tekst jednolity NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, Rzeszów Rzeszów, dnia października 2008 r.

Transkrypt

1 tekst jednolity NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, Rzeszów Rzeszów, dnia października 2008 r. P/08/075 LRZ Pan Jerzy Ginalski Dyrektor Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie w okresie od 10 czerwca 2008 r. do 8 sierpnia 2008 r. przeprowadziła kontrolę w Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku (MBL) w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w Polsce w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 9 września 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Panu niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień ocenia sposób ochrony i udostępniania zasobów muzealnych przez MBL. 1. Ochronę fizyczną mienia Muzeum Budownictwa Ludowego w Sanoku w okresie objętym kontrolą, sprawowała Agencja Ochrony Mienia POGLESZ w Sanoku, wybrana w trybie przetargu nieograniczonego. 1

2 W kontroli ustalono, iŝ warunki umowy zawartej w przedmiocie ochrony mienia nie były w pełni realizowane. Umowa gwarantowała fizyczną ochronę w ciągu dnia sprawowaną przez dwóch pracowników ochrony, a w porze nocnej dodatkowo jednoosobową ochronę budynku, w którym zorganizowana była wystawa Ikony Karpackiej (najcenniejszych zbiorów posiadanych przez MBL). Kontrola harmonogramu słuŝb pracowników ochrony wykazała, iŝ w miesiącu czerwcu 2008 r. firma ochroniarska nie zapewniła ochrony w budynku wystawy Ikony Karpackiej w 11 porach nocnych. Ponadto pracownicy agencji ochrony, w godzinach pracy w MBL, świadczyli takŝe usługi dla Agencji Pośrednictwa Pracy POGLESZ w Sanoku, tj. inkasowali opłatę parkingową na placu obok wejścia do Skansenu, przez co ochrona nie była wykonywana w sposób zagwarantowany umową. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe plan ochrony Muzeum był nieaktualny, gdyŝ stanowił Ŝe ochrona fizyczna zbiorów muzealnych sprawowana jest przez pracowników MBL. W kontrolowanym okresie Dyrektor MBL nie opracowywał corocznych analiz stanu zabezpieczenia Muzeum, co było wymagane przepisem 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów w muzeach przed poŝarami, kradzieŝami i innymi niebezpieczeństwami groŝącymi zniszczeniem lub utratą muzealiów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagroŝenia (Dz. U. Nr 193, poz. 1892). 2. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli zakres zastosowanych zabezpieczeń technicznych zbiorów muzealnych w MBL był odpowiedni do potencjalnych zagroŝeń oraz do wartości posiadanych zbiorów. W kontroli ustalono, iŝ obiekt filialny MBL cerkiew drewniana z 1659 r. w miejscowości Ulucz (zabytek architektury zachowany na miejscu) zabezpieczony był kratą stalową w oknach i drzwiach oraz posiadał instalację odgromową. Obiekt nie posiadał Ŝadnego zabytkowego wyposaŝenia, gdyŝ ikonostas został przeniesiony z cerkwi. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli taki sposób zabezpieczenia budynku cerkwi i jej wyposaŝenia był odpowiedni do ewentualnych zagroŝeń i moŝliwości Muzeum. Systemy zabezpieczeń mechanicznych i elektronicznych obiektów Muzeum były sprawne i zapewniały podstawowy poziom ochrony, z wyjątkiem magazynu zbiorów usytuowanego w kompleksie budynków przy ul Traugutta 3. Zastosowany tam system nie 2

3 spełniał prawidłowej ochrony pomieszczeń. Rozmieszczenie czujek systemu oraz bardzo duŝa ilość zamontowanych ekranów z obrazami i jednocześnie mała liczba czujek przeciwpoŝarowych nie dawały pewności wczesnego wykrycia ewentualnego zagroŝenia. Projekty systemów zabezpieczeń obiektów znajdujących się na terenie Skansenu były uzgadniane z Ośrodkiem Ochrony Zbiorów Publicznych w Warszawie. Ponadto w kontroli ustalono, iŝ na zewnątrz budynku przy ul Traugutta 3, zainstalowano 4 kamery, z których obraz rejestrowany był na twardym dysku komputera. Wyłącznie prądu elektrycznego powodowało wstrzymanie rejestracji obrazu, a widoczność z kamer w porze nocnej była ograniczona. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe ilość środka gaśniczego w budynkach uŝytkowych MBL, w świetle obowiązujących przepisów ochrony przeciwpoŝarowej była odpowiednia. Wszystkie obiekty Skansenowskie i obiekty uŝytkowe, wyposaŝone były w sprzęt gaśniczy oznaczony symbolami BC, tj. przeznaczony do gaszenia poŝarów cieczy palnych i gazów. W obiektach tych głównie istniało zagroŝenie poŝarowe materiałów stałych organicznych typu papier, drewno, słoma, tekstylia, tworzywa sztuczne itp., naleŝące do poŝarów grupy A. W związku z powyŝszym przedmiotowy sprzęt nie miał właściwej skuteczności. W kontroli ustalono, Ŝe sprzęt przeciwpoŝarowy posiadał waŝne badania techniczne, za wyjątkiem gaśnic w dwóch obiektach, które nie posiadały waŝnych badań odpowiednio od 3 i 7 miesięcy oraz hydrantu w budynku socjalno mieszkaniowym. W 19 przypadkach miejsca lokalizacji podręcznego sprzętu gaśniczego oznaczone były znakami bez wymaganego atestu lub w sposób mało widoczny albo miejsca te nie były oznakowane. Obiekty Muzeum wyposaŝone zostały w instalację odgromową lub głowicę piorunochronu bądź teŝ znajdowały się w strefie ochrony innych budynków lub wysokich drzew. Budynki przy ul Traugutta 3 oraz chałupa z Nowosiółek na terenie Parku Etnograficznego objęte były monitoringiem poŝarowym. W system automatycznej sygnalizacji poŝaru wyposaŝono cerkiew z Ropek. W roku 2003 zakończono budowę sieci hydrantowej zasilanej wodą w sposób grawitacyjny. Przedmiotowa sieć umoŝliwiała wykorzystanie zgromadzonej w niej wody do bezpośredniego gaszenia poŝarów, jak i do zasilania samochodów poŝarniczych. W kontroli ustalono, iŝ w grudniu 2006 r. pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie ochrony przeciwpoŝarowej w ramach szkoleń okresowych. Pracownicy ci, nie posiadali 3

4 zaświadczeń o ukończeniu szkoleń wstępnych, podstawowych i specjalistycznych, wymaganych przepisem 5 ust. 4 w/w rozporządzenia Ministra Kultury. 3. NajwyŜsza Izba kontroli stwierdza, iŝ ewidencja eksponatów etnograficznych i księgozbioru prowadzona była w księgach inwentarzowych oraz w systemie kart katalogowych. Na koniec 2006 r. w ewidencji inwentarzowej ujętych było eksponaty etnograficzne, a na koniec 2007 w ewidencji ujętych było eksponaty etnograficzne. Kontrola wykazała, iŝ stan muzealiów wykazany w sprawozdaniu K-02 - z działalności muzeum sporządzonym na koniec 2006 r. był wyŝszy o 437 pozycje, a w sprawozdaniu sporządzonym na koniec 2007 r. był wyŝszy o 436 pozycji niŝ wynikający z ewidencji inwentarzowej. PowyŜsza róŝnica wynikała z faktu, iŝ numizmaty w ilości 137 sztuk, zostały wykazane w przedmiotowym sprawozdaniu, pomimo iŝ przedmioty te nie były objęte ewidencją inwentarzową. Pozostała róŝnica powstała wskutek błędnie przyjętej liczby wykreśleń eksponatów z ewidencji inwentarzowej. Stan księgozbioru wykazany w sprawozdaniu K-04 - sprawozdanie z biblioteki wykazany został w liczbie wynikającej z inwentarza. W kontroli ustalono, iŝ sprawozdania K-04 sporządzone na koniec 2006 i 2007 r. zawierały 35 sztuk muzealiów stanowiących depozyt (własność innych podmiotów). Ewidencja depozytów prowadzona w MBL nie umoŝliwiała weryfikacji liczby eksponatów przyjętych w depozyt, natomiast stan depozytów wykazany w sprawozdaniach podawany był na podstawie sprawozdań z lat poprzednich. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, iŝ w niektórych przypadkach wpis muzealiów do inwentarza został dokonany z naruszeniem terminu wynikającego z postanowień przepisu 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. Powołany przepis prawny nakładał obowiązek ujęcia zabytku w księdze inwentarzowej, w terminie do 60 dni od daty ich nabycia. Kontrola w trzech przypadkach ustaliła, iŝ wpis muzealiów do inwentarza został dokonany z opóźnieniem wynoszącym odpowiednio 19 dni, 134 dni i 206 dni. W kontrolowanym okresie w księdze inwentarzowej eksponatów etnograficznych zarejestrowano 484 muzealia. Wg stanu na 30 czerwca 2008 r., 154 wpisów wprowadzonych do księgi inwentarzowej eksponatów etnograficznych nie zwierało opisu eksponatu. Ponadto muzealia te, nie posiadały opracowanej karty ewidencyjnej eksponatu. 4

5 W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli działanie takie naruszało postanowienia 3 ust 1 w związku z 4 ust. 3 w/w rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. Kontrola 500 losowo wybranych kartotek ewidencyjnych eksponatów wykazała, iŝ przedmiotowe kartoteki nie zawierały wszystkich moŝliwych do ustalenia informacji wymaganych przepisem 3 ust. 1-4 i 7 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach oraz informacji przewidzianych we wzorze kartoteki określonym przez Dyrektora MBL. NajwyŜsza Izba Kontroli ustaliła, Ŝe zdecydowana większość analizowanych kart katalogowych lub ewidencjonowanych eksponatów pochodziła z la t sześćdziesiątych, siedemdziesiątych i osiemdziesiątych XX wieku i uzupełnienie brakujących na nich danych było w znacznym stopniu utrudnione lub niemoŝliwe. W 4 przypadkach stwierdzono brak kartoteki ewidencyjnej eksponatu etnograficznego. Kontrola wybranych kartotek wykazała, iŝ muzealia oznakowane zostały w sposób trwały natomiast w 41 badanych przypadkach (8,2% badanej próby) oznakowanie naniesione na eksponacie nie zawierało oznaczenia właściciela eksponatu, co było wymagane przepisem 6 ust. 1 w/w rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. 4. W kontroli ustalono iŝ inwentaryzacja zbiorów muzealnych prowadzona była z naruszeniem terminów wynikających z przepisu 3 ust. 6 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach. Powołany przepis stanowi, iŝ komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów powinna odbywać się co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli. Ponadto przepis 31 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93 poz ze zm.) stanowił, iŝ skontrum materiałów do których czytelnicy mają wolny dostęp przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. W bibliotekach o innym systemie udostępniania w których zbiory nie przekraczają 100 tys. jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone raz na 10 lat. Kontrola ustaliła, iŝ MBL kontynuowało inwentaryzację eksponatów etnograficznych, którą rozpoczęto w dniu 1 czerwca 2006 r. Do czasu kontroli spisanych zostało ok. 65 % eksponatów. Poprzednia inwentaryzacja eksponatów została przeprowadzona w okresie od 1992 r. do 1999 r. Ostatnią inwentaryzację księgozbioru przeprowadzono w okresie od września 1991 r. do lutego 1993 r., a ostatnią 5

6 inwentaryzację zbiorów archiwalnych przeprowadzono w okresie od 2000 r. do 2005 r. Poprzednia inwentaryzacja zbiorów archiwalnych została przeprowadzona w latach W wyniku inwentaryzacji eksponatów etnograficznych, zakończonej w dniu 25października 1999 r. ujawniono brak 641 sztuk eksponatów, o czym Dyrektor MBL powiadomił Komendę Powiatową Policji w Sanoku. Na podstawie postanowienia Policji z dnia 10 grudnia 1999 r. w sprawie odmowy wszczęcia dochodzenia, brakujące eksponaty zostały wykreślone z inwentarza MBL. 5. W kontroli ustalono, iŝ Dyrektor MBL, nie ustalił dnia tygodnia, w którym wstęp na wystawy był nieodpłatny, do czego zobowiązywały go postanowienia art. 10 ust. 1-3 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 1997 r., Nr 5, poz. 24 ze zm.). W zamian za to, w Muzeum przyjęto zasadę, Ŝe bez względu na dzień tygodnia, wstęp wolny na teren Skansenu mają wszystkie osoby niepełnosprawne oraz dzieci i młodzieŝ z domów dziecka, biednych rodzin, członkowie bezpłatnych koloni organizowanych przez Caritas lub podobnego typu stowarzyszenia charytatywne. W 2006 r. Sanocki Skansen bezpłatnie zwiedziło turystów, a w 2007 r turystów. W kontroli ustalono, Ŝe zabiegi konserwatorskie prowadzone były na eksponatach znajdujących się na wystawach i na ekspozycjach, a takŝe na muzealiach wypoŝyczanych innym muzeum korzystającym ze zbiorów MBL. Pomimo znacznych potrzeb, MBL ze względów organizacyjnych i finansowych, nie było w stanie poddać konserwacji wszystkich eksponatów wymagających takich zabiegów. Działania konserwatorskie zabytków znajdujących się w magazynach MBL wykonywane były w sytuacjach niezbędnych. Łącznie na prace remontowo-konserwatorskie obiektów Skansenowskich i na zabiegi konserwatorskie eksponatów ruchomych, MBL w kontrolowanym okresie wydało 616,6 tys. zł. MBL w badanym okresie prowadziło badania archeologiczne oraz badania naukowe w kilkunastu róŝnych tematach w zakresie kultury, sztuki, obyczajów, religii i rzemiosła grup etnicznych zamieszkałych na terenie południowo-wschodniej Polski. Muzeum prowadziło takŝe działalność wydawniczą. W badanym okresie, wydawane były 2 czasopisma stałe o nieregularnym czasie ukazywania się oraz róŝne materiały okolicznościowe (przewodniki, albumy, informatory), promujące działalność Muzeum. 6

7 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Egzekwowanie warunków umowy w zakresie ochrony mienia w sposób zagwarantowany umową, w szczególności w zakresie ochrony budynku wystawy Ikony Karpackiej. 2. Dostosowanie Planu Ochrony Muzeum do aktualnych warunków oraz opracowanie instrukcji w zakresie zabezpieczenia pomieszczeń. 3. Przeprowadzenie modernizacji systemu sygnalizacji włamania i alarmu poŝaru w budynku magazynu zbiorów przy ul Traugutta 3 oraz zainstalowanie, w miarę moŝliwości finansowych, takich systemów w cerkwi drewnianej w miejscowości Ulucz. 4. WyposaŜenie obiektów MBL w odpowiedni sprzęt gaśniczy oraz odpowiednie oznakowanie miejsc lokalizacji tego sprzętu. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Rzeszowie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. 7