Procedura aktualizowania Mapy aktywności organizacji pozarządowych Starostwa Powiatowego w Wołominie.

Transkrypt

1 strona / stron 1 / 11 Procedura aktualizowania Mapy aktywności organizacji Starostwa Powiatowego.

2 strona / stron 2 / 11 Załącznik nr. do Zarządzenia nr... Starosty Wołomińskiego z dnia. r Procedura aktualizowania Mapy Starostwa Powiatowego. opracowana w ramach projektu E-starostwo. Wdrażanie usprawnień zarządczych oraz szkolenia kadr Starostwa Powiatowego realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Autor:

3 strona / stron 3 / Cel. Celem niniejszej jest posiadanie i systematyczne przedstawianie wszystkim zainteresowanym aktualnych danych dotyczących organizacji działających na terenie Powiatu Wołomińskiego. 2. Przedmiot i zakres stosowania. Przedmiotem jest systematyczne gromadzenie i aktualizacja danych dotyczących organizacji działających na terenie Powiatu Wołomińskiego w postaci tzw. Mapy. Procedura reguluje zbieranie i gromadzenie aktualnych danych do Mapy. Mapa aktywności prowadzona jest w wersji elektronicznej zamieszczonej na stronie internetowej oraz papierowej dostępnej w Starostwie Powiatowym w Wydziale Spraw Obywatelskich. Procedura obejmuje organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536), działające na terenie Powiatu Wołomińskiego. Celem jest dostarczanie aktualnych informacji na temat organizacji działających na terenie Powiatu jego mieszkańcom, organizacjom oraz wszelkiego rodzaju instytucjom funkcjonującym na jego terenie i poza nim, jak również wzmocnienie kontaktów samorządu powiatowego z organizacjami pozarządowymi, pełniejszego wykorzystania przez Powiat zasobów oraz szybkiego dostępu do tych organizacji w razie potrzeby konsultacji ważnych spraw dotyczących społeczności Powiatu Wołomińskiego. Procedurą objęte zostaną wszystkie organizacje pozarządowe i podmioty znajdujące się w ewidencji Starostwa Powiatowego oraz organizacje, których dane zostaną pozyskane w drodze ankietyzacji.

4 strona / stron 4 / Definicje i terminologia oraz używane skróty. MAPA AKTYWNOŚCI wykaz organizacji działających na terenie Powiatu Wołomińskiego zamieszczony na stronie internetowej oraz wydrukowany w formie papierowej. Wykaz zawiera: nazwę organizacji, adres siedziby i korespondencyjny, kontakt telefoniczny, imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania Organizacji, przedmiot działalności, zrealizowane przedsięwzięcia w ciągu ostatniego roku, inne informacje, datę aktualizacji danych. ORGANIZACJE POZARZĄDOWE - organizacje nie będące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, osoby prawne lub jednostki nie posiadające osobowości prawnej, utworzone na podstawie przepisów ustaw, w tym fundacje i stowarzyszenia wymienione w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536), Ilekroć mowa jest o: Starostwie - rozumie się przez to Starostwo Powiatowe Organizacji - rozumie się przez to organizacje pozarządowe działające na terenie Powiatu Wołomińskiego, Sekretarzu - rozumie się przez to Sekretarza Powiatu Wołomińskiego, Pełnomocniku ds. rozumie się przez to pracownika w Wydziale Spraw Obywatelskich, Radzie, Komisji - rozumie się przez to odpowiednio Radę Powiatu Wołomińskiego i Komisje Rady Powiatu Wołomińskiego, Mapie - rozumie się przez to mapę, Stronie internetowej rozumie się przez to stronę internetową

5 strona / stron 5 / Właściciel Właścicielem mapy aktywności jest Powiat Wołomiński. 5. Wykaz odpowiedzialności i kompetencji 5.1. Sekretarz Jest odpowiedzialny za: prowadzenie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem. Sekretarz jest redaktorem, jest odpowiedzialny za jej aktualizację, nadzoruje prawidłowość przebiegu i zatwierdza dane do zamieszczenia w Mapie aktywności Pełnomocnik ds.. Jest odpowiedzialny za: opracowanie danych na podstawie zebranych ankiet do umieszczenia w Mapie Administrator strony internetowej Jest odpowiedzialny za: umieszczanie przekazanych zmian na stronie internetowej zgodnie z procesem aktualizacji strony internetowej. 6. Tryb postępowania 6.1. Aktualizacja danych umieszczonych w Mapie. Raz w roku do wszystkich Organizacji umieszczonych w Mapie Starostwo przekazuje zapytanie dotyczące aktualizacji danych. Informacje z ankiet umieszczane są na stronie internetowej. W trakcie roku Organizacje same zgłaszają zmiany w danych, umieszczonych w Mapie Pełnomocnikowi ds.. Informacje mogą przekazywać: listownie, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Po opracowaniu i zatwierdzeniu otrzymanych informacji dane przekazywane są administratorowi strony internetowej.

6 strona / stron 6 / Zbieranie danych o nowych Organizacjach. Źródłem informacji o nowopowstałych Organizacjach jest: Krajowy Rejestr Sądowy, wykaz organizacji Starostwa Powiatowego, Internet, osobiste kontakty z Organizacjami, prasa. Dane do Mapy o nowopowstałych organizacjach zbierane i gromadzone są przez Wydział Spraw Obywatelskich. Zebrane dane przekazywane są do Sekretarza w celu zatwierdzenia ich do umieszczenia w mapie Częstotliwość aktualizacji. Mapa aktywności podlega aktualizacji obligatoryjnej oraz bieżącej. 1. Aktualizacja obligatoryjna dokonywana jest raz w ciągu roku na podstawie informacji (ankiet) dostarczonych przez organizacje pozarządowe. Formularz ankiety (Załącznik nr 1 do Procedury) dostępny jest na stronie internetowej Urzędu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Wypełnienie i oddanie do urzędu (drogą korespondencyjną bądź elektroniczną) ankiety jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zamieszczenie danych w niej zawartych w mapie aktywności. 2. Aktualizacja bieżąca, dokonywana w trakcie roku, dotyczy: zamieszczania informacji o nowopowstałych organizacjach na terenie Powiatu Wołomińskiego, zmiany danych organizacji ujętych w mapie aktywności, zakończenia działalności przez organizacje. Aktualizacja wykazu na podstawie rozsyłanych ankiet będzie wykonywana raz w roku. Informacje o powstaniu nowych organizacji oraz o istotnych zmianach dotyczących danej organizacji aktualizowane będą wg. zaistniałych potrzeb. 7. Spis formularzy, szablonów i wzorców. L.p. nr zał. do Tytuł 1. Załącznik nr 1 Formularz identyfikacyjny 2. Załącznik nr 2 Formularz aktualizacyjny 3. Załącznik nr 3 Zarządzenie Starosty

7 strona / stron 7 / 11 Załącznik nr. do Zarządzenia nr... Starosty Wołomińskiego z dnia. r Formularz identyfikacyjny do dostarczania i aktualizacji danych organizacji działających w Powiecie Wołomińskim. (wzór) Pełna nazwa organizacji. Adres siedziby. Kontakt telefoniczny. Imię i nazwisko przedstawiciela władz organizacji. Zakres działalności, doświadczenia, osiągnięcia. Data aktualizacji danych organizacji. Osoba z organizacji, która będzie aktualizować dane nt. organizacji i przekazywać do Urzędu. Serdecznie dziękujemy za wypełnienie ankiety. Pomoże nam ona w stworzeniu oraz aktualizacji mapy aktywności organizacji i liderów lokalnych w Naszym Powiecie. Wypełnioną ankietę wraz z dodatkowymi elementami np. logo organizacji, można również przesłać em na adres:...pl Dziękujemy za współpracę.... (podpis osoby wypełniającej i data)

8 strona / stron 8 / Pełna nazwa organizacji Formularz aktualizacyjny/zgłoszeniowy (wzór) Załącznik nr. do Zarządzenia nr... Starosty Wołomińskiego z dnia. r 2. Forma prawna 3. Data powstania 4. w rejestrze sądowym lub innym rejestrze oraz data rejestracji 5. Adres siedziby organizacji, telefon, adres strony internetowej (Aktualny numer telefonu, który może zostać umieszczony na stronie internetowej) 6. Osoby reprezentujące i ich funkcje (Imię i nazwisko przedstawiciela władz organizacji, oraz skład zarządu) 7. Dane do korespondencji - imię i nazwisko - adres - telefon 8. Zakres działalności statutowej organizacji, doświadczenia, osiągnięcia 9. Inne ważne informacje o organizacji... (podpis osoby wypełniającej i data)

9 strona / stron 9 / 11 Zarządzenie Nr.. Starosty Wołomińskiego z dnia.. r. (wzór) w sprawie opracowania Mapy działających na terenie Powiatu Wołomińskiego, jej aktualizowania, uzupełniania oraz wykorzystania Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: Tworzy się wykaz organizacji, działających na terenie Powiatu Wołomińskiego wraz ze wskazaniem na rodzaj prowadzonej przez nie działalności, zwany dalej Mapą w celu systematycznego przekazywania mieszkańcom Powiatu Wołomińskiego oraz innym osobom zainteresowanym działalnością pożytku publicznego aktualnych informacji o organizacjach działających na terenie Powiatu Wołomińskiego i na rzecz jego mieszkańców. 2. Mapa zawiera w szczególności następujące dane: 1) pełną nazwę organizacji pozarządowej, 2) określenie statusu prawnego, 3) adres siedziby, 4) kontakt telefoniczny, adres strony internetowej, , 5) imię i nazwisko przedstawiciela władz organizacji, 6) informację o zakresie działalności, 7) dotychczasowe osiągnięcia i doświadczenia, 8) datę aktualizacji danych, 9) podpisy osób uprawnionych do reprezentowania organizacji. 3. Mapa aktywności organizacji jest jawna i dostępna w wersji: 1) elektronicznej umieszczonej na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w linku.. 2) papierowej dostępnej w Wydziale Spraw Obywatelskich Mapę opracowuje i aktualizuje Wydział Spraw Obywatelskich który prowadzi ewidencję organizacji. 2. Wpis i aktualizacja danych o organizacji dokonywana jest na podstawie ankiety, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, dostępnej w wersji elektronicznej na stronie internetowej oraz w wersji drukowanej w Wydziale

10 strona / stron 10 / 11 Spraw Obywatelskich. Mapa aktywności organizacji podlega aktualizacji obligatoryjnej i bieżącej, za którą odpowiedzialny jest Wydział Spraw Obywatelskich 3. Zapytanie dotyczące aktualizacji danych przekazywana będzie do wszystkich organizacji działających na terenie Powiatu Wołomińskiego w celu zabrania informacji zwrotnej dotyczących aktualizacji danych zamieszczonych w mapie aktywności. 4. Wykreślenie organizacji pozarządowej z mapy następuje na podstawie złożonego przez organ powołany do reprezentowania stowarzyszenia dokumentu o likwidacji, bądź w przypadku braku możliwości nawiązania kontaktu z organizacją pozarządową, lub braku jej aktywności przez okres dwóch lat od daty ostatniej aktualizacji danych. 5. Procedura aktualizacji Mapy winna być zakończona do końca pierwszego kwartału każdego roku za rok poprzedni. 3. Dane zawarte w mapie wykorzystywane są przez komórki organizacyjne, samodzielne stanowiska oraz jednostki organizacyjne Powiatu do informowania i konsultowania, a w szczególności do: 1) informowania o konkursach, konsultacjach, spotkaniach i innych istotnych dla organizacji przedsięwzięciach organizowanych przez Starostwo Powiatowe, 3) konsultowania projektu rocznego programu współpracy o którym mowa w art.5 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.). 4) konsultowania programów wieloletnich, strategii powiatowych oraz innych projektów dokumentów Starostwa Powiatowego istotnych dla sektora pozarządowego, 5) organizowania spotkań właściwych merytorycznie Wydziałów Starostwa oraz jednostek organizacyjnych Powiatu z przedstawicielami organizacji w celu wzajemnej wymiany informacji, opinii, propozycji, ocen, itp. w zakresie współpracy wzajemnej. 4 Wykonanie zarządzenia powierza się... 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia /-/