MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III Kraków, dnia r. Pan Roman Górski Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego ul. Bernardyńska Tarnów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 2 do 4 października 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa (PINB) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja budżetu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji dochodów budżetu państwa. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Pani Monika Onyszkiewicz starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli Przewodnicząca Zespołu Kontrolnego, - Pan Mirosław Pyciński starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli, - Pani Katarzyna Błaż operator urządzeń elektronicznych w Wydziale Organizacji i Kontroli. Kontrolą objęto zadania: I. Sprawy organizacyjne i kontrola zarządcza. II. Planowanie i realizacja wydatków w 2011 r. III. Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Realizację zadań w ww. zakresie ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższa ocena wynika z ustaleń dokonanych w czasie kontroli. Sprawy organizacyjne i kontrola zarządcza. Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.) z dniem 1 stycznia 2010 r. w jednostkach sektora finansów publicznych wprowadzono obowiązek prowadzenia kontroli Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 zarządczej, o której mowa w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.). Podejmując działania w zakresie ustanowienia kontroli zarządczej w Inspektoracie, Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa (zwany dalej Powiatowym Inspektorem) wydał zarządzenie Nr 3/2011 z dnia 10 września 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej, której obowiązek wprowadza ww. ustawa o finansach publicznych. Zgodnie z 1 ww. zarządzenia Powiatowy Inspektor ustalił procedury zarządzania oraz koordynowania kontroli. Struktury organizacyjne Inspektoratu zostały szczegółowo wskazane w 7 ww. Regulaminu organizacyjnego, który określił następujące komórki organizacyjne: 1. stanowisko pracy ds. Orzecznictwa Administracyjnego OA, 2. stanowisko pracy ds. Inspekcji i Kontroli IK, 3. stanowisko pracy ds. użytkowani obiektów budowlanych U, 4. stanowisko pracy ds. Organizacyjno-Administracyjnych i Księgowych. Przeprowadzona w toku prowadzonych czynności kontrolnych analiza Regulaminu organizacyjnego Powiatowego Inspektoratu pozwoliła stwierdzić, iż wymieniony w 2 ust.1 ww. Regulaminu akt normatywny nie obowiązuje tj. ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz z późn. zm.) akt posiada nowy tekst jednolity opublikowany w Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce zatrudnionych było ogółem 7 pracowników w tym Powiatowy Inspektor, który został powołany na stanowisko Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa przez Prezydenta Miasta Tarnowa z dniem 25 czerwca 1999 r. Pracownicy wykonują zadania należące do właściwości Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, a w szczególności: związane z prowadzeniem postępowań administracyjnych i działalności inspekcyjnej w zakresie prawidłowości przebiegu procesu budowlanego i utrzymania obiektów budowlanych, wydawania pozwoleń na użytkowanie obiektów budowlanych, przeprowadzaniem kontroli obowiązkowych obiektów zgłaszanych do użytkowania, przygotowaniem materiałów dowodowych do prowadzonych postępowań z terenu Miasta Tarnowa. Powiatowy Inspektor kierując Inspektoratem określa organizację oraz tryb pracy Inspektoratu, koordynuje działalność stanowisk pracy, zapewnia wykonywanie zadań nadzoru budowlanego na obszarze Miasta Tarnowa oraz organizuje kontrolę działania inspekcji terenowej w zakresie prawidłowości przebiegu procesu budowlanego i utrzymania obiektów budowlanych. Problem delegowania uprawnień został poruszony m. in. w 4 pkt 4 Regulaminu organizacyjnego, który wskazuje, iż w czasie nieobecności Powiatowego Inspektora jego zadania wykonuje wyznaczony przez niego pracownik Inspektoratu. Ponadto delegowanie uprawnień występuje w przypadku realizacji zadania określonego w 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2002 r. w sprawie nadania pracownikom organów nadzoru budowlanego uprawnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego (Dz. U. z 2002 r. Nr 174, poz. 1423), pracownicy organów nadzoru budowlanego są uprawnieni do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego za wykroczenia określone w art. 93 ustawy Prawo budowlane. Orzekanie w sprawach o czyny, określone w art. 93 następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. (Dz. U. z 2001 r. Nr 106, poz. 1148). Górna granica nakładanego mandatu za nieprzestrzeganie prawa budowlanego wynosi 500,00 zł, zgodnie z art ww. ustawy. Kwoty pieniężne uzyskane z grzywien nałożonych w drodze mandatów karnych są wpłacane na konto Małopolskiego Urzędu 2

3 Wojewódzkiego. Upoważnienia do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego wydane na podstawie ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów posiadało w 2011 r. 5 pracowników Inspektoratu. Jednakże w trakcie kontroli stwierdzono, iż jedno upoważnienie w związku ze śmiercią pracownika Inspektoratu winno zostać bezzwłocznie wycofane. Bowiem zgodnie z pismem Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przekazującym upoważnienia do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego Powiatowy Inspektor w związku ze śmiercią pracownika winien spowodować wycofanie dokumentu z obiegu prawnego. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż w trzech zakresach czynności pracowników Inspektoratu w pkt I. wskazano art. 2 ust 1 pkt 5 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1990 r. Nr 49, poz. 483 z późn. zm.) oraz w pkt II powołano się na Regulamin organizacyjny Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 2/03 z dnia 8 grudnia 2003 r. Zarówno w pkt I jak i II powołane podstawy prawne i organizacyjne są nieaktualne. Ponadto w zakresie czynności p. Grażyny K. w pkt III zobowiązano Ją do zastępowania w czasie nieobecności p. Ryszarda G. W związku z tym, iż p. Ryszard G. zmarł, ww. zakres czynności w tym zakresie stracił swoją aktualność. Powyższy przykład wskazuje, iż zakresy czynności obowiązujące w kontrolowanym Inspektoracie nie są systematycznie aktualizowanie. Zgodnie z 4 pkt 4 w czasie nieobecności Powiatowego Inspektora jego zadania wykonuje wyznaczony przez niego pracownik Inspektoratu. Pracownicy potwierdzili przyjęcie do wiadomości i stosowania obowiązków wynikających z zakresów czynności poprzez złożenie podpisu wraz z datą. Z dniem 1 stycznia 2001 r. p. Monice Baniak zostały powierzone przez Powiatowego Inspektora obowiązki Głównego księgowego Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w aktach osobowych p. Moniki Baniak nie było informacji dotyczącej powierzenia zakresu obowiązków Głównego księgowego, które zostały określone w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.), co jest działaniem niezgodnym z art. 53 ust. 2 ww. ustawy, który stanowi, iż: Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Sprawa ta została omówiona w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych z Powiatowym Inspektorem, który bez zbędnej zwłoki w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych powierzył p. Monice Baniak obowiązki w zakresie gospodarki finansowej oraz odpowiedzialności wynikającej z art. 54 ust. 1 ww. ustawy, w dniu 5 października 2012 r. p. Monika Baniak przyjęła do wiadomości powierzone zadania. W okresie objętym kontrolą nie było zwolnień jak również przyjęć do pracy, natomiast w Inspektoracie jest jeden wolny etat, który powstał w związku ze śmiercią pracownika. Do dnia przeprowadzenia kontroli nie został ogłoszony nabór na wolne stanowisko pracy po zmarłym pracowniku. Prawidłowość założeń organizacyjnych oraz funkcjonowania mechanizmów kontrolnych w Inspektoracie zostały sprawdzone w toku prowadzonych czynności kontrolnych w oparciu o ewidencję czasu pracy pracowników Inspektoratu, która prowadzona jest w formie papierowej. Ponadto stwierdzono, iż w Inspektoracie nie została założona książka wyjść służbowych i prywatnych, która jest elementem niezbędnym do rozliczenia czasu pracy pracownika, 3

4 zgodnie z 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Należy w tym miejscu nadmienić, iż każde wyjście pracownika poza miejsce pracy i jego powrót na stanowisko pracy pracodawca jest obowiązany rejestrować w książce wyjść. Nie ma żadnego znaczenia, czy jest to wyjście w celach służbowych czy prywatnych. W zakresie zarządzania ryzykiem Inspektor ustanowił procedurę w załączniku nr 1 do zarządzenia Nr 3/2011 z dnia 10 września 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej, który dotyczy Procedury zarządzania ryzykiem i wprowadza zasady zarządzania ryzykiem w Inspektoracie. Procedura ta zawiera: definicje ryzyka i zarządzania ryzykiem, organizację zarządzania ryzykiem oraz proces zarządzania ryzykiem. Za zarządzanie ryzykiem w Inspektoracie odpowiada Powiatowy Inspektor, zgodnie z zapisami 2 pkt 1 ww. procedury, w szczególności poprzez: - zatwierdzenie procedury zarządzania ryzykiem i jej aktualizacji, - monitorowanie działań związanych z zarządzaniem ryzykiem, - zatwierdzanie rocznej informacji dotyczącej zarządzania ryzykiem, - weryfikację istotnych zagadnień dotyczących zarządzania ryzykiem, - zebranie i przeanalizowanie otrzymanych informacji nt. występujących ryzyk. Za wyznaczenie terminu na złożenie informacji dotyczących występujących ryzyk odpowiedzialny jest Referent ds. kadrowo-administracyjnych zgodnie z 2 pkt 2 ww. procedury. Zgodnie ze standardem nr 7 kontroli zarządczej stanowiącym załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań nie rzadziej niż raz w roku. W Procedurze zarządzania ryzykiem Powiatowego Inspektoratu w 3 pkt 3 zapisano, iż przegląd ma być dokonywany przynajmniej raz w roku w terminie określonym przez Powiatowego Inspektora. W związku z powyższym, zarządzeniem nr 5/2011 Powiatowego Inspektora z dnia 10 września 2011 r. w sprawie ustalenia terminów przeprowadzenia czynności związanych z kontrolą zarządczą ustalony został termin dokonania przeglądu zadań, celów i zidentyfikowanych ryzyk pod względem ich aktualności i adekwatności do dnia 30 października następnego roku kalendarzowego (1 raz w roku). W badanym okresie nie zostały sporządzone arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie zgodnie ze standardem nr 6 ww. komunikatu, które określałyby działania zapobiegające zmaterializowaniu się ryzyka lub jego zredukowanie do akceptowanego poziomu. W Procedurze zarządzania ryzykiem Powiatowego Inspektoratu w 3 pkt 6 zostały wskazane elementy monitorowania systemu kontroli zarządczej i samooceny polegające na dokumentowaniu czynności kontrolnych realizowanych w ramach kontroli zarządczej m.in. zgodnie z ankietą do samooceny kontroli zarządczej. Zarządzeniem Nr 4/2011 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa z dnia 10 września 2011 r. w sprawie wyboru osoby odpowiedzialnej za koordynację samooceny dotyczącej kontroli zarządczej do pełnienia obowiązków osoby odpowiedzialnej za koordynację samooceny obejmującą przygotowanie, przeprowadzenie oraz opracowanie wyników ankiet została wyznaczona p. Monika W. Zarządzeniem tym Powiatowy Inspektor zobowiązał do wypełnienia ankiet samooceny kontroli zarządczej wszystkich pracowników Inspektoratu. 4

5 Za prawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych ze szczególnym uwzględnieniem dokumentowania systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zapisami zawartymi w 4 ust. 3 Regulaminu organizacyjnego, odpowiedzialny jest Powiatowy Inspektor poprzez bezpośrednie nadzorowanie kontroli wewnętrznej w Inspektoracie. W związku z powyższym Powiatowy Inspektor wydał zarządzenie Nr 6 z dnia 18 lutego 2002 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa (zwanej dalej Procedurą kontroli). W Procedurze kontroli Powiatowy Inspektor powołał się na art. 35a ust. 3, w związku z art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 1998 r. Nr 155, poz z późn. zm.) w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, iż podstawa prawna powołana w ww. procedurze jest nieaktualna. Cyt. powyżej artykuł wskazuje, iż wprowadzona w 2002 r. Procedura kontroli dotyczy zasad przyjętych dla sprawowania kontroli finansowej w Inspektoracie, brak jest natomiast informacji dotyczącej prowadzenia kontroli wewnętrznej funkcjonalnej sprawowanej przez Powiatowego Inspektora. W związku z powyższym należy dokonać w Procedurze kontroli uzupełnienia o taką informację wskazując, iż główną osobą sprawującą kontrolę wewnętrzną funkcjonalną w Inspektoracie jest Powiatowy Inspektor. Z wyjaśnień złożonych przez Powiatowego Inspektora w dniu 4 października 2012 r. wynika, iż kontrola wewnętrzna w Inspektoracie prowadzona i dokumentowana jest poprzez: - sprawdzanie i zatwierdzanie kart ewidencji czasu pracy, - zatwierdzanie i akceptowanie list obecności, - prowadzenie i monitorowanie ewidencji wyjść w sprawach służbowych i prywatnych, - sprawdzanie i akceptowanie wszystkich faktur, - zatwierdzanie delegacji, - zatwierdzanie list płac, - dekretację wpływających pism, - podpisywanie wszystkich decyzji, postanowień i pism kierowanych do stron postępowania, obywateli, instytucji oraz organów, - monitorowanie i zatwierdzanie wszystkich dokumentów sprawozdawczych w sprawach finansowych oraz działalności merytorycznej Inspektoratu, - akceptowanie i zatwierdzanie kart urlopowych pracowników. W wyniku prowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono brak dokumentów potwierdzających prowadzenie i monitorowanie ewidencji wyjść w sprawach służbowych i prywatnych przez Powiatowego Inspektora. Ponadto mechanizmy kontrolne ze szczególnym uwzględnieniem nadzoru ciągłości działalności oraz ochrony zasobów były prowadzone w kontrolowanym Inspektoracie poprzez prowadzenie inwentaryzacji środków trwałych. Ostatni spis z natury składników majątkowych w Inspektoracie przeprowadzono w dniu 31 grudnia 2009 r. na podstawie zarządzenia Nr 5/2009 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa z dnia 2 listopada 2009 r. w sprawie inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów w 2009 r. Do przeprowadzenia spisu z natury powołana została 3 osobowa komisja inwentaryzacyjna. Jednakże w ww. zarządzeniu Powiatowy Inspektor powołał się na instrukcję inwentaryzacyjną stanowiącą załącznik nr 1 do Polityki rachunkowości wprowadzoną zarządzeniem Nr 5/2010 Dyrektora Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa. Należy wskazać, iż wspomniana Instrukcja inwentaryzacyjna została wprowadzona zarządzeniem Nr 5/02 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa z dnia 18 lutego 2002 r. 5

6 Ponadto należy zauważyć, iż ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 561 z późn. zm.) wskazana w zarządzeniu Nr 5/02 w 2009 r. w trakcie wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej aktywów i pasywów w 2009 r. była nieaktualna. W jednostce budżetowej prowadzona jest kasa w celu dokonywania operacji pieniężnych. Czynności związane z prowadzeniem obsługi kasowej wykonuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. W instrukcji kasowej kierownik jednostki ustala tzw. pogotowie kasowe, czyli kwotę gotówki przeznaczoną na bieżące wydatki, która zawsze powinna być do dyspozycji Inspektoratu. Pogotowie kasowe w Inspektoracie zostało ustalone zarządzeniem Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa Nr 2/2006 z dnia 3 stycznia 2006 r. W trakcie czynności kontrolnych sprawdzono funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych dotyczące ochrony zasobów w tym zakresie ustalając, iż w Inspektoracie nie została wprowadzona instrukcja dotycząca zasad gospodarki kasowej. W związku z powyższym Powiatowy Inspektor został pouczony o obowiązku wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad gospodarki kasowej. Zarządzeniem Nr 2 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa z dnia 10 października została wprowadzona instrukcja dotycząca zasad gospodarki kasowej w Inspektoracie. Obowiązki kasjera w Inspektoracie zgodnie z instrukcją kasową zostały powierzone Głównemu księgowemu. W związku z prowadzonymi czynnościami kontrolnymi w dniu 2 października 2012 r. została przeprowadzona kontrola kasy znajdującej się w Inspektoracie. Kontrolę przeprowadzono w obecności p. Moniki Baniak, kasjera oraz pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 1000,00 zł, stan gotówki według raportu kasowego nr 10/12 wyniósł 1000,00 zł. W związku z powyższym, w wyniku kontroli kasy nie stwierdzono nieprawidłowości. Z przeprowadzonej kontroli kasy został sporządzony protokół w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, każdy z nich został podpisany przez osobę kontrolującą i kontrolowanego. W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w szczególności dotyczącej informacji i komunikacji ze szczególnym uwzględnieniem bieżącej informacji i komunikacji zewnętrznej należy wskazać, iż Inspektorat posiada własną stronę internetową oraz stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej (zwanej dalej BIP ). W trakcie trwania kontroli stwierdzono, iż zawiera ona większość niezbędnych informacji określonych w art.8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), które obowiązkowo muszą być opublikowane w BIP ie. Planowanie i realizacja wydatków w 2011 r. Plan finansowy wydatków na 2011 r. dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór budowlany został ustalony Uchwałą nr VI/44/2011 Rady Miejskiej w Tarnowie z dnia 20 stycznia 2011 r. na kwotę ,00 zł w tym plan wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i zleconych jst ,00 zł. Na utrzymanie Inspektoratu Wydział Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przekazał do Gminy Miasta Tarnowa w 2011 r. środki dotacji celowej z budżetu państwa w dziale 710 Działalność usługowa, w rozdziale Nadzór 6

7 Budowlany, w 2110 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, w łącznej kwocie ,00 zł, z tego: - na podzadanie Kontrola procesu budowlanego, działanie Kontrole przeprowadzane w terenie - kwotę ,00 zł. Na podzadanie to wykorzystano środki dotacji w kwocie ,10 zł. Niewykorzystaną dotację w kwocie 3,90 zł Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa zwrócił na rachunek Urzędu Miasta Tarnowa w dniu 30 grudnia 2011 r., natomiast na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie niewykorzystana dotacja wpłynęła w dniu 10 stycznia 2012 r. (wyciąg bankowy numer 98). na podzadanie Orzecznictwo administracyjne, działanie Prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie rozstrzygnięć w I i II instancji, rozpatrywanie odwołań i zażaleń, prowadzenie postępowań administracyjnych w trybach nadzwyczajnych kwotę ,00 zł. Na podzadanie to wykorzystano środki dotacji w kwocie ,91 zł. Niewykorzystaną dotację w kwocie 9,09 zł Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa zwrócił na rachunek Urzędu Miasta Tarnowa w dniu 30 grudnia 2011 r., natomiast na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie niewykorzystana dotacja wpłynęła w dniu 10 stycznia 2012 r. (wyciąg bankowy numer 98). Ponadto Inspektorat w 2011 r. uzyskał ze środków własnych Gminy Miasta Tarnowa dofinansowanie swojej działalności w wysokości ,00 zł. Środki te wykorzystano w wysokości ,27 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 1,73 zł zostały zwrócona na rachunek Urzędu Miasta Tarnowa w dniu 30 grudnia 2011 r. (wyciąg bankowy numer 98). Analizując wydatki poniesione przez Inspektorat ze środków dotacji celowej w 2011 r. w wysokości ,01 zł stwierdzono, że otrzymane środki przeznaczono głównie na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, i tak: na wynagrodzenia ( 4010, 4020, 4040) przeznaczono kwotę ,64 zł, na pochodne od wynagrodzeń ( 4110, 4120) przeznaczono kwotę ,82 zł. Udział tych wydatków w ogólnych wydatkach Inspektoratu wyniósł w 2011 r. 93,56 %. Środki na wynagrodzenia wydatkowano zgodnie z przeznaczeniem nie przekraczając limitu wynikającego z planu finansowego jednostki. W kontrolowanym okresie przeciętne zatrudnienie w Inspektoracie wynosiło 8 osób, z tego 7 pracowników merytorycznych i 1 pracownik obsługi. Średnie miesięczne wynagrodzenie (uwzględniając wszystkie składniki) 1 - go pracownika niebędącego członkiem korpusu służby cywilnej ( 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników) wynosiło brutto 5.722,34zł. Natomiast średnie wynagrodzenie 7 pracowników członków korpusu służby cywilnej ( 4020 Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej) wynosiło brutto 3.635,15 zł. Pozostałe wydatki bieżące poniesione ze środków dotacji w kwocie ,55 zł dotyczyły między innymi kosztów utrzymania budynku (lokalu), które wyniosły ,10 zł w tym: czynsz, energia elektryczna, woda, gaz, nieczystości stałe, ochrona budynku, koszty sprzątania, dostęp do sieci Internet oraz opłata za telefon. Na koniec 2011 r. wystąpiły zobowiązania na łączną kwotę ,96 zł. Zobowiązania dotyczyły 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne ,70 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 5.185,10 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 346,06 zł, 4300 Zakup usług pozostałych 1.836,10 zł, 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet 61,50 zł oraz 4370 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 167,50 zł. 7

8 Kontrolą pod względem właściwego stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, jak również uregulowań wewnętrznych wyrywkowo objęto wydatki w następujących : 4260 Zakup energii, 4280 Zakup usług zdrowotnych, 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet. Na podstawie objętych kontrolą dowodów księgowych stwierdzono, że wszystkie posiadają nadany numer księgowy, wskazanie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretację) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Faktury zatwierdzane były do wypłaty przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego i Główną Księgową, natomiast sprawdzenia zarówno pod względem formalno-rachunkowym jak i merytorycznym dokonywała ta sama osoba Główna Księgowa. Z 4, ust. 2 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 7/99 z dnia 19 lipca 1999r. w sprawie ustalenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych wynika, że sprawdzenia dowodu księgowego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokonuje właściwy pracownik jednostki. Sprawdzony dowód księgowy zostaje podpisany przez odpowiednie osoby upoważnione. Natomiast zgodnie z 6, ust. 1 Zarządzenia Nr 6 z dnia 18 lutego 2002 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej w PINB Miasta Tarnowa cyt. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dokumencie oznacza, że: - nie zgłasza zastrzeżeń co do prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, - nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji. Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty powinny być ustalone w sposób jasny, czytelny i spójny, tak aby w strukturze danej jednostki organizacyjnej można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić, na którym pracowniku ciążą obowiązki we wskazanym zakresie. Zatwierdzanie dowodów do realizacji pod względem formalno - rachunkowym, jak i merytorycznym przez tą samą osobę świadczy o słabym systemie kontroli wewnętrznej i stwarza okazje do powstania nieprawidłowości finansowych. Kontrola wykazała, że księgi rachunkowe nie są oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą oraz nie posiadają oznaczenia roku obrotowego. Błędy w ewidencji księgowej poprawiano poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, niemniej jednak w kilku przypadkach stwierdzono poprawianie błędu bez zachowania czytelności błędnego zapisu, ponadto nie umieszczano daty dokonania poprawki co jest niezgodne z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Ponadto stwierdzono, że polityka rachunkowości nie zawiera wszystkich elementów określonych przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.), natomiast instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych od 1999 r. nie była aktualizowana. Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Miasta Tarnowa w 2011 roku uzyskał dochody w łącznej wysokości 2.127,26 zł, z tytułu: 8

9 1. grzywien w celu przymuszenia ( 0570) w wysokości 1.963,34 zł, 2. wpływu z różnych opłat ( 0690) w wysokości 163,92 zł. W paragrafie tym jednostka księgowała opłaty za dokonane czynności egzekucyjne wynikające z postanowień o nałożeniu grzywny w celu przymuszenia oraz koszty upomnienia w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej. W sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011 dochody wykonane w dwóch paragrafach nie były zgodne z ewidencją szczegółową prowadzoną na koncie rachunek bieżący jednostki. W sprawozdaniu w 0570 Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych wykazano kwotę 1.963,34 zł, natomiast z ewidencji księgowej wynika, ze dochody uzyskane w 0570 Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych wynoszą kwotę 2.194,72 zł, a w 0690 Wpływy z różnych opłat w sprawozdaniu wykazano kwotę 163,92 zł, natomiast w ewidencji księgowej kwotę 52,80 zł. Wyjaśnienie w przedmiotowej sprawie złożyła Główna Księgowa, z którego wynika cyt. (...)istnieje rozbieżność ponieważ ukarani wpłacili niektóre koszty upomnienia i opłatę za wydanie postanowienia na konto dochody-kary zamiast na konto dochody-koszty. Mylnie wpłacone kwoty to: 8,80 zł wyciąg bankowy 1 z dnia ,80 zł wyciąg bankowy 6 z dnia ,80 zł wyciąg bankowy 10 z dnia ,36 zł wyciąg bankowy 14 z dnia ,36 zł wyciąg bankowy 19 z dnia ,12 zł Rachunek bankowy dochody-koszty wpłaty na to kwota 52,80 zł + mylnie wpłacone kwoty 111,12 zł co daje kwotę 163,92 zł wykazaną w sprawozdaniu RB-27ZZ. Rachunek bankowy dochody-kary wpłaty na to kwota 2.194,72 zł minus mylnie wpłacone kwoty 111,12 zł co daje kwotę 2.083,60 zł minus kwota 120,26 zł co daje 1.963,34 zł wykazaną w sprawozdaniu RB-27-ZZ. Kwota 120,26 zł dotyczy cyt. ( )mylnie wpłaconej kwoty przez drugi urząd skarbowy w Tarnowie ( ) jako grzywna ( ), która powinna być wpłacona na konto Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Tarnowie ul. Konarskiego 4. W/w kwota została przekazana na konto tamtejszego Inspektoratu w dniu r. Zgodnie z 9 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, a zgodnie z zapisem 9 ust 2 kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W toku kontroli ustalono, że Inspektorat uzyskane dochody przekazywał do Urzędu Miasta Tarnowa w terminach umożliwiających przekazywanie dochodów przez Urząd Miasta Tarnowa do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie według stanu środków określonego na: 10 dzień miesiąca i 20 dzień miesiąca w terminach odpowiednio do 15 i 25 dnia danego miesiąca co potwierdza ewidencja wpływów dochodów do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 9

10 Według sprawozdania Rb-27ZZ stan należności (zaległości) na koniec 2011 roku wyniósł ,02 zł z czego: - w 0570 z tytułu nałożonych grzywien w celu przymuszenia ,40 zł, - w 0690 z tytułu zwrotów kosztów upomnień i opłat za wydane postanowienia 844,62 zł. Kontrolą zostały objęte 3 losowo wybrane sprawy w zakresie prowadzonych postępowań egzekucyjnych: - PINB-3300/IV/5/ niezastosowanie się do wezwania do udziału w kontroli w sprawie istniejących tablic reklamowych na działce, - PINB-3300/IV/14/2011- nakaz rozbiórki urządzenia reklamowego, - PINB-3300/IV/15/2011- nakaz wykonania robót budowlanych w budynku mieszkalnym będącym w nieodpowiednim stanie technicznym. W wyniku prowadzonych postępowań objętych kontrolą w jednym przypadku Urząd Skarbowy dokonał wpłaty ściągniętej kwoty po potrąceniu należnej opłaty komorniczej od kwot ściągniętych egzekucyjnie. Wpłata wpłynęła na konto PINB w dniu 19 lipca 2011 r. (wyciąg bankowy nr 14). W pozostałych dwóch sprawach zobowiązani wywiązali się z nałożonych na nich obowiązków. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Tarnowie nie posiadał skrzynki epuap. Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli zwracam się do Pana Inspektora o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości poprzez: 1. Dokonanie aktualizacji zakresów czynności celem dostosowania do obowiązujących aktów prawnych oraz obowiązującego Regulaminu organizacyjnego jak również uzupełnienie o aktualne zastępstwa dla pracowników w czasie ich nieobecności. 2. Założenie książki wyjść służbowych i prywatnych, która jest elementem niezbędnym do rozliczenia czasu pracy pracownika, zgodnie z 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) oraz prowadzenie ją na bieżąco oraz każdorazowo odnotowywanie w niej opuszczenie jednostki przez pracowników Inspektoratu. 3. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej opracowanej w oparciu o standardy kontroli zarządczej określone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zgodnie z postanowieniami art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) obejmującej m. in. sporządzenie arkusza identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w Inspektoracie, zgodnie ze standardem nr 6 kontroli zarządczej ww. komunikatu. 4. Zwiększenie nadzoru w zakresie dyscypliny pracy w podległym Inspektoracie ze szczególnym uwzględnieniem stałego i systematycznego nadzoru nad ewidencją wyjść służbowych i prywatnych. 5. Dokonanie przeglądu i aktualizacji zarządzeń wewnętrznych w Inspektoracie w tym w szczególności zarządzenia wprowadzającego procedurę kontroli wewnętrznej, zarówno o aktualne podstawy prawne jak również o informację dotyczącą sprawowania w Inspektoracie kontroli wewnętrznej funkcjonalnej przez Powiatowego Inspektora. 10

11 6. Rozważenie możliwości wykorzystania systemów informatycznych dostosowanych do charakteru pracy PINB, które mogą być wykorzystywane do zapewnienia prawidłowego i terminowego realizowania zadań nałożony na Inspektorat. Przykładem jest m. in. system wprowadzony przez PINB Proszowice lub System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który zostanie wprowadzany przez WINB. 7. Wskazanie w obowiązujących w jednostce procedurach kontroli osoby upoważnionej do dokonywania kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. 8. Przestrzeganie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. 9. Wzmocnienie nadzoru i kontroli wewnętrznej gwarantującą ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330), w szczególności w zakresie dokonywania poprawek w księgach rachunkowych, 10. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości o dane określone w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a, c, pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330). 11. Dokonanie aktualizacji instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w oparciu o obowiązujące akty prawne. 12. Prowadzenie ewidencji księgowej dochodów w sposób umożliwiający sporządzanie sprawozdań budżetowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 13. Przestrzeganie przepisu 9 ust 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) w zakresie zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji niniejszego wystąpienia stosownie do zapisów art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę przekazać w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Dyrektor Wydziału (-) Sławomir Dyl 11