NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w POZNANIU 61-662 Poznań, ul. DoŜynkowa 9H 16/20 (61) 64 63 800, fax (61) 64 63 801 Poznań, dnia 13 listopada 2008 r. P/08/097 LPO-41015-3-2008 Pan Dyrektor Włodzimierz Kałek Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w P o z n a n i u W y s t ą p i e n i e p o k o n t r o l n e Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu przeprowadziła kontrolę realizacji przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Poznaniu (dalej: Ośrodek) niektórych zadań w zakresie pomocy społecznej przez administrację samorządową powiatów w 2007 r. i w I połowie 2008 r. W związku z tą kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 października 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie art. 60 ustawy o NIK przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Ośrodka w kontrolowanym zakresie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 1. Formułując powyŝszą ocenę, NIK uwzględniła prawidłową realizację następujących zadań objętych kontrolą: opracowano miejską strategię polityki społecznej i problemów społecznych, poprzedzoną konferencją dla zainteresowanych podmiotów, w tym organizacji pozarządowych; wykorzystano przy tym wyniki badań zespołu badawczego Centrum jakości Ŝycia, powołanego z inicjatywy władz miasta i Uniwersytetu im. A. Mickiewicza; opracowany dokument zawierał wszystkie zadania powiatu zlecone ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.
2 U. z 2008 r. Nr 115, poz.728), zwanej dalej ustawą o p. s., ale bez określenia wskaźników (mierników) ich realizacji; w Ośrodku zatrudniano osoby posiadające kwalifikacje zgodne z określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.); kwalifikacje, o których mowa w art. 116 ustawy o p. s., posiadało równieŝ 37 pracowników socjalnych (objętych badaniem); stosowano kryteria doboru rodzin do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o p. s.; w celu realizacji zadań określonych w art. 19 ustawy o p. s., współpracowano z wydziałem zdrowia i spraw społecznych Urzędu Miasta Poznania, organizacjami pozarządowymi, policją, kuratorami sądowymi, placówkami oświatowymi czy pielęgniarkami środowiskowymi; zaznaczyć jednak naleŝy, Ŝe współpracy tej nie uregulowano formalnie przez zawarcie stosownych porozumień, co moŝe w przyszłości zdaniem NIK negatywnie wpływać na właściwą realizację zadań Ośrodka. 2. Jednocześnie NIK wskazuje na niŝej wymienione uchybienia i nieprawidłowości, stwierdzone w toku realizacji zadań stanowiących przedmiot kontroli. 2.1 W statucie i regulaminie organizacyjnym wymieniono zadania własne powiatu, realizowane przez Ośrodek, wynikające z postanowień art. 19 ustawy o p. s., z wyjątkiem zadań określonych w art. 19 pkt. 4, 5, 10, 11, 12, 15 i 19, które realizował wymieniony wyŝej wydział Urzędu Miasta Poznania, a takŝe określonych art. 19 pkt. 17-18, które Ośrodek wykonywał, ale nie zapisano ich w wymienionych dokumentach. 2.2 NIK pozytywnie ocenia dostosowanie budynku i pomieszczeń, w których Ośrodek prowadzi działalność, do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich. Za utrudnienie uznać jednak naleŝy to, Ŝe informacja o dniach i godzinach przyjęć dyrektora Ośrodka była wywieszona jedynie na drzwiach sekretariatu na pierwszym piętrze, co biorąc pod uwagę wyŝej wskazaną specyfikę działalności kontrolowanej jednostki nie stanowiło prawidłowej realizacji dyspozycji art. 253 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz.1071 ze zm.), zwanego dalej kpa. ZastrzeŜenia NIK budzi takŝe niewywieszenie w siedzibie Ośrodka, wbrew postanowieniom przepisu 3ust 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w spra-
3 wie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), informacji wskazującej komórkę organizacyjną właściwą do rozpatrywania skarg i wniosków. 2.3 ZastrzeŜenia NIK dotyczą prowadzenia dokumentacji rodzin zastępczych spokrewnionych i niespokrewnionych z dzieckiem. W wyniku badania 28 teczek rodzin zastępczych spokrewnionych z dzieckiem (spośród 43, które w kontrolowanym okresie złoŝyły wnioski o pomoc na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dziecka i o pomoc jednorazową) ustalono, Ŝe: w 6 przypadkach wywiad przeprowadzono w terminie przekraczającym 14 dni od dnia zło- Ŝenia wniosku, co nie wypełniało dyspozycji 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 77, poz. 672); jedną decyzję o przyznaniu pomocy wydano w terminie 34 dni od dnia przeprowadzenia wywiadu, co stanowiło naruszenie art. 35 3 kpa; w 22 teczkach brakowało zaświadczeń o odbytych przez rodziców zastępczych szkoleniach, stanowiących potwierdzenie wywiązania się z obowiązku określonego w art. 77 ust. 1 ustawy o p. s. W wyniku zbadania 5 teczek rodzin niespokrewnionych z dzieckiem stwierdzono, Ŝe wywiady były przeprowadzane i decyzje wydawane terminowo. W jednej spośród tych teczek brakowało zaświadczenia o odbytych szkoleniach. 2.4 NIK negatywnie ocenia prawidłowość dokumentowania postępowań w sprawie usamodzielnienia wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych i rodzin zastępczych. Ustalono, Ŝe w skontrolowanych 30 dokumentacjach wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych i 20 usamodzielniających się wychowanków rodzin zastępczych: oświadczenia o ustanowieniu opiekunów usamodzielnienia w 40 przypadkach były sporządzone w terminie krótszym niŝ 2 miesiące przed datą osiągnięcia pełnoletniości, co nie było zgodne z dyspozycją 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie (Dz. U. z 2005 r., Nr 6, poz. 45 ze zm.); w 18 przypadkach wywiady przeprowadzono w terminie przekraczającym 14 dni, co stanowiło naruszenie przepisu 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego; w 18 przypadkach (na 50 usamodzielniających się wychowanków) nie udokumentowano końcowej oceny procesu usamodzielnienia, czym naruszono przepis 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie.
4 2.5 W 2007 r. wydano łącznie 500 decyzji w sprawie opłat za pobyt dzieci w róŝnych formach opieki zastępczej, a w I. połowie 2008 r. wydano 257 takich decyzji. ZastrzeŜenia NIK budzi sposób prowadzenia i dokumentowania postępowań w powyŝszych sprawach. Wśród skontrolowanych 21 decyzji wydanych w 2007 r. i 10 wydanych w I. połowie 2008 r.: w 8 przypadkach nie było potwierdzeń odbioru postanowień o wszczęciu postępowań w sprawie ustalenia opłaty za pobyt dzieci w rodzinach zastępczych (naruszenie przepisu art. 39 kpa); w 24 przypadkach decyzję wydano po upływie miesiąca od daty wszczęcia postępowania, w tym w 6 przypadkach po upływie 2 miesięcy, co stanowiło naruszenie terminów załatwiania spraw określonych art. 35 3 kpa. 2.6 NIK negatywnie ocenia opieszałość w egzekwowaniu naleŝności wynikających z wydanych decyzji w sprawie opłat za pobyt dzieci w placówkach opiekuńczowychowawczych. Wśród zbadanych 11 spraw dotyczących zaległości powstałych z tytułu opłat, w 8 przypadkach na łączną kwotę zaległości 6.963 zł okres między powstaniem zaległości a dniem podjęcia pierwszej czynności (wysłanie upomnienia) wynosił od 4 do 8 miesięcy, a w 1 przypadku (zaległość w wysokości 96 zł, a 288 zł na dzień zakończenia kontroli NIK) Ośrodek nie podjął Ŝadnych działań egzekucyjnych, mimo iŝ od powstania zaległości upłynęło 15 miesięcy. Tak opieszałe podejmowanie czynności egzekucyjnych stanowiło naruszenie przepisów 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.), w związku z art. 6 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.). 2.7 ZastrzeŜenia NIK budzi nie zawarcie w polityce bezpieczeństwa Ośrodka wykazu budynków tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe. Nie określono takŝe środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych do zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych, co stanowi naruszenie przepisu 4 pkt 1 i pkt 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). W instrukcji zarządzania systemem informatycznym nie opisano procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych słuŝących do ich przetwarzania, sposobu zabezpieczenia systemu informatycznego (w zakresie TT Pomoc)
5 przed działalnością oprogramowania, o którym mowa w pkt III ppkt 1 załącznika do rozporządzenia, a takŝe procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji słuŝących do przetwarzania danych. Braki te stanowiły naruszenie odpowiednio przepisów 5 pkt 4, pkt 6 i pkt 8 wymienionego wyŝej rozporządzenia. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) podjęcie działań mających na celu doprowadzenie do uzupełnienia statutu Ośrodka o brakujące zapisy dotyczące zadań wymienionych w art. 19 pkt. 17-18 ustawy o p. s.; 2) wywieszenie w miejscu widocznym i dostępnym dla osób niepełnosprawnych informacji o dniach i godzinach przyjęć interesantów przez dyrektora Ośrodka oraz o zasadach przyjmowania skarg i wniosków; 3) przeprowadzanie wywiadu środowiskowego w terminie czternastodniowym oraz terminowe wydawanie decyzji administracyjnych; 4) sporządzanie końcowej oceny procesu usamodzielnienia; 5) niezwłoczne podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do naleŝności określonych decyzjami w sprawie opłat za pobyt dzieci w placówkach opiekuńczo-wychowawczych. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków lub o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków albo o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie dyrektorowi delegatury NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.