Pan Maciej Kluss Dyrektor Muzeum Zamkowego w Pszczynie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Muzeum Zamkowym w Pszczynie (zwanym dalej Muzeum ) w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych oraz prawidłowości wykorzystania środków publicznych na realizację zadań statutowych w latach 2006-2008 ( I półrocze ). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 11 sierpnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność Muzeum w zakresie spraw objętych kontrolą, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 1 Dz. U. z 2007 r. nr 231, poz. 1701
2 Pozytywną ocenę uzasadniają następujące oceny cząstkowe i ustalenia kontroli: 1. W okresie objętym kontrolą pozyskano 118 muzealiów, z czego 94 zakupiono za 368,4 tys. zł, 14 wycenionych na 217,0 tys. zł pozyskano we własnym zakresie, a 10 przyjęto w depozyt. Wartość inwentarzowa muzealiów na koniec lat 2006 i 2007 była zgodna z zapisami w ewidencji księgowej - konto 016 - Dzieła sztuki, eksponaty muzealne - i wynosiła odpowiednio 1 330,5 tys. zł i 1 519, 0 tys. zł. Zgromadzone w Muzeum zabytki oznakowano stosownie do wymagań 6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach 2 (zwanym dalej rozporządzeniem dot. ewidencjonowania zabytków ). 2. Księgi inwentarzowe spełniały wymogi określone w 3 ust. 2 i 4 ust. 1 ww. rozporządzenia. Wpisów nabytych muzealiów do ksiąg inwentarzowych dokonywano w tym samym lub następnym miesiącu, w którym Muzeum przyjęło zabytek w posiadanie. Ewidencję muzealiów prowadzono przez dokonywanie wpisów w księgach inwentarzowych, kartach katalogowych i kartach archeologicznych oraz w księdze wpływów i księdze depozytów, zgodnie z przepisami 1 i 2 przywołanego powyŝej rozporządzenia. Podstawę wpisów zakupionych muzealiów do ksiąg inwentarzowych stanowiły faktury VAT (sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym), a przekazywanie eksponatów w depozyt do zbiorów Muzeum dokumentowano protokołami zdawczo-odbiorczymi, w których określano warunki oraz czasokres ich uŝyczenia. Ilość i wartość muzealiów nabytych w okresie 2006 2007 i ujętych w księgach inwentarzowych była zgodna z danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach statystycznych GUS K-02. 3. W Muzeum zapewniono odpowiednie warunki przechowywania i ochrony eksponatów. Jak wykazały oględziny sal wystawowych i magazynów w pomieszczeniach tych rozmieszczano nawilŝacze i osuszacze powietrza, uruchamiane w zaleŝności od wskazań urządzeń pomiarowych. Zainstalowano takŝe urządzenia mechaniczne i elektroniczne zabezpieczenia zbiorów, w tym system telewizji dozorowanej oraz system sygnalizacji włamania i napadu, którego projekt uzgodniono z Ośrodkiem Ochrony Zbiorów Publicznych w Warszawie. Zabezpieczenia drzwi, okien oraz gospodarka kluczami 2 Dz. U. Nr 202, poz. 2073
3 spełniały wymogi określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów w muzeach przed poŝarami, kradzieŝami i innymi niebezpieczeństwami groŝącymi utratą muzealiów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagroŝenia 3. Plan ochrony Muzeum Zamkowego w Pszczynie, uzgodniony 16 października 2003 r. ze Śląskim Komendantem Wojewódzkim Policji w Katowicach, spełniał wymogi 9 ust. 1 4 ww. rozporządzenia. Dyrektor Muzeum przesłał do Ośrodka Ochrony Zbiorów Publicznych w Warszawie roczne analizy stanu zabezpieczenia obiektów Muzeum za lata 2006 i 2007, stosownie do postanowień 2 pkt 2 ww. rozporządzenia. Szkolenie pracowników Muzeum w zakresie zasad ochrony przeciwpoŝarowej i postępowania w przypadku powstania poŝaru lub innego miejscowego zagroŝenia przeprowadzano zgodnie z 5 wspomnianego powyŝej rozporządzenia Ministra Kultury. W marcu 2005 roku Dyrektor Muzeum opracował Plan ochrony zabytku nieruchomego i detali architektonicznych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych dla Muzeum Zamkowego w Pszczynie oraz Plan ochrony zabytków ruchomych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych dla Muzeum Zamkowego w Pszczynie. Obydwa plany, uzgodnione ze Śląskim Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków, zatwierdził Burmistrz Miasta Pszczyna. W ramach systemu zabezpieczenia przeciwpoŝarowego, pomieszczenia, w których przechowywane były muzealia, wyposaŝono w instalację automatycznej sygnalizacji poŝaru, połączoną ze stacją monitorowania. Rodzaj, ilość i rozmieszczenie sprzętu gaśniczego oraz oznakowania miejsc jego usytuowania odpowiadały wymogom 28 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 kwietnia 2006 r. w sprawie ochrony przeciwpoŝarowej budynków i innych obiektów budowlanych i terenów 4. Częstotliwość konserwacji ww. sprzętu przeciwpoŝarowego była zgodna z wymogami 3 ust. 2 i 3 wspomnianego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Muzeum ochraniały koncesjonowane firmy ochroniarskie, zgodnie z załoŝeniami wspomnianego Planu Ochrony. Z firmami tymi zostały zawarte umowy na całodobowe świadczenie usług ochrony i dozoru, wykonywanych w sposób dopuszczony przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia 5. Kontrolę funkcjonowania 3 Dz. U. Nr 193, poz. 1892 uchylony z dniem 1.03.2008r. 4 Dz. U. Nr 80, poz. 563 5 Dz. U. z 2005 r. Nr145, poz. 1221 ze zm.
4 systemu zabezpieczeń co 6 miesięcy przeprowadzała firma posiadająca certyfikat Ośrodka Ochrony Zbiorów Publicznych w Warszawie. 4. W ramach działalności wystawienniczej i oświatowej w latach 2006 2007 zorganizowano odpowiednio sześć i siedem wystaw, w tym trzy wystawy stałe, w których zaprezentowano średnio 3 170 eksponatów, tj. 37,3 % posiadanych zbiorów. W 2007 r. przyjęto jedną wystawę z zagranicy. W porównywanych latach wzrosła o 17,8 % liczba organizowanych lekcji muzealnych dla dzieci i młodzieŝy (1074 : 1265). Ponadto w Muzeum odbywały się koncerty i sympozja naukowe. W okresie objętym kontrolą zorganizowano 57 koncertów, których wysłuchało 8 738 osób, a w 26 sympozjach i odczytach uczestniczyły 1 062 osoby. W zakresie promocji swojej działalności Muzeum utworzyło portal internetowy, wydawało przewodniki, foldery oraz współpracowało z prasą, radiem i telewizją. Dla turystów zagranicznych utworzono stronę internetową w języku angielskim i niemieckim, wydano przewodniki i foldery w językach angielskim, francuskim i niemieckim oraz w salach ekspozycji opisy opracowano w językach angielskim i niemieckim. Efektem działalności promocyjnej było, m. in. zwiększenie liczby osób zwiedzających Muzeum o 15,6 % w 2007 roku (186 965 osób) w stosunku do 2006 roku (161 700 osób). Ilość turystów zagranicznych zwiedzających Muzeum wzrosła w porównywanych latach z 5 215 do 5 691, tj. o 9,1 %. Muzeum przystosowano do zwiedzania przez osoby niepełnosprawne. WyposaŜono je w dwie platformy schodowe oraz windę. Raz w tygodniu wystawy stałe udostępniano zwiedzającym bezpłatnie, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach 6. Muzeum udostępniało swoje zbiory na wystawy organizowane przez inne muzea. Procedury związane z wypoŝyczeniem eksponatów były zgodne z przepisami 1-3 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 25 stycznia 2005 r. w sprawie warunków przenoszenia muzealiów 7. 5. W okresie objętym kontrolą w pełni zrealizowano plany finansowe Muzeum. W latach 2006 2007 planowane i wykonane przychody wynosiły 1 254,7 tys. zł i 1 382, 9 tys. zł, a do 30 czerwca 2008 r. plan zrealizowano w 53,3 % ( 1 176,9 tys. zł : 627,2 tys. zł). Przychody ze sprzedaŝy działalności podstawowej wzrosły z 1 254,7 tys. zł w 2006 r. do 1 382,9 tys. zł w 2007 roku ( o 10,2 %), w tym przychody ze sprzedaŝy biletów 6 Dz. U. z 1997 r. Nr 5, poz. 24 ze zm. 7 Dz. U. z 2005 r. Nr 21, poz. 175
5 wzrosły o 14,7 %, a przychody z czynszu za wynajem pomieszczeń o 13,0 %. Zysk z prowadzonej działalności w latach 2006-2007 wynosił odpowiednio 193, 4 tys. zł i 368,6 tys. zł. Koszty ogółem wynosiły w 2006 r. 6 661,5 tys. zł, a w 2007 r. 4 178,0 tys. zł Zmniejszenie kosztów w 2007 r. o 2 483,5 tys. zł, (37,3 %) wiązało się z niŝszymi nakładami na remonty i konserwacje obiektów Muzeum. Zakup materiałów i usług realizowano zgodnie z procedurami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 8. W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej pięciu zamówień o największej wartości, realizowanych w okresie objętym kontrolą, (roboty remontowo-budowlane, usługa dot. ochrony i dozoru, modernizacja systemu telewizji dozorowej) ustalono, Ŝe w czterech przypadkach wyboru wykonawcy dokonano w drodze przetargu nieograniczonego z zachowaniem obowiązujących wymogów w tym zakresie, a jednego zamówienia udzielono w trybie z wolnej ręki. Muzeum było beneficjentem projektu nr 7011200-55 Renowacja kompleksu zamkowego w Pszczynie, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Realizacja rzeczowa i finansowa projektu była zgodna z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinansowanie projektu. Całkowity koszt projektu wynosił 8 637,4 tys. zł, w tym 5 185,7 tys. zł stanowiły środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 6. Księgi rachunkowe Muzeum prowadzono zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku 9. Przyjęte zasady rachunkowości spełniały postanowienia art. 10 ust. 1 wspomnianej ustawy. Jednocześnie NIK, w zakresie realizacji zadań objętych kontrolą, wskazuje na następujące nieprawidłowości: 1. Badanie losowo wybranych 500 kart katalogowych (spośród 8 478 wpisów w księgach inwentarzowych) wykazało, Ŝe nie we wszystkich przypadkach karty te zawierały zapisy określone w 3 rozporządzenia Ministra Kultury dot. ewidencjonowania zabytków. I tak: dla 84 eksponatów (16,8 %) nie określono wartości w dniu nabycia, w 4 przypadkach (0,8 %) nie określono daty i sposobu nabycia, 13 muzealiów (2,6 %) nie zostało opisanych, do 32 kart (6,4 %) nie dołączono fotografii eksponatu, w 27 kartach (5,4 %) brak było adnotacji dot. oceny stanu zachowania muzealium, w przypadku 10 eksponatów 8 Dz. U z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 9 Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, ze zm.
6 (2,0 %) nie określono miejsca ich przechowywania, natomiast w 5 kartach (1,0 %) nie odnotowano daty ich sporządzenia oraz brak było nazwiska osoby sporządzającej kartę. 2. Nie powiadomiono właściwych organów o zaginięciu i zniszczeniu 22 muzealiów, z czego w czasie przeprowadzonych inwentaryzacji w 1997 r. stwierdzono brak 21, a w 2004 r. jednego. Spośród 22 muzealiów 10 o wartości 5 880 zł zaginęło w niewyjaśnionych okolicznościach na terenia Muzeum, a 12 (odlewy gipsowe), których wartość wynosiła 3 800 zł, uległo zniszczeniu w czasie ich wypoŝyczenia w 1981 r. Akademii Sztuk Pięknych w Katowicach. Zgodnie z 10 ust. 2 i 3 rozporządzenia dot. ewidencjonowania zabytków, skreślenia muzealium z księgi inwentarzowej moŝna dokonać po upływie 3 lat od daty prawomocnego zakończenia postępowania karnego, a skreślenia muzealium zniszczonego moŝna dokonać po uzyskaniu zgody ministra do spraw kultury i dziedzictwa narodowego. O zaginięciu 10 eksponatów Pan Dyrektor powiadomił Komendę Powiatowej Policji w Pszczynie dopiero 28 lipca 2008 r., czyli w toku nin. Kontroli. Nie skierowano natomiast stosownego pisma do Ministra Kultury w sprawie wykreślenia z ksiąg inwentarzowych zniszczonych 12 eksponatów. 3. W księgach inwentarzowych zbiorów artystycznych od kwietnia 1994 r., w księdze inwentarzowej Pszczyniana od czerwca 2001 r., a w inwentarzu muzealiów przyrodniczych od czerwca 2003 r. nie podawano pełnej daty dokonania wpisu. W zapisach tych odnotowano tylko miesiąc i rok. W związku z powyŝszym nie moŝna ustalić faktycznego upływu czasu od zakupu eksponatu do czasy ujęcia go w księdze inwentarzowej. Zgodnie z 4 ust. 3 rozporządzenia dot. ewidencjonowania zabytków, wpisu muzealiów do księgi inwentarzowej naleŝy dokonać w terminie nie przekraczającym 60 dni od czasu jego nabycia. Ponadto, NajwyŜsza Izba Kontroli zwraca uwagę, Ŝe mimo podejmowanych działań, do czasu zakończenia nin. kontroli, Muzeum nie uzyskało tytułu prawnego do uŝytkowanych nieruchomości. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Uzupełnienie brakujących wpisów w kartach katalogowych. 2. Niezwłoczne powiadamianie właściwych organów o zniszczeniu i zaginięciu muzealiów. 3. Dokonywanie wpisów muzealiów do ksiąg inwentarzowych z podaniem pełnej daty.
7 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 20 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Katowicach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.