MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III.431.55.2012 Kraków, dnia 10 czerwca 2013 r. Pan Andrzej Jura Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego ul. Stroma 11 32 020 Wieliczka WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 6 do 8 listopada 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Wieliczce (dalej Inspektorat) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja budżetu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji dochodów budżetu państwa. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. Kontrola została przeprowadzona przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Maria Szarek starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli (przewodnicząca Zespołu Kontrolnego), - Monika Onyszkiewicz starszy inspektor, - Mirosław Pyciński starszy inspektor wojewódzki. Zakres kontroli obejmował: - planowanie i realizację wydatków budżetowych, - realizację dochodów budżetu państwa, - przeprowadzanie kontroli wewnętrznej oraz funkcjonowanie kontroli zarządczej W związku z przeprowadzoną kontrolą, ocenia się pozytywnie z uchybieniami działalność Inspektoratu w zakresie objętym kontrolą. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Na działalność Inspektoratu Wydział Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przekazał do Powiatu Wielickiego w 2011 r. środki dotacji celowej z budżetu 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
państwa w dziale 710 Działalność usługowa, w rozdziale 71015 Nadzór Budowlany, w 2110 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w kwocie 602.984,00 zł, z tego: na podzadanie 7.4.1-Kontrola procesu budowlanego, działanie 7.4.1.1. Kontrole przeprowadzane w terenie - kwotę 245.528,00 zł. Na podzadanie to wykorzystano środki dotacji w kwocie 245.380,35 zł. Niewykorzystana dotacja w kwocie 147,65 zł została zwrócona na rachunek Wojewody Małopolskiego w dniu 29 grudnia 2011 r. na podzadanie 7.4.3.- Orzecznictwo administracyjne, działanie 7.4.3.1. Prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie rozstrzygnięć w I instancji, rozpatrywanie odwołań i zażaleń, prowadzenie postępowań administracyjnych w trybach nadzwyczajnych kwotę 357.456,00 zł. Na podzadanie to wykorzystano środki dotacji w kwocie 357.234,53 zł. Niewykorzystana dotacja w kwocie 221,47 zł została zwrócona na rachunek Wojewody Małopolskiego w dniu 29 grudnia 2011r. Główna Księgowa Inspektoratu opracowała na 2011 r. dane zbiorcze do projektu planu w podziale na działania w układzie budżetu zadaniowego. Podział wydatków ustalono następująco: - orzecznictwo administracyjne 60% wydatków, - kontrole przeprowadzone w terenie 40% wydatków W 2012 r. Zarządzeniem Nr 1/DKF/2012 z dnia 1 czerwca 2012 r. dokonano zmian przyjętych zasad (polityki rachunkowości) wprowadzając w 2 Zarządzenia zapis, że do Zakładowego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 2 do Zarządzenia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Wieliczce nr 1/DFK/2011 z dnia 3 stycznia 2011 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wprowadza się konto syntetyczne 990 Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym. Ponadto ustalono na 2012 r. następujący klucz podziału ponoszonych kosztów na realizowane zadania: 7.4. Nadzór budowlany 100% 7.4.1. Kontrola procesu budowlanego 40% 7.4.1.2. Inspekcje robót budowlanych i utrzymania obiektów budowlanych 40% 7.4.3. Orzecznictwo administracyjne 60% 7.4.3.2. Prowadzenie postępowań w sprawach rozstrzygnięć organów nadzoru budowlanego 45% 7.4.3.3. Prowadzenie postępowań w sprawach skargowych i egzekucji decyzji nakazowych 15% Kontrola wykazała, że zgodnie z 15 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), od 1 stycznia 2012 r. zakładowy plan kont Inspektoratu zapewnia ewidencję wykonania budżetu w układzie zadaniowym. 2
Plan na 2011 r. zgodnie z Uchwałą Zarządu Powiatu Wielickiego Nr 08/05/11 z dnia 28 lutego 2011 r. wyniósł na 2011 r. kwotę 575.000,00 zł. W 2011 r. Wojewoda Małopolski dokonał zwiększenia planu wydatków dla PINB w Wieliczce o łączną kwotę 27.984,00 zł. Zmian planu dokonano Uchwałami Zarządu Powiatu Wielickiego na podstawie Zarządzeń Wojewody Małopolskiego: Uchwałą Nr 27/57/11 z dnia 16.06.2011 r. zgodnie z Zarządzeniem Nr 221/11 z dnia 15.06.2011 r. zwiększenie o kwotę 10.000,00 zł Uchwałą Nr 46/109/11 z dnia 25.10.2011 r. zgodnie z Zarządzeniem Nr 469/11 z dnia 20.10.2011 r. zwiększenie o kwotę 6.312,00 zł Uchwałą Nr 48/115/11 z dnia 14.11.2011 r. zgodnie z Zarządzeniem Nr 505/11 z dnia 2.11.2011 r. zwiększenie o kwotę 11.672,00 zł Ostatecznie plan dotacji po zmianach wyniósł na koniec 2011 r. kwotę ogółem 602.984,00 zł. Ponadto podjętą Uchwałą Zarządu Nr 36/90/11 z dnia 25.08.2011 r. Powiat zaplanował w budżecie i przekazał do PINB kwotę 10.000,00 zł. W ramach środków otrzymanych od Starostwa Powiatowego w Wieliczce PINB wykorzystał kwotę 9.794,27 zł, niewykorzystana kwota 205,73 zł została zwrócona na konto Starostwa Powiatowego w Wieliczce. Kontrola wykazała, że kwota otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa w 2011 r. zmniejszyła się w stosunku do 2010 r. o kwotę 11.016,00 zł ( z 614.000,00 zł w 2010 r. do 602.984,00 zł w 2011 r.). Analizując wydatki poniesione przez Inspektorat w 2011 r. stwierdzono, że otrzymane środki przeznaczono głównie na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, i tak: 1. na wynagrodzenia ( 4010, 4020, 4040) przeznaczono kwotę 389.129,15 zł, 2. na pochodne od wynagrodzeń ( 4110, 4120) przeznaczono kwotę 65.632,73 zł. Udział wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz pochodne od wynagrodzeń w stosunku do ogólnych wydatkach Inspektoratu wyniósł w 2011 r. 74,26 %. Ponadto znaczny procent w wydatków ogółem stanowią wydatki poniesione na utrzymanie nieruchomości w wysokości 69.520,50 zł w tym: czynsz, energia elektryczna, woda, gaz, nieczystości, ubezpieczenie budynku oraz koszty sprzątania. Porównując wydatki poniesione na koniec września 2011 r. oraz analogiczny okres 2012 r. stwierdzono, że wydatki ogółem poniesione na koniec września 2012 r. wzrosły minimalnie o kwotę 184,13 zł w stosunku do analogicznego okresu 2011 r. W kontrolowanym okresie zatrudnienie w Inspektoracie wynosiło 9 ¼ etatów, z tego: - Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego 1 etat - Główny Księgowy ¼ etatu - Zastępca Powiatowego Inspektora 1 etat - Starszy Inspektor Nadzoru Budowlanego 2 etaty - Inspektor 5 etatów Na koniec 2011 r. wystąpiły zobowiązania na łączną kwotę 29.848,07 zł. Zobowiązania dotyczyły 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 24.113,31 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 3.841,25 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 368,62 zł, 4300 Zakup usług pozostałych 1.299,00 zł, 4350 Zakup usług internetowych 44,37 zł oraz 3
4370 Opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych 181,52 zł. Zobowiązania zostały uregulowane w 2012 r. F-ra Nr 56221/EKH06/PR/SFA/P/12/111 na kwotę 1.299,00 zł tytułem zakupu usług pozostałych została zapłacona w dniu 10 stycznia 2012 r (wyciąg bankowy nr 2); F-ra Nr FV FKW98162581/001/12 w kwocie 225,89 zł wystawiona tytułem zakupu usług telekomunikacyjnych oraz zakupu usług internetowych została zapłacona w dniu 24 stycznia 2012 r. (wyciąg bankowy nr 6). Wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dokonano w miesiącu styczniu, ZUS w lutym 2012 r. Kontrolą pod względem właściwego stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, jak również uregulowań wewnętrznych objęto następujące dowody księgowe: faktury FV FKW98162581 na kwotę 203,38 zł (dowód księgowy nr 740/XII-2011); 5859/11/VAT na kwotę 3.686,06 zł (dowód księgowy nr 712/XI-2011); 5289/11/VAT na kwotę 1.308,52 zł (dowód księgowy nr 646/X-2011); 90/W/2011 na kwotę 756,45 zł (dowód księgowy nr 168/III/2011); 174/2011 na kwotę 492,00 zł (dowód księgowy nr 740/XII-2011) dokumentujące wydatki poniesione między innymi na: remont niszczarki, usługi telekomunikacyjne, zakup materiałów biurowych, naprawę drukarki. Kontrolą objęto dowody księgowe, ujęte w paragrafach: 4270, 4210, 4350, 4370. Na podstawie objętych kontrolą dowodów księgowych stwierdzono że: - wszystkie zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym przez osoby upoważnione, - posiadają nadany numer księgowy, - dowody księgowe zatwierdzane były do zapłaty przez Powiatowego Inspektora, - posiadają wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretację) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, - dokonywanie wydatków w terminach wyprzedzających terminy płatności wynikające z rachunków. Wyprzedzające regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów świadczy o niegospodarności w zakresie zarządzania środkami. Przeprowadzona kontrola wykazała, że Główny Księgowy Inspektoratu nie ma wyznaczonego zastępstwa w przypadku nieobecności w pracy. Brak zastępstwa stwarza ryzyko nieterminowego regulowania zobowiązań. Jak wskazano w standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych. Księgi rachunkowe w kontrolowanej jednostce prowadzone są z użyciem komputera za wyjątkiem ksiąg kont pomocniczych dotyczących: - ewidencji analitycznej środków trwałych, która prowadzona jest w formie księgi inwentarzowej, - dotyczących wartości niematerialnych i prawnych księga inwentarzowa, - niskocennych środków trwałych umarzanych jednorazowo zeszyt ewidencji pozaksięgowej, Księga główna, dziennik, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej prowadzone są z użyciem komputera. Księgi rachunkowe w Inspektoracie obejmują zbiory wynikające z art. 13 pkt.4. ustawy o rachunkowości, są trwale oznaczone nazwą jednostki oraz posiadają oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i datę sporządzenia. 4
Objęte kontrolą roczne sprawozdania budżetowe Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz sprawozdanie kwartalne Rb-50 z wykonania planu wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej zostały sporządzone terminowo i prawidłowo, w oparciu o dane z ewidencji księgowej i zgodnie ze stanem faktycznym. Zgodnie z brzmieniem art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) (dalej: ustawa o rachunkowości ) każda jednostka zobowiązana jest opracować i posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią własne zasady (politykę rachunkowości). Ustalono, że w Inspektoracie Zarządzeniem Nr 1/DFK/2011 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Wieliczce z dnia 3 stycznia 2011 r. wprowadzono zasady polityki rachunkowości. W polityce rachunkowości PINB Wieliczka określono między innymi: - rok obrotowy od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, - zasady wyceny aktywów i pasywów ( zał. nr 1 do polityki rachunkowości), - zakładowy plan kont zawierający wykaz i opis kont bilansowych i pozabilansowych. W Zakładowym Planie Kont określono również sposób ujmowania poszczególnych zdarzeń na kontach i powiązania miedzy kontami syntetycznymi a kontami ksiąg pomocniczych - systemy służące ochronie danych i ich zbiorów (zał. nr 5) Powiatowy Inspektor (kierownik jednostki) w zakresach czynności Głównych Księgowych zatrudnionych w latach 2011-2012 powierzył między innymi obowiązki wynikające art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości jednostki, 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, 3) dokonywania kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Kontrola w zakresie realizacji dochodów budżetu państwa wykazała, że plan dochodów na 2011 r. ustalony został dla Inspektoratu w dziale 700, rozdziale 71015, 0570 w wysokości 1.600,00 zł, 0580 w wysokości 100,00 zł oraz 0690 w wysokości 300,00 zł. W czasie kontroli ustalono, że dochody wykonane wyniosły w 2011 r. łącznie kwotę 10.764,91 zł i pochodziły z tytułu: - grzywien w celu przymuszenia oraz opłaty za wydanie postanowień o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia ( 0570) w wysokości 10.632,91 zł, - wpływu z różnych opłat ( 0690) w wysokości 132,00 zł. W paragrafie tym jednostka księgowała koszty upomnienia w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.) opłaty za wydanie 5
postanowień o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia powinny zostać zaklasyfikowane w 0690 Wpływy z różnych opłat. W 2011 r. Powiatowy Inspektor wydał postanowienia o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia na łączną kwotę 105.544,00 zł. Grzywny umorzone z powodu wykonania nałożonego obowiązku wyniosły kwotę 20.068,00 zł. Ustalono, że uzyskane dochody przez PINB w dwóch przypadkach przekazywane były na rachunek Powiatu Wielickiego z opóźnieniem uniemożliwiającym terminowe przekazanie dochodów Skarbu Państwa przez Starostwo Powiatowe: Dochody w wysokości 8,80 zł uzyskane w okresie od 01.01.-20.01.2011 r. zostały przekazane w dniu 31.01.2011 r. Dochody w wysokości 8,80 zł uzyskane w okresie od 11.04.-20.04.2011 r. zostały przekazane w dniu 16.05.2011 r. Należności pozostałe do zapłaty na koniec 2011 r. wyniosły kwotę ogółem 633.468,26 zł w tym: zaległości w dochodach Skarbu Państwa pobieranych przez Inspektorat wyniosły kwotę 633.418,26 zł i dotyczyły 132 dłużników, z czego: w 0570 z tytułu nałożonych grzywien w celu przymuszenia oraz opłat za wydane postanowienia od osób fizycznych 559.000,72 zł, w 0580 z tytułu nałożonych grzywien w celu przymuszenia oraz opłat za wydane postanowienia od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych kwota 73.204,00 zł w 0690 z tytułu zwrotów kosztów upomnień 1.213,54 zł. Opłaty za wydanie postanowień o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia zostały zaewidencjonowane w 0570 - Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych oraz w 0580 Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych a winny być klasyfikowane w 0690 Wpływy z różnych opłat. Ponadto kontrola stwierdziła, że w ewidencji do konta 221 - należności z tytułu dochodów Skarbu Państwa mylnie ujęta została w 0570 Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych, grzywna Zakładu Doświadczalnego na kwotę 48.000,00 zł. Podczas, gdy zgodnie z podziałką klasyfikacji budżetowej winna być zaewidencjonowana w 0580 - Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych. Na ocenę pozytywną z uchybieniami zasługuje zapewnienie przez PINB w Wieliczce funkcjonowania kontroli zarządczej, zgodnie z 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) z uwagi na fakt nie dokonania przez Powiatowego Inspektora, zgodnie z wymogami określonymi w Zarządzeniu nr 3/DFK/2010 Powiatowego Inspektora z dnia 1 marca 2010 r. wprowadzającym w życie Regulamin Kontroli Zarządczej, w terminie określonym w ww. regulaminie samooceny kontroli zarządczej oraz identyfikacji i oceny czynników ryzyka. W badanym okresie nie zostały sporządzone arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie, co jest działaniem niezgodnym ze standardem nr 6 ww. komunikatu, które określałyby działania zapobiegające zmaterializowaniu się ryzyka lub jego zredukowanie do akceptowanego poziomu. Zarządzanie ryzykiem, stanowi cel kontroli zarządczej, określony w art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych. 6
Ustalono, iż w 2011 roku nie była przeprowadzana kontrola wewnętrzna instytucjonalna natomiast prowadzona była na bieżąco kontrola wewnętrzna funkcjonalna. Zgodnie z otrzymanymi w trakcie prowadzenia kontroli wyjaśnieniami od Powiatowego Inspektora kontrola wewnętrzna prowadzona jest na bieżąco i codziennie w zakresie prowadzonych spraw i wyrywkowo w innych czynnościach wykonywanych przez pracowników Powiatowego Inspektoratu. Ponadto Powiatowy Inspektor podkreślił, iż podlegli mu pracownicy wykazują wysoką samodzielność, zdyscyplinowanie i ponadprzeciętną wiedzę oraz samokontrolę w zakresie podejmowanych czynności. Pracownicy działają wg Procedur wynikających z ustaw lub zwyczajowo ustalonych działalnością Inspektoratu od 1999 r., drobne ewentualne uchybienia usuwane są na bieżąco. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 9/2012. Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli zwracam się do Pana Inspektora o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania ujawnionych uchybień poprzez: 1. Odprowadzanie dochodów w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej według stanu środków określonego na dni wskazane w art. 255 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), w czasie umożliwiającym Starostwu Powiatowemu przekazanie środków na rachunek dysponenta w wymaganych przez ww. przepis terminach. 2. Stosowanie kwalifikacji dochodów we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 3. Podjęcie działań zapobiegających dokonywaniu wydatków w terminach wyprzedzających terminy płatności wynikające z faktur. 4. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej opracowanej w oparciu o standardy kontroli zarządczej określone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zgodnie z postanowieniami art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) obejmującej m. in. sporządzenie arkusza identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie, zgodnie ze standardem nr 6 kontroli zarządczej ww. komunikatu. 5. Podjęcie działań zmierzających do założenia skrzynki epuap w oparciu o wymogi określone w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.). Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji niniejszego wystąpienia stosownie do zapisów art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę przekazać w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Dyrektor Wydziału Sławomir Dyl 7