Dęblin 30.06.2005 rok. Do użytku służbowego P R O T O K Ó Ł. Z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 5 w Dęblinie REGON - 000714426

Dęblin 30.06.2005 rok KW 0914/04/2005 Do użytku służbowego P R O T O K Ó Ł Z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 5 w Dęblinie REGON - 000714426 1. Kontrolę przeprowadził Zygmunt MROZIŃSKI Inspektor wewnętrznej kontroli finansowej Urzędu Miasta w Dęblinie. 2. Personel Kierowniczy kontrolowanej szkoły: - Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 5 Cecylia PAWELEC Podstawa: Uchwała Nr 22/2002 Zarządu Miejskiego w Dęblinie z dnia 30 sierpnia 2002 roku. - Główny Księgowy Zofia PIEŃKOSZ Podstawa: Umowa o pracę z dnia 29.01.1999 roku na czas nieokreślony. 3. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 08.06.2005 roku do 24.06.2005 roku. 4. Badaniami kontrolnymi objęto wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej w okresie od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 roku, do których zaliczono: 4.1 Sprawy organizacyjne 4.2 Gospodarka kasowa 4.3 Wynagrodzenia pracowników 4.4 Gospodarka budżetowa 4.5 Gospodarka materiałowa 4.6 Środki specjalne 5. Ustalenia kontroli. 5.1. Szkoła Podstawowa Nr 5 im. gen. Władysława Sikorskiego z siedzibą przy ul. 15 Pułku Piechoty Wilków 6 działa na podstawie orzeczenia organizacyjnego z dnia 15.03.1983 roku wydanego przez Inspektora Oświaty i Wychowania w Dęblinie. Organem prowadzącym Szkołę jest Gmina Miasto Dęblin. Organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Kurator Oświaty w Lublinie. Szkoła Podstawowa Nr 5 działa również na podstawie STATUTU, który został uchwalony przez Radę Pedagogiczną w dniu 9 listopada 2000 roku, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 roku o systemie oświaty(dz. U. z 1996 roku Nr 67, poz. 329 ze zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 21 maja

2 L P 2001 roku w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół(dz. U. Nr 61 poz. 624 ze zmianami). Jednocześnie podstawą działalności jest Arkusz Organizacyjny uchwalany i podpisywany na każdy rok szkolny. 5.2. Zatrudnienie w Szkole Podstawowej Nr 5 w Dęblinie PRACOWNICY ROK SZKOLNY 2003-2004 ROK SZKOLNY 2004-2005 1. Dyrektor 1 1 2. Wicedyrektor 1-3. Nauczyciele - pełnozatrudnieni w szkole 14 14 - pełnozatrudnieni uzupełniający etat w szkole 1 1 - niepełnozatrudnieni 3 3 4. Bibliotekarz 1 1 5. Wychowawca świetlicy 2 2 6. Pedagog szkolny 1 1 7. Pracownicy administracji 2 ½ 2 ½ 8. Pracownicy obsługi 7 ½ 7 ½ RAZEM 34 34 5.3. Gospodarka Kasowa 5.3.1. Metodą ciągłą skontrolowano raporty kasowe za okres od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 roku. W trakcie kontroli stwierdzono, że stan początkowy gotówki w kasie, wpływy, wydatki oraz stan końcowy ujmowane były w miesięcznych raportach kasowych mieszczących się w ramach poszczególnych miesięcy sprawozdawczych. Ustalono, że obroty i salda wykazywane w raportach kasowych są zgodne z zapisami księgowymi na koncie KASA. W sumowaniu obrotów i wyliczaniu sald końcowych różnic nie stwierdzono. W raportach kasowych ujmowano wpłaty i wypłaty w oparciu o dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zaakceptowane do wypłaty. Raporty były kompletne nie stwierdzono braku dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawę dokonywania zapisów. Podczas kontroli przedstawiono instrukcję kasową wprowadzoną do stosowania w Szkole Zarządzeniem Dyrektora Nr 1/FIN z dnia 03.01.2000 roku. Zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w Szkole powinny być, co roku uregulowane na piśmie przez Dyrektora w wydanym w tym celu zarządzeniu regulującym to zagadnienie. Zatem Dyrektor szkoły powinien opracować szczegółowe zasady regulacji obrotu kasowego wydając w tym celu na piśmie Instrukcję Kasową. Należy dodać, że instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym, opracowywanym we własnym zakresie. W przedstawionej podczas kontroli Instrukcji Kasowej stwierdzono następujące uchybienia: - brak jest określenia terminów przeprowadzenia inwentaryzacji kasy, - w Instrukcji Kasowej brak jest wzorów podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłaty środków z kasy Szkoły.

3 5.3.2. Druki ścisłego zarachowania zostały skontrolowane na podstawie istniejących i funkcjonujących w szkole rejestrów druków ścisłego zarachowania. Stan druków ścisłego zarachowania przedstawia się następująco: 1) czeki gotówkowe 10 sztuk - od numeru 0004358768 do numeru 0004358770 - sztuki - Nr 0003171951 1 sztuka anulowana 2) arkusze spisu z natury za 2002 rok 3) znaczki pocztowe - ewidencja znaczków pocztowych jest prowadzona wg rejestru. Znaczki są zakupywane ze środków budżetowych i ewidencjonowane w książce ilościowo i wartościowo. Stan znaczków wartościowy na dzień kontroli wynosił 38 złotych 45 groszy. 4) Świadectwa szkolne: Szkoła podstawowa - świadectwa MEN II/1/2 20 sztuk - świadectwa MEN II/3/2 9 sztuk - świadectwa MEN II/3 w/z 13 sztuk - świadectwa MEN II/10/2 4 sztuk - świadectwa MEN II/10 w/z 12 sztuk 5) legitymacje szkolne 45 sztuk 6) legitymacje ubezpieczeniowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: - od numeru 213774 do numeru 213775 dla członków rodziny pracownika 2 sztuki, - od numeru 310346 do numeru 310350 dla pracowników 5 sztuk - 310237 1 sztuka 7) legitymacje uprawniające do ulgowych przejazdów 29 sztuk. 8) karta rowerowa - od numeru 0011982 do numeru 0012000 19 sztuk 9) kwitariusze przychodowe - od numeru 5922701 do numeru 59223000 3 bloczki - od numeru 3884001 do numeru 3885000 10 bloczków Po skontrolowaniu wszystkich druków ścisłego zarachowania stwierdzono, że stan ewidencyjny jest zgodny ze stanem faktycznym. 5.4. Wynagrodzenia pracowników.

4 Wynagrodzenia pracowników Szkoły tzn. nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi przyznawane oraz naliczane są na podstawie: - Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14.04.2004 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli(dz. U. Nr 74 poz. 667) oraz Regulaminu Wynagradzania nauczycieli. - Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) oraz Regulaminu Wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Gimnazjum Nr 2. Kontroli poddano listy wynagrodzeń za miesiąc wrzesień i październik 2004 roku nauczyciele oraz za miesiąc październik 2004 roku pracowników administracji i obsługi. Wyrywkowej kontroli poddano również teczki akt osobowych nauczycieli oraz pozostałych pracowników szkoły. Z przeprowadzonej kontroli wynika, iż: - zgodnie z przepisami 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 708 ze zmianami) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia może być utworzony fundusz premiowy. Wysokość funduszu premiowego oraz warunki przyznawania powinien określać Zakładowy Regulamin Premiowania ustalony przez dyrektora Szkoły. W związku z utratą mocy przepisów, na podstawie, których opracowano w szkole Regulamin Premiowania pracowników administracyjno-obsługowych należy opracować nowy Regulamin Premiowania uwzględniający postanowienia odnoszące się do warunków przyznawania premii i dokumentowania spełnienia przez poszczególnych pracowników tych warunków, - sprawdzono przyznanie i wypłacanie pracownikom administracyjnym Szkoły dodatku kasjerskiego w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Należy zaprzestać wypłacania dodatku kasjerskiego z uwagi na to, że przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61 poz. 708 ze zmianami) nie przewidują możliwości ustalania i wypłacania dodatku kasjerskiego. Wkład pracy pracownika i jego kwalifikacje powinny być uwzględniane przy ustalaniu stawki miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. - na listach wynagrodzeń nauczycieli, pracowników administracji i obsługi stwierdzono potrącenia z wynagrodzenia kwot stanowiących refundację kosztów przesłania przelewu na wynagrodzenia, co jest niezgodne z Kodeksem Pracy Rozdział II art. 84 do art. 91. - sprawdzono teczki akt osobowych pracowników administracyjno obsługowych oraz nauczycieli Szkoły pod katem kompletności dokumentów stanowiących podstawę wypłaty wynagrodzenia. Teczki akt osobowych nie zawierają umów o współodpowiedzialności materialnej zawartych z pracownikami, którym powierzono mienie. Należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie oraz zawrzeć z nimi powyższe umowy zgodnie z postanowieniami art. 124 do 127 Kodeksu Pracy. - pracownik administracyjny zatrudniony na stanowisku Intendent w XII kategorii zaszeregowania. Według Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) stanowisko Intendenta może być zaszeregowane do X kategorii zaszeregowania. Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownikom administracyjnym i obsługi

5 Szkoły przestrzegać zasad ustalonych w przepisach cytowanego wyżej Rozporządzenia. Kategorię zaszeregowania ustalać zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników. W wyżej wymienionym przypadku należy ustalić właściwą kategorię zaszeregowania, pamiętając, iż zmiana warunków płacy, polegająca na zmianie kategorii osobistego zaszeregowania, niepowodująca obniżenia wynagrodzenia, nie wymaga wypowiedzenia, o którym mowa w przepisach art. 42 ustawy z dnia 26.06.1974 Kodeks Pracy(tekst jednolity: Dz. U. z 1998 roku, Nr 21 poz. 94 z poźn. zmianami). W teczce akt osobowych wyżej wymienionego pracownika brak jest obowiązków z zakresu pracy intendenta. Powyższe uwagi uzupełniono podczas kontroli. - pracownik obsługi zatrudniony na stanowisku kucharz w IV kategorii zaszeregowania. Według Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) stanowisko kucharza może być zaszeregowane minimalnie od V kategorii zaszeregowania. Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownikom administracyjnym i obsługi Szkoły przestrzegać zasad ustalonych w przepisach cytowanego wyżej Rozporządzenia. Kategorię zaszeregowania ustalać zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników. W wyżej wymienionym przypadku należy ustalić właściwą kategorię zaszeregowania, pamiętając, iż zmiana warunków płacy, polegająca na zmianie kategorii osobistego zaszeregowania, niepowodująca obniżenia wynagrodzenia, nie wymaga wypowiedzenia, o którym mowa w przepisach art. 42 ustawy z dnia 26.06.1974 Kodeks Pracy(tekst jednolity: Dz. U. z 1998 roku, Nr 21 poz. 94 z poźn. zmianami). Powyższe uwagi uzupełniono podczas kontroli. - pracownik obsługi zatrudniony na stanowisku kucharz w IV kategorii zaszeregowania. Według Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) stanowisko kucharza może być zaszeregowane minimalnie od V kategorii zaszeregowania. Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownikom administracyjnym i obsługi Szkoły przestrzegać zasad ustalonych w przepisach cytowanego wyżej Rozporządzenia. Kategorię zaszeregowania ustalać zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników. W wyżej wymienionym przypadku należy ustalić właściwą kategorię zaszeregowania, pamiętając, iż zmiana warunków płacy, polegająca na zmianie kategorii osobistego zaszeregowania, niepowodująca obniżenia wynagrodzenia, nie wymaga wypowiedzenia, o którym mowa w przepisach art. 42 ustawy z dnia 26.06.1974 Kodeks Pracy(tekst jednolity: Dz. U. z 1998 roku, Nr 21 poz. 94 z poźn. zmianami). Powyższe uwagi uzupełniono podczas kontroli. - pracownik obsługi zatrudniony na stanowisku kucharz w IV kategorii zaszeregowania. Według Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) stanowisko kucharza może być zaszeregowane minimalnie od V kategorii zaszeregowania. Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownikom administracyjnym i obsługi Szkoły przestrzegać zasad ustalonych w przepisach cytowanego wyżej Rozporządzenia. Kategorię zaszeregowania ustalać zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników. W wyżej wymienionym przypadku należy ustalić właściwą kategorię zaszeregowania, pamiętając, iż zmiana warunków płacy, polegająca na zmianie kategorii osobistego zaszeregowania, nie powodująca obniżenia wynagrodzenia, nie wymaga wypowiedzenia, o

6 którym mowa w przepisach art. 42 ustawy z dnia 26.06.1974 Kodeks Pracy(tekst jednolity: Dz. U. z 1998 roku, Nr 21 poz. 94 z poźn. zmianami). Powyższe uwagi uzupełniono podczas kontroli. - Zawierając umowę o prace Dyrektor Szkoły nie posiada dostatecznej informacji o kategorii zaszeregowania, nazewnictwie stanowiska oraz wartości punktowej wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. - Karty wynagrodzeń prowadzone są na bieżąco. Raz w roku dla każdego pracownika drukowana jest karta wynagrodzenia z programu komputerowego. Jest ona kompletna i spełnia warunki pracowniczej karty wynagrodzenia. 5.5. Gospodarka budżetowa. Przyjęte przez Szkołę zasady rachunkowości określane również polityką rachunkowości stanowią wybrane i stosowane przez Szkołę odpowiednie do jej działalności rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy o rachunkowości i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewnić rzetelne i jasne ujęcie w księgach rachunkowych informacji dotyczących sytuacji majątkowo-finansowej jednostki budżetowej, a w konsekwencji zaprezentowanie tych danych w sporządzanych sprawozdaniach finansowych. Informacje te muszą być wiarygodne gdyż są one przydatne do podejmowania decyzji przez różne grupy odbiorców(np. dyrektor Szkoły). Przyjęte w dokumentacji zasady rachunkowości winny być zmieniane i dostosowywane do zmian zachodzących w Szkole oraz w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Odpowiedzialność za opracowanie i aktualizację tej dokumentacji spoczywa na dyrektorze Szkoły, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy czym odpowiedzialność ta dotyczy również odpowiedniej jakości tej dokumentacji. W trakcie kontroli przedstawiono: - Zarządzenie Nr 2/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 5 z dnia 02.01.2003 roku w sprawie ustalenia przyjętych w Szkole Podstawowej Nr 5 zasad rachunkowości, Przedstawione Zarządzenia są nieadekwatne w stosunku do gospodarki finansowej Szkoły. Należy na nowo opracować w sposób kompletny i wyczerpujący oraz wdrożyć dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w której w szczególności należy zawrzeć uregulowania dotyczące: - określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, - metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce prawo wyboru, - sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej: * zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, * wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych, * opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu programu informatycznego, zawierającego wykaz programów, stosowanych procedur i funkcji w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji - systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich

7 zapisów. Przy opisywaniu systemu służącego ochronie danych należy postępować zgodnie z rozdziałem VIII art. 71 do art. 76 ustawy o rachunkowości. W Zakładowym Planie Kont należy zawrzeć zasady tworzenia kont analitycznych. Typowym rozwiązaniem w jednostce budżetowej w tym zakresie jest: - prowadzenie analityki do konta 011 środki trwałe w przekroju poszczególnych środków trwałych, - prowadzenie analityki do kont środków pieniężnych(kasa, rachunek bieżący i inne rachunki bankowe), a także do konta 4000 Koszty według rodzajów w przekroju podziałek klasyfikacji budżetowej. Taki sposób prowadzenia ewidencji analitycznej do tych kont syntetycznych jest w jednostkach budżetowych obowiązkowy. - prowadzenie analityki do kont rozrachunkowych w rozbiciu na poszczególnych dostawców i odbiorców bądź poszczególne instytucje(np. rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych). Dyrektor Szkoły ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inna osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W szkole główny księgowy ma powierzone obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. - w Szkole Podstawowej Nr 5 jako jednostce budżetowej występuje wiele zagadnień wymagających pisemnych uregulowań. Są to wszelkiego rodzaju instrukcje, które należy załączyć do przyjętej przez Szkołę polityki rachunkowości jako jej elementy. Są to między innymi: * instrukcja inwentaryzacyjna określająca terminy, sposoby i organizację przeprowadzenia inwentaryzacji w Szkole, podział kompetencji w zakresie inwentaryzacji, dokumentację inwentaryzacyjną, tryb powoływania i zasady pracy komisji inwentaryzacyjnych. W szkole Podstawowej Nr 5 podczas trwania kontroli nie przedstawiono wyżej wymienionej instrukcji, * instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych zawierająca opis poszczególnych dowodów księgowych stosowanych w jednostce budżetowej(ze szczególnym uwzględnieniem zasad sporządzania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych), ich obieg oraz zasady poszczególnych rodzajów kontroli dokumentów i wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych, zasady korygowania błędów w dokumentach księgowych oraz zasady archiwizacji. W szkole Podstawowej Nr 5 podczas trwania kontroli nie przedstawiono wyżej wymienionej instrukcji, W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Szkole należy uzupełnić przepisy wewnętrzne o postanowienia dotyczące: - określenia osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów księgowych, wraz z wzorami podpisów tych osób. Mogą to być pracownicy, którzy dotychczas dokonywali tej kontroli bez upoważnienia ich w przepisach wewnętrznych lub inni wskazani przez Dyrektora Szkoły. - określenia terminów przekazywania dokumentów księgowych pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolę merytoryczna, formalno-rachunkową wykazywanych w nich operacji gospodarczych i ujęcie w księgach rachunkowych. - podczas trwania kontroli przedstawiono Zarządzenie Nr 1/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 5 w Dęblinie z dnia 02.01.2003 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Szkole Podstawowej Nr 5 w Dęblinie. Powyższe zarządzenie nie jest dostosowane do procesów gospodarczo - finansowych zachodzących w Szkole. zapisy w procedurach w Rozdziale III pkt. 1 dotyczą gromadzenia środków publicznych w Gminie a nie w Szkole, zapisy w procedurach w Rozdziale II dotyczącym wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków

8 publicznych w pkt. 2 lit. b przewidują sporządzanie notatki(protokółu) przy wydatkach jednorazowo przekraczających 1.500 złotych. Podczas kontroli nie stwierdzono powyższych protokołów, w rozdziale IV dotyczącym procedur kontroli finansowej dotyczących wydatkowania środków publicznych pkt. 9 zawiera zapis o szczegółowym obiegu dokumentów, który powinien zostać przedstawiony w Instrukcji Kontroli i Obiegu dokumentów. Podczas kontroli nie przedstawiono powyższej instrukcji, w rozdziale V dotyczącym procedur kontroli finansowej - procesów gospodarowania mieniem w pkt. 1 lit. a funkcjonuje zapis dotyczący sporządzenia protokółu z kontroli kasy, która powinna być przeprowadzona przynajmniej raz w roku. Podczas kontroli nie stwierdzono powyższego protokołu, w rozdziale V dotyczącym procedur kontroli finansowej - procesów gospodarowania mieniem z pkt. 1 lit. c wynika obowiązek kontroli zamykania pomieszczeń szkoły, w których znajdują się środki trwałe. Kontrola powinna być przeprowadzona przynajmniej raz w kwartale i zakończona sporządzeniem protokółu. Podczas trwania kontroli nie przedstawiono do wglądu powyższego protokółu. w rozdziale V dotyczącym procedur kontroli finansowej - procesów gospodarowania mieniem w pkt. 2 lit. b funkcjonuje zapis stanowiący o obowiązku przeprowadzenia przez sekretarza szkoły kontroli oznakowania numerami inwentarzowymi potwierdzonej stosownym protokółem. Podczas kontroli nie stwierdzono powyższego protokołu, w rozdziale V dotyczącym procedur kontroli finansowej - procesów gospodarowania mieniem w pkt. 3 funkcjonuje zapis o obowiązku dokonywania przez Dyrektora szkoły i powołanej komisji oceny wykorzystania majątku Szkoły Podstawowej Nr 5. Powyższa ocena powinna być dokonywana przynajmniej raz w roku i udokumentowana sporządzeniem protokółu z oceny wykorzystania majątku. Podczas kontroli nie stwierdzono powyższego protokołu, Metodą ciągłą skontrolowano dokumenty kasowe i bankowe od dnia 01.01.2004 roku do dnia 31.12.20004 roku. Przydzielony dla Szkoły Podstawowej Nr 5 Plan Finansowy przedstawia Załącznik Nr 1 do protokółu. Wykorzystanie planu finansowego w rozbiciu na działy i paragrafy przedstawia załącznik Nr 2 do protokółu. Z analizy wykorzystania planu finansowego wynika, że jest on realizowany w ramach posiadanych środków budżetowych oraz nie stwierdzono w toku kontroli przekroczeń planu. W trakcie kontroli dokumentów kasowych i bankowych stwierdzono następujące uwagi: - w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia tj. 31.12.2003 roku stan aktywów i pasywów był zgodny w otwartych na 2004 rok obrotowy księgach rachunkowych zgodnie z zasadą ciągłości bilansowej określoną w przepisach art.5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, - kontroli poddano terminowość realizacji zobowiązań na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Stwierdzono, co następuje: * zgodnie z Deklaracją ZUS DRA za okres rozliczeniowy marzec 2004 roku do dnia 05.04.2004 roku Szkoła zobowiązana była zapłacić składki w wysokości: - ubezpieczenie społeczne 44.239,60 - ubezpieczenie zdrowotne 8.555,11 - Fundusz Pracy 3.025,37 R A Z E M - 55.820,08

9 Dnia 05.04.2004 uregulowano tylko składki w wysokości - ubezpieczenie zdrowotne 8.555,11 - Fundusz Pracy 3.025,37 R A Z E M - 11.580,48 Pozostałą kwotę zobowiązania w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to znaczy 44.239,60 uregulowano w dniu 07.04.2004 roku. Zobowiązanie w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zostało zrealizowane po terminie pomimo posiadania przez szkołę środków pieniężnych na koncie bankowym. Saldo wyciągu bankowego z dnia 05.04.2004 po opłaceniu wszystkich należności wynosiło 45.024,07. Powyższe niezrealizowane w terminie zobowiązanie w stosunku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stanowi naruszenie ustawy o finansach publicznych Art. 138 ust.1 pkt.8. Czyn określony w tym przepisie jest wymierzony przeciwko zasadzie jednoczesnego dokonywania wypłat wynagrodzeń przez pracodawcę będącego jednostką sektora finansów publicznych oraz regulowania zobowiązań publicznoprawnych związanych z wypłata tych wynagrodzeń. Z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych przepisy prawa rangi ustawowej wiążą obowiązek realizacji różnego rodzaju świadczeń pieniężnych o charakterze publicznoprawnym. Jednostka sektora finansów publicznych, jaką niewątpliwie jest Szkoła dokonując wypłat wynagrodzeń jest zobowiązana do przekazania na wskazane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych rachunki bankowe kwot składek na ubezpieczenie społeczne po uprzednim obliczeniu wysokości tych składek oraz ich rozliczeniu. Płatnik składek będący jednostką organizacyjną sektora finansów publicznych, działając w formie jednostki budżetowej, zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego, ma obowiązek opłacenia składek za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca. Poza tym z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych wiąże się obowiązek tych jednostek opłacenia za osoby pozostające w stosunku pracy lub stosunku służbowym składek na Fundusz Pracy. Kolejnym świadczeniem publicznoprawnym związanym z wypłatą wynagrodzeń w jednostkach sektora finansów publicznych jest opłacanie za osoby pozostające w stosunku pracy lub w stosunku służbowym, składek na ubezpieczenie zdrowotne, po uprzednim ich obliczeniu oraz pobraniu z dochodu tych osób. - stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, - zapisu operacji gospodarczych występujących w Szkole dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, z zachowaniem porządku systematycznego zapisów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont określonych przepisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w tym: * naliczone umorzenie od środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 Środki trwałe z wyjątkiem gruntów nie podlegających umorzeniu oraz od wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowanych na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne i podlegających stopniowemu umorzeniu ujmować na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych księgi głównej Szkoły,

10 * ewidencję pozostałych środków trwałych, wyszczególnionych w 5 ust. 3 tego rozporządzenia, prowadzić na koncie 013 Pozostałe środki trwałe księgi głównej Szkoły. Dyrektor Szkoły może podjąć decyzję o wyłączeniu z ewidencji ilościowo-wartościowej niektórych rodzajów lub grup rodzajowych pozostałych środków trwałych o niskiej wartości, ustalając graniczną ich wartość jednostkową w cenie nabycia, zgodnie z zasadą istotności, wyrażoną w przepisach art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zakres wyłączeń pozostałych środków trwałych z ewidencji na koncie 013 Pozostałe środki trwałe należy określić w zakładowym planie kont, ustalając jednocześnie w procedurach kontroli finansowej Szkoły zasady pozaksięgowej ochrony tego majątku * ewidencję umorzenia pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych(3.500,00) lub, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów w 100% ich wartości w miesiącu oddania do używania, prowadzić na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. - rachunki(pokwitowania)za zakupione znaczki pocztowe brak jest opisu świadczącego o zaewidencjonowaniu w odpowiednim rejestrze druków ścisłego zarachowania 5.6. Gospodarka materiałowa. Ewidencja ilościowo-wartościowa zakupionych materiałów i towarów prowadzona jest w księgach inwentarzowych. W trakcie kontroli przedstawiono księgi inwentarzowe majątku Szkoły(wg poniższego zestawienia) oraz księgę środków trwałych. * Księga inwentarzowa język angielski, język rosyjski, * Księga inwentarzowa środki audiowizualne, * Księga inwentarzowa wychowanie fizyczne, * Księga inwentarzowa chemia, * Księga inwentarzowa technika, * Księga inwentarzowa fizyka, * Księga inwentarzowa matematyka, * Księga inwentarzowa biologia, * Księga inwentarzowa język polski, * Księga inwentarzowa historia, * Księga inwentarzowa - muzyka, * Księga inwentarzowa geografia, * Księga inwentarzowa kuchnia, * Księga inwentarzowa klasa I, * Księga inwentarzowa biblioteka, * Księga inwentarzowa pedagog szkolny, * Księga inwentarzowa świetlica, * Księga inwentarzowa oddział przedszkolny, * Księga inwentarzowa meble. Zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku Nr 76 poz. 694 tekst jednolity ze zmianami.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są przeprowadzić inwentaryzację w terminach oraz sposobem zawartym w art. 26 oraz art. 27 powyższej ustawy. W Szkole Podstawowej Nr 5 Dyrektor w sposób prawidłowy, w terminie ustalonym w ustawie o rachunkowości(dz. U. Nr 76 poz. 694 ze zm.) zarządza inwentaryzacje. Ostatnia inwentaryzacja została przeprowadzona w 2002 roku na podstawie Zarządzenia Dyrektora Nr 5 z dnia 20.11.2002 w sprawie przeprowadzenia spisu z natury w Szkole Podstawowej Nr 5 w Dęblinie.

11 Dnia 31.12.2002 roku Główna Komisja przedstawiła Dyrektorowi szkoły sprawozdanie z przeprowadzenia oraz zakończenia spisu z natury. Metodą wyrywkową sprawdzono mienie Szkoły. Stwierdzone uwagi: Stan ewidencyjny jak i wartość wyceny powyższych arkuszy została odzwierciedlona w zapisach księgowych oraz księgach inwentarzowych. 5.7. Środki Specjalne 5.7.1. Skontrolowano tryb pobierania oraz formę rozliczenia środków pieniężnych pobieranych w formie zaliczki na zakup środków żywnościowych. Zaliczka jest pobierana na początku roku budżetowego na podstawie wniosku o zaliczkę. Rozliczanie środków następuje cyklicznie na podstawie złożonych do kasy rachunków gotówkowych. Powyższa operacja jest wykonywana prawidłowo. W 2005 roku od miesiąca stycznia upoważnionym do pobrania zaliczki jest pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Zaliczkę pobrano w dniu 03.01.2005 roku na kwotę 1.000,00. Na dzień kontroli rozliczenie zaliczki przedstawia się następująco: - rachunki 947,20 - pozostałe środki pieniężne 52,80 Stan ewidencyjny zaliczki zgodny z faktycznym. 5.7.2. Stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, 5.7.3. Karty materiałowe zakupu środków żywności prowadzone są przez pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta. Prowadzone są w sposób pozwalający ustalić stan faktyczny środków żywnościowych zakupywanych na rzecz Szkoły. Należy je uszczegółowić o datę i numer faktury lub rachunku stanowiącego podstawę dokonania zakupu. 5.7.4. Metodą wyrywkową skontrolowano stan następujących towarów w magazynie: - sól, - smalec, - majeranek, - przyprawa do kurczaka, - margaryna, - kiełbasa. Stan ewidencyjny skontrolowanych towarów był zgodny ze stanem faktycznym. Dyrektor Szkoły Pani Cecylia PAWELEC została poinformowana o przysługującym jej, prawie zgłoszenia w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół (z załącznikami) po przeczytaniu, jako zgodny z ustaleniami, podpisano przez zainteresowane strony. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden zostanie przekazany pocztą do kontrolowanej jednostki. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli Szkoły Podstawowej Nr 5 w Dęblinie pod pozycją numer 31. Dęblin, dnia 30 czerwiec 2005 roku

12... (pieczęć jednostki kontrolowanej) DYREKTOR KONTROLUJĄCY...... GŁÓWNY KSIĘGOWY...