drogą rekrutacji przez Zamawiającego oraz przedstawiciele lubuskiego samorządu. Nabór uczestników misji wyjazdowej leży po stronie Zamawiającego. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) usługi transportu lotniczego oraz przewozu osób na trasie Zielona Góra Francja (Paryż) Zielona Góra, (preferowane połączenia bezpośrednie z lotnisk Warszawa/Berlin/Poznań), 2) transportu osobowego / wewnętrznego na terenie Francji, na terenie województwa lubuskiego oraz transport na/z lotniska do/z dwóch wskazanych przez Zamawiającego lokalizacji, 3) transportu materiałów promocyjnych, 4) noclegów i wyżywienia uczestników misji, 5) przygotowania spotkania z Zagranicznym Biurem Handlowym, 6) przygotowania spotkania z zagranicznymi izbami przemysłowymi, 7) tłumaczeń konsekutywnych, symultanicznych / opiekunów / przewodników, 8) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych, 9) ubezpieczenia zdrowotnego i od NNW na czas Wyjazdu, 10) przygotowania spotkania informacyjnego w Zielonej Górze z Uczestnikami po Misji. 1. Misja powinna trwać łącznie z przejazdami na trasie Zielona Góra Francja (Paryż) - Zielona Góra, minimum 4 dni, z czego co najmniej 2 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania misji. a) Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przejazdów z województwa lubuskiego do miejsca docelowego za granicą i z powrotem dla wszystkich uczestników misji ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu misji zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego. b) Przy organizacji wyjazdowej misji gospodarczej Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Zamawiającym, z Zagranicznym Biurem Handlowymi danego kraju oraz zagranicznymi Izbami Przemysłowo-Handlowymi. c) Na czas trwania misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze misji gospodarczych, w tym spotkań B2B. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy, natomiast tłumacz ze znajomością języka francuskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. d) Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy. 2
e) Językiem misji jest język: francuski i polski. f) Na czas realizacji poszczególnych elementów misji gospodarczej, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych z języka polskiego na język kraju, w którym odbywa się misja i na odwrót ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego. g) Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program pod względem logistycznym. h) Preferowany przez Zamawiającego przebieg misji gospodarczej: 1 dzień: wyjazd z Zielonej Góry i transport lotniczy (wraz z niezbędnymi dojazdami) do miejscowości docelowej danego kraju - do miejsca zakwaterowania koordynowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym, 2 dzień: spotkania kooperacyjne B2B, 3 dzień: spotkania z przedstawicielami ZBH oraz zagranicznych Izb Przemysłowo- Handlowych, 4 dzień: transport powrotny (przelot i przejazdy) do Zielonej Góry. Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie misji, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu programu misji. Spotkania B2B oraz z ZBH oraz zagranicznymi Izbami Przemysłowo-Handlowymi mogą odbyć się w innym dniu misji gospodarczej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - część do misji gospodarczej do Francji 2. Opracowanie szczegółowego programu wyjazdu: a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan misji wyjazdowej, zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania miejsca noclegów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawienia ramowego planu misji gospodarczej. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu wyjazdu przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. d) Wykonawca jest zobowiązany na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem misji gospodarczej do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu misji wyjazdowej, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w firmach, instytucjach, itp. e) Po uzgodnieniu ostatecznego programu misji Wykonawca przetłumaczy go na język francuski. 3. Transport lotniczy uczestników oraz transport materiałów: a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników Misji z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym. Transport lotniczy - zakup bezpośrednich biletów lotniczych w klasie ekonomicznej typu 3
open, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników na wszystkich trasach. Zakupione bilety umożliwią ponadto przewóz/transport min. 20 kg bagażu rejestrowanego (główny/odprawiany/nadawany) na każdego uczestnika misji na każdy lot (również przy przelotach tanimi liniami lotniczymi) rzeczy osobiste. Preferowany jest bilet grupowy z możliwością zmiany nazwiska maksymalnie do 15 dni roboczych przed wyjazdem na Misję. b) Wykonawca przejmuje obowiązki dotyczące składania ewentualnych odwołań i reklamacji związanych z podróżą, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupionych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. c) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne Misji (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej). Rozeznanie telefoniczne lub mailowe, w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. Materiały muszą być przygotowane na czas transportu i zabezpieczone przed zniszczeniem. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek uiszczenia opłat bagażowych. Materiały zostaną przekazane uczestnikom przed pierwszym wydarzeniem. d) Wykonawca dokona ubezpieczenia zdrowotnego każdego uczestnika Misji oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do województwa lubuskiego. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. 4. Transport na terenie Polski i Francji oraz dowóz z/do hotelu, na/z lotniska i na miejsca realizacji Misji: a) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników do miejsc, w których zgodnie z programem będą odbywać się wydarzenia oraz z powrotem do miejsca Misji. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny. b) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce/przestrzeń na bagaże oraz materiały promocyjne uwaga: bagaże/materiały promocyjne nie mogą być przewożone w miejscu/przestrzeni przeznaczonej dla pasażerów w pojeździe), rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2013 r., który jest wyposażony w klimatyzację oraz ogrzewanie niezależne od pracy silnika, komfortowe fotele z pełną regulacją; preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Na czas przejazdów Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom misji minimum zimne napoje (do wyboru: woda mineralna gazowana, niegazowana, sok). Pojazd oraz kierowca na terenie Francji pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania Misji od momentu przyjazdu na miejsce zakwaterowania, aż do momentu wyjazdu do Polski (Zielonej Góry). c) Środki transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników Misji z Zielonej Góry oraz z wybranej miejscowości w północnej części województwa na lotnisko oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry oraz do wybranej miejscowości w północnej części województwa w ostatnim dniu Misji. Zapewnienie osobnego transportu dla przedsiębiorców z północnej części województwa jest warunkiem wymaganym przez Zamawiającego. d) W przypadku podziału grupy uczestników (np. na program gospodarczy i program samorządowy) Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2013 r., które są wyposażone 4
w klimatyzację, preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres Misji. e) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, zatrzymania pojazdu przez policję z przyczyn technicznych lub też zatrzymania kierowcy pojazdu, które uniemożliwiłoby wypełnienie przez Wykonawcę postanowień umowy, Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego zapewnienia na transportu lub uprawnionego kierowcy umożliwiającego kontynuowanie wyjazdu, o standardzie nie niższym niż podany w opisie jak na wstępie, w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, kontakt z przedstawicielem Wykonawcy spoczywa wyłącznie na kierowcy, Wykonawca pokrywa wszystkie koszty wynikające z zaistniałej sytuacji. f) Wykonawca pokrywa wszelkie koszty i opłaty związane z organizacją transportu w szczególności: koszty płatnych odcinków dróg, koszt parkingów, noclegi i wyżywienie dla kierowcy/kierowców (liczba kierowców należy od decyzji Wykonawcy ich liczba powinna jednak umożliwiać realizację podróży w określonych powyżej maksymalnych limitach, a jednocześnie zachowanie wszelkich norm czasu pracy kierowców), koszt paliwa; wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w ww. specyfikacji, a które ponosi Wykonawca w związku z realizacją w/w usługi transportowej. 5. Zapewnienie noclegów dla uczestników Misji Podczas Misji Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt wymaganych minimum 3 noclegów w pokojach jednoosobowych z węzłem sanitarnym (prysznic, toaleta, umywalka), ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników misji gospodarczej ze strony polskiej ilość uczestników Misji: maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych blisko centrum miasta (w promieniu 5 km od centrum miasta) posiadających kategorię oznaczoną co najmniej czterema (****) gwiazdkami. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hotelu. 6. Zapewnienie wyżywienia podczaj Misji Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Wszystkie posiłki, z wyjątkiem śniadań powinny odbywać się poza hotelem w lokalach o randze restauracji. Dodatkowo Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej dwie kolacje biznesowe w dwóch różnych lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowane menu z obsługą kelnerską, gdzie cena za jednostkową kolację przypadająca na pojedynczego uczestnika kolacji (maksymalnie 20 osób uczestnicy misji (14 osób) oraz zaproszeni goście) nie może być niższa niż 60 euro. Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. UWAGA: Dania główne (menu obiadów i kolacji) oraz restauracje nie mogą się powtórzyć w żadnym dniu Misji. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Wykonawca na żądanie Zamawiającego ma obowiązek przedstawić rachunki dokumentujące jako integralny załącznik pisemnego raportu. Posiłek w samolocie nie jest traktowany jako zapewnienie pełnego wyżywienia. Wykonawca zobowiązany jest do zakupu dla uczestników misji posiłku równoważnego po przylocie do Francji oraz powrocie do kraju. 7. Zapewnienie dojazdu na giełdę kooperacyjną B2B organizowaną przez podmiot zewnętrzny Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie i powrót dla wszystkich uczestników Misji. Spotkanie odbędzie się w drugim lub trzecim dniu Misji na terenie Paryża. Data i godzina i miejsce giełdy kooperacyjnej B2B zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem misji. 5
8. Organizacja spotkania z ZBH w Paryżu dla całej delegacji Wykonawca w programie Misji zapewni spotkanie z przedstawicielami ZBH Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami z ZBH we Francji. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z ZBH w kraju Misji. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Dopuszcza się aby spotkanie odbyło się poza siedzibą ZBH. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja ZBH oraz omówienie możliwości współpracy. Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie i zaserwowanie serwisu kawowego dla wszystkich uczestników i gości spotkania dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej w oparciu o niżej wymienione standardy: serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań). Serwis kawowy powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której odbyć ma się spotkanie z ZBH. 9. Organizacja spotkań z przedstawicielami zagranicznych Izb Przemysłowo-Handlowych (Gospodarczych) Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami lokalnej Izby Przemysłowo-Handlowej. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z ZBH oraz lokalną Izbą Przemysłowo-Handlową lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej oraz omówiona specyfika danego rynku/kraju, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowoeksportowe, cła, podatki, bariery. Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie i zaserwowanie serwisu kawowego dla wszystkich uczestników i gości spotkania dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej w oparciu o niżej wymienione standardy: serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań). 6
Serwis kawowy powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której odbyć ma się spotkanie. 10. Opracowanie materiałów informacyjno promocyjnych. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania poniższych materiałów: a) Wykonania 50 szt. zestawów drukowanych materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach misji (profile firm) w francusko - polskiej wersji językowej. (30 stron, 20 opis przedsiębiorców i 10 na województwo. Format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty). b) Wykonania książeczki informacyjnej (wymiary min. min. A6, max. B6) stanowiącą jednocześnie IDENTYFIKATOR IMIENNY dla każdego uczestnika, która będzie zawierać: imię i nazwisko uczestnika i nazwę instytucji/firmy reprezentowanej przez uczestnika, (język polski i francuski), szczegółowy program misji gospodarczej, dane kontaktowe do opiekunów grupy, tłumaczy oraz do wszystkich uczestników, dane teleadresowe hoteli, telefony alarmowe itp., wymagane logotypy wg wskazań Zamawiającego, etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i smyczą. c) Wersję elektroniczną wszystkich drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych oraz nagraną na nośnik elektroniczny typu pendrive w ilości minimum 70 sztuk. Materiał mysi być zapisany w formacie pdf do odczytu na wszystkich urządzeniach mobilnych i zmniejszoną do wielkości umożliwiającej swobodne przesyłanie. Elektroniczny materiał nie może być projektem wersji drukowanej, przygotowanej do druku ze spadami. Dodatkowo na nośniku ma się znaleźć film oraz prezentacja ukazującą potencjał województwa dostarcza Zamawiający. Wykonawca zapewni transport w/w materiałów podczas całej Misji, niewykorzystane materiały zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego po powrocie do kraju. 11. Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. powyżej: a,b) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji z dnia 15 czerwca 2016 r. Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 2 tygodnie przed planowaną datą misji gospodarczej. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. Ostateczne materiały informacyjno promocyjne w wersji drukowanej zostaną przekazane Zamawiającemu najpóźniej 5 dni przed datą rozpoczęcia misji. Materiały informacyjne w formie elektronicznej powinny zostać przesłane (pocztą elektroniczną - e-mail) w formacie PDF do polskich uczestników misji najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej oraz przekazane im w wersji papierowej, pierwszego dnia misji. 12. Wykonawca dokona zakupu dla wszystkich uczestników misji wszelkich wymaganych wejściówek / biletów na wydarzenia, w których będzie brała udział lubuska delegacja. 7
13. Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków unijnych oraz budżetu Województwa Lubuskiego. 14. Przygotowanie i zebranie od uczestników wyjazdu ankiet ewaluacyjnych. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu. 15. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas misji listy obecnych uczestników (polskich), zawierającej co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e- mail. Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu przy sporządzaniu Protokołu Odbioru. 16. Po zakończeniu wyjazdu, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, do którego dołączone będą m.in.: listy obecności uczestników poszczególnych wydarzeń, wypełnione ankiety. 17. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowywania newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących misji i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się na terenie kraju misji (min. 1 news/wydarzenie) z każdego dnia merytorycznego misji na adres: biuroprasowe@lubuskie.pl oraz coie@lubuskie.pl. 18. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania w ciągu 2 tygodni od zakończenia misji spotkania dla wszystkich uczestników misji, którego celem jest podsumowanie Wyjazdu. Spotkanie odbędzie się w sali konferencyjnej w siedzibie Zamawiającego - Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze. Wykonawca musi zapewnić: Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu: 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, woda mineralna z świeżą miętą i świeżymi owocami. Wykonawca zapewni czyste i wyprasowane, białe obrusy, serwetki papierowe i materiałowe, porcelanowe talerze, talerzyki do ciasta, sztućce, filiżanki i szklanki na napoje, serwis do kawy i herbaty - ceramiczny lub porcelanowy (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców), kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna, zielona, owocowa), każda sztuka pakowano oddzielnie. Informacje dodatkowe Wykonawca musi posiadać bezpośrednie kontakty (min. jeden kontakt) we Francji z organizacjami wsparcia dla biznesu lub/i z instytucjami administracji rządowej/samorządowej (min. jeden kontakt), które mogą współuczestniczyć w organizacji misji. UWAGA: Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie przedstawienia Wykazu posiadanych bezpośrednich kontaktów we Francji wraz z dowodami potwierdzającymi te kontakty, np. przetłumaczone na język polski listy intencyjne, porozumienia, umowy o współpracy, listy referencyjne, które potwierdzą dotychczasową współpracę Wykonawcy z zagranicznymi organizacjami/instytucjami lub poświadczą deklarację pomocy przy 8
współorganizacji przedmiotowej wyjazdowej misji gospodarczej z województwa lubuskiego zleconej przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań organizowanego wydarzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie Wykonawca zobowiązany jest do terminowego regulowania rachunków za usługi związane z realizacją misji. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej, w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych, b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy. 9
Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia część do misji gospodarczej do Rumunii Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem logistycznym oraz kompleksową organizację misji gospodarczej do Rumunii wraz z przygotowaniem materiałów promocyjno-informacyjnych. W wyjeździe udział weźmie 14 osób, w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani drogą rekrutacji przez Zamawiającego oraz przedstawiciele lubuskiego samorządu. Nabór uczestników misji wyjazdowej leży po stronie Zamawiającego. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) usługi transportu lotniczego oraz przewozu osób na trasie Zielona Góra Rumunia (Bukareszt Kluż Napoka) Zielona Góra, (preferowane połączenia bezpośrednie z lotnisk Warszawa/Berlin/Poznań), transport obejmuje także wewnętrzne połączenia lotnicze w kraju Misji 2) transportu osobowego / wewnętrznego na terenie Rumunii, na terenie województwa lubuskiego oraz transport na/z lotniska do/z dwóch wskazanych przez Zamawiającego lokalizacji, 3) transportu materiałów promocyjnych, 4) noclegów i wyżywienia uczestników misji, 5) przygotowania spotkania z Zagranicznym Biurem Handlowym/Ambasadą RP, 6) przygotowania spotkania z zagranicznymi izbami przemysłowymi, 7) tłumaczy (konsekutywnych, symultanicznych)/opiekunów/przewodników, 8) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych, 9) ubezpieczenia zdrowotnego i NNW na czas Wyjazdu, 10) przygotowania spotkania informacyjnego w Zielonej Górze z Uczestnikami misji po Misji. 1. Misja powinna trwać łącznie z przejazdami na trasie Zielona Góra Rumunia - Zielona Góra, minimum 5 dni, z czego co najmniej 3 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania misji. a) Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przejazdów z województwa lubuskiego do miejsca docelowego za granicą i z powrotem dla wszystkich uczestników misji ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu misji zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników, tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego. b) Przy organizacji wyjazdowej misji gospodarczej Wykonawca zobowiązany jest współpracować z Zamawiającym, z Zagranicznym Biurem Handlowymi/Ambasadą RP w danym kraju oraz zagranicznymi Izbami Przemysłowo-Handlowymi. c) Na czas trwania misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze misji gospodarczych, w tym spotkań B2B. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy, natomiast tłumacz ze znajomością języka rumuńskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. d) Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy. 10
e) Na czas realizacji poszczególnych elementów misji gospodarczej, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych z języka polskiego na język kraju, w którym odbywa się misja i na odwrót ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego. f) Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program pod względem logistycznym. g) Preferowany przez Zamawiającego przebieg misji gospodarczej: 1 dzień: wyjazd z Zielonej Góry i transport lotniczy (wraz z niezbędnymi dojazdami) do miejscowości docelowej danego kraju - do miejsca zakwaterowania koordynowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym, 2 dzień: Bukareszt dzień seminaryjny (Ambasada RP/ZBH), 3 dzień: Bukareszt - spotkanie/konferencja z izba gospodarczą, rozmowy b2b, transfer lotniczy Kluż Napoka, 4 dzień: Kluż Napoka - spotkanie/konferencja, rozmowy b2b, 5 dzień: Kluż Napoka - spotkania w przedsiębiorstwach / parkach, transport powrotny (przelot i przejazdy) do Zielonej Góry. Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie misji, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu programu misji. Spotkania B2B oraz z ZBH oraz zagranicznymi Izbami Przemysłowo-Handlowymi mogą odbyć się w innym dniu misji gospodarczej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - część do misji gospodarczej do Rumunii 2. Opracowanie szczegółowego programu wyjazdu: a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan misji wyjazdowej (dla przedsiębiorców i przedstawicieli samorządu), zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania miejsca noclegów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawienia ramowego planu misji gospodarczej. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu wyjazdu przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. d) Wykonawca jest zobowiązany na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem poszczególnej misji gospodarczej do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu misji wyjazdowej, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w firmach, instytucjach, itp. e) Po uzgodnieniu ostatecznego programu misji Wykonawca przetłumaczy go na język rumuński. f) Plan spotkań dla przedstawicieli samorządu jest integralną częścią harmonogramu Misji i podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego i musi zostać opracowany w porozumieniu i wg wskazówek Zamawiającego. Terminy i miejsca spotkań dla przedstawicieli samorządu mogą różnić się od 11
programu przedsiębiorców. Należy uwzględnić osobny środek transportu oraz niezależnego tłumacza - opiekuna do obsługi oficjalnych spotkań. 3. Transport lotniczy uczestników oraz transport materiałów: a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników Misji z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym. Transport lotniczy - zakup bezpośrednich biletów lotniczych w klasie ekonomicznej typu open, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników na wszystkich trasach oraz bilety lotnicze na trasach wewnętrznych w kraju Misji. Zakupione bilety umożliwią ponadto przewóz/transport min. 20 kg bagażu rejestrowanego (główny/odprawiany/nadawany) na każdego uczestnika misji na każdy lot (również przy przelotach tanimi liniami lotniczymi) rzeczy osobiste. Preferowany jest bilet grupowy z możliwością zmiany nazwiska maksymalnie do 15 dni roboczych przed wyjazdem na Misję. b) Wykonawca przejmuje obowiązki dotyczące składania ewentualnych odwołań i reklamacji związanych z podróżą, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupionych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. c) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne Misji (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej). Rozeznanie telefoniczne lub mailowe, w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. Materiały muszą być przygotowane na czas transportu i zabezpieczone przed zniszczeniem. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek uiszczenia opłat bagażowych. Materiały zostaną przekazane uczestnikom przed pierwszym wydarzeniem. d) Wykonawca dokona ubezpieczenia zdrowotnego każdego uczestnika Misji oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do województwa lubuskiego. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. 4. Transport na terenie Polski i Rumunii oraz dowóz z/do hotelu, na/z lotniska i na miejsca realizacji Misji: a) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników do miejsc, w których zgodnie z programem będą odbywać się wydarzenia oraz z powrotem do miejsca Misji. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny. b) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce/przestrzeń na bagaże oraz materiały promocyjne uwaga: bagaże/materiały promocyjne nie mogą być przewożone w miejscu/przestrzeni przeznaczonej dla pasażerów w pojeździe), rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2013 r., który jest wyposażony w klimatyzację oraz ogrzewanie niezależne od pracy silnika, komfortowe fotele z pełną regulacją; preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Na czas przejazdów Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom misji minimum zimne napoje (do wyboru: woda mineralna gazowana, niegazowana, sok). Zamawiający nie dopuszcza transportu kołowego pomiędzy Bukaresztem a Kluż Napoka ze względu na trudny przejazd przez Karpaty. Pojazd oraz kierowca na terenie Rumunii pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania Misji od momentu przyjazdu na miejsce zakwaterowania, aż do momentu wyjazdu do Polski (Zielonej Góry). 12
c) Środki transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników Misji z Zielonej Góry oraz z wybranej miejscowości w północnej części województwa na lotnisko oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry oraz do wybranej miejscowości w północnej części województwa w ostatnim dniu Misji. Zapewnienie osobnego transportu dla przedsiębiorców z północnej części województwa jest warunkiem wymaganym przez Zamawiającego. d) W przypadku podziału grupy uczestników (np. na program gospodarczy i program samorządowy) Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2013 r., które są wyposażone w klimatyzację, preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres Misji. Kierowca tłumacz. e) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, zatrzymania pojazdu przez policję z przyczyn technicznych lub też zatrzymania kierowcy pojazdu, które uniemożliwiłoby wypełnienie przez Wykonawcę postanowień umowy, Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego zapewnienia na transportu lub uprawnionego kierowcy umożliwiającego kontynuowanie wyjazdu, o standardzie nie niższym niż podany w opisie jak na wstępie, w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, kontakt z przedstawicielem Wykonawcy spoczywa wyłącznie na kierowcy, Wykonawca pokrywa wszystkie koszty wynikające z zaistniałej sytuacji. f) Wykonawca pokrywa wszelkie koszty i opłaty związane z organizacją transportu w szczególności: koszty płatnych odcinków dróg, koszt parkingów, noclegi i wyżywienie dla kierowcy/kierowców (liczba kierowców należy od decyzji Wykonawcy ich liczba powinna jednak umożliwiać realizację podróży w określonych powyżej maksymalnych limitach, a jednocześnie zachowanie wszelkich norm czasu pracy kierowców), koszt paliwa; wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w ww. specyfikacji, a które ponosi Wykonawca w związku z realizacją w/w usługi transportowej. 5. Zapewnienie noclegów dla uczestników misji Podczas Misji Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt wymaganych minimum 4 noclegów w pokojach jednoosobowych z węzłem sanitarnym (prysznic, toaleta, umywalka), ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników misji gospodarczej ze strony polskiej ilość uczestników Misji: maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych w bliskości centrum miasta posiadających kategorię oznaczoną co najmniej czterema (****) gwiazdkami. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hotelu. 6. Zapewnienie wyżywienia podczaj Misji Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Wszystkie posiłki, z wyjątkiem śniadań powinny odbywać się poza hotelem w lokalach o randze restauracji. Dodatkowo Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej trzy kolacje biznesowe w dwóch różnych lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowane menu z obsługą kelnerską, gdzie cena za jednostkową kolację przypadająca na pojedynczego uczestnika kolacji (maksymalnie 20 osób uczestnicy misji (14 osób) oraz zaproszeni goście) nie może być niższa niż 60 euro. Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje. UWAGA: Dania główne (menu obiadów i kolacji) oraz restauracje nie mogą się powtórzyć w żadnym dniu Misji. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Wykonawca na żądanie Zamawiającego ma obowiązek przedstawić rachunki dokumentujące jako integralny załącznik pisemnego raportu. Posiłek w samolocie nie jest traktowany jako zapewnienie pełnego wyżywienia. Wykonawca 13
zobowiązany jest do zakupu dla uczestników misji posiłku równoważnego po przylocie do Rumunii oraz powrocie do kraju. 7. Zapewnienie dojazdu na giełdę kooperacyjną B2B organizowaną przez podmiot zewnętrzny Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie B2B i powrót dla wszystkich uczestników Misji. Spotkanie B2B organizowane jest przez podmiot zewnętrzny. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z podmiotem zewnętrznym wskazanym przez Zamawiającego. Spotkanie odbędzie się w drugim dniu merytorycznym w Bukareszcie oraz w Kluż Napoce. Data i godzina i miejsce giełdy kooperacyjnej B2B zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem misji. 8. Organizacja spotkania z ZBH/Ambasady RP w Bukareszcie dla całej delegacji Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami z ZBH/ Ambasady RP w Rumunii. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z w/w instytucjami. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz na spotkanie oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Dopuszcza się aby spotkanie odbyło się poza siedzibą w/w instytucji. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja instytucji oraz omówienie możliwości współpracy, jak również omówiona specyfika danego rynku/kraju. Seminarium dot. rynku rumuńskiego powinno dotyczyć m.in.: zasad wejścia na rynek rumuński, Rumunia jako brama na Bałkany, prowadzenia działalności na terenie Rumunii, bariery w prowadzeniu działalności gospodarczej, różnice kulturowe, aspekt podatkowy, poziom cen i marż, wsparcie placówek dyplomacji gospodarczej, najlepsze praktyki. W spotkaniu udział mogą wziąć firmy konsultingowe, agencje rządowe odpowiedzialne za obsługę przedsiębiorców zagranicznych, konsulowie honorowi, firmy polonijne, ekspaci. Prezentacja ministerstwa na temat wspierania przedsiębiorczości RO oraz prezentacja firmy konsultingowej np. firmy Ernst & Young nt. podatków, rachunkowości etc. Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie i zaserwowanie serwisu kawowego dla wszystkich uczestników i gości spotkania dla 30 osób w oparciu o niżej wymienione standardy: serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań). 9. Organizacja spotkań z przedstawicielami zagranicznych Izb Przemysłowo-Handlowych (Gospodarczych) w Bukareszcie i Kluż Napoka Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników wyjazdu co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami lokalnej Izby Przemysłowo-Handlowej z Bukaresztu i Klużu, np. z Chamber of Commerce and Industry of Romania w Bukareszcie (http://ccir.ro/), Cluj Chamber of Commerce, Industry and Agriculture (http://www.ccicj.ro/) w Kluż Napoka. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z ZBH/Ambasadą RP oraz lokalną Izbą Przemysłowo-Handlową lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. W razie potrzeby Wykonawca zapewni dodatkowo odpowiednią ilość tłumaczy. 14
Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej oraz omówiona lokalna specyfika obszaru/branż. Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie i zaserwowanie serwisu kawowego dla wszystkich uczestników i gości spotkania dla 30 osób w oparciu o niżej wymienione standardy: serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań). 10. Objazd/wizyty w firmach / parkach technologicznych / strefie przemysłowej w Kluż Napoka Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników Misji objazdu i spotkania z przedstawicielami strefy przemysłowej / wybranego parku naukowo-technologicznego (np. w Parku technologicznym w Klużu http://www.libertytechpark.ro/galerie/parcul-tech-azi/) w celu prezentacji oferty województwa lubuskiego jak również zlokalizowanych na terenie regionu podmiotów i instytucji oraz wymiany informacji/ dobrych praktyk. Celem spotkania ma być również szeroko pojęta prezentacja oferty i potencjału województwa, jako miejsca przyjaznego do inwestowania, studiowania i życia. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór uczestników ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji, a także tłumacza konsekutywnego. Preferowane jest zorganizowanie spotkania w siedzibie instytucji. 11. Opracowanie materiałów informacyjno promocyjnych. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania poniższych materiałów: a) Wykonania 50 szt. zestawów drukowanych materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach misji (profile firm) w rumuńsko - polskiej wersji językowej. (30 stron, 20 opis przedsiębiorców i 10 na województwo. Format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty). b) Wykonania książeczki informacyjnej (wymiary min. min. A6, max. B6) stanowiącą jednocześnie IDENTYFIKATOR IMIENNY dla każdego uczestnika, która będzie zawierać: imię i nazwisko uczestnika i nazwę instytucji/firmy reprezentowanej przez uczestnika, szczegółowy program misji gospodarczej, dane kontaktowe do opiekunów grupy, tłumaczy oraz do wszystkich uczestników, dane teleadresowe hoteli, telefony alarmowe itp., wymagane logotypy wg wskazań Zamawiającego, etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i smyczą. c) Wersję elektroniczną wszystkich drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych oraz nagraną na nośnik elektroniczny typu pendrive w ilości minimum 70 sztuk. Materiał mysi być zapisany w formacie pdf do odczytu na wszystkich urządzeniach mobilnych i zmniejszoną do wielkości umożliwiającej swobodne przesyłanie. Elektroniczny materiał nie może być projektem wersji drukowanej, przygotowanej do druku ze spadami. Dodatkowo na nośniku ma się znaleźć film oraz prezentacja ukazującą potencjał województwa dostarcza Zamawiający. 15
Wykonawca zapewni transport w/w materiałów podczas całej Misji, niewykorzystane materiały zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego po powrocie do kraju. 12. Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. powyżej: a,b) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji z dnia 15 czerwca 2016 r. Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 2 tygodnie przed planowaną datą poszczególnej misji gospodarczej. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. Ostateczne materiały informacyjno promocyjne w wersji drukowanej zostaną przekazane Zamawiającemu najpóźniej 5 dni przed datą rozpoczęcia misji. Materiały informacyjne w formie elektronicznej powinny zostać przesłane (pocztą elektroniczną - e-mail) w formacie PDF do polskich uczestników misji najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej oraz przekazane im w wersji papierowej, pierwszego dnia misji. 13. Wykonawca dokona zakupu dla wszystkich uczestników misji wszelkich wymaganych wejściówek / biletów na wydarzenia, w których będzie brała udział lubuska delegacja. 14. Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków unijnych oraz budżetu Województwa Lubuskiego. 15. Przygotowanie i zebranie od uczestników poszczególnych wyjazdów ankiet ewaluacyjnych. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu. 16. Po zakończeniu wyjazdu, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: listy obecności uczestników poszczególnych wydarzeń, wypełnione ankiety wraz z opracowaniem. 17. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas misji listy obecnych uczestników (polskich), zawierającej co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e- mail. Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu przy sporządzaniu Protokołu Odbioru. 18. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania w ciągu 2 tygodni od zakończenia misji spotkania dla wszystkich uczestników misji, którego celem jest podsumowanie Wyjazdu. Spotkanie odbędzie się w sali konferencyjnej w siedzibie Zamawiającego - Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze. Wykonawca musi zapewnić: Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu: 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, woda mineralna z świeżą miętą i świeżymi owocami. Wykonawca zapewni czyste i wyprasowane, białe obrusy, serwetki papierowe i materiałowe, porcelanowe talerze, talerzyki do ciasta, sztućce, filiżanki i szklanki na napoje, serwis do kawy i herbaty - ceramiczny lub porcelanowy (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców), kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna 16
podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna, zielona, owocowa), każda sztuka pakowano oddzielnie. Informacje dodatkowe Wykonawca musi posiadać bezpośrednie kontakty (min. jeden kontakt) w Rumunii z organizacjami wsparcia dla biznesu lub/i z instytucjami administracji rządowej/samorządowej (min. jeden kontakt), które mogą współuczestniczyć w organizacji misji. UWAGA: Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie przedstawienia Wykazu posiadanych bezpośrednich kontaktów w Rumunii wraz z dowodami potwierdzającymi te kontakty, np. przetłumaczone na język polski listy intencyjne, porozumienia, umowy o współpracy, listy referencyjne, które potwierdzą dotychczasową współpracę Wykonawcy z zagranicznymi organizacjami/instytucjami lub poświadczą deklarację pomocy przy współorganizacji przedmiotowej wyjazdowej misji gospodarczej z województwa lubuskiego zleconej przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań organizowanego wydarzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie Wykonawca zobowiązany jest do terminowego regulowania rachunków za usługi związane z realizacją misji. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę: a) do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej, w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych, b) w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy. 17