SZKOLENIE 2 Projektu: Propagowanie wzorców produkcji i konsumpcji sprzyjających promocji zasad trwałego i zrównoważonego rozwoju. Propagowanie wzorców produkcji i konsumpcji sprzyjających promocji zasad trwałego i zrównoważonego rozwoju Mgr inż. Lucyna Kandora Politechnika Śląska w Gliwicach; Wydział Organizacji i Zarządzania Stowarzyszenie Polski Ruch Czystszej Produkcji w Katowicach UM, Gliwice 29 maj 2006
Etapy wdrażania SZS Wdrażanie i funkcjonowanie Dokumentacja (1) Dokumentacja SZS powinna zawierać: politykę, cele i zadania środowiskowe; opis zakresu SZS; opis głównych elementów SZS i ich wzajemnego oddziaływania a także odniesienia do dokumentów związanych; dokumenty, w tym zapisy wymagane postanowieniami niniejszej normy, czyli m.in. procedury; dokumenty, w tym zapisy określone przez organizację jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów, które są związane z jej znaczącymi aspektami środowiskowymi.
Etapy wdrażania SZS Wdrażanie i funkcjonowanie Dokumentacja (2) Dokument informacja i wspomagający ją nośnik np. papier, twardy dysk, dysk flash, fotografia, próbka wzorcowa lub kombinacja ww. Zapis dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań. Procedura ustalony sposób przeprowadzania działania lub procesu. Może być udokumentowana lub nie.
Uproszczony schemat organizacyjny Zakładu XYZ Sp. z o.o. Dyrektor Pełnomocnik ds. SZS Kierownik Techniczny. Dział Produkcyjny A Dział Produkcyjny B Dział Produkcyjny C
Przykładowy wykaz procedur SZS Lp. Punkt normy Nazwa procedury Indeks procedury 1. 4.3.1 Aspekty środowiskowe (!) PRO 01 SZS 2. 4.3.2 Wymagania prawnie i inne (!) 3. 4.3.3 Cele, zadania i program (-y) PRO 02 SZS PRO 03 SZS 4. 4.4.1 5. 4.4.2 Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia Kompetencje, szkolenia i świadomość (!) PRO 04 SZS PRO 05 SZS 6. 4.4.3 Komunikacja (!) 7. 4.4.4 Dokumentacja 8. 4.4.5 Nadzór nad dokumentami (!) 9.. PRO 06 SZS PRO 07 SZS PRO 08 SZS
Dla przykładu wybrano procedurę dotyczącą punktu 4.4.3 Komunikacja Elementy procedury: 1. Przedmiot procedury 2. Cel 3. Odpowiedzialność 4. Działania proceduralne 5. Dokumenty związane z procedurą
1.Przedmiot procedury przedmiotem procedury jest określenie sposobu prowadzenia czynności związanych z komunikowaniem się (wewnętrznym i zewnętrznym) oraz dokonywaniem zapisów związanych z tymi działaniami w Zakładzie XYZ Sp. z o.o. 2.Cel celem procedury jest zapewnienie właściwego sposobu komunikowania się związanego z SZS (zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz Zakładu).
3. Odpowiedzialność 3.1. Dyrektor Zakładu XYZ Sp. z o.o. 3.1.1.Pełni nadzór oraz odpowiada za komunikowanie się Zakładu z organami administracji państwowej, samorządowej i mediami w sprawach związanych z ochroną środowiska. 3.1.2.Odpowiada za komunikowanie się w przypadkach istotnych skarg osób z najbliższego otoczenia Zakładu.
3.2. Pełnomocnik ds. SZS 3.2.1. Odpowiada za komunikowanie się z zakresu SZS wewnątrz zakładu (dot. wszystkich komórek). 3.2.2. Odpowiada za przeprowadzanie szkoleń z zakresu SZS. 3.2.3. Odpowiada za udokumentowanie rozmów, wniosków i zapytań w kwestiach dotyczących ochrony środowiska, kierowanych przez pracowników Zakładu.
3.2.4. Odpowiada za komunikowanie się z otoczeniem (wewnętrznym i zewnętrznym) w zakresie: - sprawozdawczości dot. zagadnień związanych z ochroną środowiska, - uzyskiwania wszelkich koniecznych, dla prawidłowego funkcjonowania Zakładu, pozwoleń na korzystanie ze środowiska. 3.2.5. Odpowiada za zapewnienie pełnego udokumentowania zaistniałych faktów komunikowania się Zakładu z zainteresowanymi stronami zewnętrznymi w kwestiach dotyczących ochrony środowiska.
3.3. Kierownik Techniczny 3.3.1. Odpowiada za komunikowanie się z zakresu SZS wewnątrz Zakładu (dot. podlegających mu działów produkcyjnych).
4. Działania proceduralne 4.1. Komunikacja z pracownikami 4.1.1. Zagadnienia komunikowane pracownikom 4.1.1.1. Polityka, cele, zadania i programy środowiskowe powinny być omawiane na wszystkich szkoleniach z zakresu ochrony środowiska prowadzonych zgodnie z procedurą PRO 05 SZS (Kompetencje, szkolenia i świadomość). 4.1.1.2. Efekty działalności środowiskowej winny być komunikowane pracownikom minimum raz na kwartał, w ten sam sposób jak w punkcie 4.1.1.1.
4.1.2. Zapytania i wnioski pracowników 4.1.2.1. Pytania z zakresu SZS pracownicy winni kierować do swoich bezpośrednich przełożonych (np. Kierownik Techniczny). - W przypadku braku satysfakcjonującej odpowiedzi, z pytaniem (-ami) należy zwrócić się do Pełnomocnika ds. SZS. - Wszystkie rozmowy winny być udokumentowane zgodnie z załącznikiem 01 06 SZS (Komunikacja z zakresu SZS rejestr pytań). 4.1.2.2. Wnioski z zakresu ochrony środowiska, pracownicy powinni składać u Pełnomocnika ds. SZS. Zgłoszenie wniosku powinno być każdorazowo zarejestrowane, zgodnie z patrz załącznik 02 06 SZS (Komunikacja z zakresu SZS rejestr wniosków).
4.2. Komunikacja z otoczeniem zewnętrznym 4.2.1.Z organami administracji państwowej i samorządowej oraz mediami (w sprawach związanych z SZS) komunikuje się wyłącznie Dyrektor Zakładu. 4.2.2.Komunikowanie z klientami, w obszarze związanym z zagadnieniami ochrony środowiska, odbywa się za pośrednictwem osoby wyznaczonej przez Dyrektora Zakładu (pełnomocnik ds. SZS), która udziela tylko informacji zatwierdzonych przez Dyrektora.
4.2.3. Za komunikowanie się z osobami z najbliższego otoczenia Zakładu odpowiada Pełnomocnik ds. SZS. - W koniecznych przypadkach (np. udzielenie bardzo szczegółowych informacji), przeprowadza on, przed udzieleniem odpowiedzi, konsultacje z Dyrektorem Zakładu. - W przypadku istotnych skarg osób z najbliższego otoczenia, za komunikację odpowiedzialny jest Dyrektor. -Ocenę istotności skarg dokonuje Pełnomocnik ds. SZS. 4.2.4. We wszystkich innych sprawach dotyczących komunikacji zewnętrznej decyduje Dyrektor Zakładu.
5. Dokumenty związane z procedurą -Załącznik 01 06 SZS (Komunikacja z zakresu SZS rejestr pytań) -Załącznik 02 06 SZS (Komunikacja z zakresu SZS rejestr wniosków) - Procedura PRO 05 SZS (Kompetencje, szkolenia i świadomość)
Załącznik 01 06 SZS (Komunikacja z zakresu SZS rejestr pytań) Lp Data Imię i Nazwisko osoby pytającej* 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pytanie Odpowiedź Osoba udzielająca odpowiedzi * Należy podać zajmowane stanowisko danej osoby
Załącznik 02 06 SZS (Komunikacja z zakresu SZS rejestr wniosków) Lp. Data Imię i Nazwisko osoby składającej wniosek* 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Przedmiot wniosku * Należy podać zajmowane stanowisko danej osoby
Szata graficzna procedury Logo Zakładu Norma PN-EN ISO 14001:2004 p.4.4.3 Wydanie: 2 Rok: 2006 Strona 1/11 Egz. 2 Księga Środowiskowa SZS w Zakładach XYZ sp. z o.o. PROCEDURA PRO 06 SZS KOMUNIKACJA 1.Przedmiot procedury 2. Cel procedury 3. Odpowiedzialność 4. Działania proceduralne 5. Dokumenty związane z procedurą
Dziękuję za uwagę Kontakt: Lucyna Kandora lkandora@polsl.pl Politechnika Śląska w Gliwicach; Wydział Organizacji i Zarządzania tel. 032/ 603 42 25 Stowarzyszenie Polski Ruch Czystszej Produkcji w Katowicach tel. 032/ 256 55 07